会议管理秘诀

1、会议管理秘诀 会议管理的秘诀 导读：我根据大家的需要整理了一份关于会议管理的秘诀的内容，具体内容：作为企业管理人员，每个人一定会碰上一大堆开不完的会议，如何开好会议，如何使会议开的有成效，以下是我为大家整理的关于，希望能给大家带来帮助!一段时间以来，著名专家谭小芳老. 作为企业管理人员，每个人一定会碰上一大堆开不完的会议，如何开好会议，如何使会议开的有成效，以下是我为大家整理的关于，希望能给大家带来帮助! 一段时间以来，著名专家谭小芳老师作为清华大学、北京大学、浙江大学高级总裁班客座教授，经常应邀在全国各地为众多知名企业作过的课程，在谭小芳老师看来，会议管理，看似简单，但真正把它做好，却是秘书

2、或者其他行政办公人员比较头疼的事情。业界流行一句话，叫做：会而议，议而决，决而行，行而彻。这句话读起来琅琅上口，简明扼要，亦有一些企业将之张贴会议室一偶，但是真正将会议管理做好，绝非易事。在实际工作中，要不就是会而不议，或者就是议而不决，或者决而不行，凡此种种，皆存业界。 在会而议，议而决，决而行，行而彻这句话前面其实要加上另外三个字，就是备而会。在召开会议之前如果没有做好会议准备，那么还不如不要开会，这样的会议注定是一个失败的会议。因此，会议召集者必须做好会议准备工作。会议通知内容里须写明会议时间，会议地点，与会者，会议讨论主题，如果要求与会者携带笔记本或者汇报材料等，也必须在会 议通知中备

3、注说明。如此，与会者方可有备而来。 没有制度或者有制度执行不了，靠会议;有矛盾、有纠纷，积怨多了，靠会议;有投诉、有质量问题，没有人解决得了，靠会议;有临时任务、有上级指令，要布置，靠会议.总之，没有规范的企业，一切工作靠会议。会议无规划、会议无主题、会议无目的，会议随时可能召开，会议随时可能延长、会议常常老调重弹，会议往往议而不决。会议只是表明管理者在工作，却不能帮助员工解决多少实际问题。 说起开会，很多企业的员工都会心生恐惧。会议并不杀人，为何会生恐惧呢?有个企业的员工告诉我：对他们而言，会议就是煎熬和折磨。说好三分钟的短会，不超过半小时不会结束;说好二个钟头的会议，没有半天下不来。领导出

4、差前要开个会，叮咛叮咛;领导出差后，见闻要介绍介绍，当然忘不了对其出差期间犯错误的员工要清算清算。领导参观一下别的企业，发现有差距，也要回来骂骂员工为什么你们没有别人做得好?会上总是老板或上司在教训员工好像企业的所有问题都出在员工身上。今天张三挨骂，明天李四被批，下一次不知轮到谁。这样的企业，员工有没有别的病不清楚，但一定少不了会议恐惧症。 之所以提到指导和沟通，说出了会议不仅是通知告知的作用，它是信息发送接收反馈处理的平台，不仅仅是信息的输出还有信息的反馈。一旦，产生反馈，会议就有了管理功能。在团队管理中，日常会有很多常规会议，笔者曾将所率团队会议化为三级会议，基层员工每日晨会、中层管理每周

5、例会、高层管理每月汇报，并在常规会议中，不断穿插非常规高层见面会，随时把控进度保证结果的提前超额完成。 谭小芳老师认为关于发现问题和解决问题，这是对会议最常见的认识。而，会议一般常犯的毛病在于，一味地发现问题，或者一味地解决同一个问题，会议成为形式，每天的会议都围绕在有意义没有实质进展的问题上。因为，个人能力的局限，会议解决问题的优势在于能集思广益，或令其他人触类旁通进而得到或超过原定的目标。 这些常规会议就起着非常重要的管理角色，它们是管理团队的纽带和桥梁。通过这些会议，高层的意志转化为制度被执行，市场的声音不断收集反馈，总体方向得到不断校正，信息往返在会议中，会议真正起到了管理效用。管理，

6、不仅是上对下的管理，还是下对上的反馈，会议在这里就起到这个作用。 一般平常的会议，都是采用几个与会者聚在一个会议室里开会的方式进行，我们称之为会场式会议。但随着信息技术的发展，会议形式也越来越多，会议的档次也显得越来越高。诸如电视电话会议等新兴词汇纷至沓来。现在，、msn、skype 等聊天工具上都设有邀请的功能，无论与会者在北京、上海，还是在美国、欧洲，只要约定统一的时间上线，互相邀请，就可以立即在聊天工具上进行开会了。加之视频设备，与会者之间都可以听到对方发言，而且可以看到彼此，会议效果一点不亚于会场式会议。这种会议方式，因为完全依托网络存在，节省了差旅费、会议材料成本费等各种费用，简便而

