高效时间管理技巧（PPT页)

1、高效时间管理高效时间管理 你每天的时间够用吗？ 你对时间的安排合理吗？ 你每天的工作效率高吗？ 你每天过得充实吗？ 你有危机感吗？你的生活紧张吗？ 你遇到的时间难题有哪些？ 假如今天是你生命中的最后一天？ 你的一天是怎么过的？版权所有 北京春风训练 时间时间的特性的特性 时间管理的法则时间管理的法则 时间管理和工作安排时间管理和工作安排的系统方法及工具的系统方法及工具 浪费时间的陷阱浪费时间的陷阱 时间，每天得到的都是二十四小时，可是一天的时间给勤勉的人带来智慧和力量，给懒散的人只留下一片悔恨。 鲁迅 明日复明日，明日何其多，我生待明日，万事成蹉跎。世人若被明日累，春去秋来老将至。朝看水东流，

2、暮看日西坠。百年明日能几何，请君听我明日歌。文嘉明日歌时间的特性要预先设定目标、规划时间要预先设定目标、规划时间（每年、每月、每周、每日）1.头一天晚上明确明日目标2.上周末前明确下周目标3.上月30日前明确下月目标4.上年度11前明确明年目标人生规划六大主要领域人生规划六大主要领域 健康、家庭、事业、财务、心理、社交制定规划的五大原则制定规划的五大原则 明确、量化、挑战、长短、时限时间管理的法则分清优先顺序，重要级别时间管理ABC法则(A：最重要 B:重要 C：不重要)A级优先必须做的事B级优先应该做的事C级优先可以去做的事1. 用大块时间聚焦、优先解决A类事件2. 压缩B类事件3. 不做C

3、类事件我们要经常问自己：假如今天只做一件事我做什么？20：80法则1. 每天的时间管理2. 任务清单3. 追踪检查系统4. 当日事当日毕5. 杜绝拖延6. 凡事设定时限 帕金森定律：你给他多少时间，他就会用掉多少时间。 你是如何规划一天时间的？ 我们能给我们的时间打几折？ 我们如何让早上上班前40分钟时间变成10分钟？ 时间是像海绵，我们需要不断压缩时间。 我们不能改变时间的长度，但可以改变时间宽度。决策失误是重大失误，我们通常会犯如下错误：1. 个人决策2. 匆忙草率3. 不懂放弃4. 不切实际授权的本质：授权的本质：复制自己，用别人的时间好处：好处：1.增强信任2.培养下属3.做更重要的事

4、方法：方法：1.找对人（用人所长，顺势而为）2.由简至繁（分阶段授权）3.明确结果（请重复一遍）4.责权利一致，做出承诺5.检查帮助6.承担责任（授权不等于弃权） 时间能管理吗时间能管理吗? ? 你真的没时间吗你真的没时间吗? ? 你有多少时间用在工作上你有多少时间用在工作上? ? 效率：把事情做对（效率：把事情做对（Do the things rightDo the things right） 效果：做对的事情（效果：做对的事情（Do the right thingsDo the right things） 效能：把对的事情做对（效能：把对的事情做对（Do the right things

5、Do the right things rightright）输入输入输出输出输出输出输入输入自己做自己做别人做别人做排入工作行程排入工作行程Scheduling授权授权Delegation 知道该做什么事知道该做什么事, ,并把时间花在重要的事情上并把时间花在重要的事情上 时间无法管理时间无法管理, ,事情事情/ /任务才是管理的对象任务才是管理的对象 浪费的时间远比有效利用的时间多浪费的时间远比有效利用的时间多 善用管理工具提升时间利用效率善用管理工具提升时间利用效率 确立目标（确立目标（GoalGoal） / / 愿景（愿景（VisionVision） 设立短期目标（设立短期目标（Obj

6、ectiveObjective） 制定工作计划（制定工作计划（PlanningPlanning） 区分轻重缓急区分轻重缓急（PrioritizingPrioritizing） 确定角色确定角色 选择目标选择目标 安排进度安排进度 逐日调整逐日调整 P（Plan）计划。包括方针和目标的确定以及活动计划的制定； D（DO）执行。执行就是具体运作，实现计划中的内容； C（Check）检查。就是要总结执行计划的结果，分清哪些对了，哪些错了，明确效果，找出问题； A（Act）行动（或处理）。对总结检查的结果进行处理，成功的经验加以肯定，并予以标准化，或制定作业指导书，便于以后工作时遵循；对于失败的教训也

7、要总结，以免重现。对于没有解决的问题，应提给下一个PDCA循环中去解决。 成功的标准很清晰，目标的达成和完成是可看见的（例如：你知道它们何时会出现）。 可衡量的可衡量的(Measurable)(Measurable)是你真正希望做的。 合乎需求的合乎需求的(Desirable)(Desirable)不受其他人的参加而可以随着改动的。 可控制的可控制的(Controllable)(Controllable)能够用文字（书面）表示出来。 可想象的可想象的(Conceivable)(Conceivable)根据实际情况，是现实的、可以让人接受的。 可信的可信的(Believable)(Believa

