第二章 业务开单 风暴后台说明书 药店需要-最新课件

1、商国风暴医药GSP管理软件使用说明 第二章 业务开单第二章 业务流程一、信息初装一）商品信息初装1、商品分级风暴医药管理软件在<商品分级>中实现药品的归类和划分。操作步骤：（1）设置药品分级规则，如图1-1-1所示，点击“重新分级”，在“商品总级数”、“第一级位数”、“第二级位数”中分别设置商品分级数以及各级位数。（2）设置商品分级明细，如图1-1-2所示，在“全部商品”下“新增子级”或“新增同级”，输入商品分级编号和商品分级名称后点击“保存”即可，商品分级编号可自行定义，但需与分级规则中设置的分级位数一致。如分级规则中设置“第一级位数”为2，则分级明细选中“全部商品”后点击“新增

2、子级”，输入分级编号为01-99的任意数值，也可以使用英文字母。 如图1-1-1商品分级规则 如图1-1-2 商品分级明细注：若某分级已添加了具体的药品信息则该分级不允许被删除，但分级名称可修改。2、商品信息管理如图1-2-1所示，商品信息分为高级信息和基础信息2页，有权限的人员才能修改高级商品信息。 <商品信息管理>可以进行商品信息的添加、修改、删除和拆零。若药品信息本身的特征如药品名称、助记码、规格、单位、生产厂商等改动时，原始的业务单据中的这些信息也随着改变。如果用户要对某个商品进行拆零，可以找到这个商品，然后点击拆零，输入小商品的数量即可保存。编号：指系统根据商品分级按照分

3、级编号+流水号的方式自动累加生成药品编号，用于软件的提取。重点养护：若将“重点养护”勾选，则这个药品在<药品养护准备单>中应点击“选择重点养护品种”这种养护类型才可提取。停用商品：若将“停用商品”勾选，则表示该药品信息被停止使用，软件中的开票模块都无法提取，只能在查询模块中允许查询被停用药品的历史记录。报警期：软件根据此处设置的报警期与药品购进时的有效期至判断在库药品是否属于近效期，在<近效期药品>和<近效期药品催销表>中自动提取。改报警期：软件可根据药品的有效期批量的修改药品的报警期，如批量修改所有有效期是24个月的药品，其报警期为6个月。可见异物检查：若

4、将“可见异物检查”勾选，则<药品入库验收可见异物检查>、<可见异物品种养护记录>中分别将验收、养护中需要进行可见异物检查的品种提取显示。首营品种审批：在商品信息管理不能直接勾选，要在<GSP管理>中的<首营品种审批表>各相关岗位级别签字通过后，自动勾选，如果不做首营品种审批的，也可以做成手动勾选。图1-2-1 商品信息管理图1-2-2 隐藏面板药品类型、单位、批准文号、剂型、生产厂商、存储条件、存储地点：若药品类型、单位、批准文号、剂型、生产厂商、存储条件、存储地点不在弹出的列表中，则<综合信息管理>中可增加需要的下拉选项。其中，“药

5、品类型”在软件中与企业经营范围相关联，若药品类型为“化学药制剂”而某企业经营范围中没有“化学药制剂”则无法对其实现销售，从而实现证照的控制在软件中体现。附件：附件用于记录药品是否具有相关审批材料，与<首营品种审批表>中附件关联，如图1-2-3所示。快速查找：便捷的查找药品信息，直接在药品查找框中输入药品名称、助记码、编号、条形码等，药品列表将显示出所有符合条件的药品信息。面板隐藏：勾选“面板隐藏”，则将增加修改的面板隐藏，如图1-2-2所示。新增时复制上一条信息：若勾选新增时复制上一条信息，则点增加时通用名称等基本信息按最后一条商品信息自动增加。图1-2-3附件操作步骤：（2）增加

