生产型企业采购作业流程

1、XX公司采购作业流程零一九年四月米购作业流程架构分图分类一级流程二级流程三级流程备注采购管理1-采购管理作业流程1-1采购（外协）申请作业流程1-2内部关联采购作业流程1-3零星采购作业流程1-4采购合同评审作业流程1-5付款审批作业流程1-6供应商管理作业流程1-采购管理作业流程顺 序支持过程流程过程实施审批者接受者过程描述表单作业要 求检测 （检 查）执行者输出1r采购管理策划采购部采购管理程序总经理采购部/相关 部门1、采购部编制采购管理过程及 相关管理制度。2、程序及制度经审批后执行。2r拟采购部门采购申请单部门负责人采购部1、拟采购部门填写采购申请单， 注明品名、规格型号、数量、到货

2、时 间、质量要求及相关要求等。2、采购申请单由部门负责人审批。采购 申请单提出采购申请31采购部采购计 划/采 购进度 表采购副 总采购员1、采购部编制采购计划，经采购 经理审批后执行。2、按采购计划，编制采购进度表3、零星采购，按零星采购流程 执行采购 计戈U采购 进度表编制采购计划1-3零星采购 作业流程4<批一采购部采购计划采购副 总采购员采购计划由采购副总审批。51F采购部采购政策采购副总采购员1、采购政策包括：采购原则、供方 范围、数量及质量要求、到货时间、 付款方式及时间、三包等相关政策。2、采购政策必须经过采购副总审批。制订采购政策63采购经理采购任务单采购副 总采购员采购

3、副总以采购任务单形式向各 采购员下达采购任务。采购 任务单分派采购任务1-3零星采购 作业流程7采购洽谈采购员采购意向相关领导供应商1、按采购计划和采购政策要求与供 方进行采购洽谈，包括询价、议价等；2、当超出政策、权限规定时，必须 经过审批。8品控/ 试用部 门产品检 验或试 用部门负责人检验/ 试用部 门1、必要时对样品进行检验，由品控 部门进行样品检验，出具检验报告， 并圭寸样存档；2、必要时样品试用，由使用部门进 行试用，出具试用报告，样品封样。样品 检验或试用91*采购部采购合同采购副总采购员/财务/供方1、按采购合同评审管理流程评 审后签订采购合同；2、采购合冋必须按相应权限要求进

4、 行审核、审批。签订采购合同1-4采购合同 评审作业流程101*采购员采购进度表采购经理供方1、采购周期过半时天，采购进度表 上会发出兰色提示；到期前一天时采 购进度表上会发出黄色提示； 应与供 应商联系。2、采购到期后，会发出红色提示。采购跟进11仓库入库单仓库主管采购员/库管 员1、采购产品到厂后，按采购物资入库作业流程办理物品入库；2、入库单经仓库管理员、采购员 签子，一式二份，仓库、采购、财务 各一份；3、更新采购进度表入库单1产品入r库T6-1物资入库 作业流程1-4采购合同 评审作业流程6-1物资入库 作业流程12采购部采购产 品统计 分析报 告采购副 总1、采购部每月对采购产品状

5、况进行 统计分析，编制采购分析报告2、报告包括：计划完成情况、价格 趋势、质量状况、交付状况、服务状 况等内容；3、报告作为采购评价的重要依据。产品采购数据统计分析131采购部 /财务 部付款申请单总经理采购员1、采购员填写付款申请单，与采 购计划单、采购合同、入库单、检验 报告等一起经采购经理、财务经理审 核通过后，报总经理审批；2、财务依据总经理审批的付款申请 单支付货款。3、具体依据付款审批流程执行付款 申请单付款及付款 管理41-5付款审批 作业流程'141F采购部合格供 方名录总经理供应商1、按供应商管理流程对供应商 进行管理；2、编制供应商供货记录表。包括： 单位、地址、联

6、系人及电话，供货品 种及数量、质量情况、及时情况、二 包服务情况等；3、每年对供应商进行评审，编制或 修订合格供方名录，并报请总经 理审批。合格 供方名 录供应商管理1-6供应商管 理作业流程151F采购部文控采购部定期整理采购档案，交文控存 档信息管理L1-5付款审批 作业流程1-6供应商管 理作业流程1-1-采购（外协）申请作业流程顺序支持过程流程过程实施审批者接受者过程描述表单作业要 求检测 （检 查）执行者输出1物料核实LJ拟采购部门接到业务部生产通知单后，核实仓库材料台帐，确认无生产所 需原辅助材料备品备件或不足时。2拟采购部门采购明 细部门负责人根据生产通知单，经过核实材料台帐 后

