时间管理与会议须知讲义

1、Displaying Your Vision時間管理與開會須知時間管理與開會須知Copyright byTFT Business UnitCHUNGHWA PICTURE TUBES, LTD.MAY 11, 2005Displaying Your Vision時間管理時間管理Displaying Your Vision時間管理課程要點時間管理課程要點1. 建立正確的時間管理觀念與態度2. 學習強化時間管理的技巧3. 妥善運用時間提升時間價值Displaying Your Vision你的價值觀你的價值觀A女與D君要結婚河岸這邊只有B君與C君有船可以送A女B君說我喜歡你不願你嫁別人，所以我不願

2、意送你過去！C君與我嘿咻我就送你過去D君說你已經跟別人嘿咻過我不娶了E君不論如何都願意娶你A嫁給了E君ABCDEDisplaying Your Vision正確的行事優先順序正確的行事優先順序1st2nd3nd4th急迫的事急迫的事不急迫的事不急迫的事重要的事重要的事不重要的事不重要的事Displaying Your Vision時間管理矩陣時間管理矩陣急迫的事急迫的事不急迫的事不急迫的事重要的事重要的事不重要的事不重要的事立刻做立刻做仔細做仔細做授權做授權做婉拒做婉拒做均衡均衡其他部門慶生活動驗機立上計畫設備當機停產總經理的客人要喝茶Displaying Your Vision如何提高工作效

3、率如何提高工作效率Displaying Your Vision如何提高工作效率如何提高工作效率1.一天幾點精神最好？幾點想睡覺？2.一週五天要怎麼過？3.保持良好的體力、養成運動的習慣4.身心均衡發展、培養良好的嗜好瞭解每日工作時段的特性瞭解每日工作時段的特性以以PDCA定義週一到週五的工作性質定義週一到週五的工作性質Displaying Your Vision工作時段分配法則工作時段分配法則早上中午（13001500）下午晚上活力充沛衝勁與勇氣兼備DO思考遲鈍適合散心Check冷靜溝通Action , Plan放鬆充電、思考電話事項交辦/完成準備工作執行工作（查報表、準備資料、寫報告）面對面

4、follow up溝通與協調Check mailCopy / 送文思考問題寫計畫/更新進度策略會議明日工作安排Displaying Your Vision每週工作性質分配法則每週工作性質分配法則禮拜一、二禮拜三、四、五禮拜六、日備註活力充沛衝勁與勇氣兼備DO思考遲鈍放鬆、溝通Check冷靜、思考Action , Plan大型專案丟球組內專案丟球給予組員做事方向/做事重點創造議題Follow up一、二所丟的球調整、up date 計畫議題收尾傾聽溝通想想目的為何？意義何在？有沒有辦法提升自己的價值計畫/規劃Displaying Your Vision頭腦體操頭腦體操水水Displaying Y

5、our Vision誰殺了你的時間？誰殺了你的時間？Who kill you time?美國兩家著名的管理顧問機構管理工程師聯合顧問所與史玫特顧問公司針對這個問題的調查 結果：打電話開會處理信件Displaying Your VisionKISS 原則原則操作性、思考性操作性、思考性傳真、複印、回電、傳真、複印、回電、check mail、備份備份專案工作（專案工作（15min分割）、用餐、下載分割）、用餐、下載Keep It Simple &Sweet !化零為整化整為零勞心、勞力交替Displaying Your Vision你的文件處理系統在哪裡？你的文件處理系統在哪裡？遇到下列

6、狀況你怎麼辦？遇到下列狀況你怎麼辦？出差回國的報帳收據出差回國的報帳收據看到雜誌上的好文章但目前無法閱讀看到雜誌上的好文章但目前無法閱讀會議通知會議通知人資部送來的調薪名單人資部送來的調薪名單37“投入前問題調查表投入前問題調查表代理商更換電話住址的通知代理商更換電話住址的通知提醒自己股票選擇權到期的備忘錄提醒自己股票選擇權到期的備忘錄集中收齊準備趕快報帳集中收齊準備趕快報帳Copy 或撕下來或撕下來速速回覆速速回覆速速回覆速速回覆存入郵件地址管理存入郵件地址管理43個資料夾個資料夾43個資料夾個資料夾Displaying Your Vision別讓別讓E-mail把你的時間移沒有了把你的時間

7、移沒有了 ?葛洛夫： 你的時間是不是被E-mail 切成零零碎碎的片段？集中處理它集中處理它Displaying Your Vision提高提高E-mail處理效率的建議處理效率的建議 進入後先瀏覽所有信件的主題，然後做分類工作 一天只分三時段check mail 除了急件外集中時段回信上午開機、中午休息前、下班前Displaying Your Vision會議須知會議須知Displaying Your Vision開會的目的開會的目的統一決策與意見統一決策與意見溝通不同部門不同想法執行與推動業務執行與推動業務工作目標分配行程解決問題解決問題針對難題結合眾人智慧解決收集與告知訊息收集與告知訊息

