高效会议的管理

1、Jeff12/2/2021112/2/2021212/2/20213主要内容12/2/20214会议的意义关键词：关键词：我存在，故我开会我存在，故我开会12/2/20215会议的种类按按人数分类人数分类 按按开会方式分类开会方式分类按按开会目的分类开会目的分类团体会议团体会议一对一会议一对一会议面对面会议面对面会议电话会议电话会议视频会议视频会议宣布人事安排、讲解政策宣布人事安排、讲解政策的会议的会议当众表扬和批评的会议当众表扬和批评的会议临时处理突发事件的会议临时处理突发事件的会议固定的会议固定的会议集思广益的会议集思广益的会议关键词：关键词： 万会朝宗万会朝宗解决问题解决问题12/2/2

2、0216会议的成本计算n时间成本参加会议的人数时间成本参加会议的人数（与会者的准备时间（与会者的准备时间与会者的旅行时间会议秘书工作与会者的旅行时间会议秘书工作会议服务人会议服务人员工作时间）员工作时间）n金钱成本开会的时间成本金钱成本开会的时间成本与会人员平均每小时与会人员平均每小时的工资的工资n直接成本会议设施租用费会议场地费旅费、直接成本会议设施租用费会议场地费旅费、食宿费文件准备费食宿费文件准备费n不定损失成本不定损失成本会议必须成功以回收成本会议必须成功以回收成本12/2/20217高效会议成功法则（1）12/2/20218无需开会的五个如果如如果果12/2/20219必需开会的五个

3、如果如如果果12/2/202110高效会议成功法则（2）12/2/202111会议准备工作核对清单1.了解会议的目的2.是否一定要开会3.确定会议的形式4.安排会议的议程5.决定会议的时间6.确定会议的主持人7.决定会议的地点8.研究会场如何布置9.确定出席人数10.安排出席者座位11.是否准备会议名签12.是否安排交通工具13.是否安排与会者住宿14.是否发出了会议通知15.确定视听材料16.确定辅助教材17.准备会场周边位置图18.是否要求与会者准备资料19.确定相关资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知12/2/202112高效会议成功法则（3）12/2/202113高效会议成功法

4、则（4）12/2/202114高效会议技巧（一）主持会议技巧n如何做开场白如何做开场白n主持人守则主持人守则n如何处理会议中的意外和冲突如何处理会议中的意外和冲突12/2/202115开场语练习：n原则：原则： 明确会议议题明确会议议题 限定会议时间限定会议时间 会议内容会议内容 会议方式会议方式12/2/202116主持人的守则与责任n营造和谐气氛营造和谐气氛n按照议程进行按照议程进行n正确总结讨论的内容正确总结讨论的内容n引导发言者解释令人困惑的发言引导发言者解释令人困惑的发言n帮助与会者理清不假思索的想法帮助与会者理清不假思索的想法n尊重别人，避免出现会中意见一边倒的尊重别人，避免出现会

5、中意见一边倒的情况情况n减少与议题无关的争辩和讨论减少与议题无关的争辩和讨论n保持中立态度保持中立态度12/2/202117意外和冲突的处理蝉的蝉的症状：症状：讲与主题无关的故事讲与主题无关的故事讲得模糊而不具体明确讲得模糊而不具体明确拒绝倾听别人的主要观点拒绝倾听别人的主要观点主持人对策：主持人对策：采用非语言性暗示采用非语言性暗示探询、总结、测试其理解成度探询、总结、测试其理解成度善意提醒关于程序及时间限制善意提醒关于程序及时间限制带入别人发言带入别人发言12/2/202118意外和冲突的处理鲨鱼的症状：鲨鱼的症状：有攻击别人的倾向有攻击别人的倾向总是给予消极的、否定的意见总是给予消极的、

6、否定的意见主持人对策：主持人对策：理解对方的想法或情绪理解对方的想法或情绪重申会议中无论什么意见都可以提重申会议中无论什么意见都可以提但正面的建议会更受欢迎但正面的建议会更受欢迎采用非语言性方式打断采用非语言性方式打断12/2/202119意外和冲突的处理驴的症状：驴的症状：过于敏感过于敏感防卫性很强，心中有面防卫性很强，心中有面“墙墙”不能站在别人的立场看问题不能站在别人的立场看问题主持人对策：主持人对策：突出他的贡献突出他的贡献重复问题重复问题短暂沉默短暂沉默12/2/202120意外和冲突的处理兔子的症状：兔子的症状：质疑正在使用的程序质疑正在使用的程序总是提议不同的程序或建议总是提议不

7、同的程序或建议主持人对策：主持人对策：突出他的贡献突出他的贡献重申可以先试用现在的程序，重申可以先试用现在的程序，如不奏效，则马上按他的方如不奏效，则马上按他的方法实施法实施12/2/202121意外和冲突的处理螃蟹的症状：螃蟹的症状：开会时还在做别的工作开会时还在做别的工作私自进入小团体讨论私自进入小团体讨论时常接电话时常接电话打瞌睡，走神打瞌睡，走神主持人对策：主持人对策：对开小会者，主持人停止说话或者对开小会者，主持人停止说话或者示意发言者暂停，使会议短暂沉默示意发言者暂停，使会议短暂沉默问他们是不是觉得应该先分组讨论，问他们是不是觉得应该先分组讨论，然后集中讨论然后集中讨论对打瞌睡者，

