大型活动指导手册会议篇

1、目录概要 P03筹备期 P04P08大型会议构成.P03大型会议参会人员.P03大型会议协力公司.P03与客户首次沟通会.P04项目策划.P05提案.P06推进保障.P07执行期 P09P31内部管理.P09外协管理.P10面试管理.P18来宾邀请确认.P27运营人员培训.P28施工准备.P29文档撰写.P30审查.P31本文及本文的附件为北京灵思传播机构事件行销部的内部工作用文档，集合了全体同仁的智慧与经验，并成为灵思事件行销工作中的有利工具，同时也是我们击败竞争对手的武器，因此，我们应珍视我们的工具与武器，并严防泄密。现场期 P32P43进场前准备.P32施工、彩排.P34施工进行.P35

2、彩排进行.P37时间基础要求.P40纪律基础要求.P40着装基础要求.P41化妆、发型、首饰基础要求.P41餐饮基础要求.P42突出事件对应要求.P43撤场要求.P43后期 P44P45决算.P44内部总结报告.P44外部总结报告.P44资料汇总备档.P45传真感谢信.P45备书 P46大型会议构成第一日：外地来宾签到、入住接待类别第二日：新闻发布会am 新闻发布会类别媒体招待宴会午宴类别经销商大会pm 会议类别内览会pm 展览展示类别招待晚宴晚会类别第三日：观光游览配套服务类别大型会议结构类别不同，侧重点亦不同特别接待：政府要员（VIP）明星（VIP）重点接待：主办方领导（VIP）一般接待：

3、媒体记者经销商、供应商 主办方领导、工作人员大型会议参会人员人员不同，接待标准亦不同搭建商：舞台搭建展示区搭建周边装饰搭建AV灯光供应商：灯光音响视频舞台特殊效果演出供应商、演职人员：演员节目演出服装排练演出策划MC导演MO人员派遣公司或个人：礼仪、翻译、杂务人员、解说员、服务员提供及管理艺人经济公司：知名演艺明星、主持人、社会名流的提供及管理服装供应商：服装的设计与制作化妆、发型供应商：化妆师发型师造型师服装师摄影、摄像供应商：摄影师、摄像师酒店：来宾住宿餐饮茶歇VIP室宴会厅（主会场/分会场/展示会场/化妆间/保洁）实施场地：主会场分会场展示会场发妆间更衣室VIP室电力保洁（宴会厅/餐饮/

4、茶歇）旅行社：旅游服务票务出租汽车公司：车辆提供印刷、礼品、彩排场地、影视制作、其它供应商注：原则上只与公司合作，带下划线的可以视会议要求考虑与个人合作大型会议协力公司行业不同，管理风格亦不同筹备期与客户首次沟通会客户的背景资料：客户的历史反映出客户的现在。客户的核心目的：为提升品牌形象？为引爆公关传播？为促进销售？为经销商打气？客户品牌（或产品）的特性：核心优势是什么？推广策略是什么？本次会议的主旨：发布一个消息？推出一款产品？开创一个理念？客户对本次会议的预想：客户最初的想法将影响整体活动的走向。客户的喜好与厌恶：有时个人意志主导了活动的走向，而我们要的是客户满意。与我们开会的人，是否是最

5、终的决定者。如果不是，我们要尽力去了解决定者的预想和好恶。我们要取得的信息信息是否足够与准确决定了后续工作的质量VI系统电子版（至少有LOGO、标准色、禁用色或禁用搭配）产品广告图片及广告影像客户以往各类活动的资料照片客户公司的完整名称客户接口人及接口人上级领导的姓名、职级、电话、手机、E-mail等基础信息我们要取得的资料资料是否充分直接影响我们的工作进度和效率着正装出席一台笔记本电脑：随时向客户展示资料或投影一台数码相机或DV：随时拍下客户的产品或道具一支激光笔：方便你的讲解一支笔、一个本：认真记录下客户传达出的每一个重点信息一支录音笔：对会议做全程记录，避免你向内部传达了错误的信息一张名

6、片：让客户清楚的知道你的姓名及联系方式，更重要的是让他知道你在这个项目中所扮演的角色。一张公司简介光盘：让客户知道你身后有强大的团队做支持一份活动相册：让客户知道我们有着丰富的经验一张项目推进表、一份确认事项单：教会你的客户如何使用它我们要携带的物品我们每做的一件事，都是为成功增加保障筹备期项目策划n会议主持：客户经理n会议记录：项目经理 n必要参会人员：部长、部门经理、设计部经理、项目经理、项目执行n前端讯息介绍（客户经理或者项目经理）包括：客户名称、企业MI、企业VI、近年客户动向、客户端主要决策者介绍、项目战略意图、项目功能、项目目标、项目时间点；n必须形成决议：项目定位、项目策略、各职

7、能模块接口人、项目推进流程；策略会确定公司对应客户及其项目的整体策略n策划会召集：项目经理通过邮件方式发出会议通知，随信说明会议时间、地点、 重要程度、客户名称、活动简述、策划会主要议题等信息。n参会人员：必须到会者：项目组全体成员、设计部代表、客户服务部接口人员 邀请到会者：部门经理、项目经理、搭建商代表、AV灯光供应商代表、演出供应商代表（依项目情况邀请） 口头邀请原则：对于在策划会时间内无重要和紧急工作的同事，都可邀请其参与 策划会讨论。n会议主持：项目经理/客户经理n会议记录：项目执行n会议流程：1)对客户及其项目进行简介2)对客户对项目的预想进行介绍3)说明项目的必备环节或及已确认实

8、施内容4)说明费用预算及操作周期（保障会中讨论内容符合预算，并能在操作周期内完成）5)主题讨论（贯穿活动的主线思路及表现元素）6)创意亮点讨论（亮点环节必须具备可实施性）7)除必须到会者外，其它人员可离场，在场人员讨论流程细节及现场装饰与 流程的配合（确保装饰设计与方案内容统一）n必须形成决议：方案风格、方案模块构成及模块撰写责任人、方案内容及流程、 方案完成时间、报价形式及分块预算；策划会明确策略、创意核心、亮点环节、流程、装饰等关键问题筹备期提案n与客户确认提案时间及地点n与客户确认我方提案人数及客户方参会人数及级别（如客户有高层出席，我方便 必须有高层陪同提案） n确认客户方是否提供投影

