研发技术文件档案管理

1、研發技術文件檔案管理課程摘要日期：十一月四日時間：am09 : 00 pm 17 : 40 地點：台北市講師：黃振榮課程概要一、研發管理概要1 文管中心之定位：屬中央或分屬各事業單位，如此方可初步確立所須負責之管理範2.研發管理範:從那一個層次做起，是否亦須負責資料之搜集，亦或只負責管理研發人員所提供之資料。研發管理之工作須與產品經理或專案經理密切配合，於每項新產品或每項專案建立完整之產品/專案履歷，確保每項新品或專案研發過程之完善保存。建立產品/專案履歷須注意其完整性，避免斷層之產生，亦須避免履歷掌控於個人手中。若無法落實執行產品/專案履歷之建立，則研發技術無法累積，如此即形成新品開發上之障

2、礙。3與文管相關之研發問題：3.1. 市場評估：市場資訊不足、技術預測錯誤、競爭態勢錯誤、顧客需求預估錯誤、市場評估草率32企劃：開發方針不明確、產品定位不清3.3. 量產：工程變更（edn）過多（缺乏ecn處理流程）、品檢草率或略過3.4. 量試：開發與生產界面溝通不良（圖檔/文件傳輸軟體不符）、量試品與開發設計規格不符、量產移交未確實3.5開發設計：技術能力不足（缺乏輔助文件）、技術斷層重新摸索、設計審查不落實（缺乏審查表）、odm / oem客戶藍圖轉換錯誤、bom製作不週延36試作評價：試作條件設定錯誤（無明確之工程標準）、實驗草率或跳過（無明確檢測驗證標準）4.文管不良所造成之開發時

3、程延遲:4.1. 企劃構想階段：資訊蒐集不足，導致企劃方向的偏離，過於追求文書品質，而忽略了企劃，並延宕時間42.開發設計階段：開發設計技術無法累積、新產品開發制度辦法流於形式化、設計審查會議趨於形式化43量產試作階段：設計的圖面品質不良，只是在應付緊急試作工作， 事前試作條件確認不實，臨時找不到必要的資料及工具5技術資訊管理常見之問題：5.1人員心態：技術人員主觀的排斥技術文件化，或認為不重要，或傾向於將所有之技術個人化；主觀認為會影響開發進度，認為自己技術本位，不需參考任何圖面/文件5.2資料處理：資料私有化，不願公開，或隨職務異動一併帶走；資料過於零碎，未 建立完整之檔案系統；過於倚賴資

4、料中心，常忽略自己的角色資料提供者5.3管理方法：資料分類、整理方法不佳、保管不善、常污損或缺漏二.技術資訊管理1 定義：研究開發過程中所投入之人力、物力、資金、資訊能達到成本最小化，而產出之技術資源能發揮最大效用且符合實際之需求。2.技術資訊應用層面：除研發人員外（技術之確保與累積,活用、傳承及創新），技術資訊之應用上可達董事會（公開說明會、資金募集、提昇企業形象等），下可達行銷生產等單位（爭取客戶、訂單取得等），應用層面可謂遍及全公司。3技術資訊管理部門之任務：3.1現有資訊之管理：資料之蒐集、整合、保存、更新與廢棄 3.2資訊管理媒體工具導入:新媒體工具之運用規劃（紙/磁碟/光碟/網際網

5、路等）技術文件檔案管理軟體之蒐尋與規劃資料檔案之陳列、維護與更新3.3資訊系統運用與管理：公司內部技術資訊系統之維護與管理外部電腦連線系統之維護與管理3.4企劃業務：技術資訊系統企劃、技術資訊管理動向調查3.5調查分析：企業內外資訊情報之蒐集與整理、企業內部know-how之整理與系統化3.6技術情報之製作：企業內部文件、刊物之發行對外文件、刊物之發行4.技術資訊管理之範:技術文件管理、圖面管理及專利資訊之管理三、研發技術文件檔案管理1研發技術文件之定義：研發人員為達某種特定目的，透過既定之格式，將技術訊息傳達給某些特定人員，所提供之技術性文字或圖面資料。2.技術文件管理之重要性:2.1明示研

6、發產出的技術依據，確保開發的產品品質。2.2可確保開發的品質、成本、交貨期、商機，藉由plan-do-check-action過程正確傳遞。2.3技術know-how可有效保留下來，以便後續類似產品之研發。2.4利用成功或失敗案例製作教材，以利經驗傳承。2.5促進技術分享交流與合作，進而創新突破。2.6有助於技術累積、傳承，以及教育新人。2.7協助工作流程及制度建立。2.8協助營業秘密保護。2.9協助技術資產在法律上的認定。2.10產品商品化工作之設計審查及修改維護。2.11容易掌握現有資訊並累積經驗。2.12技術輸出、引進、合作之協助配合。2.13協助研究發展績效評核及控制。3技術文件的種類

