浅谈我对档案管理的理解

1、    浅谈我对档案管理的理解    伍成忠摘要：加强对档案的管理，及时研究解决档案管理工作中遇到的问题，在人力、物力、财力等方面给予大力支持；同时，档案是信息的重要载体，是主要信息源。管好用好档案，对资源开发起着重要作用。关键词：档案管理；问题；对策现代社会建立系统、科学、民主的管理制度，对其生存与发展极为重要。在一个单位中，档案管理无疑是单位协调、有序、高效运行的有效保证。一、档案管理工作中存在的问题（一）对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位

2、的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。（二）管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。（三）档案室硬件环境设施不齐全。对档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。二、档案管理工作的对策提高档案管理人员素质档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。档案工

3、作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。做好档案管理工作，强化服务意识，提高服务水平是很有必要的。档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量。充分地为社会主义现代化建设服务，是我们档案工作者义不容辞的责任。档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿，档案是单位各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依

4、据。争取领导重视是做好文档工作的前提在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度，因此要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导的重视，文档工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，更好地为单位的发展服务。进一步提高文档管理人员对文档工作的认识，增强管理意识文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，又要有扎实的专业理论知识，科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进管理方法管理文档的基本技能。因此文档管理工作人员具备扎实的专业知识，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。文书管理人

5、员应该认真履行岗位职责，做到以下几点：一是做好上级文件的接收、打印、分类、登记工作，及时提供给有关领导批阅。二是负责本单位的文件总结、计划、报告、报表、信函的打印、复印，凡交付打印的文件材料，按顺序及时登记打印，急件要随到随打，保证打印文件材料的质量。三是负责向本单位各部门发送文件材料；取送报刊信件并负责分发。还负责到外单位取送文件材料和复印文件材料等，接转电话，下达本单位临时性通知等。四是负责计算机通信专网传输政府公文的接收，切实落实电子接收工作管理制度，加强设备维护，确保电子公文接收办理的及时、准确安全。五是及时收集、催要本单位各科室应该存档的材料，立档备用备查。六是保管好办公室公共财产，

6、保管办公用品并负责分发等，与其他人员共同做好档案室清洁卫生及整理工作，树立良好的服务意识。七是做好本单位外来访人员的接待工作。八是负责安排节假日值班，接收、呈报文件。九是严格执行保密制度。三、做好文书档案收集工作是档案管理的关键具体到一个立档单位，保证文书档案收集工作的方法是制定文书档案归档制度，包括归档范围，归档时间和归档要求，收集工作包括三个方面内容：一是对本机关需要归档档案的接收工作；二是档案馆对各现行机关和撤消机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作；三是档案馆对历史档案的接收和征集工作。严格按归档制度规定进行接收。收集工作是文书档案管理工作的前提和基础，收集质量决定文书档案管理的质量，归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求。齐全完整是指归档文件材料的种类、份数以及每份文件的页数等方面都保持齐全完整。质量要求是指归档的文件材料不仅要求内容上的客观、真实，而且在制成材料特别是书写材料方面要利于文件的长期保存。四、明确具体人员职责、保证归档文件齐全完整（一）公文处理程序运转的文件，应明确由文书人员负责收集并向档案部门移交。（二）于各种会议文件应规定由各单位办公室主任或秘书人员负责收集并向档案部门移交。（三）单位的综合性文件，如：规章制度、计划、总结是、报表等应由文人员负责收集，一般指不走收、发文程序的文件。（四）各科室形成的文件，應由该科