9、设备（如会中需要投影设备，而客户方无法提供，我方便需自带投影设备提案）n确认客户方是否有特殊要求（例方案是否需打印版，打印份数及颜色要求，是否 需要外文版方案，提案语言是否为外语等）n提案用品：光盘（提案、报价）、方案及报价单打印版（需要装订，至少首页需 彩色打印）、激光笔及电池、记录纸笔、如需播放音视频文件需另备 音响设备、如需记录客户想法所应用的录音笔。n笔记本电脑：桌面是否整洁、系统是否存在恶意插件弹出、适配器接头是否通用n提案人员确认：各模块的讲述人（公关、活动、报价、答疑）n提案准备：各模块讲述人应熟读提案、预演口述内容、客户可能提出质疑的环节 应如何回答等。提案前准备n全体提案人员

10、必须正装出席n全体提案人员必须于与客户约定时间15分钟前到达，整装后集体进入提案场地n提案前检察：电脑与投影设备连接情况、如需播放音视频文件需检察音响连接情 况并调试音量大小、激光笔/录音笔等小型电子设备的运转正常。n提案陈述：应采用简洁、中速、形象的语言讲述提案内容及预期的实施效果n客户访问：向客户说明我方希望取得的信息或资料（尽量争取客户方向我方提供 更多的信息及资料）、说明我方需客户方配合哪些工作/解决哪些问题n提案反馈：仔细记录客户的每一点反馈意见（客户每一个顾虑及疑问点，方案修 改方向及客户的创意性想法），再次明确客户的思路及方向。n会后决议：下次提案的时间、地点及提案内容，会后的工

11、作安排（包括客户方应 配合的工作）、确定哪些是急需解决的核心问题、哪些工作需同步展 开、我方与客户方的沟通机制（如何配合）提案筹备期推进保障项目推进表每日向客户发送，让客户知道我们每天都在做什么日期和项目休息日过去时今日客户和我们的工作内容活动日一、开会是必要的手段，但要确保会议质量不开没有结果的会议二、每日向客户发送项目推进表，让客户知道我们每天都在做什么让客户放心三、我们提案的每一个事项都是有理有据的不能让客户来教我们怎么做工作四、有提案就有备案，随时应对客户的变化让客户省心五、语言沟通强于文字沟通，面对面交流强于电话交流尽量与客户多交流六、我们所做的事情都是在帮助客户达到目的站在客户的角

12、度考虑问题日常沟通沟通的顺畅与否决定着项目筹备的质量n立项在MIS中的文档管理系统中完成1项目经理在MIS的文档管理系统中完成立项；2项目经理发邮件至部门经理、部长、副总经理要求线上确认；3立项确认时间为3个小时，3小时内领导没有给出确认，由流程控管通过电话向 公司领导进行确认；4只有在立完项后，才可以完成活动MIS里的费用预算撰写及活动流程撰写；备注：只有在完成立项的前提下方可进入下一个MIS的工作流程。MIS立项 确立项目经理及项目组核心成员确认事项单每次会议都要有所收获序号项目备注1新闻发布会台上人数、座次、桌椅摆放形式确认请按座次提供人名Re:2月4日邮件提供2演出用车辆驾驶人员确认请

13、提供姓名及手机号Re:待确认3会场内摆放的500套纸笔是否有必要？绝大多数人不会使用Re:确认需要，按原计划提供4签到用金笔10支，要求高档金笔还是精致些的钢笔价格将有很大差异Re:金色马克笔即可5VIP台花（20盆）的要求，是否仅摆放在座席的第一排原计划数量过多Re:仅在第一排摆放6盆即可筹备期推进保障会议通知让开会双方都预知会议议题，并为具体议题做充分准备u会议主题：清扬发布会筹备会u会议时间：2007年02月01日u会议地点：联合利华办公室（上海）u参会人员：Jeremy、Lynn、丁典、毕宁、隋欣、熊玉亭u会议流程： 1、合作机构排查说明（名称、业务范围、可提供的支持）-linksus

14、 2、发布会实施场地讨论linksus 3、计数牌相关排查说明（地点，形式，费用）-linksus 4、计数牌实施方式说明、讨论-linksus 5、整体的媒体传播策略计划讨论（media angel、media channel、quotation）-linksus 6、phase 1 传播执行计划讨论-linksus 7、上市发布会现场流程讨论-linksus 8、出席发布会人选讨论（主持人、明星、社会名流）-linksus 9、千万大挑战活动环节设置（三个渠道内的执行方式）讨论-linksus 10、主视觉设计讨论-BB TEAM & linksus 11、项目推进安排讨论-lin

15、ksus执行期内部管理报价管理n成本：首先由供应商根据经客户确认的方案向灵思提供正式报价，项目经理根据供应 商报价及我方费用预算于MIS上填写完成整体费用预算。n报价：于MIS上撰写费用明细预算，经副总经理（李总）审批后导出并向客户提交。n报价格式：参照附件：报价模板n利润：项目经理在制作报价中应遵循灵思利润率在40%以上的原则，如预期利润低于 40%，应及时向上级说明情况。合同管理u与客户方合同：与客户方确认由哪方负责合同撰写，如由灵思撰写，合同样本参照 附件客户合同模板。u与供应商合同：原则上由灵思撰写，合同样本参照附件供应商合同模板。u合同撰写原则：明确双方权力、责任与义务，在公平保障双