6、：在选好“商品分级”后点击“增加”，填好相关药品信息，点击“保存”即可。（3）修改：在“药品列表”中选择需修改的药品信息后，点击“修改”，修改信息后点击“确认”即可。注： 新增药品信息前，需确认该药品信息是否已存在在药品信息列表中，避免信息重复。 二）客商信息初装客商信息的初装要先设置<客商分级>后，再在<客商信息管理>图2-1-1中增加客商信息，客商分级跟商品分级类似，此处略。客商类型：客商的类型分为四类：供应商、经销商、供应和经销商、停用供应商、停用经销商。在开票界面选择客商时，系统会根据客商类型提取客商。如<进货开票>中选择客商，只显示类型为“供应商”

7、和“供应和经销商”的客商信息。若某供货企业经过质量评审或其他原因不再与本企业往来，则修改该企业客商类型为“停用供应商”，则业务单据界面无法提取该企业进行开单，但历史数据中可查询该企业与本企业的相关往来记录。首营审批、资格审批：正常流程在<商品信息管理>中无法直接勾选，只有在<GSP管理>中的“首营企业审批表”或“客户资格审批表”增加记录且通过审批签名后，该字段自动勾选。GSP规定所有供货单位需要通过首营企业审批，客户需要通过客户资格审查后才能进入业务流程。三）首营供货企业审批表、首营品种审批首次供货的客商需通过“首营供货企业审批”，在GSP管理下的<首营供货企业审

8、批表>中点击“新增”，弹出如图1-3-2所示界面。业务员或质管员根据收集有的该企业相关证照材料输入这些信息且勾选“附件”（如图1-3-3所示）中相关内容后保存，其中红色为必填项（必填项可根据本企业质量管理制度规定设置）。业务员材料输入完成后，软件报警提示业务经理、质管经理、质量副总依次密码签名审批后，该供货企业方审批完成，正式进入采购流程。首营审批流程见附录质量负责人更换等原因需要重新审批供货企业或客户资质，可通过重新审批实现。选择该企业后点击“重新审批”，软件在保存历史审批材料的同时将审批签名清空，此时需重新质量部门审批签名才能再次进入业务流程。若需要查询历史审批资料，勾选图1-3-1

9、所示的“显示历史审批”即可查询。图1-2-1 客商信息管理图1-3-1 首营企业审批表图1-3-2 首营企业审批表新增图1-3-3 首营企业审批表附件注：1、 购进时若此处输入的“许可证有效期至”和“营业执照有效期至”过期，则无法向该企业进货。软件在<系统设定>中设置“执照许可证到期报警”，则在软件报警提示中按设置的值提前报警，通过此报警提示可及时向供货方索要相关材料。2、 首营供货企业审批和客户资格审查签字完成后，不允许修改附件及审批内容。用户权限设置3、 若与生产企业进货，则除了“首营供货企业审批”外，还需要通过“首营品种审批”，操作方式类似。4、 跟供应商进过货的，还要做合格

10、供货方档案表，操作方式跟“首营供货企业审批”类似。而合格供货方档案表增加了2个辅助表：企业概况和综合评价。5、 对已进过的药品，还要做药品质量档案表，操作方式都类似。6、 如果不做审批表，可以在系统维护-系统设定-基本设定-把客户资格审查勾去掉，但要把首营审批或者资格审批打勾开单才能选出客商。二、采购管理采购流程主要有采购计划、收货开票、购进药品验收、购进复核入库；采购退回流程有购进退出审批表、购进退出开票、购进退出出库复核。购进时采购员录入<采购计划>，经由相关负责人审批后正式进入采购流程。采购员接到供货方通知，根据到货时间以及到货品种及其数量批号制作<收货开票>，保

11、存后软件自动生成报警提示<购进药品到货通知单>和<购进药品验收通知单>，仓管员根据通知将到货的药品搬到待验区，验收员在待验区进行验收。验收员验收完成后在<购进药品验收>中将验收情况输入后保存，则软件自动生成报警提示<购进药品入库通知单>。仓管员根据通知在<购进复核入库>中将药品入库，则此时药品库存增加及供货方应收应付生成，购进流程完成。也可以连续开单，收货开单后保存后提示-是否直接进入验收界面-点击是就直接跳到验收界面-验收界面点保存提示-是否同时审核入库-点击是就直接入库了。购进退回需要采购员录入<购进退出审批表>，经由

