房地产公司档案管理制度文档

1、第一节档案管理制度为了加强档案的管理工作，确保现有档案齐全、完整、准确、安全， 更好地为各项工作服务，根据档案法及有关档案工作条例，制定以下 档案管理制度：、凡工作中形成的各种载体、各种类别的资料，一律归档案 室统一 管理。任何部门或个人不得私自保存。二、档案保管做到“防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、 防虫”八防措施，确保档案的齐全完整。三、严格档案保密制度，防止秘级档案丢失与泄漏。四、提供档案要严格遵守岗位责任制，认真履行工作职责。第二节文书档案管理办法、收文处理上级下发和平行单位发来的文件（包括会议带回来的文件）由资料员 签收、拆封、分类、登记。并填写资料审批单，呈递公司领导批

2、示，并按 批示分别送交承办部门、科室传阅，文件办理结束后资料员及时存档。1、文书档案工作的基本任务对本公司形成的各种文字材料进行收集整 理、立卷和归档。集中统一管理本公司各种门类和载体的档案，充分发挥 其作用，为本公司的各项工作服务。2、凡本事业部外出开会人员带回来的文件及有价值的资料，应 及时交资料员处登记存档，按文件要求进行传阅，不得个人保存。3、有承办要求的文件，承办部门要尽快办理，并在文件批阅处理单上 注明办理结果，并签署承办人姓名和日期。二' 发文处理1、发文包括拟稿、核校、签发、编号、登记、分发、归档等程序。2、凡属专业性的工作，并以公司名义行文的由具体部门起草，呈公司 领

3、导签发。3、经公司领导签发的文件，由经管部审核、打印。打印后由资料员发 送。4、各类公文从拟稿、修改、审核到签发，一律使用碳素墨水和蓝黑墨 水。用钢笔、碳素笔或毛笔书写。禁止使用圆珠笔、铅笔。5文件存档时必须同底稿一起交资料员。第三节声像档案管理办法一、声像档案的收集整理要及时归档立卷，以确保齐全完整。二、照片档案是本公司各种活动中直接形成的它是以感光材料 为载本，以影像为主要反映方式的历史记录。照片档案包括底片、照 片和文字说明。三'收集照片资料吋，要根据照片档案归档范围进行广泛的收 集。四、照片档案由拍摄人员对照片资料进行整理，详细记录时间、 地点、人物、活动内容及摄影者姓名，整理

4、后交档案员归档。五、归档的照片资料必须清晰、完整，底片和照片质量完好。第四节 工程档案管理办法一、工程档案在工程竣工后，由项目负责人填写工程资料移交 清单，经建筑公司领导审批签字后，将竣工资料及相关资料交公司 资料员存档，移交清单一式两份，核对无误后双方签字移交单各执 一份，凭工程资料清单方可进行决算工作。二、资料员在接收工程档案时，必须认真检查验收，对不符 合归档要求的有权拒收。三、资料员对工程档案的保管必须设置专门档案柜，并对归档 的工程档案进行编目、登记工作。第五节合同档案管理办法一、资料员接到已签订的施工合同、购货合同后，填写合同资 料处理单，及吋将合同资料复印件送发给相关部门并由经办

5、人签 收。二、资料员在接收已成立的施工合同、购货合同后，建立合同 管理目录，包括总包合同、分包合同、购货合同，摘要登记合同内 容以便查找。三、严格执行合同签定归档程序。四、为年检工作提供企业各种证书、证件。第六节人事档案管理办法、建立事业部员工个人档案（员工履历表、毕业证书复印件、 学位证书复印件、资格证书复印件、身份证复印件、户口薄复印件、 血型化验单原件及员工相片）。二、新进员工提交表明身份、学历、资格、能力等证件的复印 件、照片等，并填写员工履历表、新进员工登记表，作为个人人事档 案。三、新进员工在试用期满后填写试用期考核鉴定表，表现良好, 符合事业部要求，经事业部领导班子研究批准正式录用者，人力资源 部负责指导本人口行办理个人档案，请示公司主管领导，确认工资标 准后，报部门财务。未通过正式录用者，办理清退手续。第七节档案资料借阅制度一、本事业部员工因工作需要，可查阅与自己业务有关的档案 资料。二、本事业部员工在接（收）到与本事业部有关文件材料后， 必须交资料员先登记存档，后传阅