16、方利益基础上明确协议 金额、付款方式及违约责任。u合同初稿：所有对外合同初稿完成后，需会同项目经理、合同撰写人、部门经理完成合同初稿审议，避免合同出现低级错误及漏洞。u合同审批：所有对外合同均需经过业务统筹管理部周智向灵思代理律师发送，经律 师审核无误后，方可对外正式发送。u合同备案：凡正式签署的合同，在履行全部手续后，第一时间将合同正本交由业务统筹管理部流程控管处统一管理，并将合同复印件交由公司流程控管张绮处备档。供应商选择n 供应商应是具有专业资质、经验及实力的公司，属于公司行为。而个人行为存在诸多不确定因素与风险，因此，非特殊情况下，供应商应选择公司，尽量避免选择个人n 与灵思长期合作，

17、且符合灵思标准及要求的供应商应作为首选n 原则上由部门经理负责指定供应商n 项目经理因项目需要可向部门经理推荐供应商，但必须经部门经理确认n 因项目需要，需临时开发特殊供应商，应由项目组成员配合部门经理（周智）共同完成。执行期外协管理实施场地管理场地分类：u酒店类：可接纳来宾入住，可提供宴会厅（可搭建大型舞台） 、会议厅、贵宾室等u俱乐部类：可提供宴会厅（可搭建大型舞台）及特色娱乐服务u剧场类：有大型基础舞台，场地容量大u展览馆类：标准展览馆、会议中心等u其它类：有足够的面积、适当的限高、足额的电量，可搭建大型舞台并设置AV灯光系统场地排查u场地名称地址负责人姓名/职务/联系方式（电话、手机、

18、传真、E-mail）u场地拍照：外景、入口处、停车场、大堂、通道、水牌、签到处预想位置、主会场（舞台、座席区、桌椅、讲台）、宴会厅（舞台、座席区、桌椅、讲台）、VIP室、化妆间、VIP通道、会议室u各厅日租金充许施工时间订金方式u场地位置图周边图u整体平面图分层整体平面图主会场/宴会厅/会议室/VIP室平面尺寸图及限高主会场/宴会厅电量限制场地勘测u路线：一般来宾入场路线贵宾通道路线停车场至主会场路线会场至宴会厅路线化妆室至舞台路线u水牌：各条路线设置水牌的位置水牌尺寸（黑白彩色）u条幅、易拉宝、POP等广告物位置及可实施尺寸及形式u停车场预留车位数量及位置u主会场、分会场、宴会会场：舞台位置

19、、适用规格及高度、场灯控制系统、现场遮光系统、回音强弱、AV操控台位置预想、AV灯光系统架设预想、电源输出位置u专访室：形象背板位置预想、装饰预想、电源形式及位置u演员化妆室：桌椅衣架化妆镜换装区电源形式及电量uVIP室：装饰预想、电源形式及电量u施工入场路线（对制作物、展品搬入所要经过的各门、通道、电梯等进行搬入可行性评估，如需破拆，应及时与场地方沟通。）执行期外协管理搭建商管理一、场地勘察全程参加，并对每一项实施地点进行测量与拍照。二、实施效果图及制作施工图第一时间发送搭建商，由其进行实施评估，并沟通实施重点及难点。三、搭建商需对重点制作物说明实施办法、材质、工艺，并对全部制作物提供材料小

20、样，同时说明工艺。四、搭建商需在效果图终稿后提交制作进度表，明确制作周期、预搭时间、施工耗时、运输周期、仓储、防雨（水）、安全保障及报价等信息。五、灵思项目经理需现场观看预搭，并明确修改意见。六、明确易损物的备份数量。七、提示提供足够的施工辅料（例：地膜、展毯、胶带、防雨布、照明灯）八、建立随时向灵思提供新材料使用方案的机制。AV灯光供应商管理一、场地勘察全程参加，并现场说明实施难点二、实施效果图第一时间发送AV灯光供应商，由其进行实施评估并说明实施重点及难点。三、根据效果图提出器材实施方案、接电图、线路图及电量总额、特殊要求、报价等四、重要线路采用双线保障（主线负责传送信号，备线防止主线出现

21、故障）五、根据需要制定线路防水方案六、应对场地方提供的电源进行安全评估（避免跳闸、电压不稳等情况）七、应对无线信号进行风险评估八、应对舞台特殊效果进行风险评九、应对器材噪声进行噪音评估十、建立随时向灵思提供最新技术建议、创新性建议的机制演出供应商/演员个人管理供应商招募、演员招募管理：u告知项目概况（展览演出会议演出晚会演出公益演出户外演出）u明确告知项目执行周期（面试预计时间 确认预计时间 彩排周期 活动现场周期）u明确告知预算（价格原则、加班费原则、差旅/住宿原则、报销原则）u明确告知付款方式（支票现金、预付结束后N日内、服务业发票无发票）u明确告知演员要求（性别、身高、年龄、特长、节目类

22、型、经验要求、语言要求）演出供应商提案管理：u按灵思模版提供演职人员提案PPTu提供以往演出视频资料u确保提案人员符合预算范围、身体健康，无条件参加面试、彩排、约定时间内的演出、因需要而进行的加班u演员因个人原因或其它活动，而有可能影响到临时性加班的，需于提案时一并说明演职人员提案模版执行期外协管理执行期外协管理演出供应商/演员个人管理演职人员提案模版摄影摄像供应商事项告知：一、活动时间、地点、周期二、活动性质、规模、参会人员构成及人数三、活动流程及重点环节四、建议使用的器材五、特珠要求（是否有大合影、是否需要拍摄重点人物）六、发送活动流程及台本七、列明必拍事项（大环境、来宾入场、开场/致辞/

23、揭幕/表演/互动/QA、用餐、灵思人员工作照、彩排工作照、客户工作照、演职人员工作照、现场各装饰效果、现场灯光效果、现场视频效果）人员派遣公司/服务人员管理供应商招募、服务人员招募管理：u告知项目概况（展览演出、会议演出、晚会演出、公益演出、户外演出）u明确告知项目执行周期（面试预计时间 确认预计时间 彩排周期 活动现场周期）u明确告知预算（价格原则、加班费原则、差旅/住宿原则、报销原则）u明确告知付款方式（支票现金、预付结束后N日内、服务业发票无票）u明确告知演员要求（性别、身高、年龄、专业、经验、语言要求）演出供应商提案管理：u按灵思模版提供服务人员提案PPTu确保提案人员符合预算范围、身