12、相关负责人审批后（负责人审批可以自动签名），采购员开出<购进退出开票>。保存后软件自动生成报警提示<购进药品退回通知单>，仓管员根据通知在<药品退出出库复核>中将药品出库退出，保存后库存数量扣减，并生成进货退回的应收款。也可以连续开单，购进退出审批保存提示-是否直接进入购进退出开单-点击是就直接跳到购进退出-点保存提示是否同时出库复核-点击是就直接出库了（销售的流程类似，也可连续开单）。购进业务的流程简图：采购计划药品采购计划查询药品购进记录收货开票购进药品到货通知单拒收购进药品入库记录3购进药品验收购进药品入库药品入库通知单3合格购进药品验收记录购进药品入

13、库验收通知单药品暂存报告单3购进不合格药品销毁记录3暂存药品拒收报告单销毁不合格直接退回药品购进退出通知单复核购进退出开票购进退出审批药品购进退出台帐购进退出出库复核说明： 为开票界面； 为GSP销售退回查询界面； 为报警提示操作界面一）采购计划<采购计划>开单时，选择客商信息后输入计划采购的品种及其单价数量，点击“保存”则采购计划完成，在购进单据查询和GSP管理下会自动生成相关记录，如流程图所示，且系统报警提示中增加提示该采购计划未到货。购进时软件根据<企业信息管理>中设置的本企业经营范围控制购进的药品其类型是否超出本企业药品经营许可证的经营范围，如图2-1-1所示，

14、如果系统维护-系统设定-基本设定-客商资格审查勾去掉就不会检查本企业的经营范围。图2-1-1 所选商品不在本企业的经营范围内输入下一个药品信息：按向下的光标键出现新的空白行，点击“药品编号”列即可选择新的药品信息。挂单和选挂单：点击“挂单”时将暂时停止录入的单据挂起，点击“选挂单”将已挂起的单据选出。单据编辑：风暴软件中能将未转到下一步流程的单据再次提取出来进行修改。<系统设定>中“操作员可修改自己的单据”与<用户权限设置>结合设置：若该选项勾选，则在<用户权限设置>中具有“单据修改”权限的职员能修改其他职员的单据，不具有该项权限的职员可修改自己的业务单据；

15、若该项不勾选，则不具备“单据修改”权限的职员，无法进行单据编辑，具有该权限的职员可修改自己与其他职员的单据。删除：输入品种后若需要将该品种删除，则点击“删除”即可。业务经理、质管经理：点击可弹出相关岗位的经理进行密码签名，实现审批。采购计划需通过相关部门审批后才能进入下一个流程。单据检查：检查单据是否还有不符合GSP规定的数据，如客户证照过期、药品不在经营范围内等。如果系统维护-系统设定-基本设定-客商资格审查勾去掉就不会检查。 <采购管理>-<采购草稿>模块跟<采购计划>类似，采购计划是一个客商下的所有品种，而采购草稿是一个品种对应一个客商（可以根据最好进

16、价、最低进价、单价扣率来选择品种的价格）。二）收货开票点击“选计划”或选择客商信息后输入药品及其单价、数量、批号、有效期至等，若单据中有同一品种但不同批号，在选中该品种后按F2键即可生成相同品种新的一行，在其中输入新的批号和有效期至即可。若所选供货方未进行首营企业审批或相关证照过期，若供货方为生产企业而购进品种未进行首营品种审批，则软件会弹出报警提示或点击“单据检查”显示报警。如果系统维护-系统设定-基本设定-客商资格审查勾去掉就不会报警。结算日期：设置采购单据的结算日期，则<到期应付查询>中可根据该日期时查询到所有客商的到期应收或应付帐款。发票号：输入购进时随货发票编号，可在购进

