会议系统管理规范

1、会议系统管理标准会议系统管理标准1. 目的三棵树会议系统(以下简称会议系统)是三棵树多功能会议室的重要组成局部，与全体员工工作息息相关。为合理使用会议系统，保障会议系统正常工作、为员工提供智能高效的会议环境特制定本管理方法。2. 范围2.1 适用范围：三棵树涂料股份所有会议室。2.2 发布范围：三棵树涂料股份全体员工。3. 各个会议室设施功能介绍3.1、二楼金叶厅功能介绍金叶厅会议室是一个集扩音、报到、投票、视音频播放、网络视频会议、培训等功能为一体的现代化多媒体会议系统。可满足公司决策层召开多功能重要会议的需求。本会议系统包含的设备有：功放、音响、回音抑制器、矩阵、网络视频会议终端、调音台、

2、中控主机、监控系统、博士系统投票表决、桌面升降系统、创视通电视墙效劳器、会议室专用笔记本电脑、威创电视拼接墙。3.2、二楼作战室功能介绍作战室是一个集扩音、投影、视音频播放、网络视频会议、培训等功能为一体的多媒体会议系统。可满足公司各阶层员工召开多媒体小型会议的需求。本会议系统包含的设备有：功放、音响、矩阵、网络视频会议终端、调音台、中控主机、投影仪、电子白板、会议室专用笔记本电脑、SNOY电视机。3.3、二楼多媒体室功能介绍多媒体会议室是一个集扩音、投影、视音频播放、网络视频会议、培训等功能为一体的多媒体会议系统。可满足公司各阶层员工召开多媒体小型会议的需求。本会议系统包含的设备有：功放、音

3、响、矩阵 网络视频会议终端、调音台、投影仪、创视通电视墙效劳器、SONY电视机。3.4、二楼绿叶、玉叶室功能介绍绿叶厅、玉叶厅会议室是一个集扩音、投影、视音频播放、培训等功能为一体的小型会议室。适用于公司各阶层员工开展培训，学习及娱乐活动。本会议系统包含的设备有：功放、音响、投影仪、电子白板。3.5、三楼多功能会议室功能介绍三楼多功能会议室是一个集扩音、投影、视音频播放、舞台灯光、音响、气体效果的大型多功能会场。可满足公司举办大型晚会、召开大型会议的需求。本会议系统包含的设备有：功放、音响、投影仪、舞台灯光气体设备、调音台、灯光控制台、时序效劳器、LED屏。 4. 岗位与职责4.1 操作员职责

4、由行政部指定2-3名员工，负责会议系统的日常操作及简单维护。1) 日常操作包括：启动会议系统、调试会议系统、使用会议系统、关闭会议系统。(会议系统根本操作请参考各会议系统操作手册。)a) 启动会议系统。会议系统启动标准请参考本管理制度第6项的使用标准内容。本地会议：操作员在会议开始前40分钟启动会议需要使用的相关设备。网络视频会议：操作员在会议开始前60分钟启动会议需要使用的相关设备。 b) 调试会议系统操作员启动会议系统后，根据会议要求，测试会议系统的相应功能，确保会议系统正常为会议提供效劳。如：启动会议系统后，操作员可以测试大电视墙是否可以正常显示电脑上传的图片，无线麦克风和桌面话筒是否可

5、以将声音送给音响等。c) 使用会议系统详细使用方法请查看各会议室会议系统操作手册。d) 关闭会议系统会议结束后，操作员负责关闭会议系统，并断开设备电源。会议系统关闭标准请参考本管理制度第6项的使用标准管理员职责由信息中心指定1-2名员工，负责故障排除，并定期对会议系统进行巡检。1) 故障维护流程a) 检查设备是否上电，开关是否开启；b) 检查设备连接线是否松脱；c) 检查设备的各类旋钮、按钮是否被归0，如发现有旋钮或按钮被归0，可以将旋钮或按钮调节到标签指示的位置；d) 查看应用软件是否正常设置使用；e) 查看设备日志，检查设备配置是否被修改。如上述方式均无法恢复系统，管理员应及时联系厂商排除

6、故障。2) 会议系统巡检内容a) 金叶厅会议系统巡检内容1. 查看设备连接线是否有松动；设备包含：威创电视拼接墙控制PC，调音台，功放，中控主机，博世系统主机，回声抑制器，创视通电视墙效劳器，H3C网络视频会议终端MG9010，矩阵，无线麦克风接收器。2. 测试会议系统常用功能是否存在隐患；功能隐患：音响系统有杂音，大电视墙显示图像不正常，桌面显示器显示图像不正常，桌面信息盒的视音频插口不正常等。3. 查看设备日志，检查设备在使用过程中是否有发出故障报警；需要检查日志的设备有：创视通电视墙效劳器，H3C网络视频会议终端MG90104. 检查设备环境是否符合要求。设备环境要求请参考单维护内容。b