24、体健康，无条件参加面试、彩排、约定时间内的工作、因需要而进行的加班。u服务人员者因个人原因或其它活动，而有可能影响到临时性加班的，需于提案时一并说明服务人员提案模版执行期外协管理人员派遣公司/服务人员管理服务人员提案模版执行期外协管理化妆、发型供应商/个人管理要求告知：u告知项目概况（项目时间、演职人员情况）u告知时间要求（效果图提供时间注：适用于彩绘及发型、带妆彩排时间、演出时间）u流程告知（1.效果图提供，2. 签约/预付款，3.带妆彩排，4.正式活动，5.尾款支付）u要素告知（客户要求、风格、客户预想、服装情况、现场预留化妆时间）沟通事项：u现场预留化妆时间是否可完成全部工作（时间与人数

25、的配合）u化妆室面积u化妆/发型师与服装师的配合u补妆原则u演员防汗预案u现场化妆流程（适用于短时间内完成大量演员化妆及造型或演员分批次出场）艺人经济公司/艺人管理艺人招募管理：u告知项目概况（展览演出、会议演出、晚会演出、公益演出、户外演出）u明确告知项目执行周期（合同确认预计时间、彩排周期、活动现场周期）u明确告知预算（价格原则、差旅/住宿原则、报销原则）u明确告知参与环节（全程参与、环节参与、是否发言或演出、出现名义）与艺人经济公司/艺人确认：u讨论付款方式（支票现金、预付结束后N日内、服务业发票无票）u是否提供交通、住宿、特别接待交通相关航班信息：起飞城市及时间到达城市及时间机场相关：

26、是否需要贵宾通道及接待车辆信息：是否需要专车服务专车型号有无特殊要求住宿相关星级地域无烟楼层套房无烟房迷你吧鲜花水果morning call宽带接入随行者住宿要求安保要求保密要求特殊服务餐饮相关禁忌食品必备食品禁忌饮料必备饮料特殊要求其它信息接口人联络方式（姓名、手机）紧急联络方式是否需提供随身翻译是否需24小时贴身服务/保镖服务个人喜好/禁忌特殊要求参会相关单独休息室/卫生间专用通道保安/保镖/保密演出器材要求（AV灯光）执行期外协管理执行期外协管理服装供应商管理要求告知：u告知项目概况（项目时间、着装人员/职责）u告知时间要求（料样提供时间、效果图提供时间、样衣提供时间、试衣提供时间、成品

27、提供时间）u流程告知（1.效果图提供，2.面料小样提供，3.样衣提供，4.签约/预付款，5.成品提供，6.尾款支付。注：酌情增加或删减）u要素告知（客户要求、风格、主色调、客户预想、制作范围、主/辅料要求）u资料提供制作范围套装上衣裤子裙子内衣帽子手套鞋配饰（首饰、丝巾、腰带、领花、领带、手包/提包/旅行箱）注：酌情增加或删减初始级（适用于一般工作人员）姓名性别身高体重衬衫号夹克号腰围裤长鞋码注：酌情增加或删减一般级（适用于一般演职人员）姓名性别身高体重三围裤长鞋码注：酌情增加或删减最高级（适用于模特、舞蹈演员、VIP）见附件11：服装制作规格测量表 Clothing Custom-tailo

28、r Measurement Form 执行期面试管理演职人员、服务人员、工作人员面试管理u面试预约：明确告知面试的开始时间、地点、面试流程及确认时间针对个人需再次提示项目执行周期、预算等相关信息u面试场地：根据面试规模选择场地，至少包含面试室及面试人员准备室，如客户参加面试，应另备小型会议室。u面试用品：面试人员准备室备品箱、A4纸、马克笔、签字笔、胶带、空白简历、面试人员登记表、面试顺序单、人员提案、联络表、文件夹、立拍得相机/耗材/电池、数码相机、复印机及耗材、身高尺、卷尺、号牌、皮筋、饮水机、纸杯、点心、化妆镜、接线板、白板（注明面试流程、项目时间安排、面试注意事项）面试室备品箱、A4纸

29、、签字笔、长尾夹、文件夹、DV机、接线板、饮用水、音响器材（DVD、MIC、音箱）、提问清单、台词稿（MC用）、外文稿（翻译用）、手提袋（CO用）、西服/披肩（MO用）会议室备品箱、A4纸、签字笔、接线板、评分登记表、饮水机、纸杯、咖啡、点心、烟灰缸、胶带、白板（张贴面试流程表、面试时间安排表）其它指示牌、门牌（面试人员准备室、面试室、会议室）、更衣室摄影专员发放给面试人员号牌注：号牌数字同面试评分表面试序号，摄影专员需提示面试者将号牌举起，在胸部以上为宜。执行期面试管理面试准备流程面试人员到达面试人员准备室注：由外协提供的人员应由外协公司组织统一进入准备室工作人员按到场顺序填写面试登记表注：

30、准确记录面试人员的姓名、先后顺序、是哪家外协公司提供等信息。表见附件1工作人员按登记顺序发放面试评分表注：工作人员在评分表上注明面试序号（同登记表序号）。表见附件2面试人员填写面试评分表注：要求字迹工整、信息真实面试人员将填写完毕的面试评分表交予摄影专员注：摄影专员检查填写情况，如不合要求，返还填表人面试人员进入拍照区注：站立于身高尺前，MC、MO、CO、演员等对身高有要求的面试者需脱鞋进入拍照区。执行期面试管理面试准备流程摄影助理将粘贴好照片的面试评分表进行复印注：复印数量面试官人数1份摄影助理将复印好的面试评分表进行分组注1：分组数面试官人数1份注2：每组按面试序号排列好后统一交给面试助理

