时间管理与工作统筹技巧

1、 锡恩锡恩 彭晶彭晶20092009年年4 4月月1515日晚日晚 山东淄博山东淄博喜欢加班不是好员工！喜欢加班不是好员工！WHY? 对自己工作时间的分析对自己工作时间的分析自己时间自己时间哪里去了？哪里去了？我们的问题在哪里我们的问题在哪里情不自禁情不自禁事必躬亲事必躬亲过分客套过分客套例行公事例行公事犹豫不决犹豫不决漫不经心漫不经心碌碌无为碌碌无为国外学者对某跨国公司总部人员国外学者对某跨国公司总部人员的跟踪调查显示：的跟踪调查显示：管理人员平均管理人员平均每每8分钟被打扰一次分钟被打扰一次；业务系统的管理人员平均每周花在业务系统的管理人员平均每周花在会议上的时间不少于会议上的时间不少于1

2、0小时小时；行政管理人员每周会议行政管理人员每周会议20小时。小时。心理学家指出：心理学家指出：恢复思路平均时间为分钟恢复思路平均时间为分钟日本学者关于时间浪费的调查日本学者关于时间浪费的调查 “人们一般每人们一般每8 8分钟分钟会收到会收到1 1次打扰，每小时大约次打扰，每小时大约7 7次，次，即每天即每天50605060次。平均每次打扰大约是次。平均每次打扰大约是5 5分钟，总共每天分钟，总共每天大约大约4 4小时，也就是小时，也就是50%50%。其中。其中约约3 3小时的打扰是没有意义小时的打扰是没有意义或者极少有价值的或者极少有价值的。同时，人被打扰后重拾原来的思路至。同时，人被打扰后

3、重拾原来的思路至少需要少需要3 3分钟，每天就是分钟，每天就是2.52.5小时。小时。” 根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为时间损失约为5.55.5小时，按小时，按8 8小时工作制算，这小时工作制算，这占了工作时占了工作时间的间的。 1.猪八戒踩西瓜皮猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里滑到哪里是哪里2.不好意思拒绝别人不好意思拒绝别人 3.“反正时间还早反正时间还早”拖延拖延 4.会议病会议病 5.文件满桌病文件满桌病 6.事必躬亲事必躬亲 1、猪八戒踩西瓜皮猪八戒踩西瓜皮 到哪里是哪里到哪里是哪里 没时间做计划没时间做计划工

4、作是程序化，规律化，根本没必要做计划工作是程序化，规律化，根本没必要做计划计划常常被打断计划常常被打断 不喜欢被计划束缚不喜欢被计划束缚“船到桥头自然直船到桥头自然直” 2、拒绝别人拒绝别人 接受请托比拒绝更容易接受请托比拒绝更容易 拒绝请托会触怒请托从而导致请托者报复拒绝请托会触怒请托从而导致请托者报复 我想做一个广受爱戴的人我想做一个广受爱戴的人 我不懂得如何拒绝我不懂得如何拒绝 3、“反正时间还早反正时间还早”拖拖 延延 帕金森定律帕金森定律 工作会工作会自动地自动地膨胀膨胀占满所有可用的时间。占满所有可用的时间。时间管理隐含着你可以为一项工作安排过多的时时间管理隐含着你可以为一项工作安

5、排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会动，你会放放慢慢你的节奏你的节奏以使用掉所有分配的时以使用掉所有分配的时间。间。 4、会议病、会议病 基于合群的愿望而聚会倾谈基于合群的愿望而聚会倾谈为符合传统为符合传统为推卸责任为推卸责任没有勇气，逃避指出个别员工之错误没有勇气，逃避指出个别员工之错误5、文件满桌病、文件满桌病 安全感安全感犹豫的个性犹豫的个性半途而废的工作习惯半途而废的工作习惯个人的喜好个人的喜好 时间时间管理管理是是什什么么? ?时间时间管理就是自我管理管理就是自我管理自我管理即是自我管理即是改变习改变习慣慣，以令自己更

6、富以令自己更富绩绩效效，更富效能更富效能把事情很快地做完把事情很快地做完, , 叫做效率叫做效率把事情很把事情很又很又很地做完地做完, , 叫做效能叫做效能时间时间管理就是管理就是事前的事前的規規划划或或长长期的期的计划计划时间管理的基本认识时间管理的基本认识应该记住的应该记住的2020条实用方法条实用方法准备之一：长期准备（准备之一：长期准备（4 4）购买工具书购买工具书/ /增加知识储备增加知识储备/ /提高能力提高能力训练你的快速阅读能力训练你的快速阅读能力把常用的文件把常用的文件/ /文具放好文具放好养成存放思想档案和作记录的习惯养成存放思想档案和作记录的习惯 凡事预则立，不预则废。凡

7、事预则立，不预则废。应该记住的应该记住的2020条实用方法条实用方法准备之二：临时准备（准备之二：临时准备（5 5）明天的工作前晚进行明天的工作前晚进行将相关的工作列在一起将相关的工作列在一起把工作计划放到把工作计划放到的地方的地方每天早晨比规定时间起早十分钟每天早晨比规定时间起早十分钟做好正式工作前的准备工作做好正式工作前的准备工作应该记住的应该记住的2020条实用方法条实用方法要培养的好习惯（要培养的好习惯（7 7）利用各种装备如电话利用各种装备如电话/ /信件等节省时间信件等节省时间把最困难的事放在效率最高的时候把最困难的事放在效率最高的时候利用零碎时间处理例行性事务利用零碎时间处理例行

