浅谈公路工程竣工档案的收集与管理

1、    浅谈公路工程竣工档案的收集与管理    陈勇 方瑞星摘要：针对公路工程施工中资料档案收集与整理中的一些问题及怎样做好资料归档的收集与整理谈了些不成熟的看法，希望能为以后的公路工程档案的收集与归档提供一些借鉴和参考。关键词：公路工程；竣工；档案；收集与管理0前言公路工程建设项目具有一次性，周期长，固定性，投资大、环节多、内外部协作关系复杂等特点，因而形成了档案种类多、数量大、价值高。这些工程档案是基础设施建设的重要技术资料，是国家科技档案的重要组成部分，是反映工程内在质量的真实记录，也是工程质量评定的基础图文材料，特别是对隐蔽工程和建成后不容易检测

2、的项目更具有唯一的，不可替代的重要价值。更是全面鉴定工程质量，查明事故原因，追究事故责任的重要依据和项目建成后运行、管理、养护和改造的重要依据，具有重要的凭证、法律价值。虽然公路工程档案有其重要意义，然而纵观目前工程档案管理现状，普遍存在重工期；重质量；忽视档案资料的收集、整理等基础工作的现象。有好多在建设过程中应该整理的档案资料，却留待工程结束后才去进行整理，致使收集资料难度加大。造成最终的工程资料不完整，不规范。我在参与工程档案整理工作中对此深有体会。由于交通设施项目流动、分散、规模大，周期长，涉及人员面广等特点，要将包括建设、设计、监理、施工单位等部门的工程资料完好无损地收集归档难度相当

3、大。为此本文着重对公路工程档案的收集与整理谈些不成熟的看法。1公路工程档案管理工作中出现的一些问题1.1施工管理与工程档案管理不到位施工单位在施工过程中不重视档案材料的及时收集和整理，最后往往导致竣工后资料参差不齐，记录不全，不能准确地反映工程真实情况，影响了工程技术文件系统的准确和完整。施工综合管理文件不齐全，个别设计、监理、业主下发的施工管理重要文件，因下发或转发时就是复印件，难以满足公路工程质量标准中规定的“竣工资料中不允许出现复印件”的要求。由于施工单位档案管理人员未及时对各类管理性文件进行分别规档或档案管理人员调动频繁造成部分文件丢失。工程质量验收签证资料不全，随着工程施工进展需要，

4、为了急于满足施工进度要求，经建设单位、设计单位、监理单位及施工单位“四方”现场验收后，没有按国家行业标准规定要求办理书面签字仪式。有的施工单位管理不严格，造成原始文件丢失。也有施工单位专业技术人员工作调动移交手续时，没有严格把关，造成原始文件遗失。1.2表格没有统一标准施工验收原始签证资料格式不统一，原始施工验收签证资料，并非是开工前统一规定内容和格式，而是在施工过程中，不断增添内容和更换种类，资料格式又不统一，不规范，有用a4的，有用16开的，各有不同，差距较大，无法统一规范装订组卷。其次，施工用表没有统一标准，填写的数据内容重叠，应按实际操作和设计要求所反映的特定内容被遗漏，竣工资料编制的

5、办法五花八门，没有统一标准。1.3档案管理水平差档案管理水平不够专业，许多归档的资料不符合归档要求，比如在工程资料中存在不少复印件，甚至是复印材料多次复印件，内容模糊不清，有的复印件经涂改后再复印，字迹难以辨认，经不起长期永久性保存。这些归档资料在以后使用中难以成为可靠，真实的文件依据，给竣工档案整理带来不必要的麻烦和损失。2问题产生的原因工程项目档案文件的产生贯穿于工程建设全过程，其形成，积累和管理应由建设、监理、设计、施工单位根据各自的分工及时进行收集整理。工程建设主管部门领导档案意识薄弱。在我国基本建设领域中，长期以来存在着重建设、轻档案的现象。一些施工单位认为工程档案的管理只是事后的一

6、种文件的整理工作，与工程进度、质量等比起来无关紧要，他们在工程建设过程中大多注重工程资料的目的为了计量，只要能计量，以后的事情另当别论，。不重视资料的收集和整理，忽略了对资料有效性、规范化和完整性的控制，使得形成的工程资料在质量出现了物质形态不统一，信息记录要素不完整的状况。2.2工程档案编制办法不统一我国交通工程尚没有形成统一、规范的竣工资料编制办法，而是由各省交通行业自行制定。由于竣工档案不同于一般文书档案，它的形成不但要符合行业管理的要求，还要符合档案编制的规范要求，在验收交工时既要通过行业的审查，还要通过档案专项验收。现在大多建设单位把竣工资料委托给专门的档案管理单位保管。在档案管理时

7、，管理者往往凭自己对有关文件理解来确定文件的编制办法，致使同一施工单位在不同的地区，竣工文件的编制办法出现不一致的状况，造成竣工资料的返工，使得施工承包单位无所适从。2.3施工管理用表格式不统一工程用表是公路工程项目管理的一种表现形式，它是根据国家有关规定对工程质量控制而在工程施工过程中形成的原始记录。由于我国交通行业还没有制定出统一的工程管理用表，各省只能根据公路工程质量检验评定标准（jtjf80/1-2004）及交通部颁发的公路工程竣工验收办法等国家规范、办法来编制用表。由于各地对规范的理解不一，在施工用表的设计中，又缺乏科学合理的设置。格式各自不相同，有些公路工程项目的施工用表如何设置在

8、公路规范中甚至没有说明，使得各施工单位只能根据各自对表式的理解来编制或填写，造成填写的数据内容重叠，没有科学反映客观实际情况。另外，我国工程规范的修改时又跟不上我国施工技术的发展，使得目前的施工用表更难以适应工程技术的发展要求。2.4公路工程档案管理人员技术力量薄弱由于公路工程档案管理与工程息息相关，这就对档案管理人员的专业技术水平有一定的要求。施工单位技术力量薄弱，培训少，档案管理人员调动频繁，是造成施工过程中产生的竣工原始文件不规范、质量不高的一个不可忽视的重要因素。而大多工程上的档案管理人员不是本专业的技术人员就是刚毕业的学生，缺少工程技术知识和经验，难免给资料的整理也带来了一定的困难。

9、3解决方法和措施目前施工项目大都推行项目经理负责制，项目经理既然是整个项目的负责人，自然也就意味着对项目的竣工资料负责，从开工时就应该设立档案室，确定档案负责人对项目竣工资料的收集、整理和归档管理工作，同时监督、督促工程技术人员和资料员及时对所完成的资料进行归档，对不符合要求的资料退回重新整理，要求施工与资料同步进行，将资料管理贯穿到工程施工的全过程。施工过程中形成的真实的内业资料是公路竣工资料整理之基础。因此，必须建立一套建设过程中收集资料的制度，建设单位不定期的组织专职人员检查和指导，发现不完善的地方，及时解决，同时避免以后的工作出现类似的问题。对不符合要求的不予计量、验收，承包人未上交合格的资料，业主应不予结算。竣工资料的收集和整理列入工作计划，在工程监理和工程施工招投标、评标时就要把施工组织计划中对资料的收集作为一项评分指标的要求，促进工程施工过程中对资料的收集、整理。4结语公路工程竣工资料整理工作是一项系统工程，是涉