时间与压力管理

1、时间与压力管理时间与压力管理郑胜辉郑胜辉 Jason Zheng美国管理协会美国管理协会 AMA 时间管理时间管理 作时间的控制者 时间管理和工作安排的系统方法 团队时间管理 如何避免时间浪费 压力管理压力管理认识压力面对压力行动计划0-25你不是每天在处理紧急的事情26-45 危机处理是每天必做之事46+ 你生活中不能没有危机From 9 to 6活动活动小时数小时数%=(小时数小时数24)100工作（W）睡觉（S）家庭（F）娱乐、兴趣爱好（R）社交（C）其他琐事（M）其他（O）总计24浪费原因你的顺序小组顺序时间事情控制能力计划能力可能结果增加/减少/不变主导配合计划非计划9:0010:0

2、0讨论:15分钟分享:3分钟 时间能管理吗时间能管理吗? ? 你真的没时间吗你真的没时间吗? ? 你有多少时间用在工作上你有多少时间用在工作上? ? 效率：把事情做对（效率：把事情做对（Do the things rightDo the things right） 效果：做对的事情（效果：做对的事情（Do the right thingsDo the right things） 效能：把对的事情做对（效能：把对的事情做对（Do the right things Do the right things rightright）输入输入输出输出输出输出输入输入自己做自己做别人做别人做排入工作行程排入

3、工作行程Scheduling授权授权Delegation 知道该做什么事知道该做什么事, ,并把时间花在重要的事情上并把时间花在重要的事情上 时间无法管理时间无法管理, ,事情事情/ /任务才是管理的对象任务才是管理的对象 浪费的时间远比有效利用的时间多浪费的时间远比有效利用的时间多 善用管理工具提升时间利用效率善用管理工具提升时间利用效率 确立目标（确立目标（GoalGoal） / / 愿景（愿景（VisionVision） 设立短期目标（设立短期目标（ObjectiveObjective） 制定工作计划（制定工作计划（PlanningPlanning） 区分轻重缓急（区分轻重缓急（Prio

4、ritizingPrioritizing） 确定角色确定角色 选择目标选择目标 安排进度安排进度 逐日调整逐日调整讨论10分钟分享3分钟角色应该表现重要性如何衡量成功一线经理专业高通过TMP职业经理人认证拥有国家一级TCC证书每年60个小时的专业认证培训完成工作目标高工作目标完成率100%项目完成率100%协调团队合作中员工满意度85%以上无严重顾客抱怨规划与改善低完成单位年度发展计划提出重大改善建议,并获采用成功的标准很清晰，目标的达成和完成是可看见的（例如：你知道它们何时会出现）。 可衡量的可衡量的(Measurable)(Measurable)是你真正希望做的。 合乎需求的合乎需求的(D

5、esirable)(Desirable)不受其他人的参加而可以随着改动的。 可控制的可控制的(Controllable)(Controllable)能够用文字（书面）表示出来。 可想象的可想象的(Conceivable)(Conceivable)根据实际情况，是现实的、可以让人接受的。 可信的可信的(Believable)(Believable)将在一定时间内本部门优势、能力和弱势考虑进去后可以完成的。 可达到的可达到的(Achievable)(Achievable) I 危机 紧迫的问题 已到期的项目 会议 II 准备事项 预防措施 价值整合 计划 关系建立 真正的休闲 授权 III 不预期

6、的打扰如电话 某些信件、某些报告 某些会议 某些触手可及的事情 你喜欢做的事情 IV 过于简单的事 垃圾信件 某些电话 一些会浪费时间的事紧急紧急 不紧急不紧急 重重 要要 不重要不重要 I II III IV 紧急紧急 不紧急不紧急 重重 要要 不重要不重要 I ? II? III? IV? IIIIII结果：结果：完全不负责的需要到处救火依赖别人来完成基本的事情IVI 结果结果工作压力大精疲力尽工作中充满危机总是在到处救火IIIVIIIIIIIII III 结果结果：注重短期效应工作中充满危机以善变著称不认为目标与计划重要感觉自己受到委屈，事情在自己控制以外浅薄及破碎的人际关系IVIII结

