Excel电子表格运用技巧汇总

1、excel电子表格运用技巧汇总（一）http:/use匚 blog/1270291347如果我们需要在excel xp工作表屮输入大量的带有小数位的数字吋，按照普通 的输入方法，我们可能按照数字原样大小直接输入，例如现在要在单元格中输入 0.05这个数字时，我们会把“0.05”原样输入到表格屮。不过如果需要输入若干个 带有小数点的数字时，我们再按照上面的方法输入的话，每次输入数字时都需要 重复输入小数点，这样工作量会变大，输入效率会降低。其实，我们可以使用 excel xp '!的小数点自动定位功能，让所有数字的小数点自动定位，从而快速 提高输入速度。在使用小数点自动定位功能时，我们可

2、以先在excel xp的编辑 界面中，用鼠标依次单击“工具7'选项7“编辑”标签，在弹出的对话框中选中“自动 设置小数点”复选框，然后在“位数”微调编辑框中键入需耍显示在小数点右面的位 数就口j以了。以后我们再输入带有小数点的数字时，直接输入数字，而小数点将 在回车键后自动进行定位。例如，我们要在某单元格中键入0.06的话，可以在 上面的设置中，让“位数”选项为2,然后直接在指定单元格中输入6,冋车以后, 该单元格的数字自动变为“0.06”，怎么样简单吧？快速录入文本文件中的内容现在您手边假如有一些以纯文木格式储存的文件，如果此吋您需要将这些数据制 作成excel xp的工作表，那该怎

3、么办呢？重新输入一遍，大概只有头脑有毛病 的人才会这样做；将菜单上的数据一个个复制/粘贴到工作表屮，也需花很多时 间。没关系！您只要在excel xp'p巧妙使用其屮的文本文件导入功能，就可以 大人减轻需要重新输入或者需要不断复制、粘贴的巨大工作量了。使用该功能吋, 您只耍在excel xp编辑区中，依次用鼠标单击菜单栏中的“数据/获取外部数据/ 导入文木文件”命令，然后在导入文木会话窗口选择要导入的文木文件，再按下 “导入”钮以后，程序会弹出一个文本导入向导对话框，您只要按照向导的提示进 行操作，就可以把以文本格式的数据转换成工作表的格式了。快速输入人量相同数据如果你希望在不同的单元

4、格中输入大量和同的数据信息，那么你不必逐个单元格 一个一个地输入，那样需耍花费好长时间，而且还比较容易出错。你可以通过下 面的操作方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体方法 为：首先同吋选屮需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在按住ctrl 键的同时，点击鼠标左键，逐个选中；其次输入要填充的某个数据。按住ctrl 键的同时，按回车键，则刚才选屮的所冇单元格同时填入该数据。快速进行中英文输入法切换一张工作表常常会既包含有数字信息，又包含有文字信息，要录入这样-种 工作表就需要我们不断地在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦，为了方便操 作，我们可以用以下方法实现自动切换：

5、首先用鼠标选屮需耍输入屮文的单元格 区域，然后在输入法菜单中选择一个合适的中文输入法；接着打开“有效数据”对 话框，选中“ime模式”标签，在“模式”框中选择打开，单击“确定”按钮；然后再选 屮输入数字的单元格区域，在“有效数据”对话框屮，单击“ime模式”选项卡，在“模 式”框中选择关闭（英文模式人最后单击“确定”按钮，这样用鼠标分别在刚才设 定的两列中选中单元格，五笔和英文输入方式就可以相互切换了。快速删除工作表中空行删除excel xp i作表屮的空行，一般的方法是需要将空行都找出来，然后逐行 删除，但这样做操作量非常大，很不方便。那么如何才能减轻删除工作表中空行 的工作量呢？您可以使用

6、下而的操作方法来进行删除：首先打开耍删除空行的工 作表，在打开的工作表中用鼠标单击菜单栏中的“插 入”菜单项，并从下拉菜单 中选择“列”，从而插入一新的列x,在x列中顺序填入整数；然后根据其他任何 一列将表屮的行排序，使所有空行都集屮到表的底部。删去所有空行屮x列的数 据，以x列重新排序，然后删去x列。按照这样的删除方法，无论工作表中包含 多少空行，您就可以很快地删除了。快速对不同单元格中字号进行调整 在使用excel xp编辑文件时，常常需耍将某一列的宽度固定，但由于该列各单 元格中的字符数目不等，致使有的单元格中的内容不能完全显示在屏幕上，为了 让这些单-元格屮的数据都显示在屏幕上，就不得

7、不对这些单元格重新定义较小的 字号。如果依次对这些单元格中的字号调整的话，工作量将会变得很大。其实， 您可以采用下而的方法来减轻字号调整的工作量：首先新建或打开一个工作簿， 并选中需要excel xp根据单元格的宽度调整字号的单元格区域；其次单击用鼠 标依次单击菜单栏中的“格式单元格丁刈齐”标签，在坟本控制”下选中“缩小字 体填充”复选框，并单击“确定”按钮；此后，当你在这些单元格屮输入数据吋，如 果输入的数据长度超过了单元格的宽度，excel xp能够自动缩小字符的大小把 数据调整到与列宽一致，以使数据全部显示在单元格屮。如果你对这些单元格的 列宽进行了更改，则字符可门动增大或缩小字号，以适

