如何有效地开发利用档案信息资源

1、如何有效地开发利用档案信息资源 任宪荣 当今世界已经进入信息时代，我国已由传统的计划经济转向了市场经济，为了适应市场经济的需要，求得在市场竞争中的生存和发展，有效地开发利用档案信息资源就成了关键性问题。这就使我们的档案工作面临新的机遇和新的挑战。从而推进和深化改革，使档案更好地为国民经济服务，使档案真正成为改革中生存发展的源泉，这将是档案工作和档案工作者一切活动的出发点和最终目的。那么怎样才能有效地开发利用档案信息资源工作，最大限度地发挥档案的作用呢？我认为要从档案信息的认识、管理、开发利用等一系列环节入手，抓好每一个环节，做崐好以下几个方面的工作： 一、提高对档案信息资源重要性认识，增强档案

2、信息的社会意识。 档案工作的基本任务是科学地管理好档案，及时准确地提供利用，充分发挥档案作用，为国民经济生产建设服务。档案是知识形态的技术资源，是一种潜在的生产力，经过再劳动就能转化为物质形态的成果，变为现实生产力。而在社会主义市场经济条件下，档案的作用越来越重要。 1、它是进行社会主义现代化建设科学研究、新技术推广和开发活动的重要依据。依据档案信息，可以编制发展规划和科学研究计划、新技术推广计划、撰写学术论文和学术报告等。 2、它是开发科研和新技术推广等活动的必要条件。任何科研项目或新技术推广应用项目，都是在继前人的科研成果和采用当代最新的科学技术的基础上发展的，必须占有大量的和充分可靠的材

3、料，才能顺利进行。只有这样才能有所发现、有所发明、有所创造，才能避免不必要的重复劳动和人、财、物力的浪费。 3、它是信息交流的有力工具。利用档案信息资源可以编辑出版图书资料、传播交流科技成果和先进技术，还可以直接为社会主义现代化建设服务。 因此，它要求我们在进行社会主义市场经济建设的同时，要特别注意对档案信息资源的利用，要增强档案信息意识，把档案信息资源开发利用工作抓得更好。 二、转变思想观念，加强档案工作的基础管理，为利用服务打好基崐础 在计划经济体制向社会主义市场经济转变过程中，国民经济由生产型向生产经营型转轨，档案工作也要适应转入市场经济下的生产经营型轨道上来，提高开发档案信息资源的能力

4、。因此，我认为，当前对档案信息资源要切实加强管理工作，为提供利用打好基础： 1、提高档案人员自身素质 随着社会主义市场经济体制的建立与发展，档案干部队伍的建设是档案事业发展的关键，也是加强和深化档案利用的根本。档案业务人员要适应新时期档案工作的变化。首先要加强档案人员的政治素质，使之热爱档案事业，全心全意为人民服务；其次要加强档案人员的能力，使之了解党和国家的方针政策，熟悉档案工作的法规和制度，能熟练掌握档案专业工作情况，拟出工作计划、方案等，还应在学术上有创新能力；再次要加强档案人员的业务水平。最后要积极创造条件，为档案人员提供各种业务学习、理论培训、社会交流和实践的机会，使我们开拓视野，更

5、新知识，增长才干，即掌握档案管理的一般知识，更具备开发档案信息的专门技能，不断增强实际工作中对档案信息的深度发掘、分析研究、综合处理的能力和为利用者提供一流的服务水平，达到更好地开发利用档案信息资源，为社会主义生产建设服务的目的。 2、认真做好档案基础工作 档案工作要适应市场竞争的需要，在建立新的管理模式的同时，还要有一套与之相配套的工作机制，而国民经济在进行生产经营、参与市场竞争的最终目的是要获得最佳经济效益，因此档案必须服从服务于这一目标。档案的收集、整理、保管等基础工作，都要围绕利用这个中心和效益、目标开展，要以有效利用档案作为档案工作的标准。 以效益为目标，破常规收集 由于经营机制的转

6、变，行业工作范围不断扩大，对档案的需求范围也越来越广，传统的收集归档方法已不适应市场经济的要求，需要进行改革。一要扩大收集范围。因行业的工作范围的拓宽，一方面产生文件材料的范围扩大了，需求档案信息的范围也扩大了。另一方面，一体化管理本身就拓宽了收集档案、资料、图书、情报等方面的信息资料。这就要求档案部门必须从利用、效益的原则出发，广泛收集各类信息材料，以满足各行业对信息的需求。二要改变收集方式。档案收集工作要改变过去那种你交我收，你交多少我收多少的传统收集方法。档案人员要经常深入现场，了解档案形成的情况，随时掌握材料形成的齐全情况和质量的优劣，发现问题及时整改，从而保证档案材料的完整率和准确率

7、。这样才能及时准确地提供给利用者，为档案信息开发奠定基础。 围绕利用搞好标准化、规范化整理 因为收集来的零乱无序的档案是无法利用的，而分类不准确，编号不统一也会影响档案的利用效果，档案实现标准化、规范化管理后，不仅能提高整个档案管理水平，还会大大提高信息收集、管理、开发利用的效率。因此，只有对档案进行标准化、规范化整理，才能发挥其应有崐的作用。 编制多种实用的检索工具，是扩大档案利用的重要途径。一个科学的、完善的检索体系，应当由不同角度的不同层次的不同分工的多种多样的检索工具组成，就档案部门而言，应当编制有全引目录、分类目录、专题索引、底图目录、文号档号对照表、文件汇编、单位产品、科研、基建工

