酒店物质采购及流程管理办法

1、酒店物质采购及流程管理办法为了加强酒店物质管理，严格控制成本，节耗增效，保证酒店物流的顺畅高 效，特制定木制度。一、采购方面（-）采购计划1、采购计划的提出（1）肉食、蔬菜、海鲜、水产品等餐饮经营性原材料不通过仓库（鲍鱼、 龟翅、燕'窝、冬虫夏草等等高档货除外），由使用部门直接提出采购计划。采购 计划应至少提前一天，在19点之前由使用部门直接送交采购部，如当天需要加 补计划原则上不得超过2次。（2）口常储备物质由仓库管理人员根据实际需要、库存情况及采购在途时 间，提前一个星期提岀采购申请单，采购申请单上要注明申购物资的品名、规格、 单位、数量、库存量、月均消耗量及需要日期等内容。（3）

2、对于重大活动（如：国庆、中秋、春节、圣诞节、重大经营策划方案 等节日活动）的物资采购计划，应捉前一个月交采购部。（4）酒店各部门需耍非常用物资时，必须提liij 3-10天下达计划（本地3天, 外地10天），注明用途、品名、规格、需要f1期。（5）动力设备维修材料计划的下达。 、对使用周期短及容易损耗的动力配件、原材料，动力部要督促、配合仓 库下达计划，备足货以便急用。 、下达计划时省内配件应提前一个星期，国内配件提前1个月，国外进口 配件应提前45天，计划上必须注明，配件、规格（型号）、产品编号、生产厂家 等，小件要提供样品，大件要提供图像。 、对酒店所有大小机器设备，使用部门（主要是动力工

3、程部），要建立专 业档案，搜集、保存好各种设备的说明书、厂品商标、产家电话、总经销等，以 便售后维修材料的应急采购。（6）除肉食、蔬菜、海鲜、水产品等原材料采购计划外，所有采购计划均 须先送仓库，由仓库管理员签字确认无存货或存货不能满足需求后，统一于每天 16:00 nij送采购部。（7）使用部门开出的采购计划，均须部门经理的签字，在可能的情况下并 须提供样詁。若部门经理因故不在酒店，而部门急需某种物资时，可由部门指定 的人员电话请示部门经理后，在采购计划上签字，并注明已请示部门经理，签字 人员负责补办乎续。2、调查定价（1）市场调查定价小组由成木组、采购部、收货部以及相关物资使用部门 人员组

4、成，物资使用部门要指定市场调查人，明确调查责任。在实施调查过程中, 任何班组和个人不得无故拖延或缺席。（2）肉食、蔬菜、盒蛋类、水果类、木地海鲜、鲜花以及粗加工、员工食 堂所用的其它原材料每周二调查一次，周三定价执行。定价参照市场零售和批发 价并介于两者之间。对酒店特殊要求的原材料按出成率折合进货价格。（3）高档海鲜毎半刀定价一次。采取供货商报价，由餐饮厨师长、成本核 算员、采购员询价确定。（4）食品干货、酒水、香烟、调料、冻货、动力维修材料、劳保用品、办 公用品等物资，每月底曲财务部根据上月进价、供应商报价以及最新市场调查情 况进行定价，并经成木组、采购部、使用部门签字后实施。（5）医务室的

5、约品毎刀调查一次，结合最新进货价格定价执行。市场调查 定价由成本组、医务室、采购部人员参加。（6）使用部门计划采购新进物资，由采购部询价，成木组核算定价。（7）市场调查定价小组在进行市场调查吋，可以采购少量样品，金额不得 超过1000元，可以不开采购计划。市场调查小组采购样品应慎重，控制样品的 质量及数量。收货部应予验收。（8）定价单由成本核算员、采购员、物资使用部门签字认可生效，原则上 不受市场价格变动的影响。（9）对于上述第2项所述材料的市场价格变动幅度超过±10%,其它物资变 动变动幅度超过±5%,经采购部或供应商提出后，由采购员、成木核算员进行市 场调查后确认更改定

6、价。3、采购计划审批。（1）采购员接到计划时，应注明收到时间。（2）、所有计划（肉食、蔬菜、海鲜、水产品等每周由市场调查定价小组调 查市场统-定价外）都必须由采购员调查市场，比较价格后，报财务成木组核算。（3）采购申请单据由采购员根据市场情况、前期定价并总结供应商报价， 填列采购计划价格和供应商，屮请单于16:00 m统一交成本组。（4）成本核算员结合使用部门以往消耗情况、季节性等因索对采购物资的 实际耗用量进行测量核实数量及价格后，根据视频权限报请领导审批。（5）采购部对采购物资应在2天内做好报批前的准备工作（即：市场调查、 定价），成本组应与2天内完成审核；如屈异地采购的物资，采购部应在6

7、天内 做好报批前的工作，成本组于3天内完成审核。（6）审批权限 、肉食、蔬菜、海鲜、水产品等原材料的采购计划由使用部门经理审批； 、对于已有呈批件的非常用物资的采购计划，若呈批件己注明计划单价及 金额，且采购申请单上的计划单价、金额均小于或等于呈批件上所列数字，则由 财务部经理审批； 、所冇的固定资产采购及非常用物资的采购计划，需按资金审批权限报酒 店领导或董申长审批； 、酒店总经理可以授权他人审批，授权须另行行文。（7）遇冇加急物资采购时，同样也须按规定计划，由使用部门经理或采购 部电话请示酒店总经理，在采购计划上注明已请示总经理并签名，方可实施采购, 该采购计划曲签名人负责找总经理补办审批