8、应新的单元格列宽，但是 对这些单元格原设置的字体字号大小则保持不变。快速输入多个重复数据在使用excel xp i.作表的过程中，我们经常要输入大量重复的数据，如呆依次输 入，无疑工作量是巨大的。现在我们可以借助excel xp的“宏”功能，來记录首次 输入需要重复输入的数据的命令和过程，然后将这些命令和过程赋值到一个组合 键或工具栏的按钮上，当按下组合键吋，计算机就会重复所记录的操作。使用宏功 能时，我们可以按照以下步骤进行操作:首先打开工作表，在工作表中选中要进 行操作的单元格；接着再用鼠标单击菜单栏屮的“工具”菜单项，并从弹出的下拉 菜单中选择“宏”了菜单项，并从随后弹出的卜级菜单中选择

9、“录制新宏”命令；设 定好宏后，我们就口j以对指定的单元格，进行各种操作，程序将自动对所进行的 各方面操作记录复制。快速处理多个工作表有时我们需要在excel xp中打开多个工作表來进行编辑，但无论打开多少 工作表，在某一时刻我们只能对一个工作表进行编辑，编辑好了以后再依次编辑 下一个工作表，如果真是这样操作的话，我们倒没有这个必要同吋打开多个工作 表了，因为我们同时打开多个工作表的目的就是要减轻处理多个工作表的工作量 的，那么我们该如何实现这样的操作呢？您可采用以下方法：首先按住“shift”键 或“ctrl”键并配以鼠标操作，在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表 标签，然后就可以对

10、其实行多方面的批量处理；接着在选屮的工作表标签上按右 键弹出快捷菜单，进行插入和删除多个工作表的操作；然后在“文件”菜单中选择 “页而设置”，将选中的多个工作表设成相同的页而模式；再通过“编辑”菜单 中的有关选项，在多个工作表范围内进行查找、替换、定位操作；通过“格式”菜 单中的有关选项，将选中的多个工作表的行、歹u、单元格设成相同的样式以及进 行一次性全部隐藏操作；接着在“工具”菜单屮选择“选项”，在弹出的菜单中 选择“视窗”和“编辑”按钮，将选中的工作表设成相同的视窗样式和单元格编辑属 性；最后选屮上述工作表集合屮任何一个工作表，并在英上完成我们所需要的表 格，则其它工作表在相同的位置也同

11、时生成了格式完全相同的表格。排序是数据 处理中的经常性工作，excel排序有序数计算(类似成绩统计中的名次)和数据 重排两类。木文以几个车间的产值和名称为例，介绍excel 2000/xp的数据排序 方法。数值排序1.rank函数rank函数是excel计算序数的主要工具，它的语法为:rank (number, ref, order),其中number为参与计算的数字或含有数字的单元格，ref是对参与计 算的数字单元格区域的绝对引用，order是用来说明排序方式的数字(如果order 为零或省略，则以降序方式给出结果，反z按升序方式)。例如图1中e2、e3、e4单元格存放一季度的总产值，计算各

12、车间产值排名的 方法是:在f2单元格内输入公式鼻rank (e2, 2:4)”,敲回车即可计算出铸造 车间的产值排名是2。再将f2中的公式复制到剪贴板，选中f3、f4单元格按 ctrkv,就能计算出其余两个车间的产值排名为3和1。如果b1单元格屮输入 的公式为鼻rank (e2, 2:4, 1) ”，则计算出的序数按升序方式排列，即2、1 和3。需要注意的是:相同数值用rank函数计算得到的序数(名次)相同，但会导致 后续数字的序数空缺。假如上例中f2单元格存放的数值与f3相同，则按本法 计算出的排名分别是3、3和1 （降序时）o2. c0untif 函数countif函数可以统计某一区域屮符

13、合条件的单元格数口，它的语法为countif （range, criteria） <>其中range为参与统计的单元格区域，criteria 是以数字、表达式或文本形式定义的条件。其中数字可以直接写入，表达式和文 本必须加引号。仍以图1为例，f2单元格内输入的公式为“=countif （2:4,&quot;>h&e2）+1”。计算各车间产值排名的方法同上，结果也完全相同，2、1和3。此公式的计算过程是这样的:首先根据e2单元格内的数值，在连接符&amp;的作 用下产生一个逻辑表达式，即“>176.7”、'1673'等。counti

14、f函数计算岀引 用区域内符合条件的单元格数量，该结杲加一即可得到该数值的名次。很显然， 利用上述方法得到的是降序排列的名次，对重复数据计算得到的结果与rank 函数相同。3.if函数excel自身带冇排序功能，可使数据以降序或升序方式重新排列。如果将它与if 函数结合，可以计算出没有空缺的排名。以图1中e2、e3、e4单元格的产值 排序为例，具体做法是:选中e2单元格，根据排序需要，单击excel i具栏中的 “降序排序”或“升序排序”按钮，即可使工作表屮的所有数据按要求重新排列。假如数据是按产值由大到小（降序）排列的，而您乂想赋予每个车间从1到n （n 为自然数）的排名。可以在g2单元格中输