31、面试评分表整理完成后，工作人员召集全体面试人员召开面试准备会注：向面试人员再次强调项目时间、要求等重要信息，并说明面试流程。注2：发放主持稿(适用于MC面试)工作人员带领第一组面试人员至面试室外等候注：每组人数根据面试人员类别及到场总人数等情况分别制订。面试助理通知第一组面试人员进入面试室第二组面试人员由工作人员带领至面试室外等候摄影专员将立拍得照片交予摄影助理注1：摄影专员将照片粘贴在面试评分表上，注2：示例见附件4摄影专员为面试人员拍照注1：立拍得全身像1张；数码全身像1张；数码半身像正面1张；数码半身像侧面1张；注2：杂务人员仅拍前两项，乐队、舞蹈组合等以集体为单位拍摄前两项。注3：示例

32、见附件3参加复试的团队或个人回到面试准备室自由练习15分钟面试官将评审结果告知面试助理面试助理于面试准备室公布入围复试名单舞蹈演员面试流程全程影像记录执行期面试管理面试人员以团队或个人身份进入面试室注：团队或个人依次进入，每次一队（或1名）面试官构成u客户代表：从客户品牌（或产品）形象角度为面试人员打分u灵思代表：从演出管理角度为面试人员打分u舞蹈老师：从专业技术角度为面试人员打分u导演：从舞台表现角度为面试人员打分面试人员自选舞蹈表演注：伴奏音乐由面试人员自行提供，灵思提供播放器材。面试人员退回面试准备室等候，面试官评分注：全部团队或个人初试完成后，面试官集中评议，选择参加复试团队名或个人。

33、注2：根据项目情况，也可不采用初试加复试形式，而在第一轮面试便确认入选团队或组合。入选者集体进入面试室未入选者自行离场舞蹈老师带领全体参加复试的团队或个人学习一段简短的舞蹈参加复试的团队或个人依次进入面试室表演面试人员退回面试准备室等候，面试官评分注：面试官集中讨论并确认重点人选、备选人员注2：面试助理通知重点及备选人员再次进入面试室，其它人自行离开。重点、备选人员拍照存档注：通知重点、备选人员随时等候正式通知，同时可安排服装师对舞蹈演员进行量衣。个人、搭配组合拍照记录，服装师为MO量衣面试官(MO老师)依经验进行男女MO搭配，进行搭配组合试验注：通过不同形式的组合挑选最终搭配组合或个人男女M

34、O初试完成，入选MO集体进入面试室进行复试注：复试形式同初试，加入询问环节(是否可剪发、染发)，最后确认重点及备选人员注2：重点及备选人员留场进入下一环节，其它人自行离场男性MO初试完成，退回面试准备室，女性MO面试开始注：女性MO面试流程同男性MO第二组MO面试进行注：面试助理至面试准备室宣布第一组面试结果，备选人员留场，未入选者自行离场第一组MO退回面试准备室，第二组进入面试室注：面试助理在向面试人员讲解面试要求时，面试官汇总上一组面试结果MO依次走位、定点Poss、借助道具表演注：面试官同时进行打分执行期面试管理MO面试流程全程影像记录MO将号牌贴于身上明显处，进入面试室注：每组依次进入

35、（8名/组）注2：应集中先面试男MO，再集中面试女MO面试官构成u客户代表：从客户品牌（或产品）形象角度为面试人员打分u灵思代表：从演出管理角度为面试人员打分uMO老师：从专业技术角度为面试人员打分u导演：从舞台表现角度为面试人员打分面试助理向MO讲解面试走位及相关要求注：讲解走位路线及定点Poss位置注2：向MO发放面试道具（男性:西服；女性:披肩）执行期面试管理MC面试流程全程影像记录MC将号牌贴于身上明显处，进入面试室注：每次面试1名注2：应集中先面试男MC，再集中面试女MC面试官构成u客户代表：从客户品牌（或产品）形象角度为面试人员打分u灵思代表：从演出管理角度为面试人员打分u播音与主

36、持专家：从专业技术角度为面试人员打分u导演：从舞台表现角度为面试人员打分MC自我介绍面试官提问问题示例：1.最擅长的主持风格，2.是否服务过同类品牌，脱稿主持表演注：主持样稿之前于面试说明会上发给MC注2：样稿详见附件5脱稿即兴表演注：主持样近期所主持活动的再次表演个人特长表演面试人员退场注：等候电话通知，下一名面试人员入场全部面试完成注：全部面试人员退场，等候电话通知全部官集中评议，确认重点人选及备选人选面试人员离场，下一组面试人员进入面试室注：面试人员离场后等候电话通知执行期面试管理翻译人员面试流程全程影像记录翻译人员将号牌贴于身上明显处，进入面试室注：每次面试1组，每组3名面试官构成u客

37、户代表：从客户品牌（或产品）形象角度为面试人员打分u灵思代表：从管理角度为面试人员打分u外语专家：从专业技术角度为面试人员打分翻译人员就坐，依次使用双语自我介绍注：3人对比，方便观察优劣外语专家根据面试人员的自我介绍使用外语进行提问提问重点：参加类似活动的经验、外语应用的经验注：面试人员中文复述外语专家问题，并用双语回答灵思代表向面试人员提问提问重点：通过假设在活动现场发现的情况，观察翻译人员的应变能力及专业外的工作能力注：提问示例见附件7面试人员依次诵读外文稿，外书专家就外文稿涉及内容进行提问注：面试助理现场发放外文稿件注2：外文样稿详见附件6全部翻译面试完毕，评委集中评议注：确认重点人选及

38、备选人员执行期面试管理CO面试流程全程影像记录CO将号牌贴于身上明显处，进入面试室注：每次面试1组，每组5名面试官构成u客户代表：从客户品牌（或产品）形象角度为面试人员打分u灵思代表：从管理、能力角度为面试人员打分u礼仪专家：从专业技术角度为面试人员打分礼仪就座，依次进行自我介绍注：5人对比，宜于观察优劣客户代表提问提问重点：对客户品牌的印象及认知程度灵思代表外语提问注：考核CO外语能力现场模拟注：面试助理模仿现场来宾向CO求助，以此观察CO专业能力及应变能力。现场模拟清单见附件9CO面试完成后离场，下一组CO进入面试室注：离场后等候电话通知全部CO面试完成后离场，面试官集中评议注：确认重点人