7、果：结果：目标与方向明确平衡自制与纪律状况在控制之下较少的危机 A A级优先级优先必须做的事必须做的事 B B级优先级优先应该做的事应该做的事 C C级优先级优先可以去做的事可以去做的事时间时间工作内容工作内容工作分类工作分类实际花费时间实际花费时间ABCABC完成完成列出任务列出任务估计工作需要时间估计工作需要时间预留机动时间给意外事件预留机动时间给意外事件决定优先决定优先, ,删减和委派删减和委派事后检查事后检查每周计划（第每周计划（第_周）周） 星期一星期一 星期二星期二 星期三星期三 星期四星期四 星期五星期五 星期六星期六 星期日星期日 角色扮演设定目标今 日 工 作 重 点工 作

8、/ 约 会 / 会 议888888899999991010101010101011111111111111121212121212121111111222222233333334444444555555566666667777777晚上晚上晚上晚上晚上晚上晚上版版权权所所有有，未未经经许许可可不不得得翻翻录录复复制制每每周周计计划划（第第_周周） 星星期期一一 星星期期二二 星星期期三三 星星期期四四 星星期期五五 星星期期六六 星星期期日日 角色扮演设定目标今 日 工 作 重 点准备 MaryKay 培训景瑞 Interview景瑞 Interview玫琳凯培训玫琳凯培训景瑞培训周末陪孩子活

9、动 安排活动住宿 确认交通安排确认旅游用品周末活动每周最少一次与家人聚会 家庭聚餐争论不超过一天 一周游泳两次完成玫琳凯“人的管理”工 作 / 约 会 / 会 议8888888 家庭早餐9MaryKay 培训9MaryKay 培训9景瑞教材9999 陪小孩看书准备玫琳凯培训10Call Jassica1010景瑞10101010确认餐厅景瑞房产教材Call Ms CaiInterview1111111111111112121212121212家庭聚餐与 Helen 一起做教材 11与 Helen 做教材11111 2222222商场购物33景瑞 Interview33333 CBM 追踪444

10、4444 5555555 66666667777777晚上读 “谈人的管理” 晚上读“谈人的管理”游泳晚上读“谈人的管理”晚上游泳晚上晚上看 VCD游泳晚上确认下周工作父父亲亲，丈丈夫夫 及及儿儿子子 自自己己 培培训训顾顾问问 教教练练 开开创创者者 讨论:15分钟分享:3分钟 定时将您使用时间的方定时将您使用时间的方式忠实记录起来式忠实记录起来是帮助您开始时间管理是帮助您开始时间管理的最佳方式的最佳方式时间时间工作安排工作安排工作优先度工作优先度备注备注7 : 007 : 157 : 307 : 458 : 008 : 158 : 308 : 459 : 009 : 159 : 309 :

11、 4510 : 0010 : 1510 : 3010 : 4511 : 0011 : 1511 : 3011 : 4512 : 00 1. 按照自己的需求修改每日时间日志按照自己的需求修改每日时间日志 为了让时间日志能正确的反应出您日常的工作，因此，改正时间表，如果它不适合您的时间。 2. 填写时间日志填写时间日志 随身带着每日时间日志，以每15 分钟为一单位，忠实正确的将你在这15 分钟所做的工作或进行的活动记录起来。切记要将所有的活动登记起来，包括您例行的工作，做白日梦、出去午餐、聊天等。 3 3. . 上班时数以外的工作上班时数以外的工作 如果您在上班时数以外时间工作 （包括做恶梦） ，

12、也请正确的记录在日志里。 4. 4. 将工作分类归纳将工作分类归纳 在右边工作分类归纳栏内是将您所做的工作及活动来归类及命名。例如： “书写报告” 、 “进行自我时间管理” 、 “准备计划” 、 “冥想” 、 “做白日梦” 、 “问题处理”在每天工作结束之后，将每大项占多少的单位总加起来。 我们建议您在每天最后的时候才将工作归类命名。我们建议您在每天最后的时候才将工作归类命名。 1明确责任、确立优先级和目标2去除不必要和不合适的活动3每日、每周规划时间使用计划尽可能授权留出处理意外事件的处理时段尽可能消除或减少干扰因素高效率利用精力高峰期 总是把你的计划写下来。总是把你的计划写下来。保持集中力

13、在你将预定完成的目标上。保持集中力在你将预定完成的目标上。总是将你的日程表放在你的面前以确保工作进度。总是将你的日程表放在你的面前以确保工作进度。先将主要的事项及活动计划好。先将主要的事项及活动计划好。多花心思在计划每天的一开始。多花心思在计划每天的一开始。尽可能将有关之事项及活动给归纳在一起。尽可能将有关之事项及活动给归纳在一起。多留一些时间给重要的工作。多留一些时间给重要的工作。确定容许足够的时间在每一件工作上，但不能给予太多的时间。确定容许足够的时间在每一件工作上，但不能给予太多的时间。 建立一些弹性在突如其来的事件上。建立一些弹性在突如其来的事件上。每一天拨出一些供思考的时间给自己。每