7、，拟定采购（外协）品种、采购数 量、采购时间等事项拟疋采购物品31F拟采购部门采购 （外 协）申 请单部门负责人采购部拟采购部门填写 采购（外协）申请 单，注明品种、规格型号、数量、 到货时间、质量要求及相关要求。采购 （外协） 申请单编制采购 协）申请勺（外4审批采购经 理采购（外协）申请单经部门负责 人审批后报采购部。5-*采购部物料采购采购部副总仓库采购部依据采购（外协）申请单 组织进行采购，具体执行采购管理 作业流程。采购部采购执行4采购管 理作业流程6T产品入库采购部入库单采购部副总仓库采购完成后，按规定办理产品入库。执行4采购管 理作业流程1-2内部关联采购作业流程顺序支持过程流程

8、过程实施审批者接受者过程描述表单作业要 求检测 （检 查）执行者输出1内部采购J勾规划1拟采购部门部门经理1、接到业务部生产通知单及生 产需要，经核实材料台帐，确认 需要内部采购时。2F拟采购部门内部采 购明细部门经理经过核实材料台帐后，确定内部采购 品种、采购数量、采购时间等事项拟定内部关联 采购物料31拟采购部门内部 关联采 购申请 单部门经理内部供方编制填写内部关联采购申请单， 注明品种、规格型号、数量、到货时 间、质量要求及相关要求等内部 关联采 购申请 单编制内部关联 采购申请单41审批T>拟采购 部门经 理内部关联采购申请单 经部门经理 审批5报内部供方拟采购部门内部供方拟采

9、购部门，将经审批的内部采购 申请单报拟内部供方6Z3Z内部供方 生产加工内部供方部门经 理仓库内部供方按内部关联采购申请单 要求，组织加工生产。7订单跟进拟采购部门内部供方当采购周期过半时和采购到期前一 天，采购部门应主主动与内部供方进 行订单跟进。方式可以采用书面或口 头、电话、微信等方式。18产品入库内部供方入库单1、生产完工经检验合格后，按入库 流程办理入库，更新材料台帐；2、仓库通知采购方领料；91!采购部门领料单部门经 理仓库采购部门接到仓库领料通知后，按领 料流程，到仓库领料内部关联采购物 资。采购方领料101财务核价r仁记帐J财务部采购方/供方产品入库，供方开具冋内部结算单， 报

10、财务，由财务核算生产成本， 分别 记入相关部门内部帐务。1-3零星采购管理作业流程顺 序支持过程流程过程实施审批者接受者过程描述表单作业要 求检测 （检 查）执行者输出1提出采购申请拟采购部门采购申请单部门负责人采购部1、拟采购部门填写采购申请单， 注明品种、规格型号、数量、到货时 间、质量要求及相关要求等2、申请单按权限进行审批采购 申请单2F采购部采购计 划/采 购进度 表采购副 总采购员1、采购部编制采购计划，经采购 副总审批后执行。2、填写采购进度表采购 计戈U采购 进度表编制采购计划31 审批采购部采购计划采购副 总1、采购计划由采购副总审批。4采购员借款单总经理财务部按借款审批流程

11、到财务借支零星 采购款。借支采F 购款9-2员工借款 审批作业流程5集中采:购采购员采购任务单采购经理采购员视情况，采购员分批次到市场集中采 购。9-2员工借款 审批作业流程6仓库入库单仓库主管采购员/库管 员1、采购物资入库按采购物资入库 管理流程执行；2、入库单经仓库管理员、采购员 签子，一式二份，仓库、采购、财务 各一份；3、采购部更新采购进度表入库单产品入库6-1物资入库 作业流程7F采购部采购产 品统计 分析报 告采购副总1、采购部每月对采购产品状况进行 统计分析，编制采购分析报告2、报告包括：计划完成情况、价格 趋势、质量状况、交付状况、服务状 况等内容；3、报告作为采购评价的重要

