公司会议管理制度

1、公司会议管理制度1目的建立、完善内部沟通渠道，合理安排会议时间、场地，规范会议 程序。2范围适用于公司组织及参加的各类会议，各经营单元参照本制度可自 行制定经营单元会议管理制度。3会议分类与职责分工3.1内部会议股东大会：由董事长召集，登记股东、全体董事、监事参加， 由董事会秘书负责组织。董事会：由董事长召集，全体董事、监事参加，由董事会办 公室负责组织。董事会各专业委员会会议：根据各专业委员会工作细则的具 体规定执行。3.1.4 CEO专题会：由CEO召集，与议题相关的人员参加，由董事 会办公室负责组织。3.1.5 CEO办公会下属专业委员会会议由委员会主任召集，委员及 与议题相关的人员参加

2、，委员会日常管理机构负责组织。纳入基本会议制度的例会按公司基本会议制度的规定执 行（见附件一）。党务会议：由党委书记（或副书记）召集有关人员参加，由党群工作部负责组织。公司全体员工（代表）会议：由董事长或受托人召集，公司 全体员工或员工代表参加，由党群工作部负责组织。3.2外部会议公司上级主管部门或外单位在公司召开的会议（如现场会、 报告会、主题会、办公会等），属于行政工作的由董事会办公室受理 并负责组织，属于党务工作的由党群工作部受理并负责组织。由上级主管部门或外单位组织召开，需要公司派员参加的会 议，根据外部收文及办文程序报相关领导后派员参加。外部会议的审批（1 ）上级主管部门或外单位在公

3、司召开的会议需报公司董事长（CEO审批。（2） 由省、市党政主要领导主持召集的会议，有关部门接到会议通 知后，应将会议通知呈报董事长（CEO批复并确定派出参会人员， 由董事会办公室通知参会人员。（3）省、市有关厅局经营、业务类会议由对口联系部门的分管领导审批并指定人员参加。（4）党务会议由党委书记（或副书记）指定人员参加。（5）其他会议（如：工会、社区、协会团体等召开的会议）由分管领导审批、安排人员参加。4会议安排与规范4.1公司年度总结、表彰大会或公司宣布重大决定的会议等，由董 事长（CEO）指定相关人员和部门组织。4.2纳入基本会议制度的例会，原则上按例行规定的时间、地点、内容、组织形式召

4、开。4.3会议召集部门负责发布会议通知并根据通知阅读情况以电话或 短信形式及时提醒。4.4电话会议由会议召集部门向行政管理部提出申请，行政管理部负责准备相关设备，董事会办公室负责设置会议密码，并根据会议 召集部门提供的电话参会人员名单在会前30分钟以手机短信方式将接入操作方式及会议密码发送需参会人。4.5视频会议按视频会议管理办法的规定执行。4.5需支出费用的会议，会议组织部门应事先编制会务方案，经CEO审批同意后方可筹办；大型业务会议还必须同时提交详细的策划方 案。会务方案主要内容包括：（1）会议基本情况：会议名称、会议目的、会议内容、会议地点、 参会人数及人员组成、会议主要日程安排等。（2

5、）会议费用概算：会议单项费用概算、概算说明及其他有关财 务说明等。4.6如果会议在时间、地点、参会人员等方面发生冲突，应遵循小 会服从大会、局部服从整体、下级服从上级的原则进行变更。4.7重要会议须签到，由会议召集部门负责，签到表和会议纪要一起归档保存。4.8会议必须指定专人担任记录员，记录人员根据主持人要求起草 会议纪要。4.9会议纪要的基本表达格式为：纪要标题、会议时间、地点、主 题、主持人、参会人员、出席情况、记录人、研究讨论的决议等内 容。4.10涉密工作会议须做好会议保密工作，视会议应关闭通讯工具， 涉密资料非会议组织者不得带离会场，无线话筒在不使用时要做到 随时关闭，4.11会议纪

6、要须按规定范围发放，未经批准，收阅人不得自行转发或传达。4.12会议厅使用与管理按会议厅管理办法执行。（见附件二）5会议纪律 不准无故缺席、迟到、早退； 不准不带记录本； 不准吸烟、嚼槟榔、口香糖等； 不准在会场接电话，手机必须按规定设置为静音、振动或 关闭； 不准打瞌睡； 不准坐姿东倒西歪； 不准交头接耳； 不准做与会议无关的事情。6附件附件一：公司基本会议制度附件二：会议厅管理办法附件公司基本会议制度1季度经营工作例会1.1时间：每季结束后第五个工作日1.2召集人：董事长（CEO1.3参加人 咼级总裁；副总裁、总监、总工程师、总裁助理； 董事长助理、直属部门负责人、经营单元负责人； 其他高

7、管人员、董事长秘书、项目管理研究员列席会议。1.4基本议程 经营单元负责人依序报告季度生产经营情况； 就重大共性问题开展讨论、进行决策； 公司重大管理议题研讨； 董事长（CEO作会议总结。1.5会议相关问题 经营单元季度生产经营报告及重大共性问题需在会议前3个工作日以电子文档形式提交董事会办公室； 董事会办公室负责发布会议通知及落实参会情况、负责会议记录并在会议结束后 3个工作日内形成纪要，负责会后将会议用各类资料整理存档（含电子文档和文本。2 CEO办公会专业委员会工作会议2.1时间：根据工作的进展需要，不定期召开。2.2召集人：CEO办公会专业委员会主任。2.3参加人 相关“辅线”领导；

