信息时代如何实现基层医院档案管理现代化之我见

1、信息时代如何实现基层医院档案管理现代化之我见 【摘要】医疗卫生单位的档案管理是医疗工作中的重要组成部分，传统的档案管理办法已经不能适应时代发展和工作需要。信息时代如何加强档案管理，使档案信息成为现代医疗卫生管理重要手段之一，这是新时代各级医院尤其是基层医院面临的新课题。从基层医院档案信息管理的实际出发，通过分析信息化时代医院档案管理工作特点以及重要性，针对性地提出应对措施，为基层医院档案管理工作提出参考。 【关键词】基层医院档案管理;现代化 医院档案是行政、科研、后勤、资产管理及其他各项工作中直接形成的，具有保存价值的文字、图像、音像等具有不同载体的历史记录，是医院发展历史的缩影，它在医疗改革

2、、科学研究、提高管理效能、维护医院权益等方面起着举足轻重的作用。信息时代下，档案信息化浪潮席卷各行各业，因此对医院档案进行现代化建设势在必行。所谓档案管理现代化就是在档案工作中充分利用现代计算机技术、网络技术、信息技术，对档案资源进行处理、管理、开发并提供利用，达到为社会发展提供服务的目的。对医院来说，它是科学高效地为医疗、科研等各项工作服务的有力保证。 1医院档案现代化建设的主要内容 1.1文书档案的现代化管理:文书工作是档案工作的基础。为适应新形势下的工作需求，把收到的文件用计算机登记，按照批办的次序在网络内传阅，并设定传阅时间和批办时间。若传阅文件未及时返回，催办程序会发出信息，提醒承办

3、人及时阅文，并对处理完毕的文件进行自动管理，大大减少了文书处理部门的工作量，减轻了档案人员的负担，缩短了决策时间，节约了成本，使得医院决策的效率大大提高。 1.2人事档案的网络化管理:随着社会信息化进程的加快、社会人员流动性大大增加，准确、迅速地提供人事档案信息尤为重要。根据人事档案的特点，运用现代化手段，建立和完善人事档案的信息化、网络化建设，从实体管理向网络管理转变，实现人事档案的动态管理，把日常工作中遇到的问题分门别类，实现查阅统计、档案变更、报表处理、系统维护等多种功能的管理。不但便于管理部门管理、监督，也便于个人对自己档案的了解。 1.3病历档案的网络化管理:随着医学事业的发展，各种

4、新的治疗手段不断出现。将各种微创性手术的开展包括腹腔镜、胸腔镜下各种手术的名称进行分类，运用计算机综合查询分析功能，将各类手术及疗效情况进行分类汇总，通过网络提供给各临床科室，便于医务人员查询、分析、讨论，进行统计后编写相关的学术论文。病历档案也包括医学影像图片的储存和查询，使得医护人员及患者可以方便的查询。 1.4设备和后勤管理档案的网络化管理:设备和后勤所管理的医疗及后勤设备是医院固定资产的重要组成部分，对于医院投入产出分析、医院资产汇总管理具有重要作用。对于这些设备的采购时间、采购价格、维修情况、出借情况、报废处理的资料形成档案，输入计算机系统，通过网络达到有权限的共享，不但便于设备和后

5、勤科室对于医疗和后勤设备的管理，也便于各使用科室对本科室设备的管理。 2基层医院医院档案管理中存在的问题 2.1基层医院档案管理意识淡薄:首先表现为医院领导层对档案管理工作不重视。其次表现为医院员工的意识淡薄。医院的中心工作是医疗，在医院的管理工作中重视医疗而轻视档案管理的观念极为普遍。由于档案管理工作不能直接创造经济效益，因此，医院的档案管理工作一直没有被真正重视起来。认识不到这一点，必然不能充分开发现有的档案资料的使用价值，为医院建设发展所用。 2.2基层医院档案管理制度不健全:在医院管理中，大多数医院一般都按照卫生部门要求制定了适用于本院的较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及