15、入1,然后在g3单元格屮输入公式鼻if（e3=e2,g3,g3+1）”，只耍将公式复制到g4等单元格，就可以计算出其他车间的产值排名。文本排序选举等场合需要按姓氏笔划为文本排序，excel提供了比较好的解决办法。如 果您要将图1数据表按车间名称的笔划排序，可以使用以下方法：选中排序关键 字所在列（或行）的首个单元格（如图1中的a1）,单击excel“数据”菜单下的 “排序”命令，再单击其中的“选项”按钮。选中“排序选项”对话框“方法''下的“笔画排 序”，再根据数据排列方向选择“按行排序”或“按列排序”,“确定”后冋到“排序”对话 框（图2）。如果您的数据带有标题行（如图1中的

16、“单位”之类）,则应选中“有 标题行”（反z不选）,然后打开“主要关键字”卜拉列表，选择其中的“单位”，选 中排序方式（“升序”或“降序”）后“确定”，表中的所冇数据就会据此重新排列。此法稍加变通即可用于“第一名”、“第二名”等文木排序，请读者自行摸索。自定义排序如果您要求excel按照“金工车间”、“铸造车间”和“维修车间”的特定顺序重排工作 表数据，前面介绍的几种方法就无能为力了。这类问题可以用定义排序规则的方 法解决:首先单击excel”工具”菜单下的“选项”命令，打开“选项”对话框中的“自定 义序列”选项卡（图3）。选小左边“自定义序列”下的噺序列”，光标就会在右边 的“输入序列”框内

17、闪动，您就可以输入“金工车间”、“铸造车间”等自定义序列了， 输入的每个序列z间要用英文逗号分隔，或者每输入一个序列就敲回车。如果序 列已经存在于工作表中，可以选中序列所在的单元格区域单击“导入駕这些序列 就会被自动加入“输入序列”框。无论采用以上哪种方法，单击“添加”按钮即可将 序列放入“自定义序列”中备用。使用排序规则排序的具体方法与笔划排序很相似，只是您要打开“排序选项”对话 框屮的“自定义排序次序”下拉列表，选屮前而定义的排序规则，英他选项保持不 动。回到“排序”对话框后根据需要选择“升序”或“降序”确定”后即可完成数据的 自定义排序。需要说明的是：显示在“自定义序列”选项卡屮的序列（

18、如一、二、三等），均可 按以上方法参与排序，请读者注意excel提供的口定义序列类型。在excel i.作表的单元格中，可以使用两种最基本的数据格式：常数和公式。常 数是指文字、数字、口期和时间等数据，还可以包括逻辑值和错课值，每种数据 都有它特定的格式和输入方法，为了使用户对输入数据有一个明确的认识，有必 要来介绍一下在excel屮输入各种类型数据的方法和技巧。1、输入文本excel单元格屮的文本包括任何中四文文字或字母以及数字、空格和非数字字符 的组合，每个单元格中最多可容纳32000个字符数。虽然在excel中输入文本 和在其它应用程序中没有什么本质区别，但是还是有一些差异，比如我们在

19、word、powerpoint的表格屮，当在单元格中输入文木后，按冋车键表示一个段 落的结束，光标会自动移到本单元格中下一段落的开头，在excel的单元格中输 入文本时，按一下回车键却表示结束当両单元格的输入，光标会口动移到当而单 元格的下一个单元格，岀现这种情况时，如果你是想在单元格中分行，则必须在 单元格小输入硬冋车，即按住alt键的同吋按冋车键。2、输入分数几乎在所冇的文档屮，分数格式通常用一道斜杠来分界分子与分母，其格式为“分 了/分母”，在excel中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的，比如在单元 格中输入“1/2”，按回车键则显示t月2 口”，为了避免将输入的分数与口期混淆,

20、我们在单元格屮输入分数吋，要在分数前输入9”（零）以示区别，并冃在“0”和 分子之间要有一个空格隔开，比如我们在输入1/2时，则应该输入“0 1/2”。如果 在单元格屮输入“81/2”，则在单元格屮显示“8 1/2”，而在编辑栏屮显示“8.5”。3、输入负数在单元格中输入负数时，可在负数前输入叮'作标识，也可将数字置在（）括号内 来标识，比如在单元格屮输入“（88） ”，按下冋车键，则会自动显示为“88”。4、输入小数在输入小数时，用户可以向平常一样使用小数点，述可以利用逗号分隔千位、百 万位等，当输入带有逗号的数字时，在编辑栏并不显示出來，而只在单元格中显 示。当你需要输入大量带有固

21、定小数位的数字或带有固定位数的以“0”字符串结 尾的数字时，可以釆用下面的方法：选择“工具”、“选项”命令，打开“选项”对话框, 单击“编辑”标签，选中“自动设置小数点”复选框，并在“位数”微调框中输入或选择 要显示在小数点右而的位数，如果耍在输入比较大的数字后自动添零，可指定一 个负数值作为要添加的零的个数，比如耍在单元格中输入“88”后门动添加3个零, 变成“88 000”，就在“位数微调框中输入“3”，相反，如果要在输入“88”后自动添 加3位小数，变成“0.088”，则要在“位数”微调框屮输入“3”。另外，在完成输入 带有小数位或结尾零字符串的数字后，应清除对“自动设置小数点”符选框的