8、ble)将在一定时间内本部门优势、能力和弱势考虑进去后可以完成的。 可达到的可达到的(Achievable)(Achievable) I 危机 紧迫的问题 已到期的项目 会议 II 准备事项 预防措施 价值整合 计划 关系建立 真正的休闲 授权 III 不预期的打扰如电话 某些信件、某些报告 某些会议 某些触手可及的事情 你喜欢做的事情 IV 过于简单的事 垃圾信件 某些电话 一些会浪费时间的事 紧急紧急 不紧急不紧急 重重 要要 不重要不重要 时间时间工作内容工作内容工作分类工作分类实际花费时间实际花费时间ABCABC完成完成1.1.列出任务列出任务2.2.估计工作需要时间估计工作需要时间3

9、.3.预留机动时间给意外事件预留机动时间给意外事件4.4.决定优先决定优先, ,删减和委派删减和委派5.5.事后检查事后检查 每周计划（第每周计划（第_周）周） 星期一星期一 星期二星期二 星期三星期三 星期四星期四 星期五星期五 星期六星期六 星期日星期日 角色扮演 设定目标 今 日 工 作 重 点 工 作 / 约 会 / 会 议 8 8 8 8 8 8 8 9 9 9 9 9 9 9 10 10 10 10 10 10 10 11 11 11 11 11 11 11 12 12 12 12 12 12 12 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 3

10、 4 4 4 4 4 4 4 5 5 5 5 5 5 5 6 6 6 6 6 6 6 7 7 7 7 7 7 7 晚上 晚上 晚上 晚上 晚上 晚上 晚上 版版权权所所有有，未未经经许许可可不不得得翻翻录录复复制制 每每周周计计划划（第第_周周） 星星期期一一 星星期期二二 星星期期三三 星星期期四四 星星期期五五 星星期期六六 星星期期日日 角色扮演 设定目标 今 日 工 作 重 点 准备 MaryKay 培训 景瑞 Interview 景瑞 Interview 玫琳凯培训 玫琳凯培训 景瑞培训 周末陪孩子活动 安排活动住宿 确认交通安排 确认旅游用品 周末活动 每周最少一次与家人聚会 家庭

11、聚餐 争论不超过一天 一周游泳两次 完成玫琳凯“人的管理” 工 作 / 约 会 / 会 议 8 8 8 8 8 8 8 家庭早餐 9MaryKay 培训 9MaryKay 培训 9景瑞教材 9 9 9 9 陪小孩看书 准备玫琳凯培训 10 Call Jassica 10 10景瑞 10 10 10 10 确认餐厅 景瑞房产教材 Call Ms Cai Interview 11 11 11 11 11 11 11 12 12 12 12 12 12 12家庭聚餐 与 Helen 一起做教材 1 1与 Helen 做教材 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2商场购物 3 3 景瑞 Int

12、erview 3 3 3 3 3 CBM 追踪 4 4 4 4 4 4 4 5 5 5 5 5 5 5 6 6 6 6 6 6 6 7 7 7 7 7 7 7 晚上 读 “谈人的管理” 晚上 读“谈人的管理” 游泳 晚上 读“谈人的管理” 晚上 游泳 晚上 晚上 看 VCD 游泳 晚上 确认下周工作 父父亲亲，丈丈夫夫 及及儿儿子子 自自己己 培培训训顾顾问问 教教练练 开开创创者者 定时将您使用时间的方定时将您使用时间的方式忠实记录起来式忠实记录起来是帮助您开始时间管理是帮助您开始时间管理的最佳方式的最佳方式时间时间工作安排工作安排工作优先度工作优先度备注备注7 : 007 : 157 :

13、307 : 458 : 008 : 158 : 308 : 459 : 009 : 159 : 309 : 4510 : 0010 : 1510 : 3010 : 4511 : 0011 : 1511 : 3011 : 4512 : 00 1. 按照自己的需求修改每日时间日志按照自己的需求修改每日时间日志 为了让时间日志能正确的反应出您日常的工作，因此，改正时间表，如果它不适合您的时间。 2. 填写时间日志填写时间日志 随身带着每日时间日志，以每15 分钟为一单位，忠实正确的将你在这15 分钟所做的工作或进行的活动记录起来。切记要将所有的活动登记起来，包括您例行的工作，做白日梦、出去午餐、聊天

14、等。 3 3. . 上上班班时时数数以以外外的的工工作作 如果您在上班时数以外时间工作 （包括做恶梦） ，也请正确的记录在日志里。 4 4. . 将将工工作作分分类类归归纳纳 在右边工作分类归纳栏内是将您所做的工作及活动来归类及命名。例如： “书写报告” 、 “进行自我时间管理” 、 “准备计划” 、 “冥想” 、 “做白日梦” 、 “问题处理”在每天工作结束之后，将每大项占多少的单位总加起来。 我我们们建建议议您您在在每每天天最最后后的的时时候候才才将将工工作作归归类类命命名名。 1明确责任、确立优先级和目标2去除不必要和不合适的活动3每日、每周规划时间使用计划尽可能授权留出处理意外事件的处

