浅议高校推行网上预约报账利及弊

1、浅议高校推行网上预约报账利及弊摘要：高校网上预约报账系统的推行，有效缓解了财务部 门报账压力，节约师生时间，减少财务人员录入工作量，提 高了财务管理水平和服务水平。但也存在一些不足，如网上 操作相对复杂部分老师有抵触心理等。本文通过对网上预约 报账系统运行过程中显现的优势和存在的弊端进行分析，以 期能不断改进报账模式，解决高校报销难问题。关键词：高校；报账；网上预约；利弊中图分类号:g647文献标识码：a文章编号:1001-828x(2012) 11-0-01随着高校经费来源的多元化发展，高校招生规模的不断 扩大，高校财务资金核算量成倍的增加，而近几年高校人事 制度改革使财务人员编制数量受限，

2、巨大的工作量与有限的 财务人员形成了尖锐的矛盾。“报销难”成为高校普遍存在 的问题。针对"报销难”的问题，高校财务部门不断探索解决办 法，从引进叫号机，安装智能排队叫号系统，到推行柜台预 约报账，每一次的改革都一定程度上缓解报账压力，但都没 能从根本上解决问题。随着高校财务信息化的快速发展及高 校数字化校园网络平台的不断壮大，近几年，很多高校都相 继推行了基于internet的网上预约报账系统，这是会计信 息化下又一次革命性创新。一、高校网上预约报账系统的运行模式网上预约报账，是指远程登录学校财务预约报账系统， 预先进行网上报账单申请、审核等一系列操作。其报销流程 主要分为几个步骤：

3、登陆网站，填写报销信息（包括基础信 息、业务类型和报销单信息、支付信息），打印报销单，并 在报销单上签名确认。在此基础上，通过网上预约终端、财 务处理系统、网银支付系统三者的规范对接，实现了对财务 数据的自动处理。网上预约报销人员在系统上申报后，通过合适的方式将 报销单据传递到财务部门。财务人员审核报销单据后办理报 销，同时自动生成会计凭证，并利用网银支付系统进行电子 支付，从而缩短报账等待、财务人员进行账务处理的时间。配合网上预约报账系统的推行，高校还相应推出多种报 销单据投递方式，有报账人员直接到财务部门投递的，有在 校园内设置多个投递点的，有财务人员定时定点收单的。选 择哪种方式，要视学

4、校规模，以及财务人员的配备情况而定。 不管哪种方式，一定要保证单据传递过程的安全。近几年，越来越多的高校相继开发、使用网上预约报账 系统， 效果显著。目前，福建农林大学、上海交通大学、 中国农业大学、浙江大学、西南大学等多所高校都相继推行 了网上预约报账系统，该系统的实施使各高校在报账效率、 服务水平及管理水平方面有很大的提高。二、高校推行网上预约报账系统的优势（一）有效解决了财务处的排队状况，节省师生时间传统的报销模式由于同一时间到财务处办理报销业务 的师生过多，时常导致排队等待状况。实行预约报账后，教 师可以在任何时间、任何地点提交报销申请，选择自己相对 合适的时间到财务部门办理，或直接由

5、财务部门办理支付， 避免了长时间的排队等候。同时，财务部门如集贸市场无秩 序、拥挤的现像也随之消失。（二）财务人员从繁琐的录入工作中解放出来，提高工 作效率报销人员根据授权进入预约系统后，系统会自动显示其 名下的经费项目号、经费余额等信息，报销人员按提示准确 录入相关信息，如：报销内容、金额及单据张数等，系统根 据初始化信息自动生成支出单。财务人员按预约号调出对应 的报账凭证，结合投递过来的原始票据进行审核，并自动生 成记账凭证。因报销人员根据网上提示将发票进行归类、整 理和计算，大大节约了财务人员的作业时间。财务人员从低 效、繁琐的重复劳动中解放出来，有效地实现财务工作由核 算型向管理型的转

6、变。整个过程科学合理，很多程度上缓解 了高校'报账难”的矛盾。（三）有利于财务制度的宣传，促进财务人员与报销人员的顺畅沟通在应用网上预约报销系统时，报账人逐渐熟悉报销规 定并掌握财务报账流程，更容易从思想认知上认同财经法 规规定，从心理上理解财务工作，容易接受财务人员退回 不合规票据的行为，减少与财务人员在票据能否报销方面 的争议。在报账过程中， 报账人个体的需求行为与财务人 员的服务行为相互一致，为相关业务的办理提供了和谐氛 围。这从客观上起到“让师生了解财务，让财务服务师生” 的目的。（四）网银支付系统与预约系统配合使用，规避现金风险，保证资金安全近几年，随着网银支付系统的推行，学