7、：3.1標準類：如設計圖、製圖標準、設計標準、工程標準等3.2規範類：如材料設備規範、程序規範、檢測規範等 3.3使用手冊：裝配手冊、維護手冊、操作手冊等 3.4報告記錄：檢測報告、會議記錄、工程經驗報告、出差報告、研習報告、研究報告、調查報告等3.5其他：品保手冊、專利文件、特殊技術資料、設計計算分析等4.技術文件檔案管理七要點：4目標：在於提昇保存資料之質與量，確保其正確性與可靠性，並盡可能縮短檢索 時間。4.2管理七要點：4.2.1篩選：建立資料篩選指標，有效篩選資料，區分必要與不必要之資料。422建檔：有效率的建檔，做好資料5s（整理、整頓，清掃、清潔、教養）。4.2.3機密：防止技術

8、文件與圖面的外洩，確保公司機密不外流。424保存：確保技術文件檔案之妥善保管，防止遺失、污損及火災等情形的發生。4.2.5完整：保持資料之完整性與週延性，使使用者能查詢到所需之資料。4.2.6即時：使用者可迅速檢索查詢到所需的資料。4.2.7簡易：相關檢索查詢容易，不會讓人覺得麻煩。5技術文件之歸檔：5.1定義：將文件資料依使用者需求，分別加以收集、整理、分類、保管、活用等一 系列之活動。資料歸檔時須注意其正確性、系統性、一貫性及簡易性，務使各項資料均能正確 而有系統的予以分類整理，並建立簡易明確之存取、借閱手續，使使用者能簡易 而迅速的取得所需之資料。6.技術文件保存之方式及步驟:保存方式：

9、原型保存（紙張、文件與研究報告等書面保存方式），電腦化（磁帶、磁片、 光碟等電腦儲存設備），微縮影片。保存步驟：設置專職部門人員 依據文件性質及重要性分別妥善保管編製索引 編列清冊編碼及建檔定期審查及銷毀無用資料7.研發專案之歸檔：目的在於將產品企劃、開發過程中所有重要文件圖面予以彙總，以利進行專案結束績效評估與檢討改進。完整的研發專案計劃將加速日後新產品之開發，改良與創新。若專案經理或人員職務異動將可迅速進行移交業務。四、 -1e3面管理之範圍與重點管理目的：防止技術外流，技術經驗的累積與傳承，避免圖面遺失與毀損，防止圖面 誤用，節省rd人員尋找資料的時間。管理範圍：原圖管理,圖面借出管理，

10、備用圖管理，圖面檢索系統，圖面資訊電腦相uh關事務機器管理。管理重點：圖面資訊內容與範圍，圖面資料、分類、歸檔、保管與機密基準，圖面借 閱管理，使用者借閱情況。使用對象：研究開發、設計部門，工程技術部門及經公司核准使用單位。41原始設計圖之管理借出時機：原圖原則上不外借，除變更設計外，否則應影印原圖外借。原圖管理重點：原圖不應攜出設計部門外，除變更設計外，以確保其正確性。變更設計時須有變更通知書，且須得到設計部門主管之認可。原圖完成後之任何處理應委由設計圖管理部門全權負責。原始設計圖為公司之know-how ,應定期盤點。借閱原則：借閱者在歸還原圖前須負責原圖之保管，並不得將原圖轉借 他人；文

11、管中心在不影響借閱者使用權限範圍內，出借期限儘可能以短 期為原則。原圖登記卡之建立。五、專利資訊之管理：目的：有效地收集專利情報正確且適時地準備 充分加以活用避免公司誤觸他人智慧財產權准意畫項二與企業營運具直接相關故不得輕易洩漏情報收集必須具持續性情報須具即時性及完整性 量大首重保管完善與快速檢索 情報種類繁多須強化其適用性六、商品目錄之分類與管理收集理由：因商品目錄是為研發技術人員利用最頻繁之資料。收集重點：此商品目錄之資訊乃廠商具競爭力之產品，競爭對手新開發部份絕不會呈現，故須進階判知未來開發方針。商品目錄之資訊其壽命週期相當短，故須持續掌握最新的版本。由於量多且須持續收集，故應規劃定期由廠商主動供應之管道，以節省人 力。整理重點：隨時維持最新版本。商品目錄必須加註日期、版別。由於量多應多利用索引卡片。七、技術資料防止洩密方法可能造成洩密之管道：員工：特別是離職員工 來往廠商：供應商、承包商等員工在媒體上所發表之文章行銷人員政府機構人員、檢查人員、顧問、顧客、參觀人員商業間諜八、防止洩密因應之道預防：公司與員工簽定保密協定、自制規則、智慧財產權契約書等相關協定。要求工程師離職後不可進入相關產業，及2年內不得從事相關產品之開發。降低人事流動率，尤其是研發人員。屬公司機密等級資料得要求客戶和供應商簽屬保密合約。冒制亠研發資料不可攜出研發