22、选 定，以免影响后边的输入；如果只是要暂时取消在咱动设置小数点”屮设置的选 项，可以在输入数据时门带小数点。5、输入货币值excel几乎支持所有的货币值，如人民币（¥）、英镑（£）隼 欧元出台以后,excel2000完全支持显示、输入和打印欧元货币符号。用户可以很方便地在单元格中输入各种货币值，excel会门动套用货币格式，在单元格中显示出来，如果用要输入人民币符号，口j以按住alt键，然后再数字小键盘匕按“0165”即叭6、输入日期excel是将日期和时间视为数字处理的，它能够识别出大部分用普通表示方法输 入的日期和时间格式。用户可以用多种格式来输入一个日期，可以用斜杠“

23、/”或者 一來分隔日期中的年、月、口部分。比如要输入“2001年12月1日”，可以在单 元各种输入乞001/12/t或者“2001如果要在单元格中插入当前仃期，可 以按键盘上的ctrk;组合键。7、输入时间在excel中输入时间时,用户可以按24小时制输入,也可以按12小时制输入, 这两种输入的表示方法是不同的，比如要输入卜午2时30分38秒，用24小时 制输入格式为：2:30:38,而用12小时制输入时间格式为：2:30:38 p,注意字 母“p”和吋间之间有一个空格。如果要在单元格屮插入为前时间，则按ctrl+shift+;excel中快速插入系统时间与日期在用excel进行报表处理时，经

24、常需要在表格的前端或者末尾输入当天的时间与日期。若用数字输入的话 显得比较繁琐。其实可以这样来快速输入：首先选中需要时间的单元格，同时按下“ctrl+shift+；"组合键即 可；若耍输入系统日期则按下“ctrl+； ”组合键即可。彻底隐藏excel工作表在excel中可以通过执行“格式一工作表一隐藏”将当前活动的工作表隐藏起來,在未执行进一步的工作簿设 置的情况下，可以通过执行“格式-工作农-取消隐藏”来打开它。其实还可以通过通过设置工作表的隐藏 属性来彻底隐藏。按下“alt+f11”组合键进入vba编辑窗口，在左侧选中需要隐藏的工作农，按下f4键打 开“属性”对话框，切换到“按分

25、类序”标签分页，将“杂项”下的“visable”的值选择改为“zxisheetveryhidden” 或“o-xisheetveryhidden”退出后返回excel即可。这样就将选宦的工作表隐藏起來，且“取消隐藏”也不起 作用，这样就能彻底隐藏工作表了。将visable值改还原即可取消隐藏。word文档快速变为ppt许多场合我们需要把在word中编辑好的文档制作成ppt演示文稿，用复制、粘贴的方法就显得有些麻烦 了，特別是对于很长的word文档更是如此。这里冇更为简便的办法可以做到：依次单击“文件一发送到 -microsoft office powerpoint"u|j可，绘后再在

26、ppt中对发送过來的文档进行适当的排版，这种方法十分 快捷。word中妙用“+”、号绘制表格在word中绘制表格我们-般都川插入农格来实现，其实也可利川键盘上的“+”号和号来快速完成表格制 作，首先在要插入表格的地方输入“+”号，用來制作表格顶端线条，然后再输入号，用來制作横线（也可 以连续输入多个号，“”号越多表格越宽），接着再输入一些“+”号（“+”号越多，列越多），完成后回车便 可马上得到一个只有一行的表格，将光标移到表格内最后一个回车符号前，按“tab”键或回车键（enter）, 即可在表格后插入行实现绘制多行的表格。小提示：该方法其实利用的是word的“自动套用格式”功能，“+”号表

27、示下面将产生一列线条，而“"号起到 连线的作川。另外不光是和“+”配合可以制农，用“空格和“+”配合同样也可以制农。word中为文本加上划线在用word进行口常的办公文档处理中，冇时候需要在输入的文本的上面加上划线，可以用域来手动实现 给文字加上画线。首先按下“ctrl+f9”组合键，在出现的域定义符“”中输入“eq xto（y）”，（这里的“丫”代表 你输入的文本，可以是文字和字母），最后按f9更新一下域代码即可。excel圈注表格中的无效数据数据输入完毕后，为了保证数据的真实性，快速找到表格中的无效数据，我们可以借用excel中的数据有 效性和公式审核来实现。选中某列（如b列），

28、单击“数据”菜单中的“有效性”命令，弹出“数据有效性”对话框，切换到“设置”选项卡, 输入符合条件的数据必须满足的条件范围（如“=and （b1>=60,b1隐藏表格中的出错信息大家经常会发现表格在处理完数拥后出现一些类似“#div/0!”、“#name?”、“#value!”等出错信息，既不方 便打印乂影响了农格的整体美观，右澈据量比较大的时候手工删除显然是不现实的。解决方法是：打印时，打开“页面设置”对话框，切换到“工作表”选项卡，将“错误单元格打印为”选项设置为“空白”或就 好了。计算时，可使用通用公式“=if（iserror（公式）公式）”，也能使运算过程中出错单元格填充为指定的

