会议室工作流程_第1页
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文档简介

1、会议室工作流程会前1、查看会议通知单会议时间、会议地点、公司名称、会议联系人、客人人数、场租金额、设备金额、横幅收费金额、结帐方式、会议下单人。2、布置会场1) 根据客人要求来布置会场常见会场分为:课桌式、剧院式、"U'字型、“T”字型、“回”字型、 “口”字型、会见型、椭圆型(董事会型) 、鸡尾酒会型、舞台式等。2) 根据客人要求准备会议用的设施及工具常用:纸、铅笔(圆珠笔)、水(茶水、矿泉水)、话筒(有线、无线、立式、座式、耳麦、纽扣麦克风)、舞台、大白板、马克笔、投影仪、投影屏幕等。3) 会议摆台桌子摆放、椅子摆放摆放文具及杯具、信纸、铅笔(圆珠笔)、纸垫及水杯摆放要求

2、:会议桌椅横竖一条线;信纸横竖一条线;水杯横竖条线4) 横幅的摆放及签到台的摆放3、会前检查5) 会议桌椅及台面的检查桌椅摆放是否符合标准纸、笔、水摆放是否符合标准会议桌椅上无垃圾、污迹,台面干净、整洁6) 会议设备检查提前半个小时开启会议有关区域的照明设备,确保全部正常使用。提前半个小时开启会议有关区域的空调,保持温度 20度左右。提前一个半小时调试会议使用的音响、话筒、投影仪等设备能否正常使用,如有故障及时通知动力部进行修理。7) 工作台检查复核会议通知单的所有要求检查工作台里的茶包、水壶、开水是否充足8) 卫生检查清洁地面卫生,确保地面无垃圾、污迹。清洁会议用的仪器、设备的污迹和浮灰。9

3、) 其它的检查检查横幅的摆放及内容,确保悬挂对称、内容无错误。检查签到台“签到处”、“请赐名片”的标牌,签到本的摆放是否标准、正确、检查告示牌,确保内容无误。告示牌表面干净、明亮。10) 人员安排会议服务人员提前半小时站立门口,迎接客人到来。音响控制人员提前半小时到达音响室做好准备,播放背景音乐。会中4、了解会议安排负责会议的人员主动和举办会议的负责人联系,了解会议议程,便于安排员工进行配合。5、迎接客人1) 负责会议服务的员工在会议室门口迎接客人。2) 迎接客人的注意事项:挺胸、收腹、直立、双手放于腰后,双脚与肩并齐,面带微笑;当客人到达时,主动向客人打招呼,问候客人。3) 引客入位:当客人

4、到达时,引导客人坐上自己的位置,尤其是 VIP 客人, 为客人拉椅协助客人入座。6、 会议期间服务7、 会议进行期间,服务员要在会场当班,不能脱岗或自行做私事。如有急事须向领班或领班以上的人员报告。8、 为客人添加茶水:客人入座后,应及时为客人倒一杯茶,俗称“迎客茶”。一般每隔 15-20 分钟添加一次茶水。3) 随时注意所有会议设备的运作情况,发现故障立即采取有关措施。如无法解决要通知动力部协助解决9、 由会议服务员打出会议帐单,询问前台是否挂账,有效签单人的姓名。会后10、找会议举办方的负责人,将帐单交于负责人签字确认1)现金支付,将客人带至前台支付现金。2)如挂账支付,将帐单交于有效签单

5、人签字确认。11、检查会议设备与客人物品1)会议结束时,服务员要引导客人乘坐电梯或楼梯离开会场到下一个目的地。2)会议结束时,服务员应马上检查会议设备和会议桌椅,确保没有损坏或遗失。3)如有损坏或遗失,马上和会议负责人反映,并通知领班或主管来解决。4)快速巡视,有无客人遗忘的物品。如有遗失的物品要及时归还客人。12、收拾会场1)先收拾玻璃器皿、瓷器、重要设备(手提电脑、投影仪等贵重物品) ,然后收布草,点清数量,分类放好,送至布草房清洗。2)把告示牌、横幅等物品收回整齐,摆放仓库。3)整理桌椅,摆放入仓库。13、清洁卫生工作清场后, 先把桌面的垃圾清理干净,然后清理地面的垃圾和污迹12、 关闭电源1) 客人全部离场后,首先关闭空调和部分照明电

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