元认知策略对商务秘书下作的启示

1、元认知策略对商务秘书下作的启示元认知策略对商务秘书下作的启示 作者/ 林素真 众所周知，商务秘书一般承当三大功 能：直接辅助功能，辅助领导决策和实施综合管理，充当领 导的智囊；行政执行功能，帮助公司处理事务办文、办 会、办事；技术操作功能，运用专业和技术知识开展工作。 无论是哪种功能， 归根到底都是效劳与管理 i 在工作层面上， 虽说是效劳与管理他人，但是要做到优质的效劳与管理，必 须先做好自我的效劳与管理。 商务秘书自我效劳与 管理的水平直接影响着工作的质量，没有良好的工作状态， 是很难将工作水平提到一定层次的，因而元认知策略对商务 秘书工作有一定的启示作用。元认知策略本是教育心理学学 习策

2、略中的一种，该理论代表人物弗拉维尔认为， “元认 知就是主体对自身认知活动的认知 ，其原理同?学记?中 的“学然后知缺乏，教然后知困。知缺乏然后能自反也；知 困然后能自强也的道理相同。只有意识到自己知识与能力 的匮乏，才能让自己强大起来在“自反中学会增强自 己的本领。此道理对商务秘书工作同样适用。商务秘书的工 作实质就是效劳，要效劳好他人自己先要具有效劳的本领。 当意识到自己的效劳本领有欠缺时，就要想方设法去完善自 己，有了良好的效劳状态才会提供良好的效劳，这是相互影 响的：元认知策略包含元认知知识清楚地自我定位、元 认知体验有效地自我提升和元认知监控准确地自我监控与调整三方面内容。下面一一阐

3、述其对商务秘书工作的启示。一、准确定位元认知知识提示，要清楚地把握认识自身和外界的关系，清楚地了解影响自身 开展的因素，为自我开展的实施监控做好预案。商务秘书明 白自己在公司所处的位置和在具体业务活动中的位置非常 必要。尽管在业务工作中商务秘书大致具有三大功能，但是 它们并不是齐驱并驾地发挥作用的，而是需要审时度势与恰 如其分地发挥作用。例如某公司两位老总因某项业务发生争执，你作为其中一位老总的秘书，假设贸然去阻拦某 一位老总的发言或在现场表示出偏袒某位老总的言论，均不 适宜。这时候你要做的是适时干预，缓解现场气氛。劝架是 需要艺术的。大家都明白冷静是调解矛盾的良药。这时要做 的是找个借口将两

4、位老总劝开，别在争吵与辩白的紧张气氛 中酝酿更大的矛盾。其实说到底，争辩的仅仅是公司的业务 开展而不是因为个人恩怨，业务的开展与公司的收益均是共 同的目标，因而争吵不是最终的解决途径，但是波动的情绪、暴躁的脾气均是剧烈争吵的酵母，这些很容易让人进入不理 智的境况中，于是隔离两人是最好的方式。这考验着秘书的 智慧。秘书可以适时向两位老总送茶递水，缓解气氛。假设气 氛到了剑拔弩张的境地，可以给老总递送外面重要业务的接 听 ，假假设真有此类救急 更好；假设没有，等老总出来 接 后，秘书马上抱歉并向领导解释。更换了气氛环境， 明事理的领导此时应该会冷静地对待此事。处理诸如此类的 危机，如帮上司挡驾处理

5、棘手业务或甘当“丫头帮上司处 理私人事务，或许这些不属于商务秘书角色功能所要承当 的，但是这又是必须处理的，这需要彰显商务秘书的智慧 需要你对自己的身份与对老总的脾性和当时当地的境况 准确的把握。而这能力无关学识，无关业务技能，只关乎胆 识与才识。胆识与才识不是一朝一夕就能养成的，需历练。 二、准确体验 元认知知识虽然告诉商务秘书要具备 智慧与能力，但是如何具备还得靠元认知体验，只有经过历 练才能将学识、胆识、才识融为一体，实践出真知。 ?101 个 影响职业开展的经典寓言?中有个捕鱼技能高超的渔王，几 乎是手把手地传授儿子捕鱼技能，儿子捕鱼过程他丝毫没敢 松懈，时时刻刻提醒与监控跟踪，但是儿

6、子的捕鱼技术一点 也不见提升。原因是儿子虽然有“实践的时机，但是没有 犯错误的时机，旁人的经验不如自我体验来得更真实可靠。 其实自我体验的深刻就在于实践的深度。整个捕鱼过程就像 提线木偶一样，渔王的儿子哪能获得真知灼见呢？ 某名牌大学中文系毕业生柳某毕业后进入一家大型国有企 业做运营部总经理的行政助理，该公司从事包装运输效劳， 运营部每天都跟打仗一样，业务繁忙，不但要接待大量客户 的订单，还要接受众多客户的咨询。 经常会打给行政助 理，业务咨询、资金流转、物品调配、方案调整、方案设计 等都需要行政助理去处理。这个部门事务杂、变化多、压力 大，要求工作人员反响快、判断准。柳某刚进入这样的工作 单

