现代档案管理科学化管理重要性

1、现代档案管理科学化管理重要性摘要：档案管理工作需要与时俱进，现代档案管理 要求去糟求精，将传统档案管理的经验来过来进行革新，提 取出精髓，结合现代技术，来让其得到更好的应用，为档案 利用提供机会，创造条件。关键词：档案管理科学化 机会中图分类号：g27文献标识码：a文章编号：1674-098x(2014) 02 (c) -0180-01档案作为时代的记录，社会的记录，企业的记录，是我 们人类发展历史的记录，档案管理工作一直都存在，只是在 不同的时代中扮演着不同的角色，但是均发挥着同样的作 用，为历史提供鉴证，为以后的发展提供依据。档案作为现 代社会比较重要的信息资源，其管理的科学化对于其工作质

2、 量和效率具有不小的提升，该文就档案管理的现状和问题进 行了研究分析。1档案管理的问题(1) 档案管理的重要性被忽视。很多单位的领导对于 档案工作都没有一个比较科学客观的认识，将档案当做企业 和单位的附属部门，认为其主要是对企业的档案进行保存的 部门，无法给企业和单位带来实际性的经济利益，因此没有 对其产生重视的态度，对于档案的保存和管理比较疏忽，因 此档案工作在内部的不到重视。(2) 档案管理不规范。档案管理人员目前很多都是兼 职或者非本专业人员，他们本身的档案知识和档案意识不 强，在执行档案管理操作的时候，并没有严格的按照档案管 理规范来进行，对于档案的交接手续等均没有仔细的核实， 也没有

3、签字，因此档案的丢失和不全情况经常发生，导致了 这些问题的责任界定存在困难。(3) 档案管理水平落后，技术力量支持不足。档案管 理人员并没有经过培训和思想教育，其往往还兼顾其他工 作，因此工作起来其精力被分散，导致了档案资料失真和时 效性比较差，因此档案和实际情况具有一定的出入，档案信 息不完全。(4) 档案管理宣传教育力度不足。档案人员对档案的 重要性没有进行普及，以至于社会大众无法深刻的认识到档 案资源的重要性，还有就是档案管理因为专业性比较高，需 要较多的时间来管理，而宣传不到位，使得档案人员使用的 方式和知识均比较落后。(5) 档案管理人员缺乏对自身的认识。档案人员并没 有将档案工作当

4、成一个具有发展前景的工作来对待，对自身 也是比较疏忽，不能够去努力的提升自身的专业技能，因此 档案管理工作就变得止步不前，消极的思想影响了工作，导 致了工作的无进展可言。(6) 档案管理模式陈旧。档案管理在我国开展了很多 年，也形成了比较固定的模式和方式，导致了档案管理模式 跟不上时代的发展，计算机和软件的应用还不够全面，档案 手工操作的轻比较多，占据了比较大的人力、物力和空间。2档案管理对策及思考档案记录的是企事业、社会等等的发展历程，对于其发 展中优缺点进行了记载，而且还包含了国家政策和社会市场 需求等等信息，是企事业和群众获取信息的来源。针对以上 存在的问题，就档案管理工作提出以下几点思

5、考及对策。(1) 严格按程序交接。档案交接是一项认真细致、手 续严密、责任重大的工作，应按程序办理。档案交接手续： 一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账务相符；二 是对借出的档案要及时催还，整理好借据，并在借据上注明 原因及催还情况；三是对未整理的零散文件材料要分类存 放、清理排序后及时归档；四是按档案移交要求进行移交， 并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接 收人的姓名职务及移交清册、页数等，还应在移交文件上签 字盖章，要做到对交接工作负责。(2) 强化档案管理意识，严格档案管理程序。强化领 导干部的档案管理意识，完善档案管理硬件设备，增加档案 库房，购买空调、除湿机、档

6、案密集架和电脑。引进计算机 管理软件，建立档案的信息存储和检索系统。档案管理是管 理工作的重要环节，与工资福利、职称评聘等个人利益息息 相关，因此应提高档案管理人员综合素质，提高工作主动性, 从根本上确保档案材料准确完备、及时归档。此外，还应建 立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全完整、内容真 实可靠。(3) 健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循 以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起 来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单 位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作 性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标， 以便更好地发挥制度的指导

7、和规范作用。第三，坚持制度约 束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直 接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体， 是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严 肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规 章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功 必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。(4) 建章立制，有章可循，规范操作。积极主动做好 档案收集工作，做到制度上墙，操作人员有章可循。建立职 工借阅档案登记簿，职工档案转入、转出登记簿，职工档案 材料转入、转出登记簿，档案材料移交表等。对由于历史原 因，确实收集不到的档案材料，要查明原因，登记说明

8、，为 以后的查找工作提供方便。因此，我们在收集档案资料时要 做到口勤、手勤、脚勤，及时追补和补充新的资料，真正起 到档案的依据作用。(5) 加强宣传工作，提升档案人员的工作积极性。档案工作需要通过宣传来实现发展，宣传不仅仅是向社会普及档案管理的重要性，还包括了对档案人员和企业内部人员的 思想观念，让工作人员能够对档案的重要性给予认识，看到 该事业的发展前景，积极的投入其中。宣传工作做得好，可 以让大家在进行档案提交的时候，注重档案的规范性，能够 提升档案工作的效率，提升档案的质量。档案管理要求工作 人员从思想上引起重视，通过各方面的努力配合来共同实现 档案管理的高效和高质量。(6) 加强档案资料在群众中的重要性认识。档案对于现代社会的重要性不言而喻，可是因为宣传不到位或者工作不规范，使得大家对于档案信息的重要性没有一个比较清楚的认识，对档案资料的重要性进行普及，有利于群众对档案 的了解，提升群众对档案的利用需求，增加档案的利用率。(7) 建立档案信息化工作。档案管理加入信息化技术后能够符合现代档案管理的需求，其效率更高，工作质量更 高，而且开放式和信息化的档案管理模式，能够让档案管理 工作得到更多的利用，对其发展具有非常好的促进作用，对 于企业和单位对信息的利用提供了更好的额渠道。总而言之，档案管理工作需要与时俱进，现代档案管理 要求去糟求精，