29、字符 或空白。两个日期之间的天数、月数和年数计算两个日期“1995-5-12”和“2006-1-16”之间的天数、月数和年数可使用下面的公式:m=datedif（a1,c1；'dt，其中a1和b1分别表示开始日期和结束日期,“d”表示天数，换为“m”或“y”就可 以计算两个日期相差的月数和年数了。ppt中的自动缩略图效果你相信用一张幻灯片就可以实现多张图片的演示吗？而且单击后能实现口动放大的效果，再次单击后还原。 其方法是：新建一个演示文稿，单击“插入”菜单中的“对象”命令，选择umicrosoft powerpoint演示文稿”，在插入的演 示文稿对象中插入一幅图片，将图片的大小改为

30、演示文稿的大小，退出该对象的编辑状态，将它缩小到合 适的人小，按f5键演示一下看看，是不是符合你的要求了？接下來，只须复制这个插入的演示文稿对彖, 更改其中的图片，并排列它们z间的位置就可以了。word字号大小快速调在word中要改变字体的大小，一般的方法是先选中指定文字，然后通过“格式”工具栏中的“字号”來改变； 也可以直接在“字号”中输入字号大小来改变，这种方法还可以突破5-72磅字号的限制。更为快捷的方法是 川组合键“ctrl+shift+”来进行调节，前者为减小字号，后者为増加字号。使用这种方法可以实时看到所得到 的字号的大小，比宣接输入字号來调节要直观些。excel中的另类求和方法在

31、excel中对指定单元格求和，常用的方法有两种，一是使用sum, 一般用于对不连续单元格的求和，另 一方法是使用工，用于对连续单元格的求和。在有些情况下如果使用组合键“alt+=”，会显得更方便。先单击选中放置和的单元格，再按下组合键“alt+=”，川鼠标单击所要求和的单元格，被选中的单元格即呈 选中状态,这时可配合shift键选取连续的多个单元格,或者配合ctrl选取任意不连续单元格,使用ctrl 英至述可以对同一单元格多次求和，单元格选取完成后按回车键即可。这种方法在某些特殊场介十分有用。word也能实现“条件格式”我们知道，excel提供了一个非常实用的“条件格式”功能，可以为某些符合特

32、定条件的单元格设置特殊的格 式，但遗憾的是word中却并未提供这一功能。对于尚未完成的文档，操作起來并不困难，但如果是已经 编辑完成的文档，可能就不是那么简单的事情了。下面就教大家具体的实现方法。如图所示，这是一篇屮英文混杂的讲座稿，虽然其屮的英文内容并不多，但统一化的“宋体小四”格式，让 英文字符看起來很不舒服，毕竟英文内容就应该使用英文格式。解决任务的思路是借助“查找和桥换”來间接实现条件格式功能，操作步骤如下：第1步：调出“査找和替换”对话框这里要说明的是，我们从“格式”菜单下是找不到设置条件格式相关选项的，word毕竟与excel有所不同。 正确的步骤是从“编辑”菜单的格式菜单下选择“

33、查找”或“替换”命令，这两条命令都可以打开“查找和替换”对 话框，前者是默认显示“査找“标签页，后者是默认显示“替换“标签页，操作更方便一些。第2步：设置条件如果整篇文档中只有很少的儿个英文单词，那么设置起来并不复杂，最多手工设置后通过“格式刷”的功能 复制一下就可以了。但现在我们的h的是为文档中的所有英文内容设置特定的格式，而且文档中的英文内 容非常繁复，手工操作显然并不现实。仍旧按照常规的方法进行操作,首先将光标定位在“査找内容”框，然后在“特殊字符”下拉菜单中选择“任意 字母”，也可以手工输入接下来，将光标定位在“替换为”框，然后在“格式”下拉菜单中选择“字体”或其 他选项进行设置，例如

34、笔者在这里将所有英文内容的格式设置为arial unicode ms字体、大小门磅、不 加粗、不倾斜、字体颜色为蓝色，目的是为了便于与中文内容区别开來。第3步：确认替换完成上述设置后,单击“全部替换”按钮即可将文档屮的所有英文内容设置为特定的格式，现在看起來就清 晰多了。当然，如果你不满意，可以重新打开“査找和替换”对话框进行设登，这里就不再多介绍，感兴趣 的刖友不妨自行试验。小捉示：使用通配符实现“条件格式”上述功能我们还可以使用通配符來实现，在“查找内容”框中输入“a-z,a-z”，这行代码的含义是查找所冇英 文字符，“a-z”表示所有小写的英文字符，“a-z”表示所有人写的英文字符，“替

35、换为”仍旧按照前面的格式进 行设置，但关键是要将搜索选项中的“使用通配符”复选框选中，最后单击“全部替换”按钮即可完成。让excel文件备份更省心我们丁作用的excel文件往往含冇重要数据，备份它的重要性不言而喻。虽然excel捉供了备份的方法， 但备份的文件与原文件处于同一文件夹中，如果该文件夹被谋删除,后果不堪设想。那么冇没冇方法让excel 在不同的文件夹自动生成备份呢？答案是肯定的，下而介绍貝体方法。我们可以用vba编写简单的宏代码来实现备份功能，同时还能做到：1. 在保存excel文件时自动生成备份；2. 保存excel文件时提示是否备份；3. 原始文件和备份文件互为备份。即编辑原始

