财务人力资源行政制度汇编

1、制度流程汇编目录财务管理制度4资金管理制度4附录7附件1: < ()付款通知单模板7费用管控与报销制度8附表1：费用报销单11附表2：资金日报表12附表3；财务借款流程图13附表4：费用报销流程图14采购制度15采购管理制度15附则20附录：20附件1:质量保证协议模板21附件2：新品采购单23附件3：新品采购流程图24仓储与配送管理制度25总则25人员管理制度25验收管理制度26存储与在库养护管理制度27出库与复核管理制度30配送管理制度31退货管理制度33盘点制度35台账管理制度36库房管理制度36附则38附录：38附件1：借货单模板39附件2：药品出库流程图40附件3：药品盘点流程

2、图41附件4：售后退回流程图42附件5：购进退回流程图43综合管理制度44行政管理制度44附录：47附件1：印章使用登记表模板48附件2：证照使用登记表模板49人力资源管理制度50附录：60附件1：年度人员编制表61附件2：人员招聘申请表63附件3：面试评价表、面试记录表64附件4：入职通知书66附件5：新员工转正评价表67附件6：考勤表68附件7：请假条69附件8：培训确认单70员工管理制度71财务管理制度管理部门财务部制度编号TSWB-CWB-2O15O1下发日期2015-09最后修订2015-02-29资金管理制度第一章总则第一条目的：为保证本公司资金安全，达到互相稽核、互相制约的目的，

3、特制定本制度。 第二条适用范围：本制度适用公司财务部及相关部门。第二章收款管理第三条现金收款1、现金会计负责外销现金、流向款（供货商打印销货明细费用）及厂家返 利等现金的收取。2、收取现金须开据正式收款收据。3、现金会计及时与账务会计进行账款核对，以保证口清口结、账实相符。 第四条员工借款报销及多余款项退回时由现金会计负责收款并开具收据。 第五条收据开具与管理要求1、任何款项的收取，都要及时开具收据，详细注明业务事项。2、收据每用完一本再领取第二本，不得同时使用不同的收据。3、作废收据要加盖作废章，不得撕毁，保证收据完整可查。第六条支票、银行承兑汇票收款1、现金会计在收入支票登记本中登记所收取

4、支票的单位、金额、时间、票 号、开户行等内容。2、办理银行存款业务，根据银行回单核销已登记的支票。第三章付款管理第七条现金付款：1、现金会计根据审批手续齐全的单据进行付款。2、付款类型及单据：付款类型单据类型员工借款借款单（一式3联）货款付款通知单（一式2联）零星采购费用报销单费用报销费用报销单差旅费费用报销单退回多余货款退货款审批单3、付款形式金额在200元（含以下）时，可直接付以现金；金额在200元以上时，要求以转账形式付款到员工个人银行卡。4、付款完成后，在原始单据上加盖“现金付讫”字样。第八条支票付款：1、现金会计根据审批手续齐全的单据，并清点各银行账户的存款情况后， 进行支票的填制，

5、避免填制空头支票。2、不论现金支票或是转账支票，都要在相应的支票登记本上进行详细登记。3、支票领取时，由领取人在支票登记本上签字。第九条网银付款：1、现金会计根据审批手续齐全的付款审批单，进行网银付款操作。2、账务会计进行网银付款的审核与授权。3、现金会计应及时跟进付款进度情况，并及时给予付款相关部门信息反馈。4、无论录入人还是审核人，在录入或审核授权完成后，都要在付款审批单 相应位置签字。第十条特殊情况付款审批单未有审批签字的，需电话报告相关领导审批同 意后才可付款，并于事后及时完善书面审批手续。第四章公司账目管理第十一条原始凭证交接每笔业务结束后，现金会计及时将各种原始凭证提交给负责成本的

6、账务会计 记账，并有相应的对接签字，做到口清口结。第十二条资金日报表填报1、当口盘点库存现金情况，登记至资金日报表：2、当口核对各银行账户和银行卡账户的实际存款余额，登记至资金口报 表；3、当口将各项收、付款信息登记至资金口报表；4、 每日下班前，现金会计将完成的资金日报表上报财务部经理。第十三条 余额调节表编制每月底，由负责成本的财务会计核对银行各账户存款明细和余额，编制余额 调节表：并对未达账项进行跟踪，在银行余额调节表上注明。第十四条往来账款管理负责往来款的财务会计人员要及时核对往来款项，负责督促、跟进业务人员 催收货款，督促、跟进采购人员索要发票。第十五条对外发票的开具为方便财务做账，

7、月底28日至次月6日（节假日顺延），不予开具对外发票， 相应部门应提前安排好相应工作计划。第十六条商业折扣、现金折扣的财务处理商业折扣、现金折扣，成本会计入账时需依据商品的实际成本登记入账，采 购部将存在商品折扣、现金折扣、配送情况的商品制作清单每月底提交财务部， 清单包括品名、实际成本、税点等信息。第十七条 直送货品财务管理针对采购中直送货品情况，采购部需将直送货品的采购信息交至财务部备案。第十八条公司发生大额资金流动，相关人员应提前告知财务部经理。第五章附则第十九条 本制度最终解释权归财务部所有。第二十条 本规定自公司下发之口起生效。附录附件1:（）付款通知单模板（）付款通知单收款单位：日