17、复核入库查询中修改发票号码。<系统设定>中“收货开票时票号必填”可设置收货开票时发票号码是否必填。若该项勾选，则收货开票时必须输入发票号码，否则无法保存；<系统设定>中“收货开票票号允许重复”设置是否允许收货开票时输入的发票号码重复，若该项勾选，则收货开票时若输入的发票号码在历史收货开票单中已经存在，软件报警提示，如图2-2-1所示，但该单据仍然允许保存。图2-2-1 收货开票时发票号码重复结算方式：可选择现金、月结、转账，下拉内容在<综合信息管理>中增加或修改。扣率：<收货开票>需先设置单据表头的“扣率”再选择药品信息，此时折扣才生效（其他模块

18、类似）。注：在CONFIG.INI设置文件中，可设置采购计划被提取使用一次后是否允许再次提取使用：l 当“DHFLAG=1”时表示采购计划单只能被提取使用1次，被提取使用（采购计划单中的药品核对入库）后不再显示在“选计划”中。l 当“DHFLAG=0”时表示直到采购计划单中药品的所有订货数量全部核对入库后，才不再显示在“选计划”中。三）购进药品验收验收员根据<购进药品验收通知单>进行验收后，在<购进药品验收>中输入“抽样数量”、“合格数量”、“不合格数量”、“验收结论”等验收结果，点击“保存”即可，如图2-3-1所示。毒麻验收：系统维护-用户权限设置-岗位设定里设置成质

19、管员岗位的员工。抽样数量：默认为0，必须输入抽样数量。（抽样数量不能为0，也不能超过采购数量）。合格数量/不合格数量：合格数量中输入验收合格的药品数量，不合格数量在GSP管理中的的<药品拒收报告单>中显示，并在其中输入处理方式“拒收”或“暂存”。图2-3-1购进药品验收四）购进复核入库药品质量验收完成后，仓管员根据软件报警提示对药品进行入库，在<购进复核入库>中选择验收好的单据。此时若发现不合格药品，如外包装破损等，可修改“合格数量”“不合格数量”以实现合格数量入库，不合格品种可在GSP管理中的<药品拒收报告单>中进行处理。再输入药品入库的货架，点击“保存”

20、则入库完成，药品库存数量增加，客商生成应收应付。五）购进退出审批表采购员进入<进货退回审批表>选择要退回的客商后，点击“选进货单”、“进货品种”选择历史进货单据，或直接输入需要退回品种亦可。品种输入完成后，点保存审批就完成了。审批后-提示是否进入开票界面-点击“是”自动跳到进货退出开票，如图2-3-2所示。审批完成后该单据不允许修改。进货退出开票、退出出库复核跟收货开票、复核入库类似，此处略。图2-4-1购进退出审批表六）购进退补价购进退补价用于处理结算价与开单价格不一致的购进商品。先在客商信息中选择供应商，再点击“选进货单”选择购进单据，在“现单价”中输入现在的结算价格后点击保存

21、即可。但退补价不冲减历史单据，只是在结算时，同时结算新生成的退补价单以实现差价冲减。退补完成后，冲减在库品种的库存成本。七）按单据结算/明细结算结算用于实现软件中与供货方账款的往来。软件与结算相关的功能有<按单据结算>、<按明细结算>、<预收帐款>风暴若已付款给供货方，可在<按单据结算>、<按明细结算>中选择入库单据或入库品种输入结算金额实现结算。或在<按单据结算>中直接点击“金额结算”后输入结算金额，软件按入库时间自动分配结算金额。客商应收应付在结算后冲减。三、销售管理销售管理功能模块主要有销售开票和销售出库复核。客户通

22、过资格审查后才能开始对其销售。销售员在<销售开票>将要销售的药品录入，保存后软件自动生成报警提示<药品销售出库通知单>。仓管员根据通知在<销售出库复核>中对药品进行出库品种以及数量的复核确认，审核后生成<药品出库复核记录>。此时药品的库存数量扣减，并生成相应的销售应收款。也可以连续开单，销售开单后保存后提示-是否直接进入审核界面-点击是就直接跳到销售复核界面-销售复核界面点保存就直接出库了。销售的药品若需要退回，则需由业务员先制作<销售退回审批表>，由相关人员签名审批后（可以自动签名）。审批通过后业务员根据退回药品的到货时间制作<