39、选及备选人员灵思代表提问提问重点：从现场管理角度及会展贯例角度观察CO工作能力。注：提问清单见附件8执行期面试管理杂务人员面试流程杂务人员将号牌贴于身上明显处，进入面试室注：每次面试1组，每组5名面试官构成u客户代表：从客户品牌（或产品）形象角度为面试人员打分u灵思代表：从管理角度为面试人员打分杂务人员就座，依次自我介绍注：5人依次介绍，对比优劣面试官针对杂务人员的自我介绍进行提问注：考查相关活动经验及能力面试官外语提问注：考查杂务人员的外语能力面试官随机提问注：考查杂务人员的敬业精神及工作能力。注2：提问清单见附件10杂务人员面试完成后离场，下一组杂务人员进入面试室注：离场杂务人员等候电话通

40、知结果全部杂务人员面试完成后离场，面试官集中评议注：确认重点人选及备选人员执行期来宾邀请&确认来宾邀请&确认流程式 适用于国外来宾、外埠来宾、经销商、特殊嘉宾等重点邀请对象发放确认单确认单回收u姓名、性别、国籍、民族、语言、宗教信仰u所属机构（公司）、地址、电话、传真、E-mailu秘书联络方式及姓名u抵京日期及时间、航班号u离京日期及时间u随行者人数及姓名附：组委会联络处通联确认单基础确认事项u是否需要随身中文翻译或导游u禁用食品、必备食品u是否需要提供手机、笔记本电脑u是否有亲属随行（希望亲属或随从的住宿安排）u是否需要代办返程机票u住宿要求（无烟楼层、宽带、水果、鲜花、套

41、房）u是否需要在京专车服务、人民币现金兑换服务u个人禁忌、医疗需要、旅游需要确认单特殊确认事项发现情况、未确认情况再次确认最终确认发放参会指南临行确认（来宾出发当日再次电话确认）注：确认单示例详见附件12注：参会指南示例详见附件13执行期运营人员培训总体培训适用于全体运营人员，包括客户及运营管理人员客户公司整体形象介绍使全体参与人员了解并喜爱客户公司客户主推产品介绍使全体参与人员对发布的产品有初步的了解本项目的意义及重要性说明了解本次活动的重要性从而提高责任心客户方主要负责发言了解谁是项目主要负责人运营负责人发言了解谁是项目的运营负责人演出负责人发言了解谁是项目的演出负责人项目时间安排通告各环

42、节起始时间项目的组成部分及各部重点工作通告各部门分工各部门负责人互相认识使全体参与人员了解各部门的负责人各部门成员互相认识使每名参与人员了解自己的同事会议基础礼仪及规定培训使每名参与人员不犯低纸错误全员拓展训练提升团队协作能力、提高工作主动性和积极性分科培训 适用于全体运营人员，由各部门负责人担当u基础内容时间告知：集合时间、到岗时间、轮休时间、重点环节时间、结束时间（临场决定原则）服从告知：工作的分派、临时性加班、超出预期工作量等均要做到无条件执行工作告知：职责内的工作内容、工作方式、工作重点告知规则告知：违规事项说明、违规惩罚说明运营预演：以讨论的方式告知当发生某些情况时该如何对应u分科内

43、容礼仪小姐：会议礼仪知识培训、工作现场模拟翻译人员：学习所要推介的产品资料、学习专业名词，工作技巧探讨杂务人员：各项工作内容讲解、工作技巧传授解说人员：学习所要推介的产品资料、学习专业名词，工作技巧探讨服务人员：熟悉工作内容及程序、工作现场模拟注：礼仪培训内容见附件礼仪培训手册执行期施工准备前期准备报批：u委托活动实施场地方向有关政府部门进行外部报批，包括：消防、集会等，如遇参会人员过多，应协调公安部门配备警力、交管部门指挥周边交通；如遇高官、外国使节参会，应协调公安部门配备警力及特殊防护等措施；如遇大型夜间室外活动，应就噪声等问题进行相关审批。u向场地方提供施工效果图、接电图、活动流程等进行

44、内部报批，活动中如使用烟机、冷烟火等应提前告知场地方，并协调场地方关闭实施场地的烟雾感应器。关注天气预报：u通过天气预报了解施工当日及现场日的天气情况，为防止因降雨、大风等不利因素 造成的困难作出准备。施工联席会：u参会人员：灵思项目经理及项目组成员、现场装饰施工方负责人、AV灯光供应商负 责人、施工监理。u会议内容：沟通制作物、器材搬入、施工的先后顺序、耗时、三方配合等一系列有关现场施工的问题。制作物运输：u如遇降雨应采用箱式货车运输u了解运输当地交通管理部门的限行制度，规划合理的运输路线及时间u与场地方提前预约停车位，停车位应尽可能靠近搬入通道。制作物搬入：u勘查大型制作物搬入所要经过的各

45、门、通道、电梯等，确保可以顺利通过，不会因体积、重量等因素造成阻碍。u如制作物、展品等无法顺利搬入场地，而需要破拆时，应于搬入前完成破拆工作。 （此项应在初期场地排查时进行破拆评估，并得到场地方许可）电力、电工：u场地方应于物品搬入前将指定电量、电源预留，并确保搬入、施工同时有场地方的电工全程配合。施工证件：u向实施场地方提供全部施工人员的身份证复印件、照片等资料，换取施工证件，同时取得制作、器材搬入/搬出实施场地的通行用文件。执行期文档撰写运营文档执行期撰写u运营实施手册现场（目录见附件14）u运营实施手册接机、住宿（目录见附件15）u台本（样本见附件总控台本模板）u面试流程表（样本见附件1