8、期：第（）号品名规格单位产地单价数量金额备注（大写）：（小写）：开户行帐号总经理审批主管副总经理财务部经理审 核部门经理制单管理部门财务部制度编号TSWB-CWB-201502下发日期2015-09最后修订2016-02-29费用管控与报销制度第六章总则第一条目的：为了加强公司财务管理，合理控制费用支出，规范财务报销行为，特制定本 制度。第二条适用范围：本制度适用公司全体员工。第七章日常费用报销流程及管理规定第三条口常费用主要包括办公费、会议费、招待费、交通费、差旅费、通 讯费、运输费、培训费等。第四条n常费用报销流程：1、报销人取得相应合法的报销票据。2、 报销人填写报销单，填写要求：根据费

9、用性质填写对应的单据，严 格按单据要求的项目认真填写，大小写金额必须保持一致、不得涂改，详细写明 费用的内容及事由，注明附件张数。3、报销审批：（1）报销单先由部门经理签字；（2）财务部经理审核报销单和报销凭据，并签字；（3）主管副总经理审核签字；（4）总经理审批签字。4、报销付款：报销人持审批完成的报销单和凭据到现金会计处报销取款，现金会计确认无误方可付款。第五条H常费用报销管理规定：1、如特殊情况无法取得报销票据，报销人应详细写明事由作为报销依据材 料参与审批。2、根据实际工作需要，开具发票台头填写“江苏奥赛康药业股份有限公司”, 以后若有其他变化再另行通知。3、报销金额大于5000元时，

10、需至少提前一天通知财务部备款。4、报销时间为每周周一和周三；月底为方便财务及时结账，月底最后3 口 原则上不予报销。5、报销单审批过程中，如遇特殊情况领导不能及时签字的，报销人可先电 话报告相关领导并获得批准同意，财务部核实后予以报销并督促报销人事后完善 报销手续，否则后续报销不予通过。第八章特殊费用管理规定第六条特殊费用指在销售过程中用于商务运作产生的费用。第七条 此种费用报销人须写明费用用途及金额材料，由主管副总、总经理 审批签字后（无须财务审核），财务部方可予以报销，反之财务部有权拒绝报销。第九章借款流程及管理规定第八条借款流程1、 借款人认真填写借款单（一式3联），要求大小写金额一致、

11、不得涂改， 并详细写明借款用途。2、借款单由部门经理签字，财务经理审核，主管副总审核，由总经理审批。3、借款人持审批完成的借款单到财务部现金会计处取款，财务部留存借款 单首联，借款人留存借款单红色第2联（用于冲销、归还借款使用，不得丢失）。4、借款人持借款单红色第二联完成还款手续后，财务部在借款单首联做好 “借款结清”标记，并将2联借款单一并留存以备查。第九条借款管理规定1、借款原则个人借款遵循“前款不清、后款不借”的原则，即前欠款未归还，后续不能 借款：特殊情况由总经理审批通过后才可借款。2、借款期限个人借款期限一般情况下为一周（如周三借款，还款截止口期为下周四）；如 特殊情况借款周期较长，

12、须在借款单上写明可还款H期并报总经理审批同意，此 口期视为还款截止口期。3、逾期处罚（1）如借款人未在还款截止口期内及时还款，按照逾期1天计借款金额1% （20元/天封顶）的规则处以罚款：（2）逾期10天（不含）以上者，视为“严重违反公司规章制度”，公司可予 以处分；（3）对于逾期未还款者，财务部有权从借款人的最近一期工资中抵扣借款金 额和逾期罚款。4、借款支取借款人完成借款手续后即可到现金会计处取款，金额大于5000元时需至少提 前1天通知财务部备款。第十章附则第十条本制度最终解释权归财务部所有。第十一条 本规定自公司下发之口起生效。附录：附件1:费用报销单附表2：资金日报表附表3：财务借款

13、流程图附表4：费用报销流程图费用报销单报销日期： 年 月 日姓名部门费用期间_H至_月_日报销项目附单据 张数报销金额人民币（大写）：佰拾万仟佰拾元角分1 ¥：付款形式（出纳烦写）网银转账，信息备注； 现金付款，领款人签字总经理审批主管副总经理财务部经理审核部门经理资金日报表（年 月 日）序号名称前日余额本日收入本日支出本日余?11现金2银行存款3附表收入项目现金银行存款合计备注支出项目现金银行存款备注流向款采购支出各种返利款日常费用报销外销收入工资支出向他人借款职工借款职工报销还款提成、临床支 出收到罚款支付罚款或赔 款走票收入走票支出业务回款网银手续费小计小计银行存款明细序号名称

