管理处档案归档指引新

1、管理处档案归档指引tj-r-op02-04类别标签名称档案号一级目录二级目录备注根底管 理类制度汇编1-1-1文件清单文件清单制度清单）1.受控文件由公司下发一整套制度给工程，各工程根 据实际情况增加删改程序，新成立工程在3个月内完 成对制度和程序文件的修改记录控制清单部门说明书（包括顾客需求及效劳一览表、核心职能以 及各个岗位说明书）程序文件管理处内部程序文件）效劳处管理效劳流程包括客户效劳流程及应急控制程 序）效劳处作业指导文件包括综合管理手册、客户效劳手 册、环境手册、治安管理手册、设备管理手册、行政管理 手册、财务管理手册）合同管理2- 1-13- 1-1文件清单1. 包括但不仅限于以

2、上所列合同；2. 外包合同应附外包公司的营业执照、资质证书、人 员上岗证等文件清洁合同消杀合同外墙清洗合同化粪池清疏合同机电、电梯维保合同水池清洗合同消防维保合同员工管 理员工档案文件清单1.1员工入职登记表（表一）由客服人员每月5日前将相关记录交档案管理员存档1.2解除终止劳动合同通知书表二）1.3解除终止劳动合同手续表表三）1.4员工辞、离职手续表（表四）1.5员工转正调薪申请表（表五）1.6内部人员流动审批表（表六）1.7部门员工人数月统计（表七）1.8加班审批表表九）培训记录3-2-11.员工培训记录包 括内培、外培）文件清单年度培训方案1.2培训记录表附培训教材、考试试卷、培训照片等

3、）考核记录考勤及排 表3-3-1管理处月考勤汇总表1. 2请假报告1.3奖励、处分）通知单2.1管理处月排班表会议记录签到表管理处员工花名册员工培训考核试卷本钱管 理收支管理4-1-1文件清单管理效劳费收支明细表管理费收支状况季报、年报备用金使用明细办公物资 管理4-2-11. 办公设备、糖材清 单；2. 公用工具的清单、 借用记录;领用记录：文件清单1.新接管工程在进驻一月内完善此项资料，并每月复 检更新1.新接管工程在进驻一月内完善此项资料，并每月复 检更新设备台账511文件清单1.新接管工程在进驻三月内完善此项资料，每月复查1次设备作业 申请5-2-1文件清单停水电）申请表1.工程部门填

4、写，每月5日前提交上月的资料用电申请表公共维修 记录5-3-11. 年度房屋本体、配 套设施维修方案及其 维修的记录2. 日常维修养护记录3. 委托维修记录、监 管验收记录文件清单1.工程部门填写，每月5日前提交上月的资料设备维 修、保养 方案5-4-11. 工程维修（结算） 单2. 工程维修（结算） 单文件清单1. 1设备维修保养方案2.1工程维修（结算）单维修值班 记录5-5-1文件清单1.工程部门填写，每月5日前提交上月的资料1.由管理处即时填写上报，并留一份存档维修工绩 效考评5-6-1文件清单1.工程部门填写，每月25 h前提交本月的考核结果1.工程部门填写，不做归档配电设施 记录5

5、-7-1文件清单（东区）1.工程部门填写，每月5日前提交上月的资料1.3变压器配电柜运行记录（西区）1.4变压器配电柜运行记录（一二期）发电机记 录5-8-1文件清单1. 1柴油发电机（试）运行记录1.工程部门填写，每月5日前提交上月的资料空调设备 记录5-9-1文件清单1. 1分体窗式）空调保养记录水泵房设 备记录给排水设 备记录5-10-15-111文件清单1.2给水泵变频器）运行记录（东区）1.工程部门填写，每月5日前提交上月的资料1.3给水泵变频器）运行记录（西区）1.4给水泵变频器）运行记录（一二期）文件清单1. 1给排水设施维修、保养记录2. 1水池水箱）清洗消毒档案消防设备 记录

6、5-12-1文件清单消防培训1.工程部门填写，每月5日前提交上月的资料消防设施巡查记录（周）电梯设备 记录5-13-1文件清单1.工程部门填写，每月5 bt前提交上月的资料避雷设施 记录5-14-1文件清单装修管 理装修管理 资料6-1-1文件清单1.按户将每套房的装修档案的归成一套，装进文件袋 中房管类公共巡视记录7-1-1文件清单1.1房屋及公共设施（月）巡查记录1.由房管员填写，每月5日前提交上月的资料空置房管7-2-1文件清单理1.由房管员填写，每月5日前提交上月的资料环境管 理清洁卫生 管理8-1-1文件清单1.由外包监管员填写，每月5日前提交上月的资料， 每月对清洁现状进行打分，分

7、数与清洁费挂钩2. 1分包工程效劳质量联络通知单（关于清洁方面的）绿化管理消杀管理8-2-18-3-1文件清单1.1 （周）绿化消杀工作检查表1.由外包监管员填写，每月5 h前提交上月的资料文件清单1.由外包监管员填写，每月5日前提交上月的资料1.2分包工程效劳质量联络通知单关于消杀方面的）护管管 理护管队员 清册9-1-1文件清单1.由护管部门填写，每月5日前提交上月的资料护管值班 记录9-2-1文件清单来访人员 登记9-3-1文件清单护管队巡9-4-1文件清单查记录护管队考 核记录9-5-13.培训、训练记录文件清单护管宿舍 检查表9-6-1文件清单1.护管队长每周检查1次，每月5日前提交

8、上月的检 查记录消防中心 记录表9-7-1文件清单消防器材 管理9-8-1文件清单车辆管理9-9-1文件清单仓库器材 管理10-1-11.器材出入库单文件清单实物出入帐物资申购10-2-1文件清单1.管理处各部门负责人在26日前提交下月物资申购 方案，汇总至仓管员处，由管理处主任签字确认后提交采购部门，并留底存档业主满 意度客户满意 度调查11-1-1文件清单1.2住宅小区单位、住户（业主）回访评议表2.1住户、业主回访评议汇总表业主投 诉处理业主投诉 跟踪处理12-1-1文件清单1.由客服填写，一般性投诉上报管理处主任，严重投 诉上报品质部。相关记录由客服每月5日前提交上月 资料至档案管理员

9、处突发事件处理突发事件 调查处理13-1-1文件清单1.由客服填写，事故发生后即时填写并上报客服值班记录客服中心 值班记录14-1-1文件清单1.由客服部按月装订，每月5日前提交上月的相关记 录表格归档品质检 查记录品质检查 记录15-1-1文件清单1.1月）季检表1.管理处内部自检每月1次，每月5日前提交上月的 自检资料交档案管理员存档月方案 总结管理处月 工作检杳 及汇总16-1-1文件清单1.每月5日前提交报表至品质部，并留一份存档2. 1管理处月工作汇报表2. 2客户效劳中心月报表社区文 化活动社区文化 活动管理17-1-1文件清单1 .按?年度的社区文化活动方案？的安排，在活动开展 前一周编写实施方案至品质部审核对外公 示公告公示公告18-1-11. 停水、停电、停气、 停梯等通知；2. 消杀、平安温馨提 不；文件清单通知（管理处对辖区客户的一般性通知，如消杀等）1.每月由客服部将所有通知、温馨提示汇总，5日前 交档案管理员汇总重要通知管理处对辖区客户的重要、紧急性通知，如 大范围停水、停电等）温馨提示适用于管理处对辖区客户的提示、提醒性信 息发布）公司文 件公司文件19-1-11.公司下发文件、通 知、通报等文件清单公司下发的各类文件、通知、通报等外部文 件外部文件20