管理体系文件管控制度

1、管理文件管控制度因一级管理文件二级管理文件编制：内控部编制部门负责人审核:内控部审核：n/a批准:批准执行日期:本管理文件修订历史信息:当前版本：*a最新更新日期：*. 22最新更新作者：*原始编撰人*批准人ceo历史版本更新日期修订者批准人主要修订摘要2009a2009-12-2*ceo初次拟定1 目的42 适用范围43 定义解释43.1 一级管理文件43.2 二级管理文件43.3 制度(policy)43.4 流程(procedure/process)43.5 作业说明书(statement of work, sow)43.6 文件编码43.7 记录表式43.8 归口部门54 职责规范54

2、.1 本制度编撰职责：54.2 管理文件归口部门职责：54.3 内控部的审阅职责：55 管理程序55.1 机构代码55.2 管理文件类别代码55.3 归口部门职能代码65-4管理文件的编号65.5 文件的版次和变更记录65.6 管理文件的编撰、审核.批准75.7 管理文件的发放75.8 管理文件的修改85.9 管理文件的执行85.10 管理文件的终止85.11 管理文件执行效果的监督及奖惩95.12 管理文件标准模版95.13 管理文件流程图标准模版96 参考文件97 记录表式98 记录保存99 文件的有效性910附录910.1 流程图1010.2 附件101目的对糾集团(*ltd)及其子属机

3、构管理体系所涉及的各职能范畴内的管理制度、管理流程、作业说明书和其他 形式的管理文件的编撰、修订、发布、归档及宣贯等管理行为实施标准化控制，确保公司管理体系内各项管理 文件的客观性、规范性、统一性、持续性以及执行的冇效性。2 适用范围本管理制度适用于和lid及其集团直属职能部门和各级有控制权的子公司(以下简称"子屈机构”)。3 定义解释3.1 一级管理文件和ltd总部各管理职能部门编制并获批准执行的、对* ltd在集团范围内的运营及管理起宏观管理控制作用的 文件，泄义为一级管理文件。由子属机构编制但影响范围超过子加机构职责范围的管理文件也视为-级管理文 件(例如适用于某两个子公司，或

4、跨部门的制度和流程)，由一级管理文件批准人签署方为有效。3.2 二级管理文件* ltd子属机构根据和ltd集团批准执行的一级管理文件并结合子属机构管理需要编制并获批准执行的、不超 越子展机构职责范围的,定义为二级管理文件。参见3.1,超越子属机构职责范围的属于-级管理文件。3.3 制度(policy)制度是企业生产经营管理活动中共同遵守的规范经营管理行为的，且具有长期普遍约束力的规定和准则的总称。 通常制度提出标准、明确授权范用、规定“对与错、是与非”等问题。同时制度可以明确管理行为目标，并规 定奖惩措施。制度在管理文件体系中的地位戢高。3.4 流程(procedure/process)流程是

5、一组将业务行为的输入耍素转化为有效输出的相互关联、相互作用的活动系列，强调的是业务行为前后 发生的顺序，ii的是提供效率的保障以及避免损失。流程通常按价值链按设计，以期实现最经济的工作流设计。 流程强调的是资金、物资和信息的“流转”，流程一般是闭环，其终点是目标的输出。流程一般隶属于其对应 的制度，也可以被包含在其对应的制度文木z中，当制度包含了对工作流的描述和说明，制度和流程就介二为 一了。人的流程也可能由若t的制度组成。流程除了说明性文字外，典型的特征是还冇流程图。流程的作用是 让共同配合的各职能部门遵循既定的规范进行协作，以提髙运营效率、降低执行成本。3.5 作业说明书(statemen

6、t of work, sow)作业说明书是制度和流程的“细则”。目的是给控制流程执行人提供更为详细的说明和标准。作业说明书的作 用是让从事相同作业的操作人员來遵循相同的操作规范，从而实现规范化管理,避免人为偏差带來的损失。作 业说明书是底层的管理文件，在不违反上级制度或流程的情况下，一般由执行部门白行编制并遵照执行。3.6 文件编码文件编码是为保持管理文件的系统性、规范性、易辨识性和可追溯性，以及为便于文件检索归档备査而设定的 文件代码。其由机构代码、文件类别代码、归口部门职能代码、文件顺序号等部分构成。其标准形式为“机构 代码文件类别代码归口职能部门代码.序列号”。3.7 记录表式记录表式是

