浅析计算机在现代档案管理中的应用

1、    浅析计算机在现代档案管理中的应用    田伟【摘要】随着时代的发展，传统的档案管理方法已经不符合现代档案管理的现状，因此在档案管理中应用计算机是非常有必要的。本文计算机技术在企业档案管理中的重要作用，分析了现代档案管理信息化和计算机化水平，谈了计算机技术提高企业档案管理措施。【关键词】计算机；技术；企业；档案管理随着信息化步伐不断加快，计算機技术在现代档案管理应用中起着越来越重要的作用，这是档案现代发展的客观要求，有利于促进档案管理的计算机化和信息化。同时，档案工作者也要顺应社会信息化的要求，不断提升自身的计算机水平。一、计算机技术在企业档案管理

2、中的重要作用企业档案信息数量因企业发展而不断增多，我们只有将先进的计算机信息化技术应用其中，才能有效提高企业档案管理的信息化水平，满足企业对信息的需要。1.能够极大满足企业对档案资源的需求。企业档案信息化管理拓宽了企业档案资源的范围。档案信息经过计算机技术进行数字化处理后形成电子信息，在计算机上存储和显示。按照企业对档案信息的开放程度，企业内部和企业之间可以突破时间空间的限制，随时随地对档案信息资源进行共享，开展企业档案资源的管理工作。2.能够极大满足企业对档案信息及时性、准确性的需求计算机技术具备的数据存储功能以及自身数据和计算的可靠性，可以便于企业及时、方便、准确、快速的进行检索，查找信息

3、资源。较之传统手段，大大缩短了查阅时间，减少了手工操作可能出现失误的几率，为企业的办公和资源的整合带来了极大的优势。3.能够极大满足企业对管理的精细化要求。企业精细化管理是一种以“精、准、细、严”为基本原则的管理理念，它要求企业在专业化基础上，还需注重企业的系统化、数据化和信息化。计算机技术的应用提高了档案信息的深层加工能力，计算机档案管理系统将企业档案资源以电子数据的形式进行重组和整合，使企业档案资源管理更加系统化，企业管理层在进行决策时，需要各部门提供相关的档案资料进行参考借鉴，这就需要档案部门能快速、准确的提供档案信息及相关资料，这就在良好的沟通与快速的反应中极大的提升了企业的精细化管理

4、水平。二、现代档案管理信息化和计算机化水平随着社会信息化的加快，迫切需要解决档案管理中存在的计算机应用水平低、搜索利用率低、管理人员知识单一的问题。1.加快计算机设备技术在档案管理中的运用。要实现档案管理的现代化，让档案信息变成便于人们检索、便于人们利用的资源，就必须将纸质档案转化为数字档案，就必须加快计算机设备技术在现代档案管理中的运用。计算机系统应用于档案管理中可实现档案的自动编目和检索、档案业务管理、档案自动标引、档案自动存储与检索以及文档整体管理等。采用高容量的存储载体，特别是光盘存储系统，不但可减轻管理人员的工作量，提高档案工作效率；而且可以解决档案信息存储难的问题。2.加快建立健全

5、现代档案管理信息化机制。在现代档案信息化过程中，要从实际出发建立健全规范的档案管理信息化机制，制定适应现代档案管理制度，细化档案电子化的工作步骤和环节，健全和完善档案管理技术规范和业务流程；标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一，要加快统一档案管理标准。三、计算机应用于档案管理的对策要切实发挥计算机在档案管理中的作用，促进现代档案管理的智能化和信息化，必须切实加强计算机档案管理系统的开发。就目前而言，大部分档案管理部门都充分认识到计算机在档案管理中的必要性和重要性，也都采用了计算机进行档案管理，但是由于缺乏相对完善的计算机档案管理软件，并没有达到理想的档案管理效果。此外，档案管理系统内部还没

6、有系统的规划和具体的管理方案，从而影响了计算机档案管理的效果。因此，要切实把计算机应用于档案管理中，提高档案管理的效果，需要加大科技研究。首先需要开发出完善的、合理的、有效的现代计算机档案管理软件，研发出使用简便、功能齐全、操作便利、高度兼容并且适合各个不同层次和不同部门档案管理使用的计算机档案管理系统。其次，需要加强对计算机档案管理的长期规划，形成计算机档案管理系统，逐步实现档案管理智能化和现代化。第三，要切实建立完善的计算机档案管理制度和体系，以保证计算机档案管理的规范化和系统化，促进计算机档案管理的现代化。第四，要切实加强对计算机档案管理人才的培养。计算机档案管理人员不仅需要掌握熟练的档

7、案管理相关知识和技能，还需要熟悉计算机知识和技能，需要掌握计算机档案管理系统的操作能力和基本的维护能力。四、计算机技术提高企业档案管理措施1.根据计算机管理系统，建立和完善档案信息化管理系统。根据计算机管理系统开发设计符合企业档案特点的档案信息管理系统，主要原理是：依据企业档案原文件的内容特征，按照字段名建立数据库结构，主要目的是便于今后检索。例如，企业档案管理系统库结构所需的字段名：文件题名、责任者、时间等，有的还可以加上文种、密级等，然后对档案原文进行人工分件审读，析出主题标识和分类标识，以此构成一份完整的档案二次文献。为了使“死档案”变成“活档案”，档案管理系统还要实现包括综合检索、主题

8、词检索、字段名检索等多种检索方式，同时，还可以根据不同的分类规则实现分类排序。相较人工检索而言，计算机检索不仅可以提高工作效率，而且还能极大地提升检索质量。2.配置一体化档案管理软硬件设施。有条件的企业可以购置一批档案管理软硬件设备，替换原有的计算机设备。就目前情况来看，大部分企业由于各种原因还在使用传统的落后的设备，这点已经严重阻碍了企业档案管理信息化的发展。因此，从长远目标出发，企业应适当增加档案管理的资金投入，根据企业的实际需要，配置一体化的档案管理软硬件设备。有了较为先进的档案管理设施，可以对企业历史档案资料进行扫描和数字化归档，根据档案信息管理系统建立档案数据库，全面实现文档一体化管

9、理。正是在这个意义上，一体化档案软硬件设施不仅可以有效发挥企业档案管理的效用，而且还能推动企业档案管理工作的持续开展。3.采用扫描和光盘技术，逐步建立无纸档案库。企业档案中存在大量的图纸资料，如何将其纳入无纸档案库中，是企业档案管理人员较为头疼的问题。针对这一情况，以东大阿尔派软件股份限公司的 seas2000 工程图纸自动处理与管理系统为例，阐述其无纸档案库构建原理。作为一套图像处理和档案管理的综合系统，seas擅长处理工程图纸、图书资料、文书图片等，主要功能包括但不限于录入、输出、矢量化、图纸净化灯。seas2000 系统通过先进的档案管理电子化手段，将工程图纸扫描成数字化图纸，通过 mo将档案库放置于光盘上，以此构建网络数据库供检索、查询、浏览，同时还可以通过工程图纸设计系统（engineering drawing designer）对扫描后的图纸进行净化、剪裁、修改、批注等，使用 autocad 的编辑工具可以添加相关必要信息，查看光栅和矢量图，确保资料无失真输出。计算机技术是强化档案管理的重要媒介，在工作实践中，将计算机技术的开发与应用视为一项系统工作来抓，通过专业人才的引进与培训、软硬件设施的建设与优化以及狠抓管理制度落实举措，全面打造电子档案