14、一天拨出一些供思考的时间给自己。考虑如何将等待及旅行的时间变得更有用。考虑如何将等待及旅行的时间变得更有用。如果可行，试着将你的生理时钟和你的工作相配合。如果可行，试着将你的生理时钟和你的工作相配合。学习如何控制自己不去做并未排入行程的事情。学习如何控制自己不去做并未排入行程的事情。每日下班前先将明日的行程排好。每日下班前先将明日的行程排好。请你的秘书来协助你安排行程。请你的秘书来协助你安排行程。将你计划的日程表及实际履行的事情做一些比较，可以学会如将你计划的日程表及实际履行的事情做一些比较，可以学会如何更实际及有效地安排你的时间。何更实际及有效地安排你的时间。专注是提高个人工作效能的关键专注

15、是提高个人工作效能的关键. .高效的经理人坚持要事第一高效的经理人坚持要事第一, ,而且每次只做一件事而且每次只做一件事. . 彼德杜拉克彼德杜拉克彗星撞地球关系型关系型直接直接/ /快快间接间接/ /慢慢A B C DA B C D4 43 32 21 1人际导向人际导向/ /外向外向社交型社交型思考型思考型指导型指导型工作导向工作导向/ /内向内向Exercise指导型指导型 社交型社交型 获得立即的成果获得立即的成果 与人接触与人接触 有目的行为有目的行为 留下好印象留下好印象 接受挑战接受挑战 表达清晰表达清晰 决策迅速决策迅速 创造激发人心的环境创造激发人心的环境 询问现况询问现况

16、热情热情 采用权威采用权威 自娱娱人自娱娱人 主导状况主导状况 乐观乐观 解决问题解决问题 参与团体行动参与团体行动 关系型关系型 思考型思考型 态度和霭态度和霭 关注任务及标准关注任务及标准 耐心耐心 注意细节注意细节 弹性弹性 分析及权衡事情分析及权衡事情 协助他人协助他人 系统的系统的 倾听倾听 逻辑的逻辑的 使人感到快乐使人感到快乐 精确的精确的 创造稳定而和谐的环境创造稳定而和谐的环境 规划的规划的 团队协作团队协作 决策缓慢决策缓慢基本需求基本需求: :被肯定被肯定基本需求基本需求: :成就成就( (表现成果表现成果) )基本需求基本需求: :被人接受被人接受基本需求基本需求: :

17、安全安全( (要有正确的信息要有正确的信息) )关系型关系型诚恳的诚恳的 耐心的引导出目标耐心的引导出目标 保留弹性保留弹性 给予支持给予支持 关注人际关系关注人际关系 澄清事实澄清事实思考型思考型事先准备事先准备 分析利弊得失分析利弊得失 关注任务关注任务 系统的方式系统的方式 对事不对人对事不对人 一致性的一致性的有耐性的有耐性的社交型社交型亲切，友好亲切，友好 关注团体而非个人关注团体而非个人 重视整体而非细节重视整体而非细节 提供社交的活动提供社交的活动 提供支持提供支持 提供发表意见的机会提供发表意见的机会 指导型指导型 直接，简短，重点式的答覆直接，简短，重点式的答覆 关注业务及成

18、果关注业务及成果 强调利益强调利益 提供挑战，自由及机会提供挑战，自由及机会 问问“什么？什么？”而非而非“如何？如何？”描述要获得的结果描述要获得的结果 要完成什么任务要完成什么任务评估现状评估现状, 分析外部的机会与威胁、内部的强弱项分析外部的机会与威胁、内部的强弱项界定目标界定目标制定行动计划和具体步骤制定行动计划和具体步骤 (列表、排序、设定期限列表、排序、设定期限)计算预算费用计算预算费用, 包括金钱、人力、时间包括金钱、人力、时间制定时间表制定时间表执行计划执行计划跟踪计划的执行情况跟踪计划的执行情况期望现状步骤预算目标时间表执行跟踪工作计划工作计划WhyWhatWhoWhenWh