6、档案管理的制度、职责则较少，没有相关的制度和检查考核措施。在医院目标管理考核方案中，一般也没有将档案管理纳入目标考核。 制度的不完善必然会导致管理工作的不到位甚至漏洞百出。例如，有些医院没有建立严格的档案利用制度，对于档案的借阅、复制等没有作出严格的规定，在日常工作中经常出现有些人借用档案忘记归还或故意不归还的现象，从而导致档案丢失或者泄密，造成档案管理工作的混乱，甚至给医院发展带来严重的不良影响。 2.3基层医院档案管理人员素质参差不齐:档案管理人员素质的高低对档案管理水平有着至关重要的影响。目前，我国档案专业人员在业务水平、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时代发展的要求悬殊较大。表现为

7、专业出身的人员少、专业知识老化、知识结构不合理、学历低、现代科学知识贫乏及高层次的档案专业人才较少，这些已不适应新形势下的档案事业发展。此外，档案管理人员配备不足，与医院的发展需求不相适应，也是医院档案管理工作中的常见问题。 3基层医院档案管理现代化发展的对策 3.1强化档案现代化管理的认识:强化档案信息化建设的意识档案信息化建设水平的高低，取决于医院领导的重视程度。领导如果能将单位的现代化建设提高到医院发展战略的高度去对待，加大档案信息建设的投资力度，改进管理手段，将对档案现代化建设起到极大的推动作用。此外档案工作人员要在档案信息化建设中保持主人翁姿态，拥护并且支持医院的档案现代化建设是每个

8、档案工作者义不容辞的责任。 3.2加强基础设施和人才队伍的建设:档案管理现代化是一个复杂的系统工程，它涉及计算机硬件、网络、数据处理、信息发布和规范、信息安全等众多技术问题，需要完善的基础设施和专业技术人员来实现。因此，要加大资金投入力度，保障档案信息化建设所必需的软、硬件配套设施齐全。同时必须加强人才培养储备采取“请进来，送出去”等多种方式，开展业务培训，积极引进档案专业人才和计算机专业人才，为档案信息化建设提供必要的人才保障。 3.3消除部门障碍，保障档案安全:现有的基层医院各个科室之间相对独立，组织界限分明，这不仅妨碍了各个之间的沟通，也给档案信息的收集与编研造成障碍。所以必须淡化科室的

9、概念，消除医院科室之间的界限，改变各自为政的局面，加强横向联系，从封闭式、分散型走向开放式，形成网络化、一体化，实现“无缝隙”管理，使医院各个部门的信息能及时汇集到档案管理部门。 3.4重视并加强档案信息安全管理:首先档案管理者应提高安全防范意识。要充分认识到档案是对医院多年来建设和发展过程的历史记载，一旦丢失或损坏，就会造成永久不可逆的损失，所以务必保证档案实体完好无损，对涂改、丢失或擅自销毁档案等行为坚决预防和制止。其次要加大经济和技术投入，确保医院电子文件的安全。档案管理部门必须要配备专门的档案安全人员，对档案的安全实行专业化管理。档案管理人员必须要有风险防范意识，对档案信息系统实时监控，防止电脑黑客的盗取、篡改档案信息和破坏信息系统。要给档案系统安装防病毒软件，防止电脑病毒入侵，确保医院档案信息管理的安全。 总之，实现基层医院档案管理现代化是确保医疗事业可持续发展的需要，是医院现代化信息管理的重要组成部分，是提高医院竞争力的重要手段之一。信息时代既给档案工作带来了严峻的挑战，更为其带来了极好的机遇。只要我们能够抓住机遇、更新理念、注重人才培养和新技术应用，调动医院各职能科室积极参与配合，确定科学的发展战略，基层医院档案管理的现代化工作必然会适应时代的发展和实现一个历史性的质的飞跃。 参考文献 1尹青云：以创新提升档案管理工作水平，山东档案，2008(6)