36、文件时，将在备份文件夹生成备份文件；编辑备份文件时, 将以原始文件为备份。*、设置宏安全性选择“工具-宏安全性喋单，将安全级别设为“低”。这样，vba代码才可以执行。二、输入vba代码1.打开需耍备份的excel文件，右击任一工作表标签，选择“査看代码”，或选择“工具-宏-visual basic编 辑器”菜单,打开visual basic编辑器。2在“工程”窗口中双击“thiswork book”，此时vba编辑器标题变为：microsoft viusal basic-“文件名 w-thisworkbook(代码)。3将以下代码输入到“代码”窗口中：private sub workbook_

37、beforesave(byval saveaslii as boolean, cancel as boolean)指定excel文件的路径xisfilepath = ”d:”'指定备份路径backupxisfilepath = ” e:”if thisworkbook.path = xisfilepath thenexcelfilepath = backupxisfilepathexcelfilepath = xisfilepathend if'提示是否备份response = msgbox（”保存时是否备份当前 excel 文件？ ” & vbcr & &qu

38、ot;备份位置：”& excelfilepath, vbyesno, ”提示备份”）if response = vbyes then '用户按下“是”'两个excel文件相互备份thisworkbook.savecopyas filename:=excelfilepath & "" & thisworkbook.name endif end sub说明:xisfilepath = ” d:”和backup xisfilepath = "e:“分别指定了正在编辑的excel文件和备份文件的路径, 可以将其中的“d:”和“e:”

39、（不含引号）分别更换成实际的路径。在输入文件路径时一定要注意以下几点：1.确保路径正确无误，如果输入错误或指定的文件夹不存在，将出现错误；2盘符要大写；3.路径的后面不要加上如“f:备份吃006”不能写成“f:备份2006三、执行当前excel文件编辑完成后，只耍单击“保存”按钮，excel都会提示是否备份。选择“是”将在指定的文件 夹生成一个同名的备份文件，并保存当前文件。选择“否”则只保存当前文件而不做备份。word中快速交换段落位置在word文档编辑屮，经常遇到需要将文档的前后两段的位置进行交换，通常情况下可以用“复制”和“粘贴” 來达到h的，也可以先选中需耍交换的文本厉按住shift键

40、拖动鼠标进行移动。其实也可以这样來操作：先 选中需要交换的文木，然后按住“shift+alt”组合键，配合键盘上的上下方向键进行上下移动就可快速交换文 本段落的位置。在一个含有大量图片的文档中，如须对图片进行浏览或编辑，快速定位图片对象就显得非常重要了。通常 情况下，我们会釆用拖动滚动条或滑动鼠标滚轮的方式來查找并定位图片。这显然不是一种快捷的方法。 其实，我们可以打开所需文档，在乖直滚动条上单击“选择浏览对彖”图标（位于两个双向箭头图标屮间带 圆点的图标），在弹出的窗口中单击“按图形浏览”选项即可。这样，通过单击垂直滚动条上的两个双向箭 头图标就可以快速定位图片对象。想将某单元格（包括该单元

41、格的格式和注释）从工作表中完全删除吗？ 选中要删除的单元格区域，然后按下“ctrl+（减号）”组合键，在弹出的对话框中选择单元格移动的方式， 周围的单元格将移过來填充删除后留下的空间。word中快速删除表格在word里，需要删除文稿中的表格时，用鼠标点击表格后，再按del键这样的常规方法只能删除表格中 的文字内容，而要删除掉表格本身述要多费一番功夫，其实只要在选中表格时，直接按backspace键就可 以快速直接删除掉当前选择的表格。巧用字体获取运动会图标学校开运动会，要制作各个运动项h的图标，笔者偶然发现用athletes字体町以轻松获取。去 卜-载得到 athletes 7体的床缩文档，解

42、丿禾后得到 athlets.ttf 文件: 依次单击“开始-设置一控制面板”，双击“字体”项，打开字体文件夹，然后依次单击“文件一安装新字体”， 在弹出的“添加字体”窗口中，指定athlets.ttf文件按“确定”即可。打开word,输入abcd （大写字母）, 把字体设置为athletes,就可以看到不同的英文字母对应着不同的运动会图标；如果嫌图标不够大，可以 言接在字号中输入字号大小，比如400,具体大小依据实际情况而定。word中快速插入公司logo在编制公司合同、简介z类的办公文档时，我们会经常需要插入公司的logo图片。而一般情况下这都是 使川“插入"菜单中的相关命令来实现

43、的，这多少有些麻烦。那么，有没有更快速的方法呢？有！具体设置 如下：首先将公司的logo图片插入到文档中并选中它，然后，单击“工具-自动更正选项”，在“自动更正” 标签页中的“替换”文木框中键入“logo”（不包括引号）并单击“确定”。这样，以后只要在文档中键入“logo” 就能快速插入公司的logo图片了。excel录入时自动切换输入法在excel单元格中，经常遇到中英文交替输入的情况，如a列输入中文而b列却输入英文，这时就要在中 英文输入法z间反复切换，这样非常麻烦而且严重影响录入效率。其实可以先打开中文输入法,选中需要 输入中文的列，执行菜单“数据-有效性”，在“数据有效性”中切换到“输