14、前日余额本日收入本日支出本日余?1123456789101112小计财务借款流程作业说明经办人/部门主管领导财务部总经理备注1 .借款需求：由借款人填写借款 同一式三联,注明 摘款日期.借款金 额.借款用途以及借 欧人签字.其中大小 写必须一致不得涂 改.2 .财务部经理审核， 财务部经理审核借款 单填写情况，填写不 符合要求的予以退回 重新填写.对填写无 误的借款单,财务部 经理确认签字3 .主管刖总审批.4 .总经理审批1.借款单： 借款单一式三联，借款时注明借 款日期、借款金 额、借款用途以及 借款人本人签字 其中金额大小写必 须一致借款归还时需如 实填写报销金额和 交回金额，并走相 应

15、的痴用报销流 程借款还清后财务 部将借款单第一联 交还借款人。借款单第二联报 销结清后作为收回付款的原始凭 证.借款单第三联由 会计保存，作为会 计凭证.5 .现金会计付款： 审批后的借款单 交于财务部现金会计 处，并领取现金.5.现金会计付款2 .借款金额大于 5000时，播提前 一天通知财务部 备款.6 .还款：借款人需在规定期 限内还款,逾期按 照制度缴纳罚款7 ,返还借款单第一联; 借款还清后财务部将 借款单第一联归还借 款人定返还借款论、第二联J3 .借款需按照制 度规定在规定的 期限内如数归还 或报销欠款，逾 期不归还者由财 务部开具罚款 单，由总经理签 批后至财务处缴 纳罚款，并

16、如数 归还或报销欠 款.费用报销流程作业说明各部门财务部总经理备注1 .无票据的特殊费用， 经办人写明用途和金颉 ，般主管副总和总经理 签批后，作为报销依据1 .费用报销需求： 由各部门报销人填写 费用报销单，注明日期、金戴、报销 项目、付款形式其 中金额大小写必须一 致不得涂改.1.费用报销 需求费用报的单2 财务部绘现审核， 财务部羟理审核费用报 销单填写情况，填写不 符合要求的予以退回重 新填可对堵写无误的 借款单,财务部任理确 认签字.2 .报销单填写要求 ：根据费用性质填写对 应的单据，严格按单据 要求的项目认克填写. 大小写金额必须保持一 致.不得涂改,详细写 明费用的内容及事由，

17、 注明附件张数.3 .主管副总审批.3.主管副总审批4 .总经理审批.4.总姓理审批工报销金额5000元时,需提前1天通知财务5 .现金会计付款：审批后的费用报销 单交于财务部现金 会计处，并领取现 金.5.现金会计付款6 .存档采购制度管理部门采购部制度编号TSWB-CGB-201501下发日期2015-09最后修订2016-2-29采购管理制度第一章总则第一条目的为确保公司采购工作的合法合规性，保证采购商品的质量和及时性；同时， 利于各部门之间的沟通与协作，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司采购部，及采购工作相关部门。第二章采购管理基本要求第三条采购工作原则1、采购部为公司药品和

18、器械等商品采购的专门业务部门，公司其他部门或个 人不得开展商品性采购业务。2、采购工作应当遵循“以销定购、择优选购、质量第一”的原则，严格按照 相关法律法规和规章制度进行采购活动。3、购进药品和器械等必须在本企业许可经营范围内。第四条采购人员工作要求1、在严格遵守药品管理法、药品管理法实施条例和GSP管理规范等法 律法规的前提下，规范开展采购1：作。2、自觉遵守公司财务管理等有关制度和规定，廉洁自律。3、密切关注市场、价格变化，积极为公司提供新品种引进等方面的有利信息。4、保持与业务部门、储运部等部门的内部联系与沟通，及时掌握相关信息。第三章资质文件备案管理第五条供货方必须提供的资质文件1、供

19、货的药品生产企业要提供药品生产许可证、GMP证书、工商注册证 书等文件的加盖公章的复印件。2、供货的药品经营企业要提供药品经营许可证、GSP证书、工商注册证 书等文件的加盖公章的复印件。3、药品营销人员要提供身份证夏印件，提供药品生产企业或药品经营企业开 具的药品营销委托书。第六条首营品种资质文件一、企业首营所需资质文件包括：1、营业执照（新版）复印件：2、GMP或GSP证书复印件；3、经营许可证复印件：4、税务登记证复印件；5、开户许可证复印件；6、增值税发票备案：7、合格供货方档案表；8、质量体系调查表；9、质量协议保证书：10、随货同行原样备案：11、企业鲜章备案；12、组织机构代码证复

20、印件：13、法人委托书：14、销售人员身份证复印件、上岗证复印件、网上备案。二、首营产品所需资质文件包括：1、注册批件；2、质量标准文件；3、省检报告；4、说明书、包装盒批件；5、说明书、包装盒原件：6、生产厂家GMP证书复印件；7、商标注册证复印件；8、物价批文；9、同批号的厂检报告。三、以上资质文件要求加盖首营企业公章群章。第七条采购人员负责根据具体业务需求，提前向供货方索要所需资质文件， 保证获得资料及时、齐全。第八条各种资质证明文件，要经过采购部经理审阅，长期存档并建立电子台 账（包括资料名称、数量、存放位置、到期口等关键信息）。第九条供货方资质、首菅品种注册等资料，到期前一个月，采购