46、6）u面试人员联络表（样本见附件17）u面试结果报告书（样本见附件面试结果报告书模板）u礼仪培训手册（样本见附件礼仪培训手册）u装饰效果确认书（内有现场装饰相关的全部效果图、局部使用图片、特殊制作物效果图等，待客户方签字确认后方可进行制作。）运营文档活动现场应用u运营实施手册（各区域或事项主管人员人手一份，如项目需要，现场全体运营人员/演出人员/管理人员/客户方等均人手一份）u台本（现场演职人员人手一份）u装饰效果确认书（灵思负责搭建的人员现场携带装饰效果确认书，用于监督外协单位施工及验收）u客户满意度调查表（在适当条件下，可邀请客户于活动结束后现场填写，样本见附件客户满意度调查表）u现场验收

47、单（在活动结束后，灵思现场负责人邀请客户现场填写，后交由流程控管 备档，样本见附件现场验收单）u外协机构评价表（在活动结束后，由项目经理填写，并汇总至事件行销部业务统筹管理部经理处备案，样本见附件外协机构评价表）u追加事项确认单（现场每一项追加事项，原则上均需客户签字确认，样本见附件 追加事项确认单）u全员联络表（表内注明与项目相关的所有联络人姓名、所属、职务、手机等信息， 持表人需妥善保管此表，请勿丢失或被客户方、外协人员等观看）u对讲机发放、回收表（模板见附件18）执行期审查彩排审查制度分阶段对重点演出项目建立彩排审查制度审查内容：u演员人选：是否为面试时确认的演员u节目质量：是否达到我方

48、预期质量u演出服装：是否按照我方要求提供u质量复查：是否按照我方提出的修改意见完成彩排u彩排验收：全体演职人员进行带妆/装联合彩排，我方进行彩排验收参与审查人员：u导演（或导演助理）u灵思项目经理（或演出环节主创人员）u专家（根据节目类型邀请相应专家出席）u客户方代表（根据实际情况仅邀请客户参加彩排验收，或不邀请客户方参加）执行审查制度 审查内容：u物料：物料安排是否合理、数量是否充足、完成时间是否有保障、质量有无保障u运营：现场运营流程的合理性、运营主管分工合理性、运营人员安排合理性uAV灯光：器材安排是否合理、数量是否可达到预期效果、新技术应用是否存在风险u搭建：用材是否合理、实施方案是否

49、合理、新技术新材料应用是否存在风险、预搭uAV灯光与现场环境及搭建物配合合理性，是否存在冲突u舞台特效：冷烟火、彩带炮等舞台特效应用的安全性、可执行性、风险性等u特殊环节：揭幕、启动、亮相等特殊环节是否存在风险及可执行性参与审查人员：u事件行销部人员原则上均有权参与审查现场期进场前准备物品检查u根据运营实施手册逐一清点备品数量、质量，电子类产品电量情况、运转情况。u需购买的物品，需首先查看灵思库房是否有存货，并检查存货质量，如无库存，须向部门流程控管提交书面购买申请，由部门经理、李宝林总经理签字后方可购买。u清点未列入运营实施手册物品u全部物品装入备品箱，并于箱体明显处粘贴“箱内物品清单”u根

50、据备品箱数量安排台车数量及运输用车u清点个人物品（手机/充电器、笔记本电脑及配件、全员联络表、香烟/打火机、保暖 衣物、女士请检查个人卫生用品）入场前联络（电话通知） 即使已通知各方时间、地点、注意事项等进场要素，但入场前仍需全面的电话通知、确认一次。n场地方：原计划是否有变、场地通道是否畅通、各接口/负责人员是否就位n搭建商、AV灯光供应商：原计划是否有变、是否装车完毕、能否按时到达、进场路 线是否清楚无误、追加物品是否装车n演出供应商、人员派遣供应商：原计划是否有变，下属人员是否已全部通知集合时间 地点，演出服装是否整洁n客户方：原计划是否有变、汇报我方筹备情况，请客户方放心、提示客户自备

51、保暖衣 物、注意施工现场较脏等小细节。n其它供应商、合作伙伴：根据项目情况，重点提示进场时间、地点、路线、注意事项 等要素。分工明确会（灵思内部）u每名工作人员会前均需自我计划进场工作流程、工作内容、待办事项、截止时间、 自检内容等，发现需沟通或确认的事项请于会中提出。u灵思全体参与此项目人员全员沟通会：再次明确现场分工及配合，互相提醒注意事 项、操作规范等。现场期进场前准备对讲机准备u根据活动规模，对讲机系统大体可分为如下三个子系统：u对讲机原则上均应配备耳麦u对讲机在运抵活动现场前应完成充电及试音，并在对讲机机身明显位置粘贴标签，如下图：A系统：客户系统所有客户接口人及灵思运营负责、演出负

52、责人携带B系统：运营系统灵思运营负责人及各下属职能主管人员携带C系统：演出系统灵思演出负责人及各下属职能主管人员携带A系统：1CH英文B系统： 2CH中文C系统：3CH中文部门：姓名部门：姓名部门：姓名灵思运营主管：姓名（1CH+2CH）灵思演出主管：姓名（1CH+3CH）总务主管：姓名物品主管：姓名人员主管：姓名导演：姓名灯光师：姓名催台：姓名1CHN台2CHN台3CHN台1CH张伟1CH张伟医用白色布胶带姓名频道现场期施工、彩排施工、彩排备品u经客户签字确认的装饰效果确认书副本及施工图uAV灯光供应商报价单（根据报价单中所列器材清单进行验收）u追加事项确认单u现场验收单u运营实施手册（灵思

53、现场人员、搭建商负责人、AV灯光供应商负责人等现场主要负 责人人手一份）u台本（演职人员全体、演出供应商现场负责人、灯光/音响/视频操作人员等与演出相 关之人员人手一份）u对讲机（灵思现场人员、搭建商负责人、AV灯光供应商负责人、场地方负责人等现 场主要接口人员人手一台）u备品箱、手套、口罩、数码相机、笔记本电脑、激光笔、备用金、饮用水、记录纸 笔、医药箱、施工证/入场证、卷尺施工与彩排的配合 施工与彩排原则上均应预留出足够的运作时间，并且做到先施工、后彩排。在施工与彩排时间相对紧张的情况下，则需要现场控管、场地方、施工方、彩排方四方紧密配合，依靠经验与技巧在约定时间内完成施工与彩排的各项工作

