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文档简介

1、车队日常操作流程 房务部 车队日常操作流程 用车类型 1、商务用车(客用) 1) 礼宾部接到客人的订车要求,查看车辆预订记录确认是否可安排出车,如可安排,则与客人确认用车相关信息,包括用车时间、到达地点、航班号、车型、乘坐人数、付费方式、联系方式等。并提醒客人在出发时间之前提前 5-10 分钟到大堂等候 2) 填写车辆预定表,请客人签名后交一联给前台入账。 3)通知车队队长安排并通知司机出车。 2、内部/免费用车 1) 由用车部门填写用车申请单,由用车申请部门总监签字后,转房务总监签字,最后交总经理签字,三方签字后,将用车单交礼宾部,由礼宾部通知车队队长合理安排出车。 2) 用车申请单为一式二

2、联,分别由用车申请部门及前厅部留底 。 3) 酒店内部申请用车,需要提前与礼宾部确认是否在相应时间可安排出车,若遇到用车与客人用车时间重复,先满足客人用车需求。 4) 用车单由车辆使用部门申请人填写,表格信息需填写完整、地点明确。 5) 用车单必须由车辆申请部门、房务总监、总经理三方签字生效。若无有效车单,须房务总监或前厅部经理通知方可出画,车单需后补。 6) 车辆申请使用部门在递交用车单之后,若需要更改用车时间,需要及时联系前厅了礼宾部,由礼宾部根据车辆预订表决定该部门用车请求是否可以安排或延期、取消。 7) 礼宾部收到车单后,在车辆预订记录表上做登记,然后通知车队队长安排司机出车。 8)

3、如遇到酒店内部用车可拼车的情况,车队队长与相关部门协调,可合理安排,节约成本。 车辆 加油 1) 酒店车辆需要用加油卡加油,加油卡由大副保管。 2) 加油到指定的加油站进行加油并取得发票或加油小票。 3) 若需到指定加油站以外的地方加油,需要向车队主管请示,取得同意后,司机需要自己支付油费,并取得发票以作报销。 4)取得发票后,在发票上写上司机名字和车牌号,同时在登记表上做好登记,将发票交由车队队长,油卡交还给大副。 车队备用金 及油费报销 1) 车队备用金共计 2500 元,由车队队长统一保管并负责费用的报销与支出。每月 20 号着手统计报销,月底前务必报销完毕。 2) 备用金的报销要按流程

4、进行,填表、贴发票、上报财务、取得报销款。发票必须是正规发票,若报销发票存在问题,由负责该发票报销的司机承担后果。 3) 车队队长每月 20 日,油卡总余额不足三千元时,则需及时申请油卡充值。 4) 加油的发票或小票背面要写上车牌号及相应司机姓名。 5) 报销单为一车一单(两辆别克一单),分开填写,统一报销。 车辆维修保养 1) 维修报销的程序为司机将车辆问题上报车队队长,由车队队长再逐层上报,由房务总监判断决定车辆的维修、保养与否。若需要维修与保养,需要房务总监签字,总经理同意签字之后,方可将问题车辆送至修理厂进行维修保养。 2) 负责酒店车辆维修保养的厂家为酒店签署的协议厂家,维修保养不得私自另找厂家,若需要另找厂家,司机应征求房务总监的同意、授权。 3) 目前酒店车队车辆为暂时向地产借用,若在使用过程中,车况出现较大问题,需要维修,

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