8、程项目简介、全宗介绍等，以从不同的角度揭示和介绍馆藏内容，对能够进行微机管理的档案部门，应建立微机检索体系，从而获得更好的检索效果。 3、丰富档案馆（室）藏 档案馆（室）对社会和机关的吸引力的大小，就在于其馆（室）档案是否丰富与珍贵。为了丰富馆（室）藏，应该在收集工作中持有积极、主动的态度，为档案工作主动“开源”。档案馆（室）不能只满足于坐等按制度接收档案，应该采取各种有效措施，主动了解各单位生产、经营、科研的活动情况，扩大档案收集覆盖面，及时收集那些有价值的档案，从馆藏上保证档案价值的再现，满足各单位有效的利用档案信息资源的需要。 三、加强档案信息资源开发利用 在现代企业生产经营过程中，档案

9、的地位越来越重要，那么，如何充分发挥档案的作用，则是档案工作者面临的首要问题，我认为充分发挥档案的作用，应从以下几个方面着手： 1、积极、有效地开展档案咨询服务 档案利用工作，在搞好档案原件阅览、借出和复制供应、举办展览等工作的同时，还应搞好接待咨询工作，对利用者提出的问题，应首先审明咨询的目的、内容、范围和要求。如果利用者提出的问题较简单，有把握的应立即回答，或借助于检索工具和有关材料加以解决。在接待方面要热情认真，解答详实：使之省时省事而双获得满意的结果。 2、开展档案利用预测，主动搞好服务 进行档案利用预测，掌握利用规律，有针对性地提供档案信息，是有效利用档案的基础条件。档案部门可根据历

10、年档案借阅统计数据，预测各种档案的利用高峰。同时，还可以通过参加会议、收集文件、与有关部门联系、信息网络、借阅“窗口”捕捉新的档案需求信息。根据预测和捕捉到的档案需求信息，确定主动提供利用的工作的内容和方法，以便有针对性地做好利用前的准备工作和利用中的各项工作。近几年，中原油田也针对石油增储上产，通过对有关油田二维、三维地震资料、钻井、测井、测试资料的分析研究，陆续有一些新发现，最终保证了原油产量四字头不变，为油田地质储量的稳产做出了贡献。 3、积极开展档案的编研工作，注重对档案信息的深加工。 档案的编研工作，是对档案信息的处理，这将是档案部门的一项重要工作，同时也将随着档案工作的发展，显得越

11、来越重要。 做好编研工作，一要针对性强。首先要了解企业的需求，根据企业实际工作的需要进行编研加工，不能凭个人的想象为编研而编研。二要提高编研成果的含“金”量。编研成果要防止多而滥的现象，既要多双要精，提高实用性。三要准确性高。信息贵在及时、准确，提供的信息如果不准确，不但起不到好的作用，反而会给工作造成失误。四要以“深”加工为重点。编研工作不能停留在一、二次加工上，档案人员要经常了解掌握各项重大活动，要随时把握各领导在想什么，要干什么，档案人员应干什么，根据领导决策的需要，充分占有信息材料、认真研究、综合分析、精心撰写、及时提供，对一些较大的编研课题，档案部门可与有关部门共同完成，发挥档案人员

12、的信息优势，提高档案的利用效果。 4、积极了解工作进度和社会需求 档案信息人员只有了解了社会对信息的需求，才能快速准确地把信息传递出去，使档案信息得到充分的利用，档案人员应采取多种形式，缩短供求差距，拓宽档案利用渠道。还可以经常征询需求信息，向利用者介绍库藏档案内容、成分、不断缩短供求差距，在档案信息人员还应参加单位的决策讨论过程，以掌握每一个时期的工作重点。了解各种生产经营等工作的进展情况，从而根据进度预测不同时期需要的不同档案信息资料，以便提前做好准备，做好超前服务。 5、加速档案管理现代化建设 随着科学化技术的发展，生产力水平的大提高，各档案部门与计算中心合作，建立网络系统，传递网络信息

13、，利用电脑对档案进行收集、加工、检索、存储和提供利用，不但方便了用户，节省了利用者查找档案的时间，还使档案信息的处理、报道、传递。时间逐渐缩短，提高服务质量。现代化的管理手段以其高速、准确的特征，大大提高档案信息的能力，从而及时、准确、全面地向利用者提供所需档案，为现代化生产经营服务。因此，只有实现档案的现代化管理，才能适应社会发展的需求。 总之，发展档案事业，就必须进行档案信息资源的开发利用，这就需要我们档案人员刻苦学习，努力提高自身素质，解放思想，转变观念，扭转“看摊守业”的思想，热情、主动地为利用者提供服务。同时，新形势下，也为档案工作者提供了用武之地，我们应把握时机，真正把开发利用档案资源作为各项业务工作的中心环节，抓紧抓好，用开发利用带动和促进其它各个环节的工作，变“死”档案为“活”信息，把整个档案信息有效利用工作搞好，切实为社会主义市场经济的发展服务。总之，发展