19、ereHowtoHowmuch?准备演示纲要?给上司的成本分析报告?清理预算分析资料?估计制作文宣费用?订立商展规划会议议程?顾客意见反馈分析?评估地点?项目进度时程安排?新产品上市?扩大市场占有率华东区商展华东区商展项项 目目 排排 序序新产品上市提案新产品上市提案1/1 1/1 准备演示纲要准备演示纲要华东区商展演示华东区商展演示1/2 1/2 给上司的成本分析报告给上司的成本分析报告促销预算促销预算3/1 3/1 清理预算分析资料清理预算分析资料3/2 估计制作文宣费用2/1 订立商展规划会议议程2/2 顾客意见反馈分析表任务名称任务名称: 日期日期:工作项目重要性开始结束负责人成果评价

20、 38125678711合计合计26316641 A*BC D*E F* G*人数人数周周总计总计9 98 87 76 65 54 43 32 21 1 时间时间 （周）（周）工序工序1E2E2E3E3E4E4E4E4E1E2E2E2E2E1E1E012345678910时间（周）时间（周）12345678人人数数你负责改善一个单位的重要问题你负责改善一个单位的重要问题, ,你的你的主管希望你提出一个有效的工作计划主管希望你提出一个有效的工作计划. .成本降低成本降低 / / 客户服务改善客户服务改善 / / 提高绩效提高绩效进度安排进度安排质量,成本,影响因素关键路线(CPM),线条图(GA

21、NT),里程碑(Milestone)进度控制进度控制人员职责分派工作结构分解控制会议干扰因素分析进度报告进度报告差异分析修订措施问题及原因分析下一步工作安排及建议 善用时间排程善用时间排程,学会善用大段时间与零散时间学会善用大段时间与零散时间 预留可弹性运用的时间以应对突发状况预留可弹性运用的时间以应对突发状况 将琐碎的工作交由部属处理将琐碎的工作交由部属处理 将时间运用于改善组织将时间运用于改善组织,改善工作方法改善工作方法,创新创新,提高客户提高客户满意度满意度,降低成本降低成本,减少错误及瑕疵的工作减少错误及瑕疵的工作讨论10分钟分享3分钟缺乏轻重缓急之分缺乏轻重缓急之分缺少计划缺少计划

22、随意授权随意授权无效的会议无效的会议缺乏组织缺乏组织个人间的冲突个人间的冲突对时间估计的不足对时间估计的不足试图根据记忆来做事试图根据记忆来做事没有能力说没有能力说 “ “不不”拖延拖延未事先约定的访客未事先约定的访客电话电话给自己一段安静给自己一段安静的时间的时间拒绝与重要目标无关的事情打交道，拒绝与重要目标无关的事情打交道，才能创造时间的最大效益才能创造时间的最大效益 电话电话 尽量减少 代接与授权 电话留言 避免无关话题 简洁回答 必要时礼貌的结束对话 访客访客 限制区域与人数 在别人的工作区域讨论工作 座位远离门或走道 站立谈话 邮件邮件 分类 安排时间阅读 过滤垃圾邮件 限制对象 会

23、议会议确定必要性让参加会议的人清楚知道会议目的与需要信息准时开始,准时结束转接电话结束前清楚说明会议结论与要求你是新来的工程师,当你正投入公司财务系统的编程设计工作时，负责电子商务的项目经理李岚打电话来请你参加一个会议，主题是要讨论电子商务的未来应用及发展方向，他很希望你代表技术支持部门谈谈各项新技术的应用，时间是在下午2点钟。李岚相信你是最好的人选，而她已经没有其他时间来进行这个会议。她因为太忙而忘了提前通知你。她知道你人很好，应该会帮他这个忙。而那个时间你原来是准备要学习JAVA技术标准。请问你会如何面对这次的会议邀请。 阶段阶段一：一：处理处理人的人的情绪情绪吸收 Absorb表示理解

24、Acknowledge同意某些事 Agree with something 阶段阶段二：二：处理处理特定特定问题问题询问 Ask增加 Add建议 Advise一起的行动计划 Action plan together1 1、计划欠妥、计划欠妥7 7、欠缺自律、欠缺自律1313、用人不当、用人不当2 2、贪求过多、贪求过多8 8、无力拒绝、无力拒绝1414、社交闲谈、社交闲谈3 3、不速之客、不速之客9 9、做事绝延、做事绝延1515、权贵混淆、权贵混淆4 4、条理不清、条理不清1010、无效会议、无效会议1616、沟通不良、沟通不良5 5、事必躬亲、事必躬亲1111、文件繁杂、文件繁杂1717、