7、管理文件执行中需要应用的用于记录相关交易爭项的基本信息和审批信息的记录表单，分为原初表 单和引用表单。原初表单是指管理文件初撰时,为实现管理控制节点的可执行性、操作性而设计的反应控制节点的表单， 其特点是直接隶屈于该管理文件。引用表单是某管理文件编撰时、修订时，为文便管理文件信息的参阅、避免重复信息而在该管理文件中引 用其他已经颁布执行的管理文件中的记录表单，相对于原初表单而言，称为引用表单。3.8 归口部门归口部门也是管理文件的责任部门，一般为管理文件所规范的业务领域的实际管理部门（如财务部是各类财务 管理文件的责任部门和归口部门）；对于跨业务领域的管理文件，归口责任部门由共同领导的上级主管

8、人员指 定（最高至ceo）。归口职能部门代码是根据相关人事管理制度中对职能部门进行的定义和编码，在本管理制 度中作为管理文件编码的组成部分用于标识不同部门下的不同职能。4 职责规范4.1 本制度编撰职责：本管理制度由ceo授权内控部归口编撰、修订和解秫，各和关管理文件编撰归口部门配合实施。4.2 管理文件归口部门职责：负责所管理业务领域内所有管理文件的编撰和修订。对于跨业务领域的管理文件，由共同领导的上级主管人员 （最高至ceo）指定负责人。4.3 内控部的审阅职责：内控部负责管理文件的“控制冇效性审核”，以避免不同部门、不同版本z间的管理控制规定冇冲突，或避免 不同部门的制度z间的管理控制缺

9、失。内控部的“控制有效性审核”是管理文件经有效申批人签署生效的前提。5 管理程序5.1 机构代码以营业执照法定名称屮字号的首位大写英语字母或汉语拼音字母构成。*代表* ltd总部。*代表子属机构浙江*和有限公司sc代表了属机构四川*冇限公司*代表*科技冇限公司。sg代表林新加坡。jw代表和系各子公司。5.2 管理文件类别代码5.2.1 类别 在功能上，管理文件分为集团层面管理文件、法务管理文件、内审管理文件、内控管理文件、 信息系统管理文件、财务管理文件、供应链管理文件、人力资源管理文件、行政总务后勤管 理文件、销售/市场管理文件、制造运营管理文件、技术工艺管理文件、质量管理文件（含计 量）、

10、工程项目管理文件、其他管理文件等。 在形式上，管理文件包含制度、流程和作业说明书。制度和流程可以属于一级管理文件范畴, 也可以属于二级管理文件范畴，作业说明书一般属于二级管理文件范畴。5.2.2 类别代码说明序号文件类別文件类别代码代码说明归口部门1行政常务管理文件admiadministration总裁办2法务管理文件lalegal affairs法务部3审计管理文件iainternal auditing内审部4内控管理文件icinternal controlling内控部5信息系统管理文件mismanagement of information systemit部6财务管理文件fnfin

11、ancial财务部7供应链管理文件scsupply chain供应链管理部8人力资源管理文件hrhuman resource人力资源部9总务后勤管理文件gageneral affairs综合管理部10销售/市场推广管理文件smsales & marketing development销售及市场推广部11制造运营管理文件mfgmanufacturing operation事业部12技术工艺管理文件tetechnology & engineering技术部、研发部13质量管理文件qsquality system质量管理部14工程项h管理文件pmproject management建

12、设工程管理部15其他管理文件otother management documentation各职能部门5.3 归口部门职能代码以人力资源部组织管理制度中规范的各部门职能列表中确定的职能及其代码为准。5.4 管理文件的编号5.4.1 级管理文件编号规则一级管理文件编号由“总部机构代码-管理文件类别代码-归口部门职能代码顺序号”构成。顺序号按照文件 类别、职能类别划分，均按绘低职能类别范畴自1起永续编号。例，*-admi-ao.ok5.4.2 二级管理文件编号规则1）当一级制度存在时，二级管理文件编号由“总部机构代码子属机构代码管理文件类别 代码归口部门职能代码一级管理文件顺序号二级文件顺序号”，