8、可中间休息对打瞌睡者，可中间休息5 5分钟，分钟，并加快会议议程并加快会议议程12/2/202122高效会议技巧（二）参与会议技巧n与会者守则与会者守则n如何进行信息沟通与反馈如何进行信息沟通与反馈12/2/202123与会者的守则与责任n会前充分准备会前充分准备n会中全情投入，贡献自己的创意与意见会中全情投入，贡献自己的创意与意见n以解决问题为己任以解决问题为己任n保持开放的心态，摒除部门之见保持开放的心态，摒除部门之见n尽可能多地获取信息尽可能多地获取信息n耐心聆听，尊重他人的意见耐心聆听，尊重他人的意见n勇于发言，言之有物勇于发言，言之有物n不进行人身攻击不进行人身攻击n避免出现不当的肢

9、体语言避免出现不当的肢体语言n会后总结会后总结12/2/202124会议中的信息沟通与反馈n沟通漏斗沟通漏斗n沟通金三角沟通金三角n反馈时的汉堡原理反馈时的汉堡原理n良好反馈的特征良好反馈的特征12/2/202125沟通漏斗沟通漏斗别人行动20别人听懂40别人听到60你嘴上说80你心里想10012/2/202126沟通金三角沟通金三角自己对方设身处地12/2/202127良好反馈特征n要要描述行为，不要判断描述行为，不要判断n侧重表现而非性格侧重表现而非性格n要征求意见，着眼未来要征求意见，着眼未来n不能伤害别人的自尊不能伤害别人的自尊n实际可行实际可行12/2/202128高效会议技巧（三）

10、如何达成决议n彼得彼得德鲁克决议方法德鲁克决议方法n决策类型及应用决策类型及应用12/2/202129达成决议彼得达成决议彼得 德鲁克决议法德鲁克决议法用足够多的时间检视困难所在，并使与用足够多的时间检视困难所在，并使与会者达成共识会者达成共识列举或图示各提案并开始讨论之列举或图示各提案并开始讨论之客观比较各提案的优劣，避免意气之争客观比较各提案的优劣，避免意气之争估计各提案之获益率估计各提案之获益率评估有无采集更多资料的需要评估有无采集更多资料的需要征求反对意见征求反对意见以中立角度检视正反意见以中立角度检视正反意见寻求与会者对各提案之认同寻求与会者对各提案之认同单位对提案做适当的修整与妥协

11、单位对提案做适当的修整与妥协确认议事结果确认议事结果组成或指定议案执行的监督组成或指定议案执行的监督12/2/202130无异议决策权威决策少数服从多数共识决策确保团队每个人都认为所达成的决议确保团队每个人都认为所达成的决议是最佳的，并公开支持它；意见不和是最佳的，并公开支持它；意见不和及冲突的发生率最低及冲突的发生率最低保证所有问题和思想得到公开辩论，每保证所有问题和思想得到公开辩论，每个团队成员均有机会发表意见；复杂的个团队成员均有机会发表意见；复杂的决议会经过深思熟虑，从而产生高质量决议会经过深思熟虑，从而产生高质量的决议的决议允许多数人对问题发表自己的意见；保允许多数人对问题发表自己的

12、意见；保证大多数人获胜；决议可以通过简单唱证大多数人获胜；决议可以通过简单唱票，相对迅速和高效地做出票，相对迅速和高效地做出决策迅速高效；在急需行动的情况下最决策迅速高效；在急需行动的情况下最实用；在权利界限明显的地方最有效实用；在权利界限明显的地方最有效12/2/202131会议记录与会后跟进技巧n会议记录者应具有的技能会议记录者应具有的技能n与会者会后跟进与会者会后跟进n主持人的会后跟进主持人的会后跟进跟跟跟跟跟跟12/2/202132会议记录的技巧n重要会议要录音，日后不用的录音等于浪费时间重要会议要录音，日后不用的录音等于浪费时间n主持人，不要兼任会议记录者工作。主持人，不要兼任会议记

13、录者工作。n会议记录尽可能维持在一页纸内会议记录尽可能维持在一页纸内n会议记录内容应包括：标题、会议目标、主席名会议记录内容应包括：标题、会议目标、主席名字、缺席及出席人名单应列在会议记录起头处；字、缺席及出席人名单应列在会议记录起头处；列出会议重点；工作分派情况及完成日期列出会议重点；工作分派情况及完成日期n尽量当天或者最迟第二天将会议记录发给与会者尽量当天或者最迟第二天将会议记录发给与会者12/2/202133与会者会后跟进n拿到会议记录后要细读，尤其是对与自己拿到会议记录后要细读，尤其是对与自己工作相关的信息做标记工作相关的信息做标记n分析一下会议的过程，不同与会者对同一分析一下会议的过程，不同与会者对同一问题的不同态度和表现问题的不同态度和表现n分析一下人际关系的状态分析一下人际关系的状态n考虑会议上所分派给自己的任务完成方案考虑会议上所分派给自己的任务完成方案n将会议精神贯穿到下一步的工作中将会议精神贯