广东XXOA解决方案

1、 北京华夏新达科技股份有限公司OA解决方案 第 30 页 共 30页 XX公司办公系统解决方案一、 系统概述： 实现公司异地办公，能够使信息快速的传递、共享，实现协同和协作办公，大大降低公司费用。采用Lotus Notes开发平台，服务器采用Lotus Domino，客户端可以使用IE浏览器（实现异地访问，实现客户端零维护）或Notes客户端（方便系统维护和各机构内部的自行维护和应用）。二、绿维公司办公需求纵览： 系统整体目标1、 通过Internet实现异地访问和维护2、 管理文件资料和数据库（表）信息。3、 设置良好的权限控制。4、 能够实现人力资源管理（人力资源部）、客户关系管理（市场部

2、长）、 厂家资料的相互利用（电子商务部、研发中心） 具体部门需求 公共区1、 公告栏 -包含通知、公告、公开信等2、 企业文化-包含公司理念、服务宗旨等宣传区3、 员工天地-包含经验交流，改善建议此区域功能为开放式管理，系统管理员或指定的维护人员可以拥有对文档管理的所有权限。其他所有人员可以浏览。 综合部 财 务 主要发布和管理公司财务制度文件、发布财务报表、资金使用情况、融资情况，往来帐款，固定资产，存货情况。 由于此部分涉及公司的财务机密，可以设置严格的发布、管理和浏览权限。 人 事主要负责人才招聘、员工培训、员工考核、工资及福利和证照管理。 办公室 财务管理、考勤、休假、内务管理、印签管

3、理。 外 联 包括企业、政府机关、媒体 研发中心负责管理研发中心制度文件、竞争对手资料、论文及标准资料、重要业内信息、主要课题及试验计划、分工及各项工作进度、工艺卡片、检测结果、试验总结、原料指标、检测结果、发展方向。 市场部 负责管理市场部相关制度、客户资料（名称/联系方法/联系记录/交易记录）、工作计划总结、竞争对手分析资料、行业及市场信息、合同及协议、出入库资料、产品资料、业务往来记录、运输公司资料。 电子商务部 负责管理贸易管理、信息库、客户资料、工作计划与总结、电子商务部相关制度。三、开发工具：Lotus Notes,C+,Notes Api,Java,Javascript等 四、解

4、决方案：对于OA系统而言，关键的问题时系统是否功能强大，简便易用，并通过办公系统实现公司内部协同办公，实现异地办公需求，帮助企业在电子商务时代赢得更大的利益。 1、功能模块简介新世纪办公自动化系统-新世纪/OA V3.0 系统特点 新世纪/OA是基于Lotus Domino/Notes R5平台上的应用软件，继承并充分发挥了Lotus Domino/Notes R5的优良特性，“新世纪/OA”充分考虑到各单位的不同需求，软件设计灵活通用，功能全面，但又不使软件过于复杂烦琐，立足实用，使用方便，容易操作。 同时，“新世纪/OA”充分利用了Notes提供的各种特性，如客户/服务器结构的邮件系统、合

5、理的资源共享、安全可靠的收发文处理和存储、工作流的支持等等。“新世纪/OA”安全有效的组织结构和应用权限的分类授权，使您在数据组织和应用规划中感觉十分方便。现就新世纪/OA中的功能做以下描述：1、 软件运行环境提供多平台支持功能：Windows95/98和Windows NT IBM OS/2等，从一个平台到另一个平台是非常一致的，在不同平台上使用不需要修改或重新联编。浏览器可采用IE或Notes客户端软件。2、 安全机制数据库级：本软件的每个模块所对应的所有数据库，首先在操作权限上可分为七个等级，油系统管理员根据实际情况设置。 管理员：能执行数据库的所有操作，读写及编辑文档、视图、图表、表等

6、 设计者：不能修改数据库存取列表，不能进行复制、删除数据库，其它权限 同管理员 编辑者：能够读写，编辑所有文档，但不能修改视图、表和存取控制表 作 者：能够杜文档，增加新文档，但不能编辑和修改别人的文档 读 者：能读文档，但不能增加新文档和编辑现有文档 存放者：能够增加新文档，但不能读现有的文档 无存取权限：被分配了次全下的用户不可访问数据库，他们不能打开数据库，这个级别没有对应的符号表示 文档级别：在访问数据库文档的权限方面细分为绝密、机密、秘密等几个级别，由系统管理员控制。3、 强大的可扩展性：可靠、可用、可伸缩的群集结构。适用于中、小企业和机构。更针对大型的政府、机关和企业提供了群集架构