13、其中管理文件类别 代码和职能代码均沿用一级文件的代码。二级文件顺序号按照文件类别、职能划分，均 自1起。例，*仪c&b.01.01。2）当一级管理制度询未建立时，二级职能部门或子公司由于业务和管理需要而编撰管理制 度吋，其文件编号规则为“xx-子属机构代码-管理文件类別代码-归口部门职能代码00 二级文件顺序号。均按最低职能类别范畴自1起永续编号。例， xx-sc-fn-tax.00.0k5.4.3 流程和作业说明书编号规则1）当制度文件已经生效，但盂要另外制定细则或绘制流程图时（即没冇以组成部分包含在 制度文件当中），“流程”的编号以对应的制度编号后加“（p流程顺序号）”的形式编 号

14、，如"*-admi-ao.01 （p01）=作业说明书以对应的制度编号后加“（s作业说明书 顺序号）”的形式编号,如“*admiao.01 （soi） ,?o2）当制度文件尚未制定吋，参照一级或二级管理文件的编号规则编写，但其“文件顺序号” 以 “00” 表示,例：*-admi-ao.oo （p01） ”或 a*-admi-ao.oo （soi）5.4.4 记录表式编号1）管理文件所涉及的记录表单编号如下：fm 文件编号文件表单顺序号。2）文件表单顺序号，以管理文件管理程序描述过程中表单出现的先后顺序连续口 1起编 号。5.5 文件的版次和变更记录管理文件版次山编撰发布年号表示+英文

15、字母构成版次编号，首版自a起。管理文件文本屮应包含“变更记录表”，以记录文件历史版本信息并方便后续期间査询。详见标准管理文件模 版。5.6 管理文件的编撰、审核、批准5.6.1 一级管理文件1）编撰由ceo或其他集团职能部门/子属机构最高负责人根据管理需耍指定具体责任人负责编 制。但一般的编撰职责归属认定原则是以某职能部门管辖业务领域范围为标准。对于跨 业务领域的管理文件，由共同领导的上级主管人员（最高至ceo）指定负责人。2）审核由文件编撰部门最高负责人负责文件审核。3）批准由ceo或其指定授权人负责批准执行。4）总体上來说，凡涉及资金运川或资产价值变动的制度新设或修订，同级财务负责人的联

16、合审批是必须的（如集团制度对应cfo,各了属机构的制度对应同级财务负责人）；凡 涉及员工权益的需由制度影响范围内的*最高负责人联合审批（如影响整个集团的有关 员工权益的规定需由集团和总监联合审批）。此项规定适用于各级管理文件。5）内部控制有效性审核级管理文件必须经和ltd集团内控部进行内部控制有效性审核后才可报经ceo批准。5.6.2 二级管理文件1）编撰：编撰职责界定参考一级管理文件。2）审核：由文件编撰部门负责人负责文件审核。3）批准：子属机构总经理负责或职能部门最高负责人批准执行。属于集团直属的垂直管理 部门，在该直线管理部门范围内都有影响的管理文件，需由该部门最高主管审批（如垂 直管理

17、部门vp） o4）内部控制冇效性审核：文件必须经集团内控部进行内部控制冇效性审核后才可报经“同 级管理文件批准人”批准。子属机构若设有专职内控部负责人，二级管理文件的内控审 核山集团内控部负责。集团的二级管理文件由集团直属内控部负责人审核。二级管理文 件若仅对一级管理文件或二级制度进行细化（如流程或作业说明书）而无跨部门的规定 或与其他制度无冲突，可无须内控部的事前审核，但也须按木制度规定的编号规则进行 编号，并参照标准制度格式进行编撰，然后将文档提交内控部备案，以将该文件纳入整 体管理文件管控体系。5.7 管理文件的发放5.7.1 文件发放归口管理部门1）级文件发放归口管理部门为总裁办，ii