21、人员须向相 关企业索要新的资质文件。第四章质量保证协议签订第十条采购部须每年与各供货方签订质量保证协议，协议必须明确约定以 下内容：（协议模板详见附件一）1、明确双方质量责任。2、供货方须按国家规定开具增值税发票。3、供货方须提供符合规定的资质文件，并对其真实性、有效性负责。4、供货方保证药品质量符合药品标准等有关规定。5、供货方保证药品包装、标签、说明书符合相关规定。6、药品运输质量保证及责任。7、明确双方违约、违规责任。8、质保协议有效期为一年。第十一条 如供货方出现违反质量保证协议的情况，由采购部依据协议 约定追究对方责任，维护公司权益。第五章供销合同签订第十二条采购部应与发生业务关系的

22、各供货方签订供销合同，合同必须 明确规定的内容包括：品种、数量、规格、产地、金额，以及供货方式、结款期 限、送货方式等。第十三条采购价格的确定须经主管副总经理批准。第十四条 经双方商务谈判确定合同条款细节后，采购部经理对供货方出具的 供销合同进行审核，必要时可由外部法务人员介入以规避风险。第十五条供销合同经主管副总经理审阅并审批后，方可与供货方签订。第十六条 签订的合同由采购部统一存档保管，并建立合同电子台账（包括供 货方名称、涉及品种、签订H和到期H等关键信息）。第六章商品采购与库存管理第十七条采购计划来源：1、根据常规品种合理库存量和实际库存量，制定补货采购计划:2、根据业务部门提供的客户

23、需求，制定临时性采购计划：3、针对季节性用药，制定商品储备采购计划。第十八条库存管控1、采购部根据各品种销售数据和规律，以及品种属性、到货周期等因素，调 整库存结构并制定合理库存量。2、采购部以“勤进快销”的方式，提高库存周转率：在保证及时供应的情况 下，最大限度地压缩库存，降低库存资金占用。3、药品的合理库存量，在供销正常情况下一般为1-2个月的销售量。4、如有超出公司正常销售量的情况，相关业务部门应及时通知采购部，以防 止断货发生。5、如有销售方滞销情况，相关业务部门应及时通知采购部，以便采购部对现 有库存及时处理。第十九条库存分析1、采购部应持续分析公司产品周转规律，不断优化库存结构和单

24、品合理库存 量标准。2、采购部应着重关注公司重点品种和新进品种的周转情况，如有异常（如重 点品种流失等）及时反馈公司相关领导。3、采购部应根据公司领导和业务部门的经营决策需求，及时出具品种周转情况和库存情况分析材料。第七章新品种采购第二十条新品种来源1、销售部门提出新品种需求。2、采购部选取适合公司经营的新品种，推荐给业务部门。第二十一条新品种采购流程（一）销售部门提出的新品种1、销售人员提出新品种需求，填写新品采购申请单（详见附件二）并提 交采购部。2、采购部对需求品种进行调研、分析，并出具意见和建议。品种分析内容包 括：是否中标，是否医保，是否农合，是否基药，采购价格等方面。3、销售人员针

25、对品种利润和预期销量进行分析。4、新品采购需求经业务部门主管副总经理审批通过后，采购部方可进行采购。（二）采购部推荐的新品种1、采购部将新品种推荐给业务部门，包括新品种的分析资料。2、业务人员针对新品种进行市场调研，如符合市场需求，填写新品采购申 请单，并对品种利润和预期销量进行分析。3、新品采购需求经业务部门主管副总经理审批通过后，采购部方可进行采购。（三）新品采购的重要环节1、供销双方交换资质；2、签订质量保证协议、供销合同：3、首营产品、首营企业需在微机系统进行首营录入。（四）新品采购周期新品采购周期上限正常为15个工作日，业务部门应提前做好工作安排，以免 影响新品的销售。第八章销售开票

26、相关规定第二十二条销售开票原则除客户指定商品批次等特殊情况外，开票员开具销售票据时须严格遵循“先 进先出、先产先出”的原则，且尽量在出清完上一批次的商品后再对下一批次的 商品进行开票。第二十三条销售人员对产品价格等方面存在疑问时，可及时询问采购部相关 人员。第二十四条当现有库存不足客户订货量无法开票时，开票员及时通知采购人 员进行补货采购，采购部给予销售人员到货预期时间以便销售人员做好与客户的 沟通与协调。第九章与财务部的对接第二十五条采购付款1、有账期的供货方付款采购部收到供货方发票，进行登记，填制付款通知单并完成审批手续, 财务部根据付款通知单和发票进行付款。2、“先款后货”的供货方付款采

27、购部填制付款通知单并完成审批手续，财务部根据付款通知单现 行付款，采购部跟催供货方提供发票，并于45 口内将发票提交财务部，如有特殊情况及时反馈财务部。第二十六条采购、销售数据的提供采购部每天提供当天的所有采购单并且采购单上有相关人员的姓名，销售单 每月底由采购部提供给财务成本会计，同样要求有相关人员姓名。附则第二十七条 本制度最终解释权归采购部所有。 第二十八条 本规定自公司下发之H起生效。附录：附件h质量保证协议模板附件2：新品采购单附件3：新品采购流程图附件1:质量保证协议模板药品质量保证协议书甲方（供货单位）：乙方（购货单位/为了加强药品质量管理，确保人民群众用药安全有效，根据药品管理

