财务报账管理规定

1、 第三层次文件 修改标识：0受控状态受控分发编号 文件编号：ZG/YP 3 20 001(K)-2014 财务报账管理规定（D版）发布日期：2014年12月15日 实施日期：2014年12月15日 1 目的明确报账的相关要求和标准，加强办理因公业务或出差的报账管理，规范报账业务操作。2 适用范围本制度适用于广西南宁玉柴马石油润滑油有限公司和广西北海玉柴马石油高级润滑油有限公司，纳入公司合并报表范围内的子公司参照本规定执行。3 职责3.1 报账人3.1.1负责在办完公司业务后取得合法真实的报账凭据。3.1.2 填写报销资料，按规定整理粘贴单据。3.1.3 按审批权限送所在单位领导审核后，及时交财

2、务部。3.1.4 业务发生后在规定期限内报清账。3.1.5 承担违反本规定的相应责任。3.2 报账人所在单位3.2.1 按审批权限审批报账事项。3.2.2 承担违反本规定的相应责任。3.3 财务部3.3.1 负责报账单据的核算。3.3.2 按审批权限将报账单据送领导审批。3.3.3 负责通知报账人报账结算。3.3.4 按本规定执行考核。3.3.5 承担违反本规定的相应责任。3.3.6 报账单据的账务处理。4 引用文件4.1 财务管理审批权限规定4.2 发票管理规定5 管理规定5.1报账基本要求5.1.1 报账事项必须是已发生的真实经济业务，并取得相应的合法发票。5.1.2 该经济业务必须是经领

3、导批准的因公事项。5.1.3 应按本规定及时报账。5.2 报账凭据要求5.2.1 发票必须经所在单位领导按权限核准。5.2.2 报账发票必须符合以下规定：5.2.2.1 发票必须有税务机关的发票监制章（套印有全国统一发票监制章）,发票的报销联次必须是报销联或发票联，必须盖有开票单位的发票专用章和开票人、收款人的签名或盖章。5.2.2.2 发票上的购货单位（或客户）名称应是公司全称，对方开票单位名称也应是全称，开票方与收款方应一致。住宿发票内容必须如实填写齐全，如：住宿时间、天数、单价和金额、开票人或收款人等等，且客户名称必须为公司名称。5.2.2.3 购置实物的发票，必须如实填写发票的各项内容

4、。如：日期、品名、计量单位、数量、单价、金额、开票人或收款人等。5.2.2.4业务招待费报销凭据必须是饮食服务业的发票，并注明用途、时间，报销发票不能出现“足浴”、“沐足”等字样。5.2.2.5凡只写有“食品”的发票，必须附盖有售货方发票专用章的明细清单，注明用途和时间。5.2.2.6 发票全部联次必须使用复写形式一次性打印（填制）完成，书写要规范，字迹清楚，不得涂改和挖补，大小写金额必须相符。5.2.2.7 符合国家发票管理的其他规定。5.2.2.8 其他票据必须是财政税务部门认可并盖有收款单位印章。5.2.2.9 发票必须真实合格，不合格的发票以及虚假发票一律不准报销。5.3 报账审批权限

5、执行财务管理审批权限规定。5.4 报账期限5.4.1 办理公司业务后及时取得发票，原则上当年发票必须当年报清。5.4.2 属业务、出差借款的，必须在借款后三个月内报账，并即时结清借款。5.5 出差报账标准5.5.1 住宿费报销标准出差住宿按下表标准包干报销: 单位:元/天职 别档次 特 区本区县市其余地区董事长一档实报实报实报总经理二档指标内实报指标内实报指标内实报副总经理、总会计师、财务总监、总工程师、子公司总经理三档310200260子公司副总、部门经理、销售线副经理、销售大区总监四档260170220子公司部门经理、部门副经理、办事处主任五档230150190销售市场经理、部门主管、班长

6、六档180110140普通员工七档150901105.5.1.1职别/职务5.5.1.1.1干部职别以公司直接下文聘任为准，一身兼任多职的，按职别最高的标准执行。5.5.1.1.2上述职别划分同样适用于出差交通费报销标准。5.5.1.2地区5.5.1.2.1特区是指深圳、珠海、厦门、汕头、广州、上海、北京、天津、重庆、海南省。5.5.1.2.2本区县市中的南宁、柳州、梧州、桂林、北海、玉林六市及防城港区按其余地区标准执行。5.5.1.3 出差住宿费5.5.1.3.1住宿费在标准内凭票实报，超支自负。住宿费指标可在当次出差期间的指标额度内平衡使用。5.5.1.3.2住宿费按标准包干报销时，住宿的