44、入法模式”标签分页，在“模式”下拉 列农中选择“打开”，确定退出。接着选择需耍输入英文的列，同样打开“输入法模式”标签分页，在“模式”下 拉列表屮选择“关闭（英文模式）”，确定后退出即可。excel中粘贴时避免覆盖原有内容在工作表中进行复制或移动操作时，粘贴的内容将自动覆盖工作表中的原有内容，怎样避免这一现象呢？ 首先选中要复制或移动的单元格，单击复制或剪切按钮，选中要粘贴的起始单元格，按下“ctrl+shift+”组 合键，在弹出的“插入粘贴”对话框中选择活动单元格移动的方向，单击“确定”按钮就可以了。绘图画布请走开 在word2003中，当我们用绘图工具绘制图形或者川“插入”法插入“文本框

45、”时，在编辑区域总会口动弹出一 个绘图画布，其中有“在此处创建图形”的提示，我们绘制的图形或插入的文本框必须局限在其中。如何取 消这个画布的限制呢？依次单击“工具-选项”，选中“常规”选项卡，取消“插入'自选图形'时自动创建绘图画 布”前的钩即可。这样插入图形就可以随心所欲了。将计算器搬到excel中在用excel编辑文档时，冇时需要计算一些数据的数值（加减乘除都可能要用到），这时都是点击“开始"t“程 序j“附件”再点击计算器，如果每次都这样操作的话就很麻烦。其实我们可以将计算器搬到excel中，言 接添加在excel的工具栏上。具体操作方法如下：首先打开excel

46、,点击视图菜单的“工具（t） ”，然后点击“自定义（c） ”，再点击自定义（c）窗口中的命 令选项栏。在类别列表中，点击“工具”，在命令（d）列表中，点击自定义（旁边有个灰色计算器图标）。 将所选的命令从命令列表屮拖至工具栏屮（当你看到鼠标指针旁出现一个加号（+）时，松开鼠标即可）。 点击关闭,退出excel。现在重新打开excel，点击刚刚添加的按钮,在excel 'i'就出现了计算器。excel圈注表格中的无效数据数据输入完毕后，为了保证数据的真实性，快速找到表格中的无效数据，我们可以借川excel中的数据有 效性和公式审核來实现。选中某列（如b列），单击“数据喋单中的“有

47、效性”命令，弹出“数据有效性”对话框，切换到“设置”选项卡, 输入符合条件的数据必须满足的条件范围（如鼻and （b1>=60,b1隐藏衣格中的出错信息大家经常会发现表格在处理完数据后出现一些类似“#div/o!”、“#name?”、“#value!”等出错信息，既不方 便打印又影响了表格的整体美观，在数据量比较大的时候手丁删除显然是不现实的。解决方法是：打印时，打开“页面设置”对话框,切换到“工作表”选项卡，将“错误单元格打印为”选项设置为“空白”或“”就 好了。计算时，可使用通用公式“=if（iserror（公式）,”“,公式）”，也能使运算过程中出错单元格填充为指定的字符 或空白。

48、两个日期之间的天数、月数和年数计算两个日期“1995512”和“2006-"6”之间的天数、月数和年数可使用下面的公式: “=datedif（a1,c1,"d"）”，其中a1和b1分别表示开始日期和结束日期,“d”表示天数，换为“m”或“y”就可 以计算两个日期相差的月数和年数了。ppt中的自动缩略图效果你相信用一张幻灯片就可以实现多张图片的演示吗？而且单击后能实现自动放大的效果，再次单击后还原。 其方法是：新建一个演示文稿，单击“插入”菜单中的“对象”命令，选择umicrosoft powerpoint演示文稿”，在插入的演 示文稿对象中插入一幅图片，将图片的大

49、小改为演示文稿的大小，退出该对象的编辑状态，将它缩小到合 适的人小，按f5键演示一下看看，是不是符合你的要求了？接下來，只须复制这个插入的演示文稿对彖, 更改其中的图片，并排列它们z间的位置就可以了。用参数控制word启动如果在word遇到问题时可尝试着用以下的方式启动word：单击“开始-运行”，然后输入word所在路径 及参数确定即可运行，女irhc:program files'microsoft officeoffice11winword.exe”/n”（不含外侧双引 号），这些常用的参数及功能如下：启动word后不创建新的文件。禁止插件和通用模板自动启动。禁止自动执行的宏。启动

50、一个新word进程，独立于正在运行的word进程。启动word,然后调用netmeeting。不显示启动画面。 除了可以在“运行”中输入运行外，对于常需用到的参数，也可以在系统桌面创建word 的快捷方式，在快捷图标上右击，然后在“目标”项的路径后加上该参数即可，另外按住ctrl键，双击word 快捷图标，可以安全模式启动wordo让幻灯片听我的一大群与会人员正襟危坐，你豪悄满怀地进行着某个新产品的演示或介绍，却不小心山于鼠标左键的误操 作导致幻灯片跳到了木不应该出现的位置，或者木应按下鼠标左键切换到下一张，却由于按下了右键而出 现一个快捷菜单。不用担心，只要进行小小的设置，就可以将这些烦人的