7、经济，我们称之为网络式会议。网络式会议已经在一些外资企业和高新技术企业广泛应用，未来必定成为企业会议形式的主流。 开会要讲究会议质量。开会打电话、开会抽烟耳语，开会迟到早退，开会时间过长，会上不说，会后发牢骚等现象，都是会议质量不高，会风不好的典型例子。首先，一般会议召开过程中必须规定三个角色：一是主持人，二是记录人，三是调度人。这三个角色中，会议主持起到一个主线的作用，其职责是宣布会议开始、提出会议议题、把握会议时间、执行会议制度、总结会议内容、跟踪会议结果。调度人，起到把握整个会议主题，以防跑题的作用。一般由与会者中职位最高者担任，负责控制会场秩序、紧扣议题议论、指定发言人、总结会议优劣。

8、 谭小芳老师认为可以在会议中设一个停车场，将相关的在此次会议上一时无法得出定论的议题，暂时放入停车场，留到以后机动的时间里讨论，以避免影响会议的进程。在很多时候这个停车场是非常有用的。记录人，详细记录会议的要点和细节，准备会议纪要，以便于会后做出客观的会议评估。记录人起到一个支持的作用，负责准确记录会议的要点并发放会议纪要，最后确认执行人及完成时间。 其次，制定会议制度，严格会议纪律。有一家企业在会议制度中采用了一个现场捐款的方式，规定：与会者每迟到一分钟，现场捐款 10 元;会议过程中，电话铃声每响一次，现场捐款 10 元，手机等通话工具必须处于震动状态或者关机状态。为什么要突出现场两字?因

9、为执行一个制度必须要求快捷迅速，这样被处罚者才能在第一时间里知道错误所在，处罚不是目的，而是让受罚者不要犯下同样的低级错误。 此外，企业开会切忌条条框框。有些企业开会，一走进会场就能感受到一种死气沉沉的氛围。与会者害怕在会场上发表自己的看法，害怕自己的 观点得罪了对方，于是就选择了沉默。但是等到会议一结束，就会满腹牢骚。而有些企业的开会氛围却刚好相反，与会者各抒己见，滔滔不绝，有时候为了一个问题争得面红耳赤，拍桌子瞪眼睛的，张三把他的观点阐述着自己的观点，李四据理坚持自己所想的方案，此时由主持人或者调度人决定采用哪个方案，不管接受谁的方案，但是走出会议室，大家还是喜笑颜开，都能够严格去执行会上

10、决定的方案。同样是开会，前者带来的是恶性循环，后者带来的是良性循环，只要形成了良好的会风，那么很多扯皮的问题就会迎刃而解，这就是会而议，议而决，决而行。 会议组织者除了通知、组织会议外，还有一个任务就是保证会上决定的工作任务得到全面贯彻。很多企业开会，会上决定的事情很多，但是往往不当场明确工作任务的完成时间，导致会后工作任务迟迟不能完成。所以，支持人在会上在充分讨论一个事情后，必须马上决定此事的负责人、需要协调的部门以及完成时间。接着，会议组织者在会议结束后要检查督办各项事情的完成情况，只要做好了检查(check)这个环节，会议管理才最终真正告一段落。 会议管理技巧 1. 以积极的心态看待会议

11、 在参加会议以前，一定要以积极正面的心态参加，要明白开会是一种最直接表现你自己能力的机会，你的业务能力、人际能力、应变能力、表达能力等都会在开会中表现出来。 2. 要有明确的会议目的 开会通常为了三个目的：沟通、管理和决策。而不管哪一个目的，会前 一定要明白会议的主题，围绕主题有的放矢做充分准备。 3. 精选参加会议的人员 会议的参加人员数量要适度，不能太多，在公司中的层级不能相差太远，否则不可能做到畅所欲言、各抒己见。 4. 会前要有议程 要在会议之前建立清楚的会议议程，并要在会前发给各参加会议的人员，使他们能了解会议的目的、本质与架构，使他们能有充分的时间准备相关的资料。 5. 会前要做准

12、备 参加会议前要根据得到的会议议程作充分的准备，包括收集信息、准备资料，如要在会上发言不但要准备发言内容，还要设想别人可能会提的问题并做准备。 6. 公开称赞、私下批评 会中要做到就事论事，争论时不可恶意批评别人，对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞，对意见不同也要注意措词，不能伤害别人的自尊，特别是有上级人员参加时更要注意，千万不能为了体现自己而贬低他人。 7. 开放心胸，容纳意见 会中要采取民主模式，要开放自己的心胸去倾听别人的意见，不要被自己先有的立场所左右，不要将你的结论强加于人，如果你要公布既定的政策、决定，要在事前说明不容讨论，需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议。 8. 设定时间，准时开始、准时结束 要尊重别人的时间，开会一定要准时，并要对每个议程定个大致的时间限制，一个议题不能讨论过久，如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议