8、性事务午餐或下班前开会效率最高午餐或下班前开会效率最高/ /避免上午开会避免上午开会休息片刻休息片刻/ /伸个懒腰伸个懒腰/ /冲杯咖啡冲杯咖啡/ /茶茶/ /其他饮料其他饮料报刊放在晚上看报刊放在晚上看每晚沉思片刻每晚沉思片刻/ /回顾与总结回顾与总结应该记住的应该记住的2020条实用方法条实用方法与外部产生联系时的应变能力（与外部产生联系时的应变能力（4 4）站着接待一向健谈的来访者站着接待一向健谈的来访者从不主动闲聊从不主动闲聊/ /尽量回避来闲聊者尽量回避来闲聊者管理电话：主动拨号管理电话：主动拨号/ /与被动接听与被动接听如遇琐事缠身能快速摆脱如遇琐事缠身能快速摆脱 整理废纸篓的作用

9、整理废纸篓的作用文件存档系统文件存档系统“各就各位各就各位”的摆置的摆置集中精力做一件事集中精力做一件事不要总是重复处理同一文件不要总是重复处理同一文件不要为了表面的整洁而塞入一处不要为了表面的整洁而塞入一处下班前的清理下班前的清理工作优先级综合分析工作优先级综合分析 四象限坐标图四象限坐标图A 重要而且紧迫 紧迫但不重要D 不重要不紧迫重要但不紧迫忙碌琐碎的事忙碌琐碎的事处理文件等函件处理文件等函件电话电话浪费性时间浪费性时间逃避性活动逃避性活动造成干扰的访问、电话造成干扰的访问、电话信件、报告信件、报告某些会议某些会议许多迫在眉睫的急事许多迫在眉睫的急事符合别人期望的事符合别人期望的事准备

10、工作准备工作预防措施、价值观的澄清预防措施、价值观的澄清计划计划人际关系的建立人际关系的建立真正的再创造能力真正的再创造能力增进自己的能力增进自己的能力重要重要紧急状况紧急状况迫切问题迫切问题限期完成的会议或工作限期完成的会议或工作 必须养成习惯！必须养成习惯！方法之一：有计划地工作方法之一：有计划地工作q 建立包括目标、标准、最后期限、优先顺序等建立包括目标、标准、最后期限、优先顺序等一套计划体系。一套计划体系。q 在刚开始时作计划。在刚开始时作计划。q 严于律己，经常激励和要求别人监督和检查。严于律己，经常激励和要求别人监督和检查。q 把所有的工作按照紧迫性、重要性等进行划分，把所有的工作

11、按照紧迫性、重要性等进行划分，制订自己的优先工作次序。制订自己的优先工作次序。q 每天的计划都有一定的预留时间来处理变化或每天的计划都有一定的预留时间来处理变化或危机、偶然事件等。危机、偶然事件等。WhyWhatHowS - SpecificM - MeasurableA - AchievableR - RelevantT Time Based目标明确化目标明确化可衡量的可衡量的可可达达成的成的符合符合实际实际的的有有时间时间限制的限制的-检查检查前一前一周周未完成的事未完成的事-将将每月重要的每月重要的任务任务放入放入周计划周计划-掌握重要的事情先做掌握重要的事情先做-提醒自己提醒自己拒绝琐

12、事拒绝琐事的的诱惑诱惑-每日每日审视周计划审视周计划的的进度进度-回回顾顾昨天未完成的昨天未完成的事件事件-将将今天要完成的事今天要完成的事列下來列下來-排列排列优先优先順序順序 (A、B、C 及及 1、2、3)-检视检视每日每日进度进度(进度给予进度给予)-写下写下每日重要每日重要任务的备忘录任务的备忘录Practice:Practice: 展开展开你的你的计计划划q 时刻对自己的工作和任务进行时刻对自己的工作和任务进行反思反思，整，整理和形成一套有效的、有条理的思维方理和形成一套有效的、有条理的思维方式。式。q 工作和任务肯定有工作和任务肯定有轻重轻重和和缓急缓急之分，之分，与你的目标挂钩

13、确定重要工作及每日的与你的目标挂钩确定重要工作及每日的工作优先顺序。工作优先顺序。q 不要追求尽善尽美，只追求达到目标，完不要追求尽善尽美，只追求达到目标，完成职责。成职责。q 成就感是建立在要实现的目标上的，不能成就感是建立在要实现的目标上的，不能脱离你的目标。脱离你的目标。q 让上司认可是在完成你的职责内的工作基让上司认可是在完成你的职责内的工作基础上的，能干是在对你分内事项的处理中础上的，能干是在对你分内事项的处理中体现出来的。对别人的请求和要求，不属体现出来的。对别人的请求和要求，不属自己的分内之事要敢于说自己的分内之事要敢于说“不不” 。q 严格要求自己，规定任务完成的期限。严格要求自己，规定任务完成的期限。q 排除工作过程中的干扰，保持优先次序排除工作过程中的干扰，保持优先次序的稳定性。的稳定性。q 不要只做熟悉的事务性工作。不要只做熟悉的事务性工作。q 与同事、上司、下属探讨改进工作方法，与同事、上司、下属探讨改进工作方法，辨清各自职责，不推诿和相互扯皮。辨清各自职责，不推诿和相互扯皮。q 有时不需要任何借口，只要你的拒绝对你有时不需要任何借口，只要你的