8、手续。（）采购的实施1、酒店所有物资采购必须由采购部统一购进，其他部门不得直接采购物资。 但市场调查定价小组采购少量样品不在此条限制内。2、采购部非紧急情况卜不受理电话通知采购。急需物资也必须开具采购计 划，部门经理签名，方口j应急采购物资，使用部门必须承担事后处理责任。3、采购员必须凭酒店领导审批的计划方可实施采购，采购员不得擅自行事, 不得增减计划，并应严格按照计划需要日期到货。收货部也一律凭审批后的计划 收货。4、对于单价超过3000元以上的大宗物资，采购员要与财务成木核算员以及 使用部门取得联系，共同询价、定价。需要签订合同的，出成本主管协助商讨签 订。对于未建立信用往来的大宗物资采购

9、必须签订购销合同，以取得法律保障， 如需提前支付定金预付货款的，由采购员临时借款，按资金审批权限报批，货到 后再冲减借款。5、进货地点适宜，采取“先市内，后市外；先省内，后省外”的就近原则, “货比三家”，建立多个供应商同种原材料的渠道，实行竞争性报价，节约采购成木。采购员要勤于市场调查，常握市场行情动态。6、试销品种要在采购中请单上注明，报酒店领导审批后再联系进货，销完 付款。7、采购完成后，要及时通知收货部做好验收准备，如发现数量、质量、规 格等问题，马上同供应商联系退货、调换事宜。8、在进行市场调查过程屮，发现能全面降低价格、缩短进货吋间的，成木 核算员或使用部门可以向采购员建议直接联系

10、进货，必要时可以报酒店总经理审 批更换供应商。9、采购工作必须无条件的接受全员监督，采购人员必须树立为使用部门服 务的工作理念。二、收货方而1、收货人员要凭己审批的采购屮请单收货，否则不予验收入库。2、收货部要根据采购计划加强对采购物资验收，认真查验、复核进库物资 的质量、规格、型号、有效期、保质期等，因质量问题需要退货的收货部要及吋 通知采购部补充新货；冲补单据价格需填明单据号码并签名。3供应商送货数量超过或不足计划数的，必须退货或要求供应商补货。成本 核算员不定期对收货部验收情况进行检杳，对收货报告与采购中请单不一致（价 格、数量）的情况进行纠正，并向部门领导汇报。4、对于特殊情况，收货质

11、量标准与实际情况有分歧的，而又是使用部门必需的物资，在征得使用部门的同意后，可由使用部门经理签字后收货。5、采购物资经验收合格后开具收货报告，收货报告要由仓库保管员、收货 员签字以明确各方责任。6、收货单据不得随意更改。确需要更改的，更改人必须在每处更改上盖私 章。7、除粗加工、食堂所用日常原材料外，其它物资收货报告上必须注明采购 申请单号，以便于财务核查进货批次及价格。8、收货部要做好档案保管工作，分类别（库别）及时间（年、月、口）装 订原始凭证以供备查。9、鱼翅、燕'窝等贵重食品验收，要会同餐饮部厨师长、成木组主管共同收 货，查看质量并在收货报告上签名以明确责任。10、餐饮所需的肉

12、食、蔬菜、海鲜、水产品等原材料分餐厅开具收货报告， 餐饮部应指定个餐厅的收货责任人与当日16:30而到收货部签字。三、仓储方面（-）保管环节1、仓库保管员对入库物资经查验无误后，在收货报告上签名予以确认，并 自留一联用以记账。对不符合要求的物资可向收货部捉出异议并冇权拒绝入库。2、合理利用仓库条件，严格按消防有关规定分门别类保管各类物资，记好 材料卡。3、做好清洁卫生工作，保持库房整洁有序，注意防潮防鼠、防霉、防虫等。4、经常检查各物资，防止变质、损耗和过期，对霉变、过期和长期滞存的 物资，要及时报告领导，并提出处理意见。5、分类整理收货报告、领料单等物资进出单据，及时登记入账。6、定期盘点，

13、经常与材料成木会计进行对账，做到账实相符、账账相符。 对于盘点中所发现的问题，要提出处理意见和改进措施，履行报批手续。7、对于赠送、寄存等物资的管理要单独建立备查账予以登记，并且进出仓 库要由相应的入库、领料手续。（二）出库环节1、严格执行出库规章制度，出库手续必须完备，严禁白条领货、无条领货或先领货后开单。2、各部门必须制定领料人，明确领料范围，严禁超越权限和范围，领料人 由齐部门以文字的形式通知仓库备案。3、各部门领料必须经部门经理审批，经领人签字，仓库保管员审核无误后 予以发货，并签字认可。部门经理、经领人有一方未签字，保管员不得 发货，否则后果自负。4、领料单上所载明的品名、数量、单位

14、、规格、日期、签名等，三联必须 一致，特殊情况下须改动的，要求三联一同改动，并必须有领料人和批 准人同时签字证明。出库数量填列必须用大写，对不按要求填列的领料 单，保管员有权拒绝发货，材料会计有权拒绝收单。5、岀库时要做到先进先出，以防积压变质。6、餐饮部初加工必须对各厨房所领用的原材料进行分配，并将分配的情况 报成本组，以便于成本核算。四、成本核算成木组对以上规定措施的执行情况随吋进行检查，并将真实情况汇报给有关 领导，监督执行相应的处罚措施五、采购贷款结算1、所有贷款结算每月一次。采购员自行购买的物资在1000元以下的，可不 受每月一次的限制，但不得代供应商套取资金。应付款会计于每月12 日之前整理出本刀1日以前的单据交成本主管核算。2、付款单据由成本主管根据定价单及采购申请单所注明的价格进行审核， 采购屮请单与定价单的价格有茅异的，按低价位准核定。3、应付账款会计审核采购合同预