7、) 作战室会议系统巡检内容1. 查看设备连接线是否有松动；设备包含：SONY电视机，功放，中控主机，投影仪，H3C网络视频会议终端MG9010，矩阵，无线麦克风接收器，电子白板。2. 测试会议系统常用功能是否存在隐患；功能隐患：音响系统有杂音，电视或投影显示图像不正常，电子白板软件无法使用等。3. 查看设备日志，检查设备在使用过程中是否有发出故障报警；需要检查日志的设备有： H3C网络视频会议终端MG9010。4. 检查设备环境是否符合要求。设备环境要求请参考操作员日常简单维护内容。 c) 多媒体会议室会议系统巡检内容1. 查看设备连接线是否有松动；设备包含：SONY电视机，功放，投影仪，H3

8、C网络视频会议终端MG9010，矩阵，无线麦克风接收器，创视通电视墙效劳器。2. 测试会议系统常用功能是否存在隐患；功能隐患：音响系统有杂音，电视或投影显示图像不正常等。3. 查看设备日志，检查设备在使用过程中是否有发出故障报警；需要检查日志的设备有： H3C网络视频会议终端MG9010，创视通电视墙效劳器。4. 检查设备环境是否符合要求。设备环境要求请参考操作员日常简单维护内容。 d) 玉叶厅会议室会议系统巡检内容1. 查看设备连接线是否有松动；设备包含：功放，投影仪，无线麦克风接收器。2. 测试会议系统常用功能是否存在隐患；功能隐患：音响系统有杂音，投影显示图像不正常，电子白板软件无法使用

9、等。3. 检查设备环境是否符合要求。设备环境要求请参考操作员日常简单维护内容。 e) 绿叶厅会议室会议系统巡检内容1. 查看设备连接线是否有松动；设备包含：功放，投影仪，无线麦克风接收器。2. 测试会议系统常用功能是否存在隐患；功能隐患：音响系统有杂音，投影显示图像不正常，电子白板软件无法使用等。3. 检查设备环境是否符合要求。设备环境要求请参考操作员日常简单维护内容。 f) 三楼大会场会议系统巡检内容1. 查看设备连接线是否有松动；设备包含：调音台，功放，矩阵，无线麦克风接收器，电源时序器，舞台灯光控制台，投影仪。2. 测试会议系统常用功能是否存在隐患；功能隐患：音响系统有杂音，投影仪显示图

10、像不正常，舞台灯光无法控制，调音台无法控制，LED显示不正常等。3. 检查设备环境是否符合要求。设备环境要求请参考操作员日常简单维护内容。 g) 信息发布系统效劳器，MCU巡检内容1. 查看设备连接线是否有松动；设备包含：信息发布系统主机及转发设备，MCU。2. 查看设备日志，检查设备在使用过程中是否有发出故障报警；5. 会议设备功能介绍a) 功放、音响、调音台功能：放大会场产生的声音，保证会场的任何角落都可以清晰听到参会者的发言或播放的音频；b) 矩阵、网络视频会议终端、中控主机、创视通电视墙效劳器、威创电视拼接墙功能：保证会议过程中需要输出的视音频信号，可以顺利传输到音响或电视拼接墙。 c

11、) 网络视频会议终端功能：通过网络实现远程高清视频会议。d) 博世系统功能：会议报到、表决、扩音。e) 桌面升降系统功能：实现桌面电脑可控升降，满足参会者的不同需求。f) 会议室专用笔记本功能：安装会议系统需要的各类操作软件，会议系统操作专用。6. 使用标准1. 金叶厅会议系统使用标准a) 会议室操作员开启电视墙背后配电箱里的开关，开关开启顺序依次为： i.ii.iii.iv.v.vi. 1#空气开关.电视供电1； 2#空气开关.电视供电2； 3#空气开关.电视供电3； 4#空气开关.外围设备； 5#空气开关.电视墙效劳器，转换器供电，机柜供电，高清摄像机供电； 7#空气开关.功放。b) 按下

12、功放前面板上的电源开关，启动功放；c) 测试会议设备是否正常工作设备操作手册请参考金叶厅会议系统操作手册； d) 使用会议系统为会议效劳；e) 会议结束后，关闭会议系统 。关闭顺序为：a) 按下功放前面板上的电源开关，关闭功放电源；b) 关闭电视墙背后配电箱里的开关，关闭顺序为i.ii.iii.iv.v.vi. 7#空气开关.功放； 5#空气开关.电视墙效劳器，转换器供电，机柜供电，高清摄像机供电； 4#空气开关.外围设备； 3#空气开关.电视供电3； 2#空气开关.电视供电2； 1#空气开关.电视供电1；注意：a) 当会议室音响效果出现问题时，请操作员检查调音台上的“音量调节推子是否偏离标签

13、标注的位置，如果“音量调节推子偏离标签标注的位置，操作员根据标签指示将“音量调节推子移动到标签标注的位置即可；b) 除了调音台的“音量调节推子外，操作员不应对调音台的其他设置或机柜上的设备做调整。2. 作战室会议系统使用标准a) 会议室操作员进入会议室，翻开配电箱上的电源总开关；b) 开启机柜上的功放开关；c) 测试会议设施能否正常使用设备使用手册请参考作战室会议系统操作手册； d) 使用会议系统为会议效劳；e) 会议结束后，会议室操作员关闭功放开关及投影仪开关投影仪关闭后大概2分钟左右，投影仪会发出“噔噔的声音，此时表示投影仪完全关闭。请注意：在投影仪发出声音之前投影仪并未完全关闭，在投影仪