18、iceo秘书或ceo指定的他人负责。2）二级文件发放归口管理部门为总经理办公室，由总经理秘i!；或总经理指定的他人负责。 仅在职能部门内部适用的二级管理文件（如作业说明书）可由该职能部门负责人进行内 部发布。5.7.2 文件发放控制程序1）定稿文件需打卬并制作一份书面正式文木，经和关批准人签署后，加盖文件“正木”印 鉴；正本管理文件制作完成后需在集团或子属机构档案室归档保管，同时文件发放归口 管理部门还需将此正本扫描以制作成不可被编辑的电子档（如pdf格式）交由内控部在管理文件发布系统内公布（如0a等）。同时，文件发放归口管理部门还需制作发文公 告，由该管理文件有效签署人签批后才可启动发文程序

19、。2）定稿文件的电子档山内控部保存，管理文件归口负责部门需要修订时需从内控部获取正 式版进行修订；3）启动发文程序需填写发文申请单，见附件三（fm.*admiao.（）2.（）3）。发文屮请 单中需确定文件发放范围（子公司范围及职能部门范围），以及是否需要文件接收对象 签署回览版和需要签署回览版的人员范围的要求。4）在公司公开管理文件发布系统内公布的文件不需要通过文件签收单的形式进行签收; 其他形式公布的需准备文件签收单（见附件一：fm.*-admi-a0.02.01文件签收 单）需制作一式二份，一份正木发放归口管理部门留存、一份正木送交档案室；文件 接收对象根据公布的管理文件进行浏览和理解后

20、盂在文件签收单上签字，以邮寄或 传真的方式将签收单返还发文归口管理部门。5）文件发放前后，根据公司需要，由文件编制部门负责召集文件执行说明会，以促进管理 文件的有效执行。6）仅在单个职能内部有影响的二级管理文件（如流程图和作业说明书）,可以不必遵循上 述发文、签收、回览的规定。5.7.3 管理文件的回览无论是否以电子版发布或是以纸质文件发布，在发文申请单中要求进行回览的，文件接收部门负 责人必须纽织本部门辖属人员进行文件传达，并要求辖属人员在回览版（见附件二： fm*-admi-a0.02.02文件回览板）上签字，回览版由文件发放归口管理部门存档备查。5.7.4 管理文件的保存1）管理文件的正

21、本由发文机构所在的档案管理部门保存。管理文件管理部门必须妥善保管 文件，不得遗失、损毁。2）仅在单个职能内部有影响的二级管理文件（如流程图和作业说明书），由该部门负责人 指定专人进行该文件的纸质或电了档案的保存，但需将电了档提交内控部备案。5.8 管理文件的修改1）修改町由原编制部门提出，也可以由其他职能部门提出。2）有修改需求时，须向原始文件编撰部门提出修改申请，填写文件修改申请表（见附 件四：fm.*-admi-a0.02.04文件修改屮请表）,通过文件原发市核、批准部门核 准后，由原编撰部门负责进行文件修改。修改后的管理文件的发布遵循新制度发文的申 请和审批规定。修改后的宣贯和冋览可以只

22、就管理文件变动部分进行。3）修改文件发布后，档案室需同时保存新旧版本的正本，电子版本的制作和发布参考新管 理文件发布的规定。5.9 管理文件的执行5.9.1 各级管理文件必须被严格执行，否则将按执行缺陷记录并纳入年度绩效考核屮；5.9.2 制度或流程建设一般会存在相对滞后的情形，在实际执行过程中如遇制度或流程没冇明 确规定的情形，执行人应本着公司利益最人化的原则视情况同上级主管和内控部进行沟通并采用 最佳实践方案。内控部须评估该例外事项可能发牛的概率并决定是否要发起对原制度或流程的修 订。5.10管理文件的终止山于业务流程变更或新的管理制度的生效，氐冇的管理文件需要废止的，必须经山原审批程序进行审阅并确定 终止日期。耒经冇效审批不得终止原管理文件的执行。在新制度和流程发布后，除非新制度屮特别说明，原则 上是后发布制度/流程的规定取代前发布的制度/流程。5.11管理文件执行效果的监督及奖惩5.11.1管理文件的执行效果由集团