28、法、药品经 营质量管理规范及药品流通监督管理办法等有关规定，经甲乙双方商定，在平等自 愿、互惠互利，符合有关法律法规要求的原则上，达成以下质量保证协议，供双方共同遵 守。一、甲方遵守国家布关药品的法律、法规，向乙方提供合法、有效的药品经营（生 产）许可证和营业执照、（GSP/GMP证书等复印件，并加盖企业红公章：甲方业 务人员应出具法定代表人签署的委托书原件及本人的身份证复印件，并加盖企业红公章, 并严格按委托书授权的范围和期限开展业务活动。二、甲方提供的药品是符合国家药品标准及相关质量要求的合格产品，同时附上产 品合格证。购进药品属于首营品种时，甲方还需及时向乙方提供首营所需各项资质文件。三

29、、购入进口药品，甲方应提供符合规定的加盖供货单位质量检验机构原印章的进 口药品注册和进口药品检验报告书复印件。四、甲方提供的药品包装、标签和说明书必须符合国家药品有关的管理规定及货物运 输要求。五、甲方严格按照运输管理要求包装和发运药品，并配备相关设备，以保证药品运输 过程中的质量安全；如出现损耗和短少，由双方协商解决。六、甲方须向乙方提供由税务部门统一印制的增值税发票，发票应附药品清单随货 同行单。七、乙方作为药品经营、使用单位，应向甲方提供合法、有效的证明文件：药品经营 企业，应提供公司药品经营许可证和营业执照、GSP证书等复印件，并加盖企 业红公章：药品使用单位，应提供医疗机构执业许可证

30、等复印件加盖红公章。八、乙方对甲方产品在验收过程中发现质量问题，如药品包装破损、进货手续不全、 无合格证，或检验报告书及进口药品注册证等与法规要求不一致等，乙方验收员 有权当场拒绝收货。九、乙方承诺具备甲方所供药品必须的储存条件，因储存不当造成的药品损失应由乙 方负责“十、乙方在经营过程中，如对甲方所提供药品产生疑问，应及时与甲方联系，双方有 分歧时，以主管部门出具的药品质量检验报告书为准。乙方应在收到药品检验不合格 报告书3 H内通知甲方，逾期造成的后果由乙方负责。十一、乙方在经营甲方提供的药品中若发生质量问题，乙方应提供详细、确定的质量 信息，并积极配合中方做好调查取证工作和善后处理工作。

31、十二、本协议壹式两份，甲，乙双方各执壹份C十三、本协议经甲乙双方单位盖章和双方代表签字后生效，有效期一年。自 年 月 日至 年 月 日。十四、本协议未尽事宜，经双方协商后补充。甲方单位（章）:乙方单位（章，代表人：代表人：签订日期：签订日期：附件2：新品采购单唐山医药股份有限公司新品采购申请单申请医院：日期：序号品名规格产地进价 （元）售价 （元）申请数量备注123同35调查分析：临床销售预期：核准:审核:申请人:新品采购流程作业说明业务部门/主 管领导采购部/主管 领导进行产品市场分析和调 除部对产品进行市场调 研以定新产品是否符合 市场需求.同时采两部可 以提供适合销倍的产品供 WE.冢秘

32、专.新品采的需求业务部n有新品采啊需 求时.应提交新品采 购申请单至采购部新品分析，采购部对业务部门新品 港行新产品送行调研、 分析，并提出相应建新品分析 业务各门11对新品针对 利潮和31期销进行分 析主管较易审批， 业务部门主管期启对新 品的采购进行审批后采 购部方可进行采购.进行商务谈判.拟定采 购合同签订质量保障力 议、供销合同： 与供应商签订孙议和合 同.黜部主管副总对新产 品果购合同进行审批， 印批产品价格等相关信 息.采明系铳录入, 采购部将采购回的商 品，种类、数量.价 格、生产日期、批号、 国药准字等相关信息录 入采购系统.开具随货通行单. 要求供应商送货.新品入库， 储运部

33、依据采购部开具 的随货通行单验收采购部与财务部， 采购提供采购商品的原 始见证和增值税发票给 财务第财务部记账.当采购商品需付款时. 采购部II填目付款通 知单解审批后交至 财务部付款.提供适合辆窖 的产品 _7进行产品市场分 析和H研f新品采购需 求新品采购申请 单/、中分析，利沟、浦:分析主管镇导审批进行商4。洽慎. 购合同拟定采f主管导对采购 合同进行审批签订疑,保证 的汉、供销 合同）P采购泰俄录入. 打印1f开具 （随货通行襄求供应商 送货1提供原始单搪和 增值税发票9填写付款通 知单并审批储运部财务部备注新品入版4记*付款at要环节：1 .新品采购，供销 双方需交换资质， 查验无惧

