浅析事业单位人事档案管理现状及对策

1、    浅析事业单位人事档案管理现状及对策    贾坤涛摘 要：随着信息化时代的不断深入发展，事业单位人事档案管理工作取得了一定的成绩。但是，面对新时期的新任务和新挑战，传统纸质版档案管理不再适应工作需要，以及档案管理人员的专业化程度不高等问题，一定程度上限制着人事档案管理工作的规范化、高效化。从事业单位人事档案管理现状入手，客观全面分析存在的问题，并从实际出发提出有效对策。关键词：事业单位;人事档案;管理：g278        文献标志码：a      ：1673-291x（201

2、9）13-0123-02一、引言人事档案管理，是指对人事档案进行的从收集、整理到存储再到被利用的整个过程。作为事业单位工作的重要构成，人事档案管理扮演着重要角色，主要表现于社会地位与社会职能两方面，是干部在个人经历及专业素质方面的重要体现之一，更是事业单位干部评价、考核、任用的重要参考依据。通过长期的发展，事业单位人事档案管理工作已经逐步制度化、规范化。随着企业现代化管理理念的不断深入，以及企业管理制度的不断发展，人事档案管理工作也需通过创新取得发展。二、事业单位人事档案工作存在的主要问题1.对档案管理工作不重视。大部分单位和人事档案管理专干对人事档案管理存在误区，重要性意识有待加强。相对于其

3、他事业单位的业务，人事档案管理工作处于被“边缘化”的地带，尤其是与核心业务相比，更是可有可无。由于人事档案工作非核心业务，又不可取得有效业绩，对单位的贡献又是忽略不计。因此，人事档案管理工作很不受重视。除此之外，部分人事档案管理人员认为档案管理工作简单机械，不出成绩，需要了就查询下，是一项没有难度和意义的工作。2.人事档案更新不及时。很多事业单位都存在档案陈旧、更新不及时的问题。目前事业单位个人档案中，大多存档的是个人信息、干部考察表、任命文件、职称评定材料、入党材料和年度考核表等等。但是，对于干部每年更新的个人信息、奖励及培训资料，未能及时存档更新。一般都是人事专干收集更新，干部本人也没有意

4、识或者不知道需要提交每年最新的资料给人事专干用于存档。3.人事档案信息化程度不高。在科学技术的不断发展中，信息化技术也日新月异，对人事档案管理应用现代信息技术已是普遍现象。但在实际操作中，对于一些先进的技术手段没有进行充分挖掘和发挥其作用，人事档案管理现代化、智能化、数据化有待推广，有些单位只是简单地将人员信息、档案目录进行了电脑输入，资料检索、调阅则进行手工操作，对于无纸化阅档基本没有实施。由于投入不足，电子化硬件设备无法保障。有些单位甚至有没有仿真扫描仪，计算机硬件和档案存储设备落后，无法满足新时期档案管理工作的信息体系需要。4.档案管理人员专业度不高，存档工作不规范。档案管理工作对于档案

5、管理人员的业务能力和综合素质都有一定要求，需要专业人员从事档案管理工作，具体是指具备先进理念与专业技能知识的人事档案管理人才。但是由于目前很多事业单位档案管理专干的非专业性、非专职性，导致档案管理工作依然存在存档不及时、不仔细甚至不规范的现象，这些现象直接影响了档案管理工作的质量，不利于事业单位后期工作的正常开展。同时，由于人事档案管理人员没有经过专业的培训，档案业务专业度不高，专业素质水平普遍得不到提高。在信息技术飞速发展的今天，对档案管理人员专业化水平的要求也越来越高。三、事业单位人事档案管理的新思路1.改变管理意识，重视档案管理工作。提高档案管理工作的重视程度，要从领导和档案管理专干两个

6、方面开展。一是单位主要领导。只有一把手领导认识到档案管理工作的重要性，充分知晓其对单位未来发展的作用，配备专干开展工作，督促专干提高档案管理工作，才能促进档案管理工作的长足发展。二是事业单位的档案管理人员。档案管理人员要立足单位长远发展，不断汲取最新的相关知识，参加相关的培训，坚持与时俱进，不断更新自我的知识结构和观念。2.及时更新保存档案，对人事档案进行动态管理。人事档案管理人员作为专职的干部，除了具备基本的专业性之外，还必须由责任心强的干部担任。人事档案更新是档案管理的基本功，特殊的捷径没有，关键要靠管档人员的责任心和相关部门及员工的档案意识，有变动的鉴定后及时入档，这是最终的更新之道。一

7、是定期填写职工情况履历表或者变动情况表;二是建立健全档案归档制度，凡与员工密切相关的材料，如职称材料、工资材料、党团材料、奖励处分材料等，形成后一定有一份交由人事部门归档;三是推行人事档案电子化管理。3.改善档案管理环境，实现规范化。首先，提高人事档案人员的技术水平。要保证档案工作人员的配备，及时组织档案工作人员参加专业化培训。其次，硬件环境和软件设施的改善。例如，各单位需要设置专门的人事档案办公室、存放室等，同时要统一配置人事档案管理专用电脑、保密设备等软件设施，便于工作的开展。最后，加强档案管理智能化和信息化。在档案管理工作中，要将传统管理与互联网信息化管理相结合，打造智能管理模式。例如，

8、借助计算机做好电子档案的登记、保存、查询等工作。需要注意的是，在利用计算机等电子设备的同时，也要及时学习和掌握相关网络安全知识，加强档案管理的安全性和保密性，通过智能管理模式，既可以提高档案管理工作的安全性和完整性，又能够有效提高档案管理工作的使用性。4.完善人事档案全文数据库建设。推进人事档案管理工作信息化进程，把文字资料向数据资料进行转变，充分利用微机、扫描仪等现代设备和现代技术，将不易保存的纸质档案转变为pdf文件、电子照片等形式，再用微機进行全面整理，按照相关分类进行保存，完善相关信息，利用微机中的“关键字、年份或分类”检索、查询等功能，实现查询档案的智能化。通过人事档案数据库的建设，

9、实现人事档案纸质化和数据化同储存、同管理、同利用。5.配备专业档案管理专干，实现专业化。一是配备专业的档案管理人员。人事档案的分门别类、信息化录入、更新等工作，需要耗费大量的时间和精力，才能做到细致、规范化和专业化，同时也是一项延续性工作，因此必须配备专业的档案管理人员。二是提升档案人员的素质。档案管理人员的素质高低决定了人事档案工作管理的好坏，因此提高档案管理人员的专业素质非常必要。通过“请进来，走出去”的方式，加强交流培训，通过培训提升其业务能力和综合素质，为工作顺利推进提供有力保障。参考文献：1  理文.我国干部人事档案管理研究d.合肥：安徽大学，2013.2  郝小红.新时期人