试论图书馆年度投资效果的分析方法

1、试论图书馆年度投资效果的分析方法如何分析年度投资效果,是笔者在工作中碰到的一个 棘手问题。最近以来,通过一番思考，形成了几点不成熟的想法，提供 出来，目的是想得到同行的指教，以期收到“抛砖引玉”之效。一、分析圈书馆年度投资效果的依据关于分析年度投资效果的依据，不外乎是两个方面：一是要看 投资使用的合理，二是要看使用这些投资所产生的经济效益。随着经济体制改革的深化，各高等院校普遍实行了经费分项包 干的办法，由于财务制度的不严，一些本来不属于图书经费开支的额 外项目，也挤入了图书经费之列，如行政办公费和加班补贴费等等。 这些项目，虽然开支的数目不大，但逐年累积起来，也是十分可观的。 从目前的实际情

2、况看，个人认为，要完全杜绝这些额外开支是不现实 的，因为它会给图书馆带来许多不便，但必须要加以控制。这里我们 引入关于“投资保障率”的概念，其含意是年购书经费额占年图书经 费总额的百分比。在通常情况下，这一比率应保证在95%以上，这是 衡量一个馆对图书经费使用是否合理的标志之一。衡量图书经费使用是否合理的另一标志，是看当年的采购计划 是否完成，这个计划是根据本馆的特点和读者的需求情况所制定的, “它包括数量、比例、品种、复本等等,”有的同志提出了 “采购 率”的概念。所谓采购率，就是完成计划购入的图书占计划购入图 书的百分比。从理论上讲，这个比率应该是1。的，但由于许多主 客观因素的影响，实际

3、上难已达到，个人认为，图书能保证达到80% 以上，期刊保证达到90%以上就算较好的了。要评价图书经费投资的“纯”经济效益，是十分困难的。因为 图书馆不象物质生产部门或商业流通部门那样，可以直接观察它的经 济价值。“图书馆的经济效益是以隐蔽的潜在的形式存在的，只有读 者从利用文献中所获得的知识转化为技能并运用于科学技术和生产 领域之后，才能发挥它的经济效益，而这又是长期积累、持续作用的 过程。”因此，图书经费投资的经济效益，只能由图书馆服务效果 的指标来间接反映。也就是要具体计算文献的利用率和文献阅读率。 需要说明的是，这里所谓的利用率和阅读率与反映图书馆服务效果的 利用率和阅读率，在含意和算法

4、上是不相同的。我们不妨引入“投资 效果利用率”和“投资效果阅读率”两个概念。所谓“投资效果利用 率”就是在一定的时间内被读者利用的文献量与当年文献入藏量的百 分比；而“投资效果阅读率”就是在一定的时间内被读者利用的文献 册数与实际借阅人数的比较。因为计算的是年度投资效益，被读者利 用的文献是或借览册数）术能全部计入，必须要乘上一个常数k, 根甩多年流通工作的经验，可以把常数k的值定为0.2（关于常数k的论证，本文不拟赘述）。如采用字母s, s2、n分别表示文献利用量（册数），当年文献入藏量及读者借阅人数，则投资效果利用率p: 和投资效果阅读率p:的表达公式如下：据报道，图书的平均使用年限为10

5、-20年，科技报告为10年， 连续出版物为3 5年，那么五年以内的新书的利用率至少可以视为 100%。关于阅读率的指数，国外一般稳定在10-20册，如果考虑到 文献的使用时效，阅读新书的指数应为4册。以上就是分析图书馆年 度投资效果的理论依据。二、分析图书馆年度投资效果的方法要进行图书馆年度投资效果分析，必须要做好以下几方面的工作：（一）要制订详细的采购计划完善的采购计划，不仅是分析投资效果的需要，而且是保证采购质量的基本条件。它的内容应包括要购进图书的数量、品种和复本的具体要求，而不仅只是订出经费分配的比例。只有这样，才能在实 际的采购工作中掌握主动权，减少或避免人为的失误，从而保证采购 工

6、作的全面完成。（二）要完善采购工作的统计制度数据是分析的基础，没有完善和准确的数据，就不会有正确的 分析结果。图书馆忽视统计工作的现象是存在的。近几年来，在流通、 阅览部门已经有所加强，而在采购部门正在逐步建立。笔者认为，采 购工作的统计应包括计算“文献收藏率”和“文献采购率”所描的基 础数据。所谓“文献收藏率”即指图书馆年文献收藏量与全国出版发 行总量（以订购自录为准）的百分比，要求分类进行统计。建立这项统 计的目的，在于探讨图书馆在成为本著、统文献迅息中心方面的可能 性。采购人员要在这方面当好馆领导的参谋。与采购计划相对庄，要 做好年末实际采购文献的数量、品种和复本的统计，以便于检查采购

7、计划的执行情况。编目人员为了提供固定资产的增长情况，也要进行 这方面的统计，但是，两者的数据是不会完全相同的，不能够互相代 替。（三）综合分析投资效果的各项指标只有统计数据，而无综合分析，就不能揭示事物的内在规律。 采购人员必须要重视对年投资效果的综合分析，检查采购工作中的不 足之处，探讨提高投资效果的最佳方案供馆领导决策本馆工作时参三、投资效果分析实例（一）某馆1987年投资保障率的情况（表1）从上表可知，该馆1987年的投资保障率达到97%;图书的平均 采购率为83%,报刊的平均采购率为99%;而文献利用率达到89%,阅 读率为3.9册/人。反映投资效果的全部指标，都达到或接近理想水 平。通过以上分析可以认定，该馆一九八七年的图书经费使用是比较 合理的，投资效果处于最佳状态。四、结束语.图书馆年度投资效果分析，是一项经常性的工作，它对图书馆 工作具有指导意义，也是财务部门进行