34、后方可供 此2 .采购部需与供应 商签订合法的旗 量保证协仪和供销合同3 .首营产品、首营 企业.采购部皆在 采的系统中进行录 入果购周期，新品采 购周期上隈为”个 工作日，业务部门 应提做好安抻. 以免影响产品fi 乐u.仓储与配送管理制度管理部门储运部制度编号TSWB-CYB-20150I下发日期2015-09最后修订2016-2-29总则第二十九条目的为进一步规范药品和器械的存储与配送业务的开展：同时，利于各部门之间 的沟通与协作，特制定本制度。第三十条适用范围本制度适用于公司储运部，及存储与配送工作相关部门。第三十一条本制度主要内容1、人员管理规定2、验收管理规定3、存储与在库养护管理

35、规定4、出库与夏核管理规定5、配送管理规定6、退货管理规定7、盘点管理规定8、台账管理规定9、库房管理规定人员管理制度第三十二条工作基本要求1、员工须在严格遵守GSP管理规范等法律法规，以及公司相关制度规定前提 下，规范开展工作。2、员工须持续学习相关业务知识和要求，不断提升自身业务素质和业务技能。3、员工须保持高度责任心，发现工作和商品存在问题和疑点时第一时间报告 主管领导协调处理。4、员工须秉承“安全第一”的工作理念，工作时自觉佩戴齐全劳保用具、注 意安全防护；保持高度注意力，第一时间发现并消灭安全隐患，杜绝因不当操作 产生安全隐患。第三十三条员工健康管理1、从事直接接触药品岗位的员工实行

36、“持健康证上岗”制；上岗前须首先进 行健康检查，取得药品从业人员健康合格证后上岗。2、从事直接接触药品岗位的员E,须每年进行一次健康检查，已持有健康证 员工的检查时间安排在证件到期口前1个月；体检发现患传染性疾病或其他不宜 直接接触药品的疾病，应立即调离直接接触药品的岗位并及时接受治疗。3、健康检查项目应符合药监部门的要求，体检项目应包括：胸透、肝功能、 大肠杆菌、皮肤等。从事质量管理、验收、养护人员还应检查视力、辨色力，裸 眼视力应达到0.9以上，不得有色盲或色弱视。4、口常工作中发现并确认员工患精神病、传染病、皮肤病或其它可能污染药 品的疾病时，储运部填写员工个人异常健康状况报告表反馈综合

37、部为该员工 协调调闵。5、综合部协调安排健康检查工作并建立健康档案，健康档案包括企业档案和 员工个人档案。（1）企业档案内容包括：健康体检计划：健康检查通知：检查汇总表；（2）员工个人档案内容包括：检查时间、地点、检查结果：健康证编号、到期日期；原始体检表、健康证复印件等。验收管理制度第三十四条查验检验报告书1、生产企业购进的检验报告书的原件；2、批发企业购进的加盖供货单位质量管理专用章原印章的检验报告书原件或复印件，也可以是电子数据形式的检验报告书。第三十五条抽样验收1、同一批号的药品至少检查一个最小包装，但生产企业有特殊质量控制要求 的除外。2、破损、污染、渗液、封条损坏等包装异常以及零货

38、、拼箱的，应当开箱检 查至最小包装。3、外包装及封签完整的原料药、实施批签发管理的生物制品，可不开箱检查。第三十六条药品外观的检查验收员要对抽样药品的外观、包装、标签、说明书等逐一进行检查、核对。1、特殊管理药品、外用药品的包装、标签及说明书上均应当有规定的标识和 警示说明；2、处方药和非处方药的标签和说明书上有相应的警示语或忠告语；3、非处方药的包装有国家规定的专有标识：4、进口药品包装的中文标签、中文说明书，以及随货附带的加盖供货单位质 量专用章的进口药品注册证或医药产品注册证复印件；进口药品检验报 告书或注明“已抽样”字样的进口药品通关单。5、冷藏、冷冻药品要查验药品运输期间的温控证明。

39、6、电子监管码的判定，是否符合印刷标准，是否与药品包装上的信息相一致。第三十七条验收时限1、冷藏药品30分钟验收完毕；2、冷冻药品15分钟验收完毕；3、特殊管理药品1小时内验收完毕：4、普通药品半口内验收完毕。第三十八条完成验收手续1、验收完毕将抽取的样品放回原包装，并在抽样的整件包装上标明抽验标志。2、在验收交接单上签字，做好入库验收记录和台账登记。3、将验收单据及时递交采购部和财务部。存储与在库养护管理制度第三十九条药品储存的原则1、安全储存；2、合理利用仓容：3、保证质量；4、减少损耗；5、收发准确迅速。第四十条药品分类存储1、药品应按不同质量特性储存于相应的库中，药品与非药品、内服药与