23、;销售退回开票>，软件自动生成报警提示<销售退回到货通知单>、<销售退回验收通知单>，仓管员根据通知将药品搬到待验区，验收员验收后，在<销售退回验收>中录入验收结果，保存后软件自动将验收合格的药品生成报警提示<销售退回入库通知单>，仓管员再根据通知对药品进行复核入库；而不合格的药品在<销售退回不合格品确认>中确认后，退回到“不合格品区”，然后生成停售通知单（GSP不合格品格管理生成），而后生成复查报告单。销售管理业务的流程简图：客户资格审查表药品销售记录销售出库复核药品出库通知单销售开票复核合格销售药品出库复核记录不合格销售退回

24、不合格品确认销售退回药品验收记录销售退回验收通知单销售退回审核入库销售退回药品入库记录销售退回审批销售退回到货通知单销售退回开票药品销售退回记录不合格品处理流程说明： 为开票界面； 为GSP销售退回查询界面； 为报警提示操作界面一）客户资格审查在<客商信息管理>中输入客户的基本信息。业务员索要证照等相关材料后在<客户资格审查>中输入材料内容并勾选相关附件后保存。软件会自动生成报警提示通知相关岗位人员进行密码签名审批。业务员点击进入GSP管理-审批档案表下的<客户资格审查表>，点击“”或直接输入客户名称等方式提取客商信息，输入其他相关信息以及勾选附件后保存即可

25、。其中，“许可证经营范围”为该公司的经营许可证上的经营范围，而“经营许可范围”与软件<商品信息管理>中的药品类型相关联，用于控制销售超过客户经营范围内的药品。点击其后的“”，弹出如图3-1-1所示界面，选择好药品类型后点击“增加”即可，则“经营许可范围”中增加显示该类型。图3-1-1 经营许可范围二）销售开票客户通过审查后，业务员在<销售开票>中选择客商后并将要销售的药品录入后保存，如图3-2-1。价格：点击下拉菜单，显示“批发价”、“进货价”、“零售价”等价格选择，输入品种前先选择基础价格，则所选药品的单价为<药品信息管理>中该品种的对应价格。药品选择：在

26、销售开票界面选择药品信息时，弹出的药品选择器中显示该药品在货位中的数量及批次等信息。若所选品种在库存中的可销售数量不够，则开票界面上该条信息显示红色。若含税价格低于货位成本价，则开票界面上该条信息显示紫色。末次售价：在销售开票界面选择客商及品种后，按F6或F7键后在“末次售价”列显示该品种最后一次销售给该客商的价格（F6显示所有品种的某次售价，F7显示单条的末次售价），按F5后“末次售价”清零显示。 图3-2-1 销售开票保存报价和提取报价：销售开票时，若要将客商的本次价格保存，则选择客商及药品信息后输入本次销售单价，点击“保存报价”，客商报价保存完成。要提取客商报价时，将“报价”勾选，若提取

27、的药品信息在上次保存的报价单中，单价直接提取上次保存的价格。注：若保存报价时，已有报价单中若存在相同品种的报价价格，则弹出提示，如图3-2-2所示。图3-2-2 客商报价提示全部替换：本次报价单中的所有药品的报价，替换以前对该客商所做的相同药品品种报价。替换本条：当前“客商报价提示”框中显示出来的该药品品种的报价价格按新的价格保存。全不替换：按上次报价的价格保存。跳过本条：当前“客商报价提示”框中显示出来的该药品品种的报价信息以原报价为准。三）销售出库复核药品出库时，仓管员对药品进行出库品种以及数量进行复核确认。点击<销售出库复核>，软件弹出所有未出库复核的销售开票单据供选择，如图

