现代信息技术对企业档案管理的影响与对策

1、    现代信息技术对企业档案管理的影响与对策    李永元摘 要：科学技术的发展带动社会各行各业的快速发展，对于我国企业档案管理来说，信息技术的快速发展和不断应用已经开始在企业档案管理中开始广泛使用。信息电子化是企业档案管理变革的未来趋势，对于企业自身档案管理的水平，有十分明前的提升。通过信息化技术的使用，不但能够实现企业档案管理的信息化数字化网络化管理，还能够实现档案信息的远程快速传输，实现企业档案管理的社会共享。笔者通过对现代信息技术对企业档案影响的全面分析，对于其中问题的解决提出了针对性的对策和方法。关键词：现代信息技术；企业档案管理；影响；对策

2、1 现代信息技术对企业档案管理的影响1.现代信息技术对传统企业档案管理思想的巨大冲击以及所带来的相应改革动力现代信息技术就是以信息技术为基础，通过生产力和生产关系之间的调整，将信息技术应用在传统的档案管理中，实现企业档案管理各方面水平的不断提升和相应的改革。随着现代信息技术的广泛使用，逐渐凸显出其本身的特点和相应的作用，实现了对工作效率的全面提升。企业档案管理的传统方法已经不能适应企业发展的需要，因此在不断的改革和创新中，将现代信息技术应用在企业档案管理中，对企业档案管理的水平有了较大幅度的提升。与此同时，还需要做好现代信息技术和企业档案管理水平的控制，确保两者之间的良好结合。通过不断的创新和

3、改革，实现现代信息技术在企业档案管理中的良好应用，创造出新颖的企业档案管理方式和方法。2.现代信息技术使得企业档案管理方式和手段更加先进有效现代信息技术主要是具有网络化、信息化和智能化的特点，通过将现代信息技术应用在企业档案管理中，不但能够将其本身的特点融入进企业档案管理中，还能够实现两者优点的相互结合。通过对我国现代信息技术在企业档案管理中的应用进行分析发现，新型的企业档案管理方法不但具有效率高的特点，而且实现了企业档案管理的便捷、高效全面发展。现代信息技术通过对企业档案的改进和变革，实现了数字化档案的建立，进而实现了档案的全面共享和快速传输。目前利用计算机对现代档案进行管理状况十分乐观，实

4、现了档案管理的电子化信息化，提升了纸质档案管理的年限，为档案的快速查找，奠定了基础。3.法制不健全、标准化程度不高等成为新挑战对于传统的档案来说，一般都是利用纸质进行保存的，因此档案中存在保密等级以及解密标准的问题，有的档案本身需要长久的保密，所以很多情况都无法获得较为良好的信息查询效果。档案中如果存在短期保密的内容，也会由于档案的长期保存要求，进行最长期限的保密。从一定程度上来说，这导致档案中的相应内容查询十分困难。对于档案进行利用的时候，往往由于其中一些方面的影响，导致无法充分的利用档案中的相应内容，长期以来导致档案本身的巨大价值没有被广泛的利用。4. 新的形势，新的要求，大部分人员存在不

5、适应性的情况随着现代信息技术的广泛应用，档案管理逐渐转变为信息管理的电子档案，但是对于管理人员来说，很多人由于没有较为先进的思想，在进行现代档案管理的时候没有相应的信息技术为基础，导致工作困难重重。很多人对于新时代的要求没有绝对的正确认识，对于自身传统的思想没有正确的认识。很多传统的工作人员虽然懂档案管理的相应方法，但是对于档案管理中的相应信息技术没有相应的认识。而新招聘的人员虽然具有较为专业的信息技术知识，但是没有完善的档案管理技术。2 加强企业档案管理水平的对策与措施1.要逐步优化档案管理的思想，明晰档案管理的思路现代信息技术本身具有较为先进的技术和便利的使用方法，因此想要全面加强企业档案

6、的管理水平，首先需要优化档案的管理思想，对于传统的档案管理方法和思想都要进行革新。思想作为行动的先导，是确保档案管理工作水平不断提升的根本。对于企业的档案管理人员，需要进行全面的技术培训，树立档案管理人员自身较高的管理水平。对于整个企业的建设和发展中的问题，需要进行及时的解决。树立全面发展现代信息技术企业档案管理的理念，将科学化现代化和规范化，列入企业档案管理控制范围。2.不断加强现代信息技术条件下档案管理工作的设备设施建设与完善工作对于现代信息技术在档案管理工作中的应用，必须要有较为先进的技术设备为基础，传统的档案管理仅仅使用一张桌子、一个本子，但是在现代信息时代，必须要使用符合要求的设备和

7、仪器。对于现代信息技术的发展，档案管理是基础，对于档案管理来说，其中的相应设备是基础。对于企业的全面档案管理，需要以符合条件的相应设备和系统为基础，引进较为专业的管理技术和先进设备，从基础开始，实现企业档案管理水平的全面提升。3.探讨并建立科学规范化的管理机制对于档案管理来说，其本身是具有长期作用的一项工程，因此在进行档案管理的时候，需要有较为专业而又健全的管理机制。通过建立科学规范的管理机制，能够实现现代信息技术企业档案管理的科学化规范化和标准化。通过利用符合要求的电子档案，能够实现对其中各个环节的全面控制和综合性管理，对于其中的相应细节可以进行全面的控制和查询。由于档案本身具有种类繁多大小

8、不一的特点，因此需要建立系统性的管理软件，做到不同答案的综合管理。另外对于建立的科学管理制度和流程，需要严格的遵从。档案管理本身就是一件十分严谨的事情，所以需要以完整的管理制度为基础，通过对档案的整理和收集，实现档案信息的管理和后期使用，发挥出档案的重要作用。4.全面增强档案管理人员的能力素质对于档案管理人员，需要进行全面的技术能力培训，通过集中培训，结合档案管理人员的自行学习，提升所有管理人员的管理水平和管理理念。另外档案管理部门还需要全面提升区域间的相应合作关系，将档案管理的相应资源进行全面的整合，实现全面的联动机制。对于工作中的相依工作经验和工作方法，要进行定期的交流，全面提升所有档案管

9、理人员的管理水平。3 结束语通过对我国企业档案管理的情况进行全面的研究和分析发现，随着我国现代信息技术的不断发展和应用，企业档案管理面临十分严峻的发展挑战。传统的企业档案管理方法有很多都已经不能满足现代的需要，因此需要借助高技术水平的信息设备进行企业档案的管理。在现代信息技术的条件下，需要全面提升对企业档案管理和现代信息技术的良好结合，实现全面的档案管理和改革。确保企业发展良好动力的同时，实現对企业档案管理的现代信息技术革新。参考文献1黄红英.企业档案管理浅议j.现代国企研究.2017（04）2宋云.论加强企业档案管理提高档案管理水平j.报刊荟萃.2017（06）3庞莹.企业档案管理存在的问题和对策j.企业导报.2015（24）4张华.中央企业档案管理的困境与解决途径j.科技与企业.2016（09）5杨少云.浅论企业档案管理中存在的问题及对策j.办公室业务.2016（11）6柴惠贤.企业档案管理中存在的问题及