15、理时段尽可能消除或减少干扰因素高效率利用精力高峰期 1.总是把你的计划写下来。总是把你的计划写下来。2.保持集中力在你将预定完成的目标上。保持集中力在你将预定完成的目标上。3.总是将你的日程表放在你的面前以确保工作进度。总是将你的日程表放在你的面前以确保工作进度。4.先将主要的事项及活动计划好。先将主要的事项及活动计划好。5.多花心思在计划每天的一开始。多花心思在计划每天的一开始。6.尽可能将有关之事项及活动给归纳在一起。尽可能将有关之事项及活动给归纳在一起。7.多留一些时间给重要的工作。多留一些时间给重要的工作。8.确定容许足够的时间在每一件工作上，但不能给予太多的时间。确定容许足够的时间在

16、每一件工作上，但不能给予太多的时间。 9.建立一些弹性在突如其来的事件上。建立一些弹性在突如其来的事件上。10.每一天拨出一些供思考的时间给自己。每一天拨出一些供思考的时间给自己。11.考虑如何将等待及旅行的时间变得更有用。考虑如何将等待及旅行的时间变得更有用。12.如果可行，试着将你的生理时钟和你的工作相配合。如果可行，试着将你的生理时钟和你的工作相配合。13.学习如何控制自己不去做并未排入行程的事情。学习如何控制自己不去做并未排入行程的事情。14.每日下班前先将明日的行程排好。每日下班前先将明日的行程排好。15.请你的秘书来协助你安排行程。请你的秘书来协助你安排行程。16.将你计划的日程表

17、及实际履行的事情做一些比较，可以学会如将你计划的日程表及实际履行的事情做一些比较，可以学会如何更实际及有效地安排你的时间何更实际及有效地安排你的时间。1.描述要获得的结果描述要获得的结果 要完成什么任务要完成什么任务2.评估现状评估现状, 分析外部的机会与威胁、内部的强弱项分析外部的机会与威胁、内部的强弱项3.界定目标界定目标4.制定行动计划和具体步骤制定行动计划和具体步骤 (列表、排序、设定期限列表、排序、设定期限)5.计算预算费用计算预算费用, 包括金钱、人力、时间包括金钱、人力、时间6.制定时间表制定时间表7.执行计划执行计划8.跟踪计划的执行情况跟踪计划的执行情况期望现状步骤预算目标时

18、间表执行跟踪工作计划工作计划Why What WhoWhen Where How to How much? 准备演示纲要 ? 给上司的成本分析报告? 清理预算分析资料 ? 估计制作文宣费用? 订立商展规划会议议程 ? 顾客意见反馈分析? 评估地点 ? 项目进度时程安排? 新产品上市 ? 扩大市场占有率任务名称任务名称: 日期日期:工作项目 重要性 开始 结束 负责人 成果 评价 善用时间排程善用时间排程,学会善用大段时间与零散时间学会善用大段时间与零散时间 预留可弹性运用的时间以应对突发状况预留可弹性运用的时间以应对突发状况 将琐碎的工作交由部属处理将琐碎的工作交由部属处理 将时间运用于改善组

19、织将时间运用于改善组织,改善工作方法改善工作方法,创新创新,提高客户提高客户满意度满意度,降低成本降低成本,减少错误及瑕疵的工作减少错误及瑕疵的工作浪费时间的陷阱缺乏轻重缓急之分缺乏轻重缓急之分缺少计划缺少计划随意授权随意授权无效的会议无效的会议缺乏组织缺乏组织个人间的冲突个人间的冲突对时间估计的不足对时间估计的不足试图根据记忆来做事试图根据记忆来做事没有能力说没有能力说 “ “不不”拖延拖延 未事先约定的访客未事先约定的访客 电话电话 给自己一段安静给自己一段安静 的时间的时间拒绝与重要目标无关的事情打交道，拒绝与重要目标无关的事情打交道，才能创造时间的最大效益才能创造时间的最大效益 电话电

20、话 尽量减少 代接与授权 电话留言 避免无关话题 简洁回答 必要时礼貌的结束对话 访客访客 限制区域与人数 在别人的工作区域讨论工作 座位远离门或走道 站立谈话 邮件邮件 分类 安排时间阅读 过滤垃圾邮件 限制对象 会议会议确定必要性让参加会议的人清楚知道会议目的与需要信息准时开始,准时结束转接电话结束前清楚说明会议结论与要求1 1、计划欠妥、计划欠妥7 7、欠缺自律、欠缺自律1313、用人不当、用人不当2 2、贪求过多、贪求过多8 8、无力拒绝、无力拒绝1414、社交闲谈、社交闲谈3 3、不速之客、不速之客9 9、做事绝延、做事绝延1515、权贵混淆、权贵混淆4 4、条理不清、条理不清1010、无效会议、无效会议1616、沟通不