40、外用 药应分库或分区存放，并悬挂明显标识。2、特殊药品、含特殊药品复方制剂的储存应专库存放，符合安全要求，双人 双锁管理，专帐记录，做到帐货相符。3、拆除外包装的零货药品应当集中存放。第四十一条在库药品色标管理1、黄色：待验区、退货区、待处理药品区；2、绿色：合格药品区、发货区；3、红色：不合格药品区。第四十二条药品堆垛、储存要求1、药品堆垛要保持与库房内墙、屋顶、温度调控设备及管道等设施间距不小 于30厘米；与地面10厘米间距。2、药品应按品类、规格、生产批号分开存放，堆间距不小于5厘米距离。3、怕压药品要控制堆放高度，定期翻垛。4、搬运、堆垛等作业中应严格按照外包装图示要求规范操作。5、货

41、架、托盘等设施设备应当保持清洁，无破损和杂物堆放。6、药品储存作业区内不得存放与储存管理无关的物品。7、药品破损应迅速采取安全处理措施，防止造成污染。8、未经批准的非储运作业人员不得进入储存作业区，储存作业区内的人员不 得有影响药品质量和安全的行为；9、发现质量可疑的药品应立即采取停售措施，报告质量管理部门处理。10、库管人员每周应对仓库内药品的堆码、撰放等情况进行检查，填写仓 库巡检记录。第四十三条药品养护的规定和要求 一、库房温湿度管理1、养护人员应配合库管人员做好仓库温度、湿度管理工作，仓库温湿度应控 制在规定范围内；2、温度要求常温库：10-30：阴凉库不超过10-20C；冷库：28。

42、3、湿度要求各仓库相对湿度保持在3575%：库房温湿度超过规定范围时，应及时采取 调控措施。二、日常检查要求1、养护人员应按养护计划对库存药品的外观、包装等质量状况进行检查。2、每天检查在库达到3个月的药品，养护检查的情况记在库商品养护检查 台账。3、对冷链品种、储存条件有特殊要求的或者有效期12个月以内的品种应当 进行重点养护，每月检查1次：养护检查的情况记入在库商品养护检杳台账 （重点）。三、药品养护管理规定1、不同品种的中药饮片应按其特性，采取不同的方法养护，并做好养护记录。2、养护中发现质量可疑药品应当及时报质量管理部门确认和处理，同时挂“待 处理药品牌”停止发货；经确认的不合格药品按

43、照不合格药品管理程序处理。3、重点养护品种筛选原则（1）所有冷藏（冷冻）药品；（2）储存条件有特殊要求的药品；（3）有效期在12个月以内的品种。4、养护人员应每月对仓库温湿度情况、库存药品质曷等进行质量分析、汇总， 填写养护分析报告表，并报质量管理部门。5、养护人员要建立药品养护档案，包括仓库巡检记录、在库商品养护检 查台账、重点品种养护档案、重点养护计划、重点养护药品目录等。6、养护检查资料保存按公司文件管理规定保存。出库与复核管理制度第四十四条出库流程1、库管员根据采购部开票员开具的正式出库凭证备货，商务配货员需持随 货同行单。2、原则上业务员或商务配货员未开具随货同行单，不予发货，但如遇

44、特 殊情况，业务员或商务配货员不能出具正式出库凭证的，需填写借货单，由业 务部门主管领导以及储运部主管签字确认后可领取药品，领取药品后需在当月月 末前将正式出库凭证交至储运部主管处。3、库管员备货的同时对其进行质量检查，发现下列情况不得发货：包装内有 异常响动或液体渗漏；外包装破损、封口不牢、衬垫不实、封条严重损坏等；包 装标识模糊不清或脱落；超过有效期等。4、库管员将分拣好的药品集中堆放在待发库区，零散货物按照要求拼装入箱, 与整件货一起移入待发库区，冷藏药品需在冷藏环境下完成装箱。5、复核人员按照出库凭证逐项核对，内容包括：购货单位、品名、剂型、规 格、国药准字、数量、批号、有效期、生产厂

45、家、质量状况等。带有电子监管码 的药品需在复核时进行扫码上传。6、商务配货员将复核好的货物装车配送至指定医院。7、货物运到后应由客户在随货同行单回执联上签字确认。第四十五条出库管理规定一、药品出库复核管理规定1、药品出库复核是按随货同行单对实物进行质量检查和数量的核对和记 录的过程。2、药品出库应遵循“随货同行、按批号发货”的原则，除特殊规定外，均按 照先进先出、先产先出进行出库。3、药品出库时应按拣货单所列购货单位、通用名称、国药准字、剂型、规格、 数量、批号、生产厂商等与实货逐项核对，并进行质量状况检查。4、发现下列情况应停止发货，并报验收质量管理部处理：（1）药品包装内有异常响动或液体渗

46、漏；（2）药品包装出现破损、污染、封口不牢、衬垫不实、封条损坏等现象；（3）标签脱落、字迹模糊不清或者标识内容与实物不符：（4）药品已超过有效期。5、复核完毕要做好出库赁核记录。6、药品拼箱发货的代用包装箱应当有醒目的拼箱标志。7、冷藏、冷冻药品的装箱作业，应当由专人负责并符合以下要求：（1）下载冷藏箱或者保温箱在使用前应当达到相应的温度要求：（2）应当在冷藏环境下完成冷裁、冷冻药品的装箱、封箱工作.8、对实施电子监管的药品，储运部应当在出库时进行扫码并及时呈交质量管 理部上传数据，以备详杳。二、药品电子监管管理制度规定1、对进入药品电子监管网入网药品目录的品种、国家基药、地方基药品 种、含特

