电算化会计记账优缺点探析

1、电算化会计记账优缺点探析关键词：电算会计记账方法摘要：现行会计软件提供了五种电算化会计特有的功 能。文章分析了各种记账功能的运行目标及其实现条件，并 从其内部工作原理出发，对每种记账功能的优缺点作出了恰 当的评价。在电算化会计信息系统小，电子账套是由相互关联的 一系列财务数据库文件组成的集合体。所有的会计数据和会 计信息都必须以数据库文件的形式存在，例如未记账凭证和 已记账凭证就分别存储在"临时凭证库文件”和“正式凭 证库文件”之中。在电子账套中，记账是一项最为关键的数 据处理功能，是凭证数据在不同数据库文件之间的自动传递 和更新，不再是手工会计对凭证数据在账簿上的重复转抄。 而现行

2、的各种会计软件屮具有的模拟记账、实时记账、成批 记账、跨月记账和恢复记账儿种功能乂是记账过程发生这一 根本性变化的前提和基础。1.电算会计的实吋记账方法实时记账是指电子账套中的记账凭证不经审核就能直 接记账。对于新增的记账凭证，一旦保存就会立即记账，所 以实时记账每次只能登记一张凭证。从实时记账的实质来 看，凭证处理过程不仅省略了审核签字这道手续，还将凭证 记账和保存这两个过程合二为一。这样一来，凡是进入电子 账套的记账凭证都是已记账凭证，不需经过“临时凭证库文 件”就直接存储在“正式凭证库文件”之中，制单人也就成 为已记账凭证中会计数据的最终责任人。这种记账的关键是 能够对在结账过程屮口动生

3、成的机制凭证进行实时记账，从 而不中断整个结账过程并能连续期末机制凭证。电算会计的模拟记账方法模拟记账可以使用户预先就知道电子账套小所有未记 账凭证在正式记账之后的数据结果，所以又被称为预记账。 由于模拟记账针对的是未记账凭证，因此保存在"临时凭证 库文件”中的所有凭证，不论其是否已经审核签字，是本月 还是上月的，也不管是哪个操作员填制的，都可以进行模拟 记账。模拟记账的结果只能供用户临时浏览查看，而不能在 电子账套中长久保存和调用，这和具有转移凭证、传递数据 和更新数据三大功能的正式记账不同。这样，通过模拟记账 的凭证仍然属于未记账凭证而继续保存在“临时凭证库文 件”之中，这正是有

4、的会计软件将模拟记账功能与未记账凭 证的其它操作模块集成在同一个主菜单中的原因所在。虽然 模拟记账没有真正处理未记账凭证中的数据，但这一记账功 能却能够对未记账凭证进行及时汇总和试算平衡，防止错 制、重制和漏制凭证，而且有助于实现预算控制和账簿记账 前后的对照分析等工作。成批记账方法从表面上看，成批记账一次能够将多张未记账凭证交 叉立体同时登记入账，但它与实时记账的根本区别在于凭证 必须经过审核签名后才能进行记账，而不是一次能够登记记 账凭证张数的多少。也就是说，只要是凭证要求审核签字后 才能记账，即使一次登记一张记账凭证也属于成批记账。现 行会计软件对进入电子账套的记账凭证虽然可以从借贷平

5、衡、凭证类型、时间顺序和内容完整等方面进行自动审核， 但无法预防像数字串行、方向颠倒和借贷同时多记或者少记 等这类凭证错误。.电算会计的恢复记账恢复记账能够将已记账凭证及其数据还原到记账前的 状态。这种反记账功能不仅要把记账凭证从“正式凭证库文 件”返回到“临时凭证库文件”中，而且要把当时记账过程 中传递和产生的所有数据从相关数据库文件屮彻底注销。可 见，全而准确地保留记账线索是会计软件实现恢复记账的关 键技术，现行的会计软件主要有“最近一次记账前状态”和 “本月月初状态”两种恢复形式。恢复记账功能虽然具有避 免错误凭证被登记入账、解决病毒导致的账证不符问题、重 新进行意外中断的记账过程等优点，但同时又会给电了账套 带来了新的财务风险，例如，已达账项和已核业务等辅助数 据被删除后就不能全面恢复，如果再次记账将会引起主体账 和辅助账之间的数据不致；更新过的账套数据与已报告的 会计报表数据也很可能不符；另外，该功能还给一些蓄意作 弊者提供了可乘之机。因此，现行会计软件对该功能通过隐藏和专人负责等 方式进行了严格管理。权衡恢复记账功能的利弊，鉴于已记 账凭证的错误还可以采用红冲和调整方法进行有痕迹修改， 笔者建议会计软件中最好还是不要设置这种记账功能。电算会计的跨月记账会计工作要求日清月结，但在会计实务中用户可能会 由于种种原因而不能按期结账。如果等到本月记账凭证全部 记账和结账后