12、依据。产品采购数据统计分析81F财务部付款申请总经理采购员1、采购员填写付款申请单，与采购计划单、采购合同、入库单、检验报 告等一起经采购经理、财务经理审核 通过后，报总经理审批；2、财务依据总经理审批的付款申请 单支付货款。3、具体依据付款审批流程执行付款_1-5付款审批 作业流程R91F采购部文控采购部定期整理采购档案，交文控存 档信息管理6-1物资入库 作业流程1-5付款审批 作业流程1-4采购合同评审管理流程支持过程流程过程实施执行者输出审批者接受者过程描述表单作业要求检测 （检 查）采购员采购员采购部采购意 采购副供应商 向总1、采购员按采购方案与供方进行采 购谈判；内容包括价格、供

13、货要求、 质量要求、三包要求等内容，及特殊 情况处理等2、必要是可由采购副总或总经理进采购 合同 草案 评审意 见采购副供应商 总采购副供应商 总行谈判；3、一时达不成意向时，可再次或多 次谈判。采购员依据洽谈意向，草拟采购合同1、特殊及重大合同，由采购部组织 进行同评审，评审人员一般包括采 购、工程、生产、质量、财务等部门;2、一般采购合同可由采购经理评审。3、评审后给出评审意见及修改建议4、如合同评审未通过，可与供应进 一点沟通，确保达成一致意见。4合同修改和完善采购部采购合同采购经理采购部/供方1、根据评审意见，与供方进行沟通， 取得供的同意；2、修订采购合同。5LkXVY合同经财务审核

14、、采购副总审批。6采购部采购合同采购副总供方1、采购部与供方签订采购合冋。2、采购合同需双方代表签字，加盖 公章（合同章）3、合同一式两份，双方各一份。签订采购合同亠W7合同履 问题解1r1行 牟决采购部解决方案采购经理供方1、当出现合同履约问题时，应与供 方及时沟通，确保问题及时解决。2、当出现重大变更时，如交期、质量、数量等重大变化，应与业务、生产、质量、工程等部门进行沟通，提出建议或意见，并现供方沟通。3、如确实不能履约时， 应制订方案， 导求替代方案，确保订单的交付。8f>资料存档-采购部文控当合同履约完，采购部整理合同档 案，交文控存档1-5采购付款审批管理流程支持过程流程过程

15、实施执行者输出审批者接受者过程描述表单作业要求检测 （检 查）提出付款申请填写付款申请单财务付款通知供应商结款资料存档采购部采购副采购员付款申 采购副采购经 理/财务经理请单审核意见总经理审批意 总经理财务出财务出 纳采购员财务部付款 财务经采购员付款通供方采购员按采购合同约定，按计划 提出付款申请。1、采购员填写付款申请单，并按 付款公司票据张贴规范进行张贴。申请单2、资料包括：采购计划单、采购合同、入库单、检验报告等1、对照采购计划、采购合同、入库单、检验报告等进行审核，出具审核 意见。2、重点审核价格、金额等与 合同、预算的符合性及资料齐全性。3、财务经理按付款方式及计划，出具付款意见；

16、总经理审批财务出纳按审批意见付款。采购员通知供方付款情况。财务按财务规范建帐，保管财务凭证1-6供应商管理流程支持过程流程过程实施执行者输出审批者接受者过程描述表单作业要求检测 （检 查）供应商管理策划未通过编制供应商管理方案供应商调查与开发确定合格 供应商审批采购部供应商管理方总经理采购部采购部对供应管理进行策划采购部供应商管理方总经理采购部/供方1、采购部编制供应商管理方案，可 以单独制订，或编入采购管理程序2、方案必须经审批。1、方案由总经理审批。2、审批未通过时，应由采购部进行 修订采购员采购副 总采购副 总总经理供应商 采购副调查记 总 录表审核意见合格供方名录总经理采购员审批意 总

17、经理采购部1、采购员对拟供应商进行调查。包 括公司资质、顾客评价等内容；2、填写供应商调查表。1、采购副总对拟采用供应商进行初 审，出具初审意见。2、必要时，对样品进行试用或检验。3、必要时到供方现场进行评审。1、依据初审意见，组织采购、生产、 工程、质量、财务等部门人员进行合 格供方评审，确定合格供方，编制合 格供方名录。合格供方名录经采购副总审核, 总经理经审批。供应 商调查 表合格 供方名 录8采购过程控制采购员供方1、采购员随时保持与供方的沟通， 确保合同的履行；2、合冋期限过半后，应主动与供方 沟通，确认交期。9F采购部供方记录采购副总采购部1、仓库提报数量、质量情况；2、采购员提报到货时间， 核实合同， 交期完成情况3、品控提供产品