7、附加费、基金、人身保险费等不得另行报销。5.5.1.3.3出差人员下午14时至24时离开旅馆，凭当天住宿发票按本人的标准减半执行；当天没有住宿发票的，没有住宿补贴。5.5.1.3.4专职小车司机或其他人员单独随同公司高级职员一起出差的，当住宿费超出其本人的标准时，当次可按所随领导相应的标准内实报实销，节约部分不归己，但必须经随同领导签字并与随同领导此次的差旅费一起报销方可享受。两人以上随同领导出差的，按其本人原标准执行。5.5.2 出差交通费报销规定5.5.2.1乘坐火车：5.5.2.1.1乘坐火车硬卧：白天在火车上连续乘坐八小时的；晚上二十二时开始在车上连续乘坐四小时的，可以乘坐硬卧。5.5

8、.2.1.2 达到住宿费四档（含四档）以上人员可乘坐软卧。其他人员乘坐软卧的，按硬卧票价给予报销。5.5.2.1.3 订票费及其他杂支费限额40元/次内报销。5.5.2.2 乘坐飞机：达到住宿费四档（含四档）以上人员可以乘坐飞机（一档可乘坐头等仓、二挡可乘坐商务仓）。其他人员确因工作需要乘坐飞机的，事先必须经部门领导、主管线领导批准。否则按机票的40%报销或按硬卧票价给予报销。5.5.2.3 乘坐汽车：乘坐汽车一次票价在20元以上（含20元），需凭汽车站电脑打印车票报销，非电脑打印车票一律不予报销。5.5.2.4 乘坐轮船：可按船票据实报销。5.5.2.5 因本人原因发生的退票费及超过目的地的

9、车费由自己承担。5.5.3 出差期间市内交通费报销规定5.5.3.1 往返公司至车站持票在20元指标内据实报销。5.5.3.2 经批准乘坐飞机的，往返机场可在100元内凭车票报销（五档及以上标准的人员凭车票实报）。5.5.3.3 出差期间在目的地发生的交通费，达到住宿费四档（含四档）以上人员可据实报销，达到住宿费五、六档（含六档）人员经主管线领导批准可据实报销，其他人员按30元/天包干使用。5.5.4 伙食补贴标准及报销规定5.5.4.1伙食补助标准：5.5.4.1.1 在市外出差的人员每人每天补助25元，特区35元/天。5.5.4.1.2 计算伙食补助的天数：当天15点以前回到驻地以及15点

10、后离开驻地的均按半天给予伙食补助。往返北海南宁之间按普区标准执行。5.5.5 驻外人员补贴标准驻外人员指由公司派往外地工作超过三个月以上的人员，主要是指驻外中转仓管理人员、驻厂服务人员。家庭在当地且本人属于当地人的不适用本条规定。5.5.5.1住宿补贴。每人每天给予30元的住宿补贴，按扣除出差在外的实际住勤天数计算；由公司统一租房并支付房租的，不再给予住宿补贴。5.5.5.2 市内交通补贴。每人每天给予15元交通费补贴。如果常驻机构配备有专用车辆，交通补贴不再补给。5.5.5.3 伙食补贴。每人每天给予20元伙食补贴。5.5.5.4 取暖补贴。每年11月至次年3月，每人每天给予5元的取暖补贴，

11、补贴对象仅限驻外郑州中转仓管理人员。5.5.5.5 驻外人员离开驻地到其他地方出差的，住宿费、交通费及伙食费参照出差标准报销，但回公司在玉林市、南宁或北海有相对固定住所的无补贴。5.6 外出参加会议、培训学习的报销规定5.6.1离开驻地外出参加会议、短期培训学习，由培训组织者统一安排食宿的，凭发票实报实销，但必须附有经领导批准的参加会议或学习通知；如会议组织者不统一安排食宿的，按出差标准执行。5.6.2 由公司统一安排外出学习超过一个月以上的，所需一切费用另行批文，原则上不得超过出差标准。5.7 调动及分配或实习人员到公司的报销规定调动、实习、分配、聘用到公司的人员从原地至公司的车费、市内交通