54、。n施工&场地方配合：场地方应为施工进场预留顺畅的通道，并配备场地方的接口责任 人、电工等全力配合装饰及AV灯光施工方的工作。n彩排&场地方配合：彩排音量控制在场地方允许范围内，尽量不干扰场地方其它活动的正常进行场地方应提前告知彩排方场灯开关位置及操作方法。彩排方应提前告知场地方关闭烟雾感应器等细节问题。n施工&彩排配合：可以同步展开安装、施工的便同步展开，必须按照先后顺序进行安装、施工的则需在保证质量的前提下以最快的速度完成自身工作并及时通知下一工作环节责任人。施工可分块进行时，尽量先对演出用场地进行施工，完毕后交付彩排方，施工方利用彩排时间对与演出无关的场地进行施工

55、。施工主体完成情况下，AV灯光系统进行技术彩排，并根据现场装饰情况调整灯光位置。施工进入最后调整及清洁阶段时，全体彩排随之展开。n现场控管&场地&施工&彩排配合：上述需配合完成的工作均应在现场控管的积极协调 下完成。现场期施工进行装饰物、广告物施工 施工相关的进场、施工顺序、阶段审查时间点及内容、验收等原则上依照运营实施手册中所规划的进行。n 优先原则：需与AV灯光配合完成的施工内容应优先完成（例如舞台）n 安全原则：制作物搬入、搬出、施工过程中，应确保场地方的硬件设施不因施工造成破损。施工过程中，应充份考虑到周边器材、人员、用电的安全问题，施工中所造成的任何涉及到器材

56、及人员的损伤，灵思都是无法脱离干系的。n 用电原则：因施工所要使用场地方电源时，应由场地方电工将电源引出供搭建商使用，我方应问清电量、电压等基础信息，以防因施工方用电超标造成跳闸。n 施工辅料：搭建商应自备一定量的施工辅料以确保不影响搭建的最终效果或破坏场地方的硬件设施（例舞台地台搭建完毕后应第一时间辅设地膜，以防地台因工作人员践踏造成污染或破损；比较重的制作物在搭建前应于地面辅设地毯，以防对场地方地面/地毯/地砖造成划伤）。n施工顺序&注意事项：序号施工内容注意事项1搬入不要破坏场地方各门、窗、地面搬入同时应协调电工将电源接出供搭建商使用2定位项目主管、设计部主管会同搭建商主管共同确

57、认制作物安装位置及施工范围。3基础搭建需要AV灯光供应商配合完成走线工作的基础搭建环节，需双方协作共同完成。4重点施工凡涉及到AV灯光调试、彩排、演出的制作物，应优先搭建完成（先木工、后美工）5周边施工不需要其它部门配合，或不会干扰到其它部门工作的制作物施工（先木工、后美工）6清洁&微调全部制作物表面清洁、细微处调整7验收灵思人员应于施工开始便始终处于边施工、边验收的状态，随时发现问题、随时提出整改意见现场期施工进行AV灯光器材安装、施工 施工相关的进场、施工顺序、阶段审查时间点及内容、验收等原则上依照运营实施手册中规划的进行。n 优先原则：需与搭建商配合完成的施工内容应优先进行（例如

58、在制作物内的走线）n 安全原则：器材搬入、搬出、安装过程中，应确保场地方的硬件设施不因施工造成破损。施工过程中，应充份考虑到周边器材、人员、用电的安全问题，施工中所造成的任何涉及到器材及人员的损伤，灵思都是无法脱离干系的。n 用电原则：因施工所要使用场地方电源时，应由场地方电工将电源引出供供应商使用，我方应问清电量、电压等基础信息，以防因供应商因用电超标造成跳闸。n 施工辅料：搭建商应自备一定量的施工辅料以确保不影响搭建的最终效果或破坏场地方的硬件设施（备线、防水套、防滑链等）。n施工顺序&注意事项：序号施工内容注意事项1搬入不要破坏场地方各门、窗、地面搬入同时应协调电工将电源接出供供

59、应商使用2定位项目主管、设计部主管会同供应商主管共同确认TRUSS安装位置、控制台位置及施工范围。3TRUSSTRUSS位置应充分考虑到与舞台配合上的合理性及安全性4灯光/音响/特效安装需与TRUSS连接的灯光、音响、舞台特效器材安装5视频/特效安装装饰施工方完成基础搭建后，即刻开始视频设备或舞台特效的安装（大屏幕）6灯光/音响/视频/特效安装无需与TRUSS或装饰物连接的灯光音响视频特效器材安装7接线全部器材连线完毕8通电具体通电原则依据AV灯光供应商惯例实行9调试灯光、音响、视频、舞台特效等器材的调试10验收灵思人员应于安装开始便始终处于边安装、边验收的状态，随时发现问题、随时提出整改意见

60、现场期彩排进行运营彩排 运营彩排的最终目的在于使全体运营管理人员及其管理的协力人员于现场演练将要面临的工作，并预演一切可能面临的难题或突发情况。u运营管理人员彩排程序：u运营人员彩排程序序号内容注意事项1客户见面以碰头会的形式邀请客户方各职能部门接口人与灵思现场运营管理团队见面，互相认识。重点在于将有工作交插的双方人员互相引见，以确保活动中配合顺畅。2对讲机发放运营系统对讲机发放、试音。对于不经常使用对讲机的人员要做简单使用培训3走场项目经理带领各运营管理人员巡视现场，结合场地情况再次确认每名管理人员所负责的区域及注意事项。4现场沟通会结合场地情况，各运营管理人员之间进行工作沟通及对接序号内容注意事项1动员会全体运营人员集合，运营管理人员与下属运营人员见面由项目经理简述项目重要性