QP-04文件和资料控制程序

1、 深圳市兴华宝电子科技有限公司文件编号QP-04文件名称文件和资料控制程序制定部门行政部制定日期2010-07-15页次6/6版次A/0 深圳市兴华宝电子科技有限公司管理程序名 称文件和资料控制程序编号QP-04制定日期2010年07月15日生效日期2010年08月01日版本A版批准审核编写会签修 订 记 录NO章 节 号修 订 摘 要修订人批准人使用前请确认是否为最新版本!1目的本程序规定对文件和资料的编制、审批、标识、发放、保存、修改、作废、回收等进行控制，防止误用作废版本的文件，以保证所有使用文件和资料的场合都能使用相关文件和资料的有效版本。2范围本程序适用于公司全部文件和资料的控制（包

2、括外来标准和资料）。3职责3.1总经理负责批准质量手册；3.2管理者代表负责主持组织本公司质量手册、程序文件的编制，并负责批准程序文件；3.3各部门：负责本部门程序文件的编制，在用文件和资料的管理；3.4物控部：负责与订单方面文件的接受和管理；3.5工程部：负责与技术方面文件的接受和管理；3.6 文控中心：公司所有质量体系文件，技术文件与相关资料的编号，发放，回收及归口管理工作。4 定义：无。5 作业内容5.1文件和资料的范围5.1.1本程序所指的文件和资料系指a）质量体系实施中所涉及和形成的质量文件和与产品质量有关文件；b）形成或证实质量文件依据或引用的资料。5.1.2本公司的文件和资料分类

3、为a） 质量手册，是阐述组织的质量方针并描述其质量体系的文件；b） 程序文件，是为完成某项活动而规定方法的文件；c） 表格、报告、作业指导书、技术指示、质量计划等，是某项活动的详细工作文件和记录；d） 外来法规、标准、顾客提供的文件和资料。5.2 文件编写格式5.2.1 程序文件编写按以下格式： (1)目的 (2)范围 (3)职责 (4)定义(无时填无) (5)作业内容 (6)相关文件(无时填无) (7)相关表单(无时填无)5.2.2 三阶文件编写按以下格式： (1)目的 (2)范围 (3)作业内容 5.2.3 文件章节次编号： 11.11.1.11.1.1.1 1.1.1.2 22.12.1

4、.12.1.1.1 （如此类推）5.2.4 文件的页次格式为：页次/总页数。5.2.5 文件版次：版本号/修订数 在一个版次内只能修订四次，超四次后，变更版本号：A/0 A/4 B/0 B/4 (如此类推)5.2.6 表单版本：新制定为0，换版时增为1，同理类推。5.2.7 文件保存期限： 程序文件、三阶文件永久保存； 工程资料永久保存； 质量记录保存两年。5.3 文件编号：5.3.1 一阶文件编号：QM15.3.2 二阶文件编号： QP 顺序号(01-99)文件性质5.3.3 三阶文件编号： WI 流水号（001-999） 文件顺序号（001-999） 归口部门代号 文件性质5.3.4 四阶

5、文件编号：QR 流水号（01-99） 文件顺序号（01-99）归口部门代号 文件性质5.3.5 外来文件的编号规则： WL 流水号（001-999） 外来文件5.3.6 文件性质： 一阶文件QM 二阶文件QP三阶文件WI四阶文件QR外来文件WL5.3.7 部门代号： 品质部PZ 工程部GC 生产部SC 物控部WK 行政部XZ 财务部CW 关务部GW5.4 文件的制定、批准、发放与回收：5.4.1 内部文件的制定与批准：5.4.1.1 文件的编制要有依据，体现实用、规范、正确、有效性。5.4.1.2 一阶文件（品质手册）由管理者代表提出并审核，总经理批准。5.4.1.3 二阶文件（程序文件）由各

