[经营管理]01环境文件管理程序1

1、制定部门文控中心制定日期2004. 8生效日期2004. 9. 1总页数6受控状态分发号修订履历修订状态修订日期修订内容提要修订页修订单号备注b2007.1增加外来环境文件传递流程。4、51目的对与公司环境管理体系有关的文件和资料进行控制，确保各有关场所使用 的文件为有效版本。2. 范围适用于公司所有与环境管理体系有关的文件和资料控制。3. 职责3. 1文控中心负责文件的管理。3. 2公司最高领导者负责手册、程序文件的批准。3. 3管理者代表负责手册、程序文件的审核、三级文件的批准。3.4各部门负责本部门三级文件的拟稿，部门负责人负责审核。4. 定义4. 1管理类文件环境手册、程序文件、管理规

2、定和记录。4. 2外来文件指企业收集的环境管理体系运行中得到应用的国际标准、国际行业标准、 法律法规和客户提供标准、图纸等。4. 3技术文件产品标准、检验文件、图纸等。5. 操作程序5. 1文件的拟稿和审批5.1.1手册由管理者代表组织拟定，公司管理者代表审核，公司最高领导者批准 发布。5. 1. 2程序文件由相关部门拟定，各职能部门讨论修改，由管理者代表负责审核, 公司最高领导者批准实施。5.1.3其他文件（三级文件）由各部门负责拟稿，部门负责人审核，管理者代表 批准。5. 2文件的编号、登记、标识5. 2. 1编号文控中心对文件进行编号，编号规定按“环境文件编号规定”执行。5. 2. 2登

3、记a）文控中心编制本公司“环境文件发放申请表”确定发放范围，送管 理者代表批准。b）各部门的文件发放，由文控中心根据发放范围给予受控发放。c）文件的发放需填写“环境文件发放/回收登记表”。5. 2. 3标识文件分为“受控”和“非受控”两类。a）“受控”文件的标识“受控”文件的标识方式如下：册、程序文件、技术文件和其他三级文件由文控中心负责加盖 红色“受控文件”章和“文件发行章”每份文件首页标注发放号码。b）“非受控”文件的标识“非受控”文件的标识只需加盖红色“文件发行章”予以标识。5. 3文件的发放和签收5. 3. 1图纸发放由文控中心填写“图面发行清单”，收文部门进行签收； 各种文件的发放范

4、围由发放部门按5. 2. 2a确定。5. 3.2其他文件由文控中心填写“环境文件发放/回收登记表”，收文部门 进行签收；各种文件的发放范围由发放部门按5. 2. 2a确定。5. 4文件的回收和处理5. 4. 1失效或作废文件由文控中心按原发放范围收回（注：文件换版须做 文件回收记录），加盖“作废章”并从所有发放和使用场所及时撤出失效作 废文件，确保防止误用。原件加盖“作废章”予以保留以便追溯。5.4.2持有受控文件的人员，因工作调动或其他原因离开原工作岗位，本 部门应对受控文件作好交接工作。5. 5文件的修改5. 5. 1修改权限文件修改时，应填写“环境文件修订申请单”，由原审批部门审批后由文

5、 控中心进行修改，修改完成后由文控中心负责更换最新版本文件，同时收 回作废文件并记录；当公司其他部门对文件修改时，原文件审批部门应向 修改部门提供有关的背景材料。5.5.2修改方式a）一、二阶文件由文控中心以换页、换版的形式进行修改，并负责更 换。换页：当一页中出现更改内容时，应换页。换版：文件经过原则性、大幅度修改或环境管理体系结构、经营 方针及策略发生变化后或文件经多次修改（修改超过9次），应换版。b）三阶文件修改，表单格式变更，应进行换版。c）环境管理体系文件不准手改或涂改。5. 6文件的使用和保护5. 6. 1当文件破损严重影响使用时，可到文控中心办理更换手续，交回破 损文件，换取新文

6、件。新文件仍沿用原发放号码，破损文件由文控中心销 毁。5.6.2当文件使用人所持文件丢失时，须填写“环境文件领用申请单”申 请补发，补发文件给予新的发放号，同时注明丢失文件的发放号码作废。 必要时将作废的发放号码通知各有关部门。5.6.3补发文件须填写“环境文件发放申请表”，经管理者代表审核批准后方可进 行发放，并填写于“环境文件发放/回收登记表”作好发放记录。5. 7文件的借阅5. 7. 1文件借阅需经管理者代表批准，方可借阅。5. 8外来环境文件的管理当收文单位接收到外来环境文件后，收文者应将外来环境文件正本（含 电子档）交gp管理小组进行分类保存并进行审核，gp管理小组将已经确 定需要受

7、控或发行的外来环境文件的正本（含电子档）移交至文控，由文 控进行复印并在复印件上加盖“外部文件审核”章送管理者代表核准，核 准通过后方可进行编号、存档；若需发放应依照5. 2. 2条确定发放范围，依 照5.2.3条、5. 3条受控发放。（外来文件原件，不允许做任何标记，由文 控中心保存）5. 9控制章的管理5.9.1控制章由文控中心负责保管并使用。5. 10文件的存档和销毁5. 10. 1存档a）文控中心对公司文件原件进行存档，存档文件不能外借及用于现 场；b）与环境相关的外来标准、法律法规等由文控中心负责收集并填写“环境外来文件清单”。外来文件如须发放应受控后进行发放。5. 10.2销毁文件失效/作废后，由文控中心统一进行销毁。6 外来环境文件传递流程外来环境文件v7 相关文件7.