7、方式。支持群集数据库和分布是数据库结构，保障单位内部的办公更清晰、流畅。4、 全面的提醒功能和强大的工作流：流程定义的个性化定制，可随公司的办公要求和流程的改变而进行随机的改变，办公流程选择的任意性，使办公更快捷和方便，用户可以在个人办公的待办事宜中集中处理每一天要做的工作，所有需要员工进行协同工作的处理，都将通过电子邮件已工作流的方式进行，形成真正快捷，安全和有效的办公模式。系统概述一、 系统功能【新世纪/OA 系统结构图】：新世纪/OA 系统结构图单位信息车辆管理会议关 理电子论坛电子刊物档案管理收文管理发文管理报文管理公共信息个人办公系统设置流程设置“新世纪/OA”功能包括：单位信息、车

8、辆管理、发文管理、报文管理、收文管理、档案管理、公共信息、会议管理、会议通知、个人办公、电子刊物、电子论坛、系统设置、流程设置等。【新世纪/OA 系统结构图说明】：1. 报文管理： 包括报文起草、审批、催办、查看流程及意见、生成红头文件、传阅，以及重要报文的归档的全过程。报文流转流向和操作人员的自定义；还可实现撤销报文、退稿、删除自己所有的文档的功能。文档可以放入回收站，回收站内文件可还原和彻底删除。2. 发文管理：包括发文拟稿、核稿、会签、签发、催办、查看流程及意见、生成红头文件、传阅，以及重要发文的归档的全过程。发文流转流向和操作人员的自定义；还可实现撤销发文、删除自己所有的文档的功能。所

9、有文件的传阅和批复全部在计算机网络上完成，并对文件实现按密级和缓急情况和阅读权限进行分类，文档可以放入回收站，回收站内文件可还原和彻底删除。3. 收文管理：处理网上内部来文和外部纸介质来文两部分。执行收文登记、办理、查询、归档等工作。并对文件实现按密级和缓急情况和阅读权限进行分类，文档可以放入回收站，回收站内文件可还原和彻底删除。4. 单位信息：用于发布和存放单位的政策、规章制度、奖惩制度、机构设置及职能、公司或单位发展情况、公司决策、领导职责、公司大事记、公司最新工作动态、近期的活动安排等，给员工提供一个了解公司或单位最新信息的窗口。5. 车辆管理：含预约用车，用车登记，车辆状况、维修登记、

10、购车申请等五部分6. 公共信息：本模块为所有的用户提供一个信息共享、学习和寻求帮助的场所，其中包括公告栏、综合信息（影视信息、体育动态信息等）、列车(航班)时刻表、值班安排、外出留言板等各类功能。7. 会议管理：为用户提供会议室管理，并且在会议召开以前进行会议计划和会议文件、会议议题等方面的准备，会议室的申请、会议通知的发送，会议答复的回收，由会议组织人员根据会议通知的答复文档确定会议是否召开，撤销会议通知的功能，会议举行后可以做会议记录，生成会议纪要，会议查询，可以将重要的会议纪要进行归档。8. 个人办公：个人事务是为用户提供的一个个人事务处理模块，其中包括：个人资料、待办事宜、日程安排、工

11、作日志、通讯录。9. 电子刊物：用于为单位创建内部电子刊物，可以搜集各种信息进行加工整理，编写成期刊，供网络上所有的用户翻阅，所有用户都可以阅读电子刊物。实现期刊和原始信息的自动转换，期刊名称、刊号的自由指定。还可以打印成文本。10. 电子论坛：为所有或者一组被授权的用户对共同关心的话题提供了一个充分的动态交流、讨论的空间。实现实名和匿名讨论。11. 档案管理：对各部门或者个人提交的各种文件进行处理生成档案，并能根据来文特征自动生成档案流水号，对未组卷的文件进行管理，还可对案卷进行封卷、拆卷、档案著录、案卷目录、对档案进行全文检索；通过档案管理中的借阅功能实现公司档案的网上申请，借阅、归还等功