7、位，一开始并不能适应其岗位业务，再加上行政助理这个 岗位要求懂一些财务、物流、采购、人力资源管理等方面的 知识，这对她的专业技能提出了新的挑战。尽管她在大学期 间专修或选修过上述业务的相关课程，但是柳某仍感到力不 从心。经过半个多月疲于奔命的应付，她只好选择向部门总 经理寻求帮助，同老总详谈后，她认识到自己缺乏相关的体 验经历，不能胜任此岗位，于是主动提出到相关业务部门去 轮岗半个月，希望掌握相关业务的处理流程，以便以后做好 商务秘书的工作。该案例中，柳某是幸运的，她在获得职业 资格的同时还有时机去做职业准入的准备并不是每个 人都是如此幸运的。柳某明白自己假设不进行自我提升，获得 相关的经验，

8、就无法在这样的综合岗位留任，更不用说开展 了。其实元认知体验中的自我管理理论就包括自我提升，这 是职业开展必需的环节。其实自我提升最好是在职业准入前 就做好相关准备，如参加相关的技能培训或学历深造或基层 锻炼。像会计、物流、人力资源等的相关业务能力，可以通 过参加有关技能培训，并考取资格证书来获得；而学历深造 因为相对本钱高，需花时间、金钱，所以并不提倡；自我提 升的最便捷途径就是人基层锻练，如先应聘公司干部储藏生 或实习生之类的岗位，从基层干起，积累相关的经验；以免 正式进入岗位后无力应对。 元认知的体验理论提示 商务秘书要不断自我体验，在此过程中获得自我提升，进而 完善自我管理。自我体验分

9、为直接体验与间接体验，感同身 受的体验也是自我体验，这种体验有时是要付出沉重代价 的。电视剧?杜拉拉升职记之似水年华?第 14 集中，人力 资源部苏浅唱到市场部串门，杜拉拉告诉她该部门很多重要文件需要谨慎对待，别在此处逛了，她也容许了。杜拉拉离 开后，恰遇该部门同事都外出，苏浅唱又接到跟市场部索求 相关工程回收点地址的 ，她发现 旁就有对方所需要 的文案，二话不说就将方案 给对方。事后她才发现刚刚 杜拉拉提醒她市场部文案有两套，对内和对外的文案是不同 的，这是营销策略也是商业机密，可是已经晚了，因为苏浅 唱将内部文案 出去了，已间接泄露了公司秘密。其实苏 浅唱是知道这回事的，但同事在告诉她时没

10、有引起她足够的 重视与注意，以至于在 过程中漫不经心，没有留意文件 右上角“内部资料的标注。粗心或漫不经心都不能成为工 作失误的借口，作为一名商务秘书，最根本的业务素养就是 谨慎。行为养成习惯，习惯形成性格，性格决定命运，这是 职业开展必背的口诀。相信任何商务秘书经历此事后都会对 此口诀铭记于心。有些自我体验其实不必亲自经历，可以从 阅读及他人的经验中获得，阅读、观察与总结均能拓宽知识 面，经历他人的体验也能获得智慧。三、准确监控元认知体验提示商务秘书在业务素养养成过程中要谨慎对 待自己的工作，并认同自我体验对自我提升的重要性。商务 秘书自我提升的方法方式很多，不必拘泥于某种，但其核心 理念是

11、不能缺乏的一一有准确的判断力。无论是元认知知识 的获取一一清楚而准确地把握自己与外界的关系，以此来判 断自己的行为动向，还是元认知体验的践行一一理智而清晰 地把握自我提升的方向，都需要准确的行动判断与导向。同 样，元认知监控也离不开准确的判断力。商务秘书的角色功能虽然有明确定位，但在业务工作中并不是每个人都能清醒 把握自己的位置。元认知监控理论提示在业务工作过程中要不断对自己的工作状态进行评估、判断、调整，以 便进入更好的境况。尽管商务秘书一般都具有敏锐的洞察 力，但商务秘书对自己工作境况的评估往往不甚理想。某高 职院校文秘专业毕业生曾某毕业后的第一份工作是做一家 销售碳粉的小型民营企业老总的

12、秘书，由于公司规模不大， 行政部、财务部、市场部、销售部、外联部等部门均在一个 办公室办公。小曾一直保持良好的工作状态，逢人求助必帮，同事请她帮助打印文件、接听 、下订单、发货，甚至跑 税务局报税等业务，她从不拒绝。虽然这没有影响到她的秘 书工作，因为老总对秘书的要求也不高，只要求她草拟和整 理公司日常业务文件，但是三年下来，小曾发现自己的业务 能力并没有多大提高，仍停留在处理琐碎事务的水平。而和 她同时进入销售部的小郑已经做到部门主管了。其实在帮助 同事接汀单、发货的过程中也帮助小郑谈成了几笔大生意， 小郑也请过她吃饭表示感谢，但是提成与业绩均与她无关。 某次聚会时遇到了在猎头公司任职的高中同学小陈，同小陈 聊完自己的所作所为后她才发现：自己的工作境况处于非常 糟糕的状态。秘书最根本的业务素养一一洞察力虽然全用在 了工作上，却忽略了对自我职业开展的洞察。小曾开始疑心 自己是否适合做商务秘书，也想尝试转到销售部一一因为老 同学帮其分析后她发现自己具有良好的沟通与谈判能力，是 公关型能手，适合销售岗位；她又担忧转岗后收入不稳定，毕竟销售部的收入主要靠提成，不如秘书岗位稳定。之后小 陈帮助其释疑并为其成功介绍工作：仍然应聘某商会的秘 书，协助会长对外开展公关业务，同时从协助商会下属公司 谈妥交易业务中获得相应提成。这既满足了她的职业兴趣， 又可使她获得经济