28、3-3-1所示。选择要出库的开票单后，点击“选定”按钮，跳转到销售出库复核界面，如图3-3-2所示。选择好“发货人”、“复核人”后点击“审核”，即完成药品的销售出库复核。货位条码：销售出库复核时，在“货位条码”中输入或用无线扫描枪扫入药品包装上的储位码，若与开票内容一致，则复核成功界面上“复核”字段勾选，该品种才能正常出库。启用该项设置后，未复核的品种不允许出库。图3-3-1 销售出库选销售单图3-3-2 销售出库复核四）销售退回审批表销售员进入<销售退回审批表>选择要退回的客商后，点击“选销售单”、“销售品种”选择历史销售单据，或直接输入需要退回品种亦可。品种输入完成后，点保存审

29、批就完成了。如图3-4-1所示。审批完成后该单据不允许修改。销售退回开票、验收、复核跟购进开票、验收、复核类似，此处略。图3-4-1销售退回审批表五）销售退回不合格品确认质管员进入<销售退回不合格品确认>进行对销售退回疑似不合格品进行确认，确认后该品种进入不合格品处理流程。详见下一章不合格品处理流程。四、移库仓管员若需要将仓库中药品转移库房或货架，可在库存管理下的<药品移库开票>中进行操作，点击进入<药品移库开票>，界面如图4-1-1所示。选择“移出仓库”和“移入仓库”后选择需要进行移库的品种，填写“入库货架”后点击保存即可实现移库操作。若只是将药品转移货架

30、，则“移出仓库”和“移入仓库”选择同一仓库，只需填写“入库货架”即可。图4-1-1 查询菜单五、业务查询软件提供以下几种类型的查询方式，且均能权限控制。以购进举例，其他模块类似。一） 业务单据查询风暴软件每个模块都有对应于相关业务的查询菜单，如图5-1-1所示，采购管理下的<购进单据查询>-<采购计划查询>、<供应商采购草稿查询>、<采购合同查询>、<购进退出通知单查询>、<购进（退出）开票查询>、<购进验收查询>、<购进（进退）复核入（出）库查询>、<购进退补价查询>都是与开票界面相对

31、应的查询模块。在这些查询模块中可查看对应单据客商、日期、操作员、明细品种等详细信息，如图5-1-2所示界面。1、客商过滤选择日期时间段后，在“客商编号”中输入客商助记码等回车后点击查看，则该界面显示出所有该客商的在该时间段内所有购进单据。点击上界面的主单，下界面显示该单据的明细信息。2、输入查找风暴软件还可以直接在列上输入查找。例，查找购进开票单号为CJ2500001的单据信息，点击“进货开票单号”列，该列呈蓝色选中状态后，直接输入“CJ2500001”则光标自动跳转到该单据号上；图5-1-1 查询菜单图5-1-2 业务单据查询3、最好显示方式按F4或右键“表格显示方式”-“最好”，查询界面切

32、换到最好显示方式界面。点击列右边的黑色三角尖，弹出过滤查找下拉菜单，如图5-1-3所示，可直接点击选择或在“选择器”中输入过滤条件查找。图5-1-3 最好显示方式4、按列查找点击选择列后，按F3或右键“数据过滤”-“按列查找”，弹出如图5-1-4所示界面，在其中输入查找条件后点击确定，则界面过滤显示出相关信息。查询完毕后可通过退出查询界面或点击右键“数据过滤”-“取消过滤”取消过滤。图5-1-4 按列查找二） 业务流水查询风暴软件也可按流水方式查询。1、流水查询采购管理下的<购进单据查询>-<购进复核流水查询>可查看某客商某段时间内所有购进品种以及数量、单价、金额、日期、明细品种等详细信息，如图5-2-1所示界面，选择日期时间段后，在“客商编号”中输入客商助记码等回车后点击查看即可。若要查看某品种在某段时间内的业务情况，包括客商、日期、数量、单价、金额等，可在如图5-2-1所示界面选择日期时间段后，在“商品”中输入该品种编号或助记码或商品名称后点击查看等模糊查找。若要查看某生产厂家所有品种的业务情况，包括客商、日期、数量、单价、金额等，可在如图5-2-1所示界面选择日期时间段后，在“厂家”中输入厂家模糊查找，或输入厂家后回车精确厂家查找。销售流水查询类似，此处略。图5-2-1 流水查询2、汇总查询采购管理下的