12、能。12. 系统设置：系统设置用来配置系统的服务器信息、公司部门分布和设定、公司员工的相关信息、个人邮件地址，管理组织和个人信息。可以对系统客户端的应用进行分类授权。13 流程设置：限定客户端对系统的操作权限，设定流程流转过程中的相关信息，实现数据的单一性，提高系统管理员对系统的管理，并能根据用户的不同需要进行流程信息的及时变更而不影响系统的使用二、 各模块功能介绍：1） 报文管理 【报文管理流程图】：待办报文已办报文未发报文退出回收站催办单传阅 退稿转交归档正式报文报文管理 (报文管理-主界面) 用户通过此模块完成各种报批文件，例如请假单、报销单等。是一种自下而上的审批流程。 【报文管理流程

13、图说明】 ： 待办报文：让每个涉及到流程处理的人能看到自己要处理的报批文件，对每一个文件按密级和缓急进行分类处理。 已办报文：用于收集所有已经处理的报批文件 未发报文：指所有起草完毕并经过保存但没有发送的报批文件 正式报文：指所有生成正式报批结果的文件，类似红头文件，用于长时间保存，查阅，在这里能把重要的报批文件转入收文系统。 转交归档：所有被转到收文系统的正式报文。 退 稿：所有被上级退回的文件 催 办 单：对待处理文件所做的催办文件 回 收 站：所有未被彻底删除的文件，在这里可进行文件还原和彻底删除操作 传 阅：所有被传阅的文件2） 发文管理 【发文管理流程图】 ： 发文管理待办发文已办发

14、文未发发文正式发文转交归档退稿退出回收站催办单传阅 (发文管理系统-主界面) (发文管理系统-发文拟稿表单) 用户通过此模块完成各种下发文件，是一种自上而下的审批流程。比如公司领导要求办公室人员起草一个文件，经过公司领导审批签发后，形成公司的正式红头文件。 【发文管理流程图说明】 ： 待办发文：让每个涉及到流程处理的人能看到自己要处理的发文稿，对每一个文件按密级和缓急进行分类处理。 已办发文：用于收集所有已经经过处理的发文稿 未发发文：指所有起草完毕并经过保存但没有发送的发文稿 正式发文：指所有生成正式发文的文件既红头文件，用于长时间保存，查阅，在这里能把重要的正式发文转入收文系统。 转交归档

15、：所有被转到收文系统的正式发文。 退 稿：所有被上级退回的发文草稿 催 办 单：对待处理文件所做的催办文件 回 收 站：所有未被彻底删除的文件，在这里可进行文件还原和彻底删除操作 传 阅：所有被传阅的文件3） 收文管理【收文管理流程图】 ：收文管理内部来文 外部来文收文箱已办收文已归档退出回收站外部来文 登记表 (收文管理系统-主界面) (收文管理系统-收文处理表) 用户通过此模块完成各种要进行收文登记处理的文件，包含在公司办公网络上流转审批的文件和外部单位送来的纸介质文件。【收文管理流程图说明】 ： 收 文 箱：所有需要进行登记的网上流转的报文和发文，对每一个文件按密级和缓急进行分类处理。进

16、行收文登记后，生成收文登记表和签收表 已办收文：用于收集所有已经经过收文登记的文件 已 归 档：指所有已经装交给档案部门的收文。 登 记 表：指所有被进行收文登记处理时生成的记录结果 退 稿：所有被上级退回的发文草稿 催 办 单：对待处理文件所做的催办文件 回 收 站：所有未被彻底删除的文件，在这里可进行文件还原和彻底删除操作4） 电子刊物 【电子刊物流程图说明】 ：原始信息期刊退出回收站电子刊物 用于为单位创建内部电子刊物，可以搜集各种信息进行加工整理，编写成期刊，供网络上所有的用户翻阅，所有用户都可以阅读电子刊物。实现期刊和原始信息的自动转换，期刊名称、刊号的自由指定。还可以打印成文本。

17、(电子刊物-主界面) 【电子刊物流程图说明】 ： 原始信息：用户在这里可进行刊物原始信息的搜集和整理，但没有被发布 刊 物：原始信息经过指定刊物编号和名称后形成公司员工浏览的网上刊物，可以进行刊物的查询和删除操作。除了刊物的作者能修改和删除文档外，其他人只有浏览的权利 回 收 站：所有未被彻底删除的文件，在这里可进行文件还原和彻底删除操作5） 车辆管理：对公司行政车辆进行统一规范的管理，生成预约单，用车登记表，购车申请单，维修登记表，车辆状况等，方便管理人员及时了解到车辆的使用情况。【车辆管理流程图】 ：车辆档案待办预约已办预约待办登记已办登记购车申请退出维修登记已办申请回收站车 辆 管 理