47、殊药品复方制剂及其他按规定加印或加贴中国药品电子监管码的品种， 应按规定全部进行扫码和数据上传；2、复核人员对实施电子监管的药品进行复核时，应按规定进行扫码和数据上 传；3、发现药品电子监管码信息与药品包装信息不符的，应报告质量管理部处理;4、实施电子监管的药品销售出库时，保管员应按规定进行出库扫码和数据上 传；5、质管部门应每日查询中国药品电子监管网消息中心记录，及时处理扫描与 上报过程中出现的各类问题，及时处理未勾兑、勾兑不符、库存报损报溢等预警 信息。不能处理的预警应查明原因，报告部门负责人汇总上报唐山市药监部门。第四十六条器械出库流程以及出库复核规定同药品出库的相关规定。配送管理制度第

48、四十七条药品运输管理规定1、运输药品要包装完整、牢固，防止药品破损、污染、混淆。2、已拆零拼箱药品应封口，做到标识清晰、数量准确、堆码整齐，药品不得 倒置，堆码高度适中，不得重压。3、装卸药品应轻拿轻放，禁止撞击、拖拉和倾倒。4、运输药品，应当根据药品的包装、质量特性并针对车况、道路、天气等因 素，选用适宜的运输工具，途中尽量选择路况良好的路线，避免颠簸，对易碎物 品采取套装塑料包装袋、缠保鲜膜、加装纸盒包装等措施，并加贴易碎标签，防 止出现破损、污染等问题。5、运输药品时，应当检查运输工具，发现运输条件不符合规定的，不得发运。 运输药品过程中，运载工具应当保持密闭。6、应当根据药品的温度控制

49、要求，在运输过程中采取必要的保温或者冷藏、 冷冻措施。运输过程中，药品不得直接接触冰袋、冰排等蓄冷剂，防止对药品质 量造成影响。7、货物运到后应由客户在随货通行单回执联上签字确认。8、己装车的药品应当及时发运并在当口送达。9、公司委托第三方运输的由商务配货员随同运输同时应注意以下内容：（1）对承运方运输药品的质量保障能力进行审核，索取运输车辆的相关资料, 符合条件的运输设备设施方可委托。委托运输单位的资质、证照包括企业的营业 执照、组织机构代码证、税务登记证、道路运输经营许可证、法人身份证明、车 辆资源、运输能力、安全搬运装卸能力等：委托运输车辆具有行驶证、保险卡、 营运资格证、车主身份证明及

50、驾驶员驾驶证、从业资格证。（2）委托运输药品应当与承运方签订运输协议，要明确药品运输应急处理方 案、药品质量责任、遵守运输操作规程和在途时限等内容。（3）委托运输药品应当有记录，实现运输过程的质量追溯。记录至少包括发 货时间、收货单位、收获地址、货单号、药品数量，运输方式、委托经办人、承 运单位、采用车辆袁术的还应当载明年牌号，并留存驾驶人员的驾驶证复印件， 记录应当至少保存5年。第四十八条药品装卸作业管理规定1、装卸人员应自觉遵守公司各项安全规章制度，不得违章作业。2、装卸作业应确保货物完好无损，搬运、装卸药品应轻拿轻放，堆码整齐、 捆扎牢固，防止药品撞击、倾倒，检查药品包装，严格按照外包装

51、图示标志要求 堆放和采取防护措施，保证药品的安全。3、有易碎、勿倒置、防晒等标志或需低温保存等特殊要求的产品，应严格按 药品外包装标注进行装卸作业。药品不得直接着地，药品堆垛堆码高度不得超过 药品外包装标示堆码层数，堆码药品不得倒置。4、药品出库搬运中如发现己过有效期药品、破损不合格药品时装卸人员应立即向复核人员汇报，并将此药品放入待处理区。5、车辆未停稳时，装卸人员不得上车装卸，装货后司机、送货员必须先检查 车辆周围是否有货物、人员及其他障碍物，车门是否关闭并上锁。6、药品搬运过程中如发生事故或因搬运不当造成药品损失时，现场人员应立 即组织抢救和保护好现场，并立即向主管领导汇报。7、冷链药品装车前要求对冷藏车预冷，冷薇车辆厢体的温度降至2-8度的范 围之内方可装车，装卸冷链药品时应缩短仓库到冷藏车辆的距离和时间，冷藏药 品不得超过30分钟，冷冻药品不得超过15分钟。8、药品的装卸需雇佣装卸人员的，装卸费用需根据市场行情，定期向总经理 汇报、市批。第四十九条器械运输、装卸管理规定同药品配送的相关规定。退货管理制度第五十条退货流程一、售后退回流程1、采购部开票员对销售退回药品先调出原销售记录，确定是否为本企业售出 的药品。2、由收货人凭借业务部门开出的退货登记，同时调出原对应销售数据、出库