办公接电话礼仪有哪些

1、办公接电话礼仪有哪些职场认识办公接打电话都是很常见的工作，那么你知道办公接电话的礼仪有哪些 吗?下面是小编给大家搜集整理的办公接电话礼仪文章内容。希望可以帮助到大家!公司接电话礼仪有哪些1、电话铃响后，应及时接听，一般不得超过三声，拿起电话筒应先说“您好!*公司”。2、如果来电时该员工不在，其他员工、尤其该部门员工有接听电话的义务，严禁 事不关已，不闻不问而诒误公务，如发现此类情况，公司将酌情予以处罚;3、接打电话应简明扼要，不得在电话中聊天。通话声音以保证对方听清楚且不影 响周围人为宜。4、对方查询单位的工作情况，如果知情不涉及公司保密，可以如实告诉对方。如 果不知情或涉及到公司保密，可说

2、“对不起，此事我不太清楚。 ”5、若对方要求找人时，可说 “请稍等 ”如;果要找的人不在时，可说 “对不起，他现 在不在，需要我帮您转告吗 ”如;果对方表明不需要，应礼貌道别。6、对方拨错电话时，可说 “对不起，您拨错号码了，请查准后再拨。 ”7、往外打电话，对方接听时，应先说 “您好!”，请对方叫人时，可说 “麻烦您叫下*听电话 ”，若没有找到，应说 “谢谢您 ”。8、若请对方帮忙，可说 “您可以记录一下吗?谢谢 ”、“您可以帮我查一下*吗?谢 谢。”9、在用电话上传下达时，应注意语言流畅，简明准确。对有关部门的电话通知，可说 “请讲”、“请稍等，我记录一下 ”，“请放心，我一定通知到 ”。

3、假如没有听清楚，可 说 “麻烦您再重复一遍 ”。10、通话结束时，对方若是客户或外单位的领导、年长者，要等对方挂断后，再 放电话。11、在下达通知时，应先问清对方的单位、姓名等有关情况，然后说“请您记录 ”、“请您复述一遍好吗 ”、“谢谢 ”、“再见 ”等。12、拨错电话时，应说 “对不起，我拨错电话号码了 ”。13、挂断电话时应说 “再见 ”。14、公司电话为办公所用，原则上不允许办理私事，如特殊情况向部门经理以上 的领导请示后可使用，费用登记在发放工资时予以扣除。15、接打电话应轻拿轻放，不得摔、砸，如造成人为损失，由责任人照价赔偿;办公接电话礼仪1、第二次铃声响完是最佳的接听时机。太快或

4、太慢接听电话都是不合适的。如果 第一声响起后立刻拿起话筒，对方会没有思想准备。就象你希望和某个人讲话，如果 他猛然冲到你的面前，你也会吓一跳的;如果在第三声响后接听，对方已经有等待的感 觉了。所以我们在第二次铃声响过以后拿起话筒是最合适的。如果你在第四声后才接 听，应该有道歉的话语，如 “您好!让您久等了 ”。2、接听电话的动作。第一声电话铃声响起，我们可以把左手放在电话上，准备用 左手拿话筒，右手进行电话记录（左手写字倾向的人恰好相反，用右手准备拿起话筒）3、接听的第一句话。通常拿起话筒，我们习惯性的第一句话是 “喂”。严格来讲， “喂”是试话筒的声音。当接听电话胜作的一部分时，应该体现精炼

5、、从容的职业感觉， 所以“喂”这句开场白是必须去掉的。取而代之的应该是问候语。问候语的时段性：9：00以前，早上好;9：0012：00，上午好;12：0013：30，中午好;13：3017：30，下午好;其他时间可以说 “您好 ”。5、电话中的称谓。询问对方的姓名时应该说： “请问您贵姓?”，不能直接问 “你叫 什么名字?”。如果对方告诉你他的姓名，应该对姓名中的每一个字进行确认。众所周 知，姓名就是一个人的代表符号，对姓名的重视可以暗示对他的尊重，同时可以避免 产生 “音同字不同 ”的错误。即便知道了对方的全名，在随后的称谓中也不要直呼其名， 尽量使用姓+职务”的称呼方式，或者说X先生、XX

6、女士。6、措辞。电话交谈应该语言简洁、措辞高雅，避免俚语或者不礼貌的语言。7、声音的把握。有研究显示，当你与别人交流时，你说话的内容对别人的影响占20%，而你的声音对别人的感染力占到80%。因此，声音的作用不可小觑。在电话里 应该保持语调积极、明朗;合适的语速可以控制交流的节奏，如果对方语速过快，你可 以比他稍慢一点，反之，如果对方说话很慢，你可以比他稍快一点，两种情况都保持 差距不太大。如果两个人说话节奏相差很大，双方都会感觉到不和谐，会影响双方的 愉快沟通;总之，声音的把握能够经营电话交流的感觉，传递你积极、镇定的工作风格。8、微笑的魅力。不要以为电话另一端的人看不见你，就不必在意自己的表

7、情。其 实人的情绪、态度、声音、表情、动作等外在与内在的状态是整体统一的。不要试图 让自己板着脸孔却说出悦耳动听的语言，即便那样，你的声音也是干涩的，毫无感染 力可言。微笑不只是表情，它是一种美好的感觉，在电话里看不到但是感觉的到!9、你的情绪和身体姿态。如果你趴在办公桌上接电话，声音会显得闷而不畅，会 给对方造成困惑;如果你一边焦虑其他的事情一边打电话，对方能够听出你有些急切。 因此，掌握情绪、保持良好的身体姿态是很有必要的。10、正确处理接电话过程中的各种情况。如果对方要找的人不在，应该说“他（她）恰好不在 ”，或者说“公务外出 ”，不要透露同事的去向。若有留言需转告，应该记录下 来，以免