18、(车辆管理-主界面) (车辆状况录入单)【车辆管理流程图说明】 ： 预约用车：把单位所有车辆进行登记，在单位人员要求用车之前进行预约，在预约单中查询某段时间内可用的车辆。查询相关车辆的可用时间，以帮助用户进行合理预定。 用车登记：员工用车之后，应由用车人员填写“用车登记表”，所有人的用车情况都要登记在册。以方便用户查询车辆的使用情况。 车辆状况：对公司全部车辆的型号、数量、使用、保养、维修、报废、申请购进等情况进行登记。 维修登记：对进行维修的车辆进行登记，相关信息将保存到所维修的车辆档案中。6） 档案管理：对网上流转的有必要归档得收文、发文、报文进行自动归档。工作人员在网上借阅和查看档案。档

19、案管理人员通过网络办理档案的借阅等整理工作。【档案管理流程图】 ： 档案管理 系统管理员普通借阅人员待办档案已办档案档案组卷归档文件档案查询借阅管理系统设置退出按成文日期按编制单位按保管期限档案查询已申请借阅已同意借阅退出 (档案管理系统-主界面)【档案管理流程图说明】 ： 待办档案：待办档案是针对从收、发文流转过来的文件，需档案管理人员添加相关内容形成一份完整的档案文件。档案人员可以利用此模块对未经过OA系统来得纸质文件，进行著录登记、修改、删除。已办档案：记录档案管理员已办理完毕的档案文件。 档案组卷：对已经处理过的档案文件进行组卷归档。 已归档文件：已经归档完毕的卷内文件和案卷文件。能达

20、到对已归档案卷文件可以进行合 卷、拆卷和查看相应卷内文件的目的。能对已归档的文件进行分类。 系统设置： 添加和修改档案管理人员。借阅管理： 对申请借阅的档案进行审批，查看正在借阅的档案，对超期借阅的档案进行催还 处理，查看借阅历史和档案利用情况。档案借阅： 借阅人员对所要查看的档案提出借阅申请，填写借约单。档案管理人员同意后可查看档案。借阅人员查看完后，填写借阅效果单并归还档案。 7）个人办公 用户可通过此模块完成个人的待办事宜、日程安排、通讯录、个人资料整理、工作日志记录等常办公工作。【个人办公流程图】 ：个人资料待办事宜退出工作日志个人办公日程安排通讯录 (个人办公-主界面) 【个人办公流

21、程图说明】 ： 待办事宜：待办事宜是办公自动化最基本功能之一。通过待办事宜可以方便的起草、发送电子邮件、浏览接收到的电子邮件并归类存档。可以实现各类信息（如信件、文档、报表、多媒体等多种格式文件）在系统中各分支机构、部门及个人之间快速、高效的传递。电子邮件还将成为所有用户的工作索引，因为所有待办事宜（待批的公文、会议通知等）都会在您的邮箱内建立一个文档链接，用户可以从这里看到所有待办的工作并在系统的引导下完成这些工作。日程安排：对个人的日程进行安排或进行周期性的日程管理，用户可以制定未来的工作计划，也可以对工作计划进行更改。通讯录：以名片簿的形式记录公共和个人的通讯录，包括一个名片中的基本信息

22、：姓名、职位、电话、传真、E-mail、单位名称、单位地址、邮政编码等。 用户可以管理私人名片：可以建立、编辑、删除自己的私人名片和私人名片分类； 个人资料：用户可以建立、编辑、删除自己的个人资料和跟个人资料分类。 工作日志：用户可以建立、编辑、删除自己的工作日志和查看以往的工作日志。 8）电子论坛【电子论坛流程图】 ：所有文档按作者按分类退出电 子 论 坛 (电子论坛-主界面) (新建讨论主题)【电子论坛流程图说明】 ： 网络用户通过电子论坛不仅可以创建自己有兴趣的话题，还可通过电子论坛答复自己有兴趣的话题或对答复自己有兴趣的话题。用户可用实名或匿名作为自己对相关问题讨论的签名。用户可以通过

23、选择按作者、按分类选择谈论的话题或创建自己的谈论话题。电子论坛的管理人员 可对过期的论坛进行删除工作。用户在对相关的论坛进行讨论时，可通过对父文档的预览来编写答复文档。在预览相关话题时直接新建答复，对相关话题进行讨论。9）公共信息 由专人发布企业内外的各种信息以供查阅。信息具有时效性，过期信息将被删除 。 (公共信息-主界面)【公共信息流程图】 ：办事指南值班安排留言板综合信息航班时刻列车时刻退出天气预报邮政编码系统设置公 共 信 息公告栏【公共信息流程图说明】 ： 公告栏： 公告栏管理员可以通过它发布各类公共信息和通知等。用户可以方便地浏览公告板。公告的发布可设定发布范围，不在发布范围内的用