8、相关直属部门负责人； 事业部和分、子公司相关人员（重要议题可明确第一负责人 不得缺席）； 董事会办公室项目管理研究员。2.4会议组织 会议召集人每周五向行政管理部提交下周专项会议计划，行政管理部负责会议室的安排与协调； 行政管理部将所确定的会议场地和时间通知各召集人，由各 专业委员会日常机构的归口部门或召集人直管部门负责发布 会议通知，并落实参会情况。 紧急情况需要的会议，可由董事会办公室协调及时召开。2.5议程 针对高级总裁、畐応裁、总监、总工程师、总裁助理的专项工 作进行研讨； 就所讨论的专题形成相关制度或工作程序草案，提出解决专门问题的方案； 召集人在授权范围内解决专项问题。2.6会议相

9、关问题2个工作日内形成 召集人直管部门负责会议记录，在会议后会议纪要，抄送董事会办公室，并将会议情况整理，按公司档案管理制度存档； 召集人在会议结束后就会议中重要问题专题向董事长（ CEO 汇报。3董事长（CEO专题办公会3.1时间：根据工作的进展需要，不定期召开。3.2召集人：董事长（CEO ；3.3参加人：事件相关人员、董事会办公室项目管理研究员和董事 长（CEO指定的其他人员。3.4议程 董事长（CEO提出认为需要了解和讨论解决的专项问题； 就所讨论的专题形成相关制度或工作程序草案，提出解决 专门问题的方案； 董事长（CEO现场解决提出的问题。3.5会议相关问题董事会办公室负责发布会议通

10、知并落实参会情况、负责会议记录并在会议结束后 3个工作日内形成纪要，负责会后将会议用各类 资料整理存档（含电子文档和文本）。4半年度经营工作会议4.1时间：每年7月下旬；4.2召集人：董事长（CEO）4.3参加人： 咼级总裁；副总裁、总监、总工程师、总裁助理； 董事长助理、直属部门负责人、经营单元负责人； 其他高管人员、董事长秘书、项目管理研究员列席会议。4.4议程 经营单元负责人报告半年度生产经营情况；各线、相关部门进行本系统半年运行工作总结汇报； 就报告所涉及问题与经营单元进行沟通、分析、研讨，并进 行报告效果评价。 董事长（CEO作会议总结。4.5会议相关问题 各汇报单位应于会议召开7个

11、工作日前（或根据通知要求）将汇报材料的电子文档，提交至董事会办公室； 董事会办公室负责发布会议通知及落实参会情况、负责会议记录并在会议结束后 5个工作日内形成纪要，负责会后将会 议用各类资料整理存档（含电子文档和文本）。5公司年度经营工作会议5.1时间：当年12月下旬或来年1月上旬；5.2召集人：董事长（CEO）5.3参加人： 高级总裁；副总裁、总监、总工程师、总裁助理； 董事长助理、直属部门负责人、经营单元负责人； 其他高管人员、董事长秘书、持续改进项目管理研究员列席会议。5.4议程 事业部和分、子公司负责人作本经营单元的年度总结报告； 董事长（CEO作年度经营工作报告， 总结全年经营运行情

12、况， 确定下一年度公司经营目标和发展规划，部署下年度各项工作计划； 讨论本年度经营、管理等重大、共性问题； 董事长（CEO作会议总结。5.5会议相关问题 各经营单元年度需在会议前 10个工作日将书面报告送交董事 会办公室； 董事会办公室负责发布会议通知及落实参会情况、负责会议 记录并在会议结束后 5个工作日内形成纪要，负责会后将会 议用各类资料整理存档（含电子文档和文本。附件二：会议厅使用管理办法1目的规范会议厅的使用和管理，提高会议厅使用效率，维护和保持 会议厅的环境。2范围适用于公司所有会议厅、接待室管理。3职责行政管理部负责本办法的制定与实施，部门所属会议厅、接待室应按照此办法执行。4会

13、议厅使用程序4.1各部门需使用会议厅， 应提前半个工作日通过 0A填写会议厅 使用申请单，申请中上应详细说明到会人数、需准备的接待物品、 需要行政管理部协助工作及其他有关项目，并电话告知行政管理部。4.2行政管理部按接待要求安排好会议厅并通知申请部门。4.3紧急会议应至少提前三十分钟将通知接待部门，以便及时调整 安排会议厅，并于会议后及时通过0A补办申请手续。4.4各部门应按预定时间准时使用会议厅，如需提前或延长使用时间，应及时通知行政管理部。4.5会议厅使用完毕，使用部门应关闭室内电器电源开关，及时通知行政管理部整理会场，关闭会议厅。5会议厅管理5.1行政管理部根据需要合理安排会议厅，如遇会议厅使用有冲突，应遵循小会服从大会、局部服从整体、下级服从上级的原则进行调 整。5.2公司