14、完全关闭的时候断开投影仪的电源会造成投影仪损坏，请操作员谨慎操作。，确认投影仪完全关闭后，会议室操作员关闭配电箱上的电源总开关。注意：a) 当会议室音响效果出现问题时，请操作员检查调音台上的“音量调节推子是否偏离标签标注的位置，如果“音量调节推子偏离标签标注的位置，操作员根据标签指示将“音量调节推子移动到标签标注的位置即可；b) 除了调音台的“音量调节推子外，操作员不应对调音台的其他设置或机柜上的设备做调整。 3. 多媒体会议系统使用标准a) 会议室操作员进入会议室，翻开配电箱上的电源总开关，并确保电视机开关和投影仪开关处于开启的位置；b) 测试会议设施能否正常使用设备使用手册请参考多媒体会议

15、室会议系统操作手册；c) 使用会议系统为会议效劳；d) 会议结束后，会议室操作员关闭投影仪开关投影仪关闭后大概2分钟左右，投影仪会发出“噔噔的声音，此时表示投影仪完全关闭。请注意：在投影仪发出声音之前投影仪并未完全关闭，在投影仪完全关闭的时候断开投影仪的电源会造成投影仪损坏，请操作员谨慎操作。，确认投影仪完全关闭后，会议室操作员关闭配电箱上的电源总开关即可。注意：a) 当会议室音响效果出现问题时，请操作员检查调音台上的“音量调节推子是否偏离标签标注的位置，如果“音量调节推子偏离标签标注的位置，操作员根据标签指示将“音量调节推子移动到标签标注的位置即可；b) 除了调音台的“音量调节推子外，操作员

16、不应对调音台的其他设置或机柜上的设备做调整。 4. 绿叶、玉叶厅会议系统使用标准a) 会议室操作员进入会议室，翻开配电箱上的电源总开关，并确保投影仪开关和机柜开关处于开启的位置；b) 测试会议设施能否正常使用设备使用手册请参考绿叶、玉叶厅会议系统操作手册； c) 使用会议系统为会议效劳；d) 会议结束后，会议室操作员关闭投影仪开关投影仪关闭后大概2分钟左右，投影仪会发出“噔噔的声音，此时表示投影仪完全关闭。请注意：在投影仪发出声音之前投影仪并未完全关闭，在投影仪完全关闭的时候断开投影仪的电源会造成投影仪损坏，请操作员谨慎操作。，确认投影仪完全关闭后，会议室操作员关闭配电箱上的电源总开关即可。注

17、意：a) 当会议室音响效果出现问题时，请操作员检查调音台上的“音量调节推子是否偏离标签标注的位置，如果“音量调节推子偏离标签标注的位置，操作员根据标签指示将“音量调节推子移动到标签标注的位置即可；b) 除了调音台的“音量调节推子外，操作员不应对调音台的其他设置或机柜上的设备做调整。 5. 三楼大会场会议系统使用标准a) 会议室操作员进入大会场，在舞台后面的配电箱上翻开需要用到的设备电源； b) 测试会议设施能否正常使用设备使用手册请参考三楼大会场会议系统操作手册； c) 使用会议系统；d) 会议结束后，会议室操作员关闭投影仪开关投影仪关闭后大概5分钟左右，投影仪的指示灯变成一红一绿，此时表示投

18、影仪完全关闭。请注意：在投影仪的指示灯变成一红一绿之前投影仪并未完全关闭，在投影仪完全关闭的时候断开投影仪的电源会造成投影仪损坏，请操作员谨慎操作。关闭投影后，操作员在控制台上关闭调音台、舞台灯光控制台、关闭机柜里的电源时序器。等待5分钟后，操作员切断舞台后面的配电箱上的设备电源开关即可。 7. 考前须知1. 操作员在切断金叶厅会议系统电源的时候，请务必保持金叶厅机房配电箱的6#空气开关7*24开启；2. 操作员在切断投影仪电源之前，请务必确认投影仪已经完全关闭。确认投影仪完全关闭的方式：用遥控器关闭投影仪后，投影仪的风扇仍然处于运行状态，大概5分钟左右，投影仪会发出类似“噔噔的声音，投影仪内部的风扇停止转动，此时投影仪才真正处于完全关闭的状态；3. 会议系统如发生故障，请致电信息中心故障受理专线：8300。8. 会议系统申请流程1. 会议室使用申请流程请参考行政部制定的会议室申请流程；2. LED、信息发布系统使用申请流程请参考行政部制定的信息发布系统使用申请流程；3. 网络视频会议使用申请流程：i. 向行政部提交视频会议的使用申请视频会议的使用申请流程请参考行政部制定的会