8、資訊共享與共用提升能力與士氣提升能力與士氣凝聚共識親睦與交流親睦與交流增加彼此瞭解Displaying Your Vision會議的種類會議的種類參與式非參與式需要團體意見主要是單向的傳達，例如資訊傳遞與士氣提振解決問題會議決策會議企畫會議研究會議專題座談會Displaying Your Vision會議必要性的判斷會議必要性的判斷 非得要立即召開協商會？非得要立即召開協商會？ 如果不先召開，就將演變成嚴重的狀況？如果不先召開，就將演變成嚴重的狀況？ 必須立即提升成員意識與士氣嗎？必須立即提升成員意識與士氣嗎？ 傳達後，有助於改善業務效率與利潤？傳達後，有助於改善業務效率與利潤？ 屬於面對面傳

9、達與討論的內容？屬於面對面傳達與討論的內容？是不是也許Displaying Your Vision糟糕的會議有哪些狀況？糟糕的會議有哪些狀況？ 受邀出席的未出席受邀出席的未出席 與會者遲到或早退 與會著心不在焉想自己的事情，竊竊私語、打與會著心不在焉想自己的事情，竊竊私語、打瞌睡瞌睡 會議被個人或少數人主導或某個主管主導 與會著開始人身攻擊與會著開始人身攻擊 會議毫無成果、只重複上回會議的主題 會議又長又沒結論會議又長又沒結論 事前準備不週甚至沒準備 錯誤的地點、錯誤的時間錯誤的地點、錯誤的時間Displaying Your Vision最好的會議最好的會議 容許互動、甚至鼓勵互動的會議場合，

10、可以共享資訊並趁機向團對成員學習 你可以回答問題、提出問題 可以討論重要議題，達成集體決議 可以幫助團對成員發展甚密的思考能力 廣泛獲得團對成員對於某一議題的各種看法Displaying Your Vision會議四部曲會議四部曲 首部曲： 二部曲： 三部曲： 四部曲：會前準備召開會議主持會議結束會議與追蹤會議Displaying Your Vision會前準備會前準備 擬定議程 確認會議目的 設定目標 決定方法 分配時間排列項目決定與會者該在何時、何地開會定稿與分發議程準備資料Displaying Your Vision召開會議召開會議-會議通知會議通知會議通知會議通知會議主題會議主題：龍潭

11、廠停車問題協調會龍潭廠停車問題協調會議題議題：1. 現行停車辦法說明2. 停車場取代方案3. 其他對應方式會議時間會議時間：5/ 10 下午 1:30 3:00會議地點會議地點：龍潭廠國際會議廳邀請與會同仁邀請與會同仁：安勤室主任、L1 IE 及全體副理級以上主管Displaying Your Vision上台主持上台主持說的好！嗯.（點頭）所以你是說.你的意見從某方面看你的意見從某方面看是有道理，但如果是有道理，但如果這是一個很好的這是一個很好的觀點，還有其他觀點，還有其他相似的觀點嗎？相似的觀點嗎？Displaying Your Vision主持人六大殺手主持人六大殺手自私獨霸動彈不得霧裡

12、看花跳躍式討論阻礙發展人身攻擊Displaying Your Vision會議討論注意事項會議討論注意事項 音量與速度控制讓與會者清楚 不需拘謹不需刻意在乎上司長輩 以自然的態度作溝通勇敢說出意見 掌握發言時機該說時就說 一次發言只限一項內容避免混亂 在腦海中整理過內容再發言Displaying Your Vision會議討論注意事項會議討論注意事項 井然有序的會議中一次只有一個人說話 除非絕對必要，否則避免打岔，無論這些議題爭議性多高，但文明與尊重還是要維持！ 討論是對事嚴格 、 對人柔和 讓討論聚焦、持續發展 需要溝通的會議需有專門紀錄人員寫板書Displaying Your Vision白板、黑板的紀錄訣竅白板、黑板的紀錄訣竅 正確聆聽：正確瞭解發言人的想法必要時可請主持人協助釐清，注意專有名詞、日期、數量的正確性。 用條文方式簡潔記載： 以中立的立場公正記錄：不帶個人色彩 留心文字是否讓人易懂：速度雖然重要，但字體清晰、端正也很重要！ 掌握時機確實記錄： 以彙整報告的心態來記載：電子白板幫助大D