计算机档案管理的影响因素与控制对策探析

1、    计算机档案管理的影响因素与控制对策探析    【摘要】现阶段我国的计算机档案管理的进程在逐步的完成，计算机档案管理的建设已经成为了档案管理工作的重点内容和主要的工作方式。传统的档案管理方式采用的是手写、文件的形式，对于一些重要文件的存储方面，并不安全，很容易出现文件丢失和商业机密被盗的现象。文档的存储也存在着很大的隐患，文件自己的模糊，文件的损坏，都会导致文档的管理工作无法实施。在有关文件的查找方面也很繁琐，大企业的文件数据较多，从中找出自己需要的文件无疑是大海捞针，不仅浪费时间也浪费人力，阻碍企业的发展。现在计算机档案管理的建设在不断地进步中，

2、但是也有部分企业由于各种因素的影响，难以实现计算机档案管理。本文对于计算机档案管理的影响因素和控制对策进行分析，希望能够促进我国计算机档案管理的进程。【关键字】计算机档案管理;影响因素;控制对策【基金项目】本文参与江苏高校哲学社会科学思想政治工作专题项目：沿海高职院校少数民族大学新生适应性研究，项目编号：2019jsb647研究成果。随着现阶段的互联网的发展，我国的大部分档案管理工作摒弃了原本的档案管理的方式，将所有的信息录入到电脑当中，通过互联网的信息技术来提高档案记录的工作，从而促进我国信息化的进程。跟随时代的脚步，重新对档案的管理进行规划，根据新时代的现状，和新型的理论知识，建立新的档案

3、管理体系。对于档案的管理使用计算机的档案管理方式，进一步保证企业或者单位的档案的安全和查找方面，进一步的促进企业的发展。1. 实施计算机档案管理的意义随着科技的发展，我国曾经的档案管理方式已经不能满足现代企业的发展。所以为了促进企业的持续发展，需要实施计算机档案管理的方式。计算机档案管理一方面能够提高档案的管理效率，帮助企业的发展速度的提升。另一方面，计算机档案管理能够推进企业的现代信息化的建设，促进企业的发展。计算机档案管理也促进了我国环保事业的发展，我国传统的档案管理方式采用的是纸质的记录，纸是由树木做的，大量的档案的记录，浪费了大量的森林资源，而且纸质的档案保存方式有很多的问题，比如：文

4、档受潮、字迹模糊，由于时间太久、温度太高都会引起字迹的消失。实施计算机档案管理就避免了这种问题的发生，提高了工作效率。2. 现阶段影响计算机档案管理的因素世界上第一台计算机在美国诞生，由美国的数学家冯诺依曼提出，1946年2月14日eniac（埃尼阿克）投入使用。在此后的60年中，计算机技术的发展迅速，逐步的化简，从最开始的eniac重量达到28吨，到现在的能够随身携带，计算机的发展越来越快。随着现在网络的发展，越来越多的企业单位选择使用计算机对公司内部的档案进行管理。计算机档案管理能够适应时代的发展，信息检索的速度快、信息录入的速度也较快，取代了人工的劳动，提高了档案的安全性。随着计算机技术

5、的发展，计算机档案管理系统也在不断的完善，现阶段的计算机档案管理还有部分影响发展因素，大致可以分为以下几个方面：2.1 计算机档案管理系统的安全因素計算机发展到今天也不过百来年，现阶段的计算机档案管理为我们带来了方便，但是档案的安全难以保证，档案如果不小心泄露，被其他人进行有意或者无意的篡改，让档案中的数据出现不准确的问题。计算机档案管理的管理最重要的就是档案的安全，如何保护企业档案的安全和保护企业的知识产权，能偶保证企业的档案的保密工作，在需要的时候有能够合理的开放。在现在的信息化的社会，对于网络中信息的保护，是企业实施计算机档案管理基础。一方面在大量的计算机档案管理的工作中需要大量的员工录

6、入、存储、分享等，在大量的档案管理工作中，可能会出现错误。另一方面计算机通过互联网的连接可能受到网络中的病毒的威胁，数据一旦丢失，就难以找回，找回的数据难以保证其准确性。计算机的档案管理的方式如何保证档案的安全性和准确性，是现阶段计算机档案管理的主要问题。2.2 计算机档案管理人员的专业素质因素计算机的档案管理是一项复杂且繁琐的工作过程，从事档案管理的工作人员的薪资待遇一般会低于平均工资，计算机的档案管理工作的未来发展空间较小，并不会受到就业人员的欢迎。在实际的工作中，计算机的档案管理的工作人员对于档案的管理会出现不认真的情况发生，整个档案管理的过程较为散漫，工作的不认真，让档案管理过程中会出