7、校通过安装防火墙及网银前置服务器，通过银行专用光纤与银行主机无缝对 接，实现“银校直联” o通过该网银支付系统，可实现款项实时到账，以及银行对账单即时查询功能。结合网银支付系统，报销人员在预约报账系统中直接录入收款人账号信息，经财务人员审核后直接进行转账，避免 财务人员二次录入出现的差错。实现“无现金”报账，避免 收付现金过程存在的风险。系统同时配合银行卡的短信提醒 服务，资金安全性更高。（五）预算管理沟通顺畅，提升决策管理水平网上预约报销系统与财务部门账务处理系统的数据库具有部分业务协同的功能， 不仅可以实现财务资源的共 享，促使校内各部门及时了解财务信息，了解预算项目的 执行情况、财务收支

8、情况等，增进财务部门与各部门的财务 信息交流。而且直接影响到教职工按经费预算执行，确保经 费合理使用，提高资金的使用效益，从而为领导决策提供及 时、有效的财务信息。三、高校推行网上预约报账系统存在的弊端（一）网络信息存在被不法分子窃取的风险校园网的网络安全面临严峻挑战，电子邮件系统使得大量垃圾邮件和病毒邮件肆意传播，黑客程序和黑客攻击时有发生。校园网在提供给广大师生方便快捷的数字化校园生活 的同时，其内部和外部的危险时刻威胁着校园网安全。而高校预约报账系统是基于校园网之上的应用系统，校网的安全问题也直接威胁着预约报账系统，需要高校网络中心和财务部门共同防范。（二）报销人员操作不规范，影响 报账

9、工作使用初期，由于大部分老师对操作流程不熟悉，对财经 知识了解较少，使得多数教职工在票据整理、分类汇总等 填写上常混淆。再加上对网上预约报销系统中的录入数据、 修改预约等不熟悉，往往容易出错，从而导致查看修改 数据时才发现数据部分丢失，或是单据预约失败的情况， 影响报账进度，也影响报账人员使用预约系统的信心。也有部分老师专注于搞科研项目，觉得在预约系统中填 写信息比较麻烦，没有传统报账方式中将单据交由财务人员 归类汇总方便，导致对网上预约报账系统的使用产生抵触心 理，影响预约系统的全面推广。（三）原始单据投递过程存在安全隐患，容易引起纠纷 原始单据是重要的会计凭证，它不仅承载着大量经济信息，更

10、是款项支付的重要依据，所以保证这些单据的安全尤 其重要。如果高校票据投递点设置不合理，则存在票据被盗 取，或遭遇恶意破坏的风险。同时网上预约报账需要以诚信为基础，报销人员需要真 实填写报销单，并对财务人员给予完全的信任。财务人员必 须严格遵守职业道德规范，认真严谨地审核报销单，在各种 手续齐全的情况下进行款项支付，完成报销流程。如果审核 过程中有不诚实的行为，将会引起纠纷，进而影响财务部门 的威信，影响预约报账系统的顺利推进。（四）财务人员与报销人员的沟通不及时，影响效率传统的报销方式下，报销人员和财务人员可以进行面对 面沟通，有关票据真伪、经费使用情况、领导审批情况等问 题可以及时解决。实行网上预约报账后，由于报销人员可以 不到现场办理，财务人员在审单过程中往往会有一些问题需 要询问报账人员，这时只能通过电话进行沟通，如果电话沟 通不顺利，将直接影响报销的效率。高校财务网上预约报账系统的使用，节约了报销人员的 时间，提高了报销效率，提升了服务水平，缓解了财务处报 账排队的压力。但随着系统的应用所产生的一些新问题，还 需要不断改进网上预约机制，不断完善预约报账系统来加以 解决。我们期待高校能在不断的摸索中寻找到最合适的报账 模式。参考文献：1 段世芳浅谈改进网上预约系统解决高校报销难问 题j会计师，2012, 7.2 李洋.会计信息化下高校网