25、进度失控、进度失控6 6、电话干扰、电话干扰1212、工作搁置、工作搁置1818、应付危机、应付危机 我的工作如何对公司的策略产生贡献？我的工作如何对公司的策略产生贡献？ 我的主要角色与职责是什么？我的主要角色与职责是什么？ 我对于组织的其它事业领域可以提供哪些协助？我对于组织的其它事业领域可以提供哪些协助？ 如何提供更好的服务给内部及外部的客户？如何提供更好的服务给内部及外部的客户？ 有哪些关于工作或人员的的问题需加以特别的关注？有哪些关于工作或人员的的问题需加以特别的关注？ 有哪些是公司期望未来去做的事？有哪些是公司期望未来去做的事？时间是最稀有的资源。时间是最稀有的资源。所有的工作、所有

26、的成果和绩效都需要使用时间。所有的工作、所有的成果和绩效都需要使用时间。与其它的资源不同与其它的资源不同, 时间不能被替代、时间不能增加、不时间不能被替代、时间不能增加、不能被购得、不能储存。能被购得、不能储存。高效经理人是从时间开始高效经理人是从时间开始, 而不是从任务开始。他们首先而不是从任务开始。他们首先去了解去了解: 他们的时间到哪去了。他们的时间到哪去了。Peter F. Drucker确立自己的角色确立自己的角色选择重要的事选择重要的事, 排定优先顺序排定优先顺序了解自己的时间到哪去了了解自己的时间到哪去了设立目标设立目标计划和安排日程计划和安排日程避免干扰避免干扰井然有序井然有序

27、 , 逃离时间的陷阱逃离时间的陷阱 花点时间花点时间, ,什么都不做什么都不做, ,这是放松的开始这是放松的开始花点时间花点时间, ,去思考去思考, ,这是进步的开始这是进步的开始花点时间花点时间, ,去阅读去阅读, ,这是智慧的开始这是智慧的开始花点时间花点时间, ,去运动去运动, ,这是健康的开始这是健康的开始花点时间花点时间, ,去旅行去旅行, ,这是增长见闻的开始这是增长见闻的开始花点时间花点时间, ,去关怀社会去关怀社会, ,这是服务的开始这是服务的开始你学习到的宝贵经验是什么你学习到的宝贵经验是什么? ? 48-168 分 低 需采取防范措施169-312 分 中 需制定计划来克服

28、这些有问题的方面313-432 分 高 必须立即采取有效措施外部外部内部内部压力压力无法控制的事无法控制的事能力无法达到的事能力无法达到的事没有兴趣的事没有兴趣的事事先没有预料到的事先没有预料到的/突发事件突发事件控制能力控制能力情绪情绪精神精神个性个性顺序压力来源可能原因 Social isolation 缺乏人际支持缺乏人际支持 Think unrealistically 想法不切实际想法不切实际 Rigid body 身体紧张身体紧张 Emotional repressed 情绪压抑情绪压抑 Self-neglect 忽略自己的需要忽略自己的需要 Sensory overload 感官刺

29、激过度感官刺激过度最佳绩效表现最合适压力低度压力厌倦高度压力不安不快乐绩效表现压力程度 对外对外: :事件控制事件控制 对内对内: :自我调整自我调整 事件控制事件控制 突发事件突发事件 不得不做的事情不得不做的事情 处理方法：处理方法： 问自己问自己:“是否我该处理？是否我该处理？” “是是” 接受并面对它接受并面对它,努力寻找资源努力寻找资源 “不是不是”请说请说 no ! 否则，否则， 不要一边埋怨，一边做。不要一边埋怨，一边做。 处理步骤：处理步骤： 冷静冷静 判断、分析判断、分析 (5W2H) 寻求解决方法寻求解决方法 紧急措施紧急措施 预防再发生预防再发生 心理准备心理准备 正面思考正面思考 给自己一点压力给自己一点压力 预演预演 看见好处看见好处 你正在赶一份后天要交出去的报告,你的老板非常重视这份报告,因为他必须拿这份报告的资料,向董事会汇报投资的分析与建议. 你的一位下属急匆匆的跑进你的办公室,向你报告有客户抱怨你们的产品造成他们的生产线失火了,要求你们马上到现场善后,并要求赔偿他们的损失. 你决定亲自去看看事故的现场,了解真正的原因.我必须做完这件事我必须做完这件事我必须干好我必须干好我在允许的时间内尽量做我在允许的时间内尽量做我能干好我能干好别人应付压力的能别人应付压力的能力都比我强力都比我强每个人都会受到压力的影每个