51、问题统统搞定。从任务窗格中打开吆j灯片切换”，将换片方式小节中的“单击鼠标时”和“每隔”两个复选项全部去除，然厉将 这个设置应用于所有幻灯片，以后切换到下一张或是上一张，只有通过键盘上的方向键才能进行操作。至 于另外一个问题，解决的办法也很简单，从工具菜单下打开“选项-视图”窗口，取消吆j灯片放映”小节上的 “右键单击快捷菜单”复选框即可。用多窗口修改编辑excel文档如果耍比较、修改excel中不同单元格间的数据，而单元格乂相距较远的话，來回拖动鼠标很是麻烦。我 们可以用多窗口来进行比较，依次单击“窗口拆分”，excel便自动拆分成四个窗口，毎个窗口都是一个独 立的编辑区域，我们在浏览一个窗

52、口的时候，不影响另外一个窗口。在word中对长文档的修改比较繁琐, 也可以用这种方法将窗口进行拆分。要取消多窗口，双击分隔线或者依次单击“窗口一収消拆分”即可。word文档行距快速改在word中，我们可以通过下列组合键來快速改变段落行距：“ctrl+1”组合键将光标所在段落设为单倍行距; “ctrl+2”组合键将光标所在段落设直为双倍行距：“ctrl+5”组合键设登为1.5倍行距；而“ctrl+o”组合键则设 置为段间距12磅。word表格也能“缩小字体填充”我们知道，在excel中有一个“缩小字体填充”功能非常实川，向也元格中输入文字时，可以口动调整文字间 距和大小以适应单元格。其实在wor

53、d 2003的表格单元格中也能实现类似功能。首先选中该单元格，执行 菜单“表格表格属性”命令,在打开的“表格属性”对话框中的“表格”选项卡中单击“选项”按钮,随后弹出“表 格选项”对话框，取消“自动重调尺寸以适应内容”复选框的钩。接着切换到“单元格”选项卡，单击“选项”按钮, 在弹出的“单元格选项”对话框中勾选“适应文字”复选框。为了让单元格容下尽量多的文字，还可以把单元格 边距全都设为“0”。设置完成后，单击“确定”按钮退出“表格属性”对话框即可。word中妙用f4功能键我们知道，在word2003中耍重复性地使用上次操作可以有两种方法：一种是复制，但它只能复制编辑过 的文木，另-种就是格式

54、刷，它也只能复制文木的属性。而键盘上的f4功能键，则可以将以上两者的功 能合二为一。按下f4键，最后一次的操作将重复一次。例如，你可以重复添加边框或边框中的底纹样式 及重复向所选文字添加加粗格式的操作、重复插入文件或图片等等操作，只要一按f4功能键，上次所操 作的内容就会“惊现”出來，提高了文本编辑的速度，减少了工作的重复。word文档编辑功能全部锁死的应急处理有时我们使用word会遇到只能查看而编辑功能全部锁死的word文档，当需要更改时，用传统的复制粘 贴到新文件的方法，必然会引起文件格式的走样，其实这时我们新建一个文件，使用文件菜单下的插入命 令，将这一锁定的文件插入当前新文档中，就可以

55、在样式不更改的情况下进行修改了。公式编辑器3.0乱码问题的解决笔者的电脑升级至office2003后，在写论文时发现使用公式编辑器3.0进 行公式编写时积分、累加等符号在输入厉显示为乱码，在其他电脑上输入e常的公式，在自己机器上刚打 开还止常显示，但点击进入编辑厉就乂变成乱码，重装公式编辑器和office均不能解决问题，从网上得到 的片示是字体文件损坏，但从正常的电脑上共享其fonts i录，安装字体，故障依旧。自己用的这套 office2003在别的电脑上安装使用乂一切正常。经过2夭思考，认为问题仍应出在字符集的转换显示上， 在进入公式编辑器中，点击”样式”,选择”定义”。点击后出现对话框。

56、在将所有设置更改为表中所示的各种 字体后，故障解决。公式编辑器的自定义设置（详见f q a）快速切换excel工作表如杲一个excel工作簿中有大量的工作表，要是一个一个去切换査找很麻烦。其实可以在工作表标签左侧 的任意一个按钮上右击，在弹出的工作表下拉列表中选屮需要切换的工作表即可快速切换到该工作表。另 外也可以按下“ctrl+pagedown”纽.合键从前往后快速按顺序在各个工作衣z间切换，按下“ctrl+pageup”组 合键可从后往前依次快速地在各个工作表z间切换，这样也能快捷地切换到需要的工作表。随心所欲控制word页码位置冇时候你会发现某些书籍的页码并不是在页眉或者页脚处（例如可能

57、在页面的右边缘），如何才能让页码 显示在页面的任意位置呢？可以这样实现：首先点击“插入7“页码”菜单项在页眉或者页脚处插入页码，然后用鼠标点击刚生成的页码，直到其周围出现 四向箭头，此时你就可以将页码内容拖动到页面的任意位置了。注意，如果要修改页面的格式，必须先设置好z后才能将它拖动到其他位置，如果将它拖到页眉或页脚z外的地方，就不能修改页码文字格式 to不让excel单元格中的零值显示如果你在excel中使用某些函数统计出该单元格的值为零值，它会显示出一个数字“0”，这看上去很不爽， 打印出来也会包含这个“0”。怎样才能不让它显示呢？下面以求和两数sum为例来看看如何不显示零值。例如，在某工作农屮对a2到e2单元格进行求和，其结果填写在