6、相关部门提出，部门经理审核，管理者代表批准。5.4.1.4 三阶文件（作业指导标准）由各相关部门提出，部门经理审核，管理者代表批准。5.4.1.5 四阶文件（表格、表单）随同二、三阶文件一同审批。5.4.2 文件的发放与回收：5.4.2.1 文件制定或修订后由文控中心对文件进行编号、版本、版次规定，并核对无误后，登录于文件管制总览表上，由管理者代表确定发放范围。5.4.2.2 受控文件由文控中心统一复印所需之份数后，于每页的右上角加盖“受控文件”章后发行（文件原件不需盖受控印章，仅盖正本章，存文控中心），并请收文单位在文件发放与回收记录表上签收，若为修订或废止文件需收回旧版文件，文件回收时应注

7、明数量，并记录于文件发放与回收记录上。若受控文件遗失，应注明原因并通知各部门以防止误用。5.4.2.3 如有外部有需要参考受控文件，则由管理者代表核准，文控中心盖上“参考文件”章予以发放。5.4.3.4 文件发行后，回收之旧版文件，除原件保留外，文控中心应予以及时销毁，保留之旧版原件正面盖红色“作废文件”章，以予识别。5.4.3.5 文件发放时如有缺页、破损、字迹模糊或遗失等现象，应填写文件补发申请单向文控中心申请补发，不得以影印方式自行处理。5.4.3.6 文控中心应及时、准确地制定识别文件现行状态的文件管制总览表，保持其最新版本及持有效份数，且文控中心每两个月发出一次，供各使用部门核对当文

8、件管制总览表发出后，正运行的两个月期间，如有文件变更时，可直接在文件管制总览表原稿上作相应的更改，以便保持与文件的一致。5.5 文件修订/废止：5.5.1 由文件原制定单位或相关人员以文件修订/废止申请单进行修订。5.5.2 文件之更改应由该文件的原审批部门进行审批，若指定其它部门审批时，该部门应获得有关的背景资料。5.5.3 若有特殊情况，需要在原文上直接作修改时，必须由管理者代表核准、签名后方可执行。图纸修订则直接在原件上更改并由管理者代表审批，当修订记录记满修订栏时，或修订内容超过原内容的1/3时，则重新换版。5.5.4 表格的修订/废止，按5.5.1执行。5.6 外来文件：5.6.1

9、外来文件如国际/国家/行业标准、顾客、供方提供之图样、资料、说明书等，由文控中心统一编号。5.6.2 外来文件由文控中心编号后，统一登录于文件管制总览表上，管理者代表核准后，即可生效。5.6.3 如顾客或供方资料需要更改时由相关部门负责填写文件修订/废止申请单或工程指引，由管理者代表核准后，依 5.4执行。5.6.4 工程指引由工程部依据顾客的要求或技术的需要提出，交发放到相关部门，并注明永久或暂时或限定哪一批使用。5.6.5 当针对于同一份BOM清单发出超过三份工程指引时，工程应将此份BOM更新版本，并将更改内容注明于BOM清单后注示栏内，在BOM清单发出的同时，需将相应的工程指引作废。5.

10、6.6 工程部应每月对文控中心的工程指引核查一次，以保持最新内容。5.6.7 工程部本部门的工程指引因需要作参考使用时，所以特注明不作回收，但需交文控中心盖上“作废文件”章。5.7 对于国际、国家标准和法规，每一年由文控中心向国家标准信息部门查询其最新版本状况，有更改时，由文控中心提出，管理者代表核准后进行更新。5.8 经发行之正式文件，任何使用部门/个人未经管理者代表授权不得任意涂改、增加内容。5.9 所有文件和资料由文控中心制作成公司文件编号目录。5.10 本作业程序所产生之记录资料，除非另行规定，则依品质记录管理程序作业。5.11 文件和资料可以呈任何媒体形式存在（如纸张、硬盘、软盘等）。对于本公司的电子文档接受、确认、建档、作废、杀毒、分发、回收及需用软件保存的的资料，工程备份且每个月定期杀毒。5.12 文件的保存：5.12.1 经发行的有效版本的品质手册、程序文件、作业指导书长期保存。5.12.2 经发行的有效版本的外来文件长期保存。5.12.3 作废文件的规定：5.12.3.1 品质手册、程序文