12、费、住宿费、行李和家具的托运费等由总经理或董事长视具体情况审批后报销。5.8 探亲的报销规定5.8.1住宿费。探亲人员当天不能到达目的地需转车的，可按出差标准的相应级别报销。5.8.2 交通费。员工探亲的路费（除乘坐飞机外），以最短路线为计算标准，凭车票及管理部出具的经员工所在单位线领导及工会主席批准的探亲证明据实报销，随同家属的费用不在报销范围内。5.8.3 探亲员工乘坐飞机，参照往返路途的火车硬卧票票面价报销。5.8.4 市内交通补贴。往返公司至车站，持票在20元指标内据实报销；探亲期间无交通补贴。5.8.5 探亲期间无伙食补助。5.8.6 广西区外的销售人员，每年其配偶可到公司报销一次从

13、驻地往返该区域的火车硬卧票或长途班车车票。5.9 出国（境）的报销规定5.9.1出国（境）报批个人因公需出国（境），必须按公司规定办理出国（境）报批手续。5.9.2 出国（境）费用借支 出国（境）人员凭经批准的因公出国（境）审批表、借款单等，财务管理审批权限规定等办理出国（境）费用借支手续，出国（境）人员办理护照的押金由个人承担。5.9.3 国（境）费用报销凭证5.9.3.1出国（境）费用报销表。5.9.3.2 经单位领导审批的费用票据。5.9.3.3 经批准的因公出国（境）审批表。5.9.3.4 其他相关证件资料（护照复印件等）。5.9.4 出国（境）费用折算汇率5.9.4.1业务合同约定汇

14、率的，按合同汇率。5.9.4.2 差费以抵达我国国境当天的汇率计算。5.9.4.3 其他费用应分类汇总，由报账人提供相应货币兑换单，按该汇率折算；如无兑换单，则以报账当日的汇率折算。5.9.5 出国（境）费用报账标准5.9.5.1出国（境）报销人员档次标准（适用于住宿费、伙食费、公杂费）职 别档次董事长一档总经理二档副总经理、总会计师、财务总监、总工程师、子公司总经理 三档子公司副总、部门经理、销售线副经理、销售大区总监四档子公司部门经理、部门副经理、办事处主任五档销售市场经理、部门主管、班长六档普通员工七档5.9.5.2 住宿费标准凭住宿发票报销，按在境外的实际住宿天数计算，具体标准见以下附

15、件。5.9.5.3 伙食费、公杂费标准按相应的标准报销，天数按离、抵我国国境之日计算，具体标准见以下附件。5.9.6 出国（境）差旅费规定5.9.6.1 出国（境）人员应根据批准的出国（境）任务选择经济合理的路线，乘坐国际航班、国际列车或轮船。所选航线有中国民航的应按规定优先乘坐中国民航班机，并尽可能购买往返机票。不得随意更改路线、增加停留点或绕道旅行。5.9.6.2 出国（境）人员离境前与抵境后在国内发生的差旅费按公司国内差旅费的有关规定执行。5.9.6.3 出国（境）人员在国外停留时间（以离、抵我国国境之日计算）不得超出政府部门批准的时间，超出所批准时间发生的费用及相关责任自负。确因工作需

16、要，延长在国外停留时间的，须经董事长批准方可报销。5.9.6.4 国外乘坐飞机，往返机场可在人民币200元内凭车票实报实销。5.10 零星采购的报账规定5.10.1 在办理零星购置业务的报账手续时，必须凭发票和验收及审批手续等方可报账。6 工作流程6.1 出差报账的程序备注： 1、报销的各类费用票据按不同类别、时间顺序、金额额度粘贴。2、出差本人必须如实填写差旅费报销单；3、差旅费报销单必须经所属部门领导或上一级领导审批签字。4、非驻外人员必须凭出差审批单办理报销手续。6.2 零星采购的报账程序6.3 出国报账程序7 考核指标7.1 发票超期报账造成税款损失的，按损失金额100%考核责任人。7.2 借款逾期考核。7.2.1 本金。借款人逾期未报清账的，从期满的次月起从借款人的薪金收入中扣回借款本金，待报清账后多还少补。7.2.2 资金占用费。借款人超过本规定5.4.2借款期限而未报清账的，自期满的下月起按月从工资收入中扣罚：资金占用费=逾期欠款×1%/月×逾期月数。7.2.3 财务部在期满次月发放工资前将应扣款余额清单报财务领导批准后，通知管理部对借款