24、户将看不到此公告信息；发布公告还可设定发布时间范围，超过时间范围的公告将从公告板撤消。 办事指南： 办事指南系统为用户提供一个日常办公向导，用户可方便地浏览或通过检索得到有效的帮助。系统可以将法律法规、规章制度、各种办事手续说明、甚至公用表格等公共信息分类管理、发布，使系统成为用户办事的指导 值班安排：值班管理员可对值班进行网上安排、网上通知。值班人员通过网络提交值班记录，生成值班日志。单位领导或其他工作人员可以通过网络查询值班安排和值班日志的历史记录。 留言板： 对于外出人员，发表自己的留言，以方便管理人员的工作安排。如果外出期间允许他人代自己处理一些相关的业务，可在留言时指定一定的人员并授

25、权代替自己处理。当他人给外出人员传递文件或发送通知时就会给他显示相关的信息和出差留言，帮助用户对下一步操作做出正确的处理。 综合信息： 可以通过各种渠道，从所有可利用的信息源收集的信息，从各种媒体（mail、通讯社、Internet 等）采集各种相关信息后作为原始信息记录在案，经过筛选整理后编辑成各种主题的信息刊物。刊物可做网络电子发行。供员工浏览。 航班时刻表：将所有需要共享的、日常工作中经常需要使用的航班时刻（如航班号、周期、起点、终点、起飞时间、到达时间、机型）表的详细情况由有关部门负责收集更新后，集中在一起为所有系统用户公共使用。用户可以按多种方法查询所需的航班时刻。 列车时刻表： 将

26、所有需要共享的日常工作经常需要使用的列车时刻（如车次、起点、终点、发车时间、到达时间、车种）由有关部门负责收集更新后，集中在一起为所有系统用户公共使用。 邮政编码：利用邮政编码表，可以查询全国的邮政编码信息和国外的邮政编码信息。 天气预报：利用天气预报模块，可以查询当天的天气预报信息。 10）单位信息 实现在网上查阅单位的机构设置、政策法规、单位大事记、领导分工、公司简介等信息。【单位信息流程图】 ：领导分工大事记规章制度退出回收站系统设置公司简介机构设置政策法规单 位 信 息 (单位信息-主界面) (单位信息-大事记)【单位信息流程图说明】 ： 领导分工： 由专人对公司领导的职务和负责的业务

27、范围进行更新和维护。用户可以方便地查看相关信息。 大 事 记： 记录单位或企业发生的大事，如周年庆祝、机构改革、信息化建设、重大案件等。大事记一般作为内部公共信息，为单位的所有员工提供一个窗口，来了解单位的变化；同时，一些大事信息也可以作为对外的信息窗口，使外部公众了解本单位。 政策法规： 提供政策法规信息，将政策法规按一定标准进行了排序，以方便单位领导和员工查询。所有需要共享的、涉及日常工作的各个方面的政策法规详细情况（如大类、标题、制订日期、生效日期、内容等）由有关部门负责收集更新后，集中在一起为所有系统用户公共使用。机构设置：组织机构将以树状的结构宏观上对所在单位的组织机构进行管理，使您

28、能够轻松查询组织的机构图，将组织信息一目了然地显示在您的面前。公司简介：网上宣传和介绍公司的概况。 11）会议管理：为用户提供会议室管理，并且在会议召开以前进行会议计划和会议文件、会议议题等方面的准备，会议室的申请、会议通知的发送，会议答复的回收，由会议组织人员根据会议通知的答复文档确定会议是否召开，撤销会议通知的功能，会议举行后可以做会议记录，生成会议纪要，会议查询，可以将重要的会议纪要进行归档。 (会议管理-主界面) (会议通知录入单) (日常事务通知)【会议管理流程图】 ：新收通知新收答复会议纪要退出回收站日常事务待发通知会 议 管 理【会议管理流程图说明】 ： 新收通知：所有新收到的会议通知，在这里用户可以发布会议答复，生成会议纪要等操作。 新收答复：收集所有被邀请的与会人员反馈给会议通知起草人员的会议答复信息。 会议纪要：对所有会议所做的会议纪要进行统一管理