7、现档案中的错误，工作人员对于档案的保护也不够，致使我国的计算机档案管理工作即使已经实施了多年，但是管理的效果还不尽人意，在计算机的档案管理的观念不能进行实时的更新，档案管理人员缺少对于档案文件的保护意识。对于计算机不能掌握正确的使用方式，让档案管理的工作难以实施，计算机档案管理的工作不能保证档案的安全，让档案的信息轻易地被别人获取。对于档案的管理没有统一的模板，让后期的档案调用和查找出现问题，会出现比纸质档案更加难找的问题出现。计算机档案管理工作人员的专业素质不足，影响了计算机档案管理的发展。2.3 计算机档案管理的标准因素现阶段我国企业的计算机档案管理的方式五花八门，没有统一的标准，企业都按

8、照自己的方式进行计算机档案管理的管理，没有健全的档案安全管理的体系，导致计算机档案管理的建设有很多的漏洞，影响档案的安全性。计算机档案管理的硬件设备不达标，难以存储大量的文件信息，导致计算机档案管理进程的停滞。实施计算机档案管理的目的之一是档案资源的实时共享，想要实现档案资源的实时共享就需要对于档案的存储建立统一的标准，让需要的时候能够及时地检索到。现阶段的计算机档案管理缺少统一的标准，导致档案管理的实时共享受到影响。制约计算机档案管理的发展。3. 现阶段计算机档案管理的对策在这个新时代的计算机档案管理的建设，企业或者单位需要放弃传统的档案管理方式，紧跟时代的步伐，树立科学的计算机档案管理管理

9、理念，了解到企业或单位的实施计算机档案管理的重要性，促进企业的档案管理的工作实施。为计算机档案管理的建设提供资金购进能够完成计算机档案管理进程的设备，企业需要能够明确计算机档案管理的重要性，才能够促进自身的可持续发展。3.1 计算机档案管理系统的安全对策提高计算机档案管理系统的安全性和可靠性是现阶段计算机档案管理的主要问题。首先，计算机档案管理的工作需要确定计算机设备的配置，适应企业专门的网络，对于计算机系统进行实时的维护，保证电脑中软件的可靠性和安全性。可以根据企业的需要，购买专门的计算机档案管理的系统，保证文档的安全，避免文档内容的丢失和受到篡改的问题发生。在档案管理的过程中需要按照公司或

10、者单位的规定，对纸质的信息统一的进行信息化的处理，提高档案管理工作是工作效率。其次，对于计算机档案管理系统的数据库进行优化，优化档案管理的结构，将信息进行整合，促进计算机档案管理工作的实施。加强计算机档案管理的共享的平台，建立长效的管理制度，促进我国计算机档案管理的发展。3.2 加强计算机档案管理人才的专业素质计算机的档案管理是一个需要具备专业的计算机档案管理的技能和专业的计算机操作的能力，所以，需要专业的计算机档案管理的队伍。计算机档案管理的工作人员学习的知识需要能够满足工作的需求，需要加强从业人员的专业技能培训，提高计算机档案管理人员的理念。在档案管理人员加入到实际的工作之前，对人员进行考

11、核和培训，让从业人员能够切实的明确工作内容，和工作的重要性，培养从业人员的责任心，提高安全意识，保证档案的安全和可靠。另外，需要提高计算机档案管理人员的薪资水平，增加这一职业在社会中的吸引力，吸引更多的专业人才投入到计算机档案管理的工作中去，促进计算机档案管理的发展。3.3 建立计算机档案管理的标准建立计算机档案管理的管理规范，规范中明确档案的定义方式和记录结构，使用统一的格式，统一的记录规则，建立专门的专有名词，言简意赅，方便管理，进行规范的计算机档案管理。对于档案管理人员的专业技能的培训，加强对于使用数据库的能力，和基本的计算机的控制能力，需要能够跟随时代不断地提高自身的能力，保證计算机档

12、案管理的实施。对于档案的数据库管理安排统一的格式，实时进行维护，保证数据库正常运行。另外，根据计算机档案管理的需要，应该建立统一的计算机档案管理的标准，并且实施科学的档案管理的方式，从而推进促进计算机档案管理的发展。对于计算机档案管理的过程中存在的具体的问题，还要根据行业的标准进行解决，进一步促进现阶段的计算机档案管理的标准的建设。4. 结束语现阶段的计算机档案管理已经取代了传统的文件档案管理的形式，在实际的计算机档案管理系统的实施过程中会出现各种阻碍计算机档案管理发展的因素，需要我们解决，这就需要工作人员不断的学习先进的管理技术，一步步地完善计算机档案管理的系统，促进计算机档案管理不断的发展。计算机档案管理的实施，不是一个短期就能完成的工作，需要工作人员日积月累，逐渐更新的过程。需要企业或者单位高度重视，对于计算机档案管理进程是企业不被时代落下的有力保障。实现对档案的科学管理，促进档案管理的工作效率，促进企业信息化的进程，加快我国信息化的发展。本文对于影响计算机档案管理的因素进行了分析，初步的找出应对的对策，希望能够促进计算机档案管理的发展。计算机档案管理未来的发展出现的问题，我们最