8、忘记交给同事，或者因为事情太多而弄错电话内容。如果电话需要转接，应 该说 “好的，请稍等。”若分机无人接听转回总机，应该用第一次接电话的方式接听。 如果电话中噪音比较大，听不清对方说话，应该直截了当的告诉对方 “对不起，我听不 清您讲话，请您再拨一遍。 ”有时办公室内恰好有客人在，电话铃声响起时，应该对客 人礼貌的说明 “对不起，我接个电话。 ”对自己没有及时接到的电话，应该在二十四小 时以内给予回复，如果有特殊的情况没能及时回复，一定要向对方做一个简单的解释。职场接听电话的礼仪技巧1、“铃声不过三 ”原则在电话铃声响起后，如果立即拿起，会让对方觉得唐突;但若在响铃超过三声以后 再接听，是缺乏

9、效率的表现，势必给来电者留下公司管理不善不好的第一印象，同时 也会让对方不耐烦， 变得焦急。如果因为客观原因，如电话机不在身边，或一时走不 开，不能及时接听，就应该在拿起话筒后先向对方表示自己的歉意并做出适当的解释， 如 “很抱歉，让你久等了 ”等。如果是在家里接听电话，尽管没有必要像在单位里那样及时，但尽快去接听是对 对方的尊重，也是一个人的基本礼貌。如果铃响五声以上才去接听，也应向对方表示 歉意。老朋友之间尽管没有必要做出郑重其事的道歉，但向对方解释一下延误的原因 也是必要的。2、规范的问候语在工作场合，接听电话时，首先应问候，然后自报家门。对外接待应报出单位名 称，若接内线电话应报出部门

10、名称.自报家门是让对方知道有没有打错电话，万一打错电话就可以少费口舌。规范的 电话体现的不仅是对对方的尊重，而且也反映出本单位的高效率和严管理。在家里接电话可以有很多选择，规范一点的可以用： “喂，你好!”问候对方。当然 在家里接听电话与工作单位接听电话有所不同，在家里，关键是要让对方感到亲切友 好，而这种亲切友好主要是通过接听电话的人的语调、语气来体现的，过于规范化的 电话反而会让人觉得 “公事公办 ”的冷淡。例如：电话开门基本话术 “您好，这里是XX，我是小薛，很高兴为您服务。若 两秒没有应答，请问有什么可以为您服务的?”;找相关人员， “请稍等”，5秒以内，电话人不能接听，须说明 “您好

11、，XX很快就 来”您好，XX正在XX，请稍等一阵”要找的人不在或不能接听电话时的处理。这里，特别要注意的是，在询问对方姓 名前，先告知他要找的人不在。例如：当场不能接听电话， “您好，XX正在XX，方便让他等下打给您吗?”是/否“好的，我记录了 ”。当事人不在，您好，XX人XXXXX,等他来了我让他回给您可以吗？”是/否好 的，我记录了 ”禁忌：“他不在”、“打错了”、“没这人”、“不知道”等3、接到错误的电话也应该礼貌应对 接到错打的电话，人们很容易忽略了礼貌问题，甚至很粗鲁，这是因为人们认为 错打的电话与自己没有关系。但事实上，并非错打的电话都必定与自己没有关系，有 时，对方也恰恰是与自己

12、有重要关系的人。因此，接听电话时，最好每一个电话都讲 究礼貌，保持良好的接听态度。4、要学会记录并引用对方的名字 接电话时，对对方的谈话可作必要的重复，重要的内容应简明扼要的记录下来， 如时间、地点、联系事宜、需解决的问题等。在办公室工作的人员，应该有意识的训 练自己的听辨能力。假如对方是老顾客，经常打电话来，一开口就能听出他或她的声音，那么可以用 合适的称谓问好： “您好，王经理。 ”这样一来，会给对方留下特别受到重视的感觉， 增强对方对你的好感。5、 应在对方挂电话后再挂电话 电话交谈完毕时， 应尽量让对方结束对话。 当对方向你说 “再见 ”时， 别忘了你也 应该说 “再见”， 并等对方挂

13、了以后再挂电话， 最好不要一听到对方说 “再见”就马上挂电 话，尤其不能在对方一讲完话，还没来得及说 “再见 ”就把电话挂了。若确需自己来结 束，应解释、致歉。通话完毕后，应等对方放下话筒后，再轻轻地放下电话，以示尊 重。注意挂电话时应小心轻放，别让对方听到很响的搁机声。从平时生活中的点点滴滴做起，形成良好的习惯，不要不关心细节，因为细节决 定成败。接电话时的技巧1、要注意通话时语气的用法 电话是非常直观的一种沟通方式，也是一种非常便捷的沟通方式，所以语气是一 定要注意的，因为对方不仅会注意你的内容，同时也非常注意你的语气，在工作电话 中尽量要采用礼貌用语，要有积极主动的语气，让对方产生想与你

14、沟通的心情，这样 机会就会大很多了。2、来电铃声不可超过三次才接 有时候电话响一次就接了，会给人以一种很唐突的感觉，会让对方感觉认为你压 根没心听他讲话，但是当来电响了三次以后再接，会让对方等的不耐烦、产生焦急情 绪。如果是客户的话，可能会影响双方的合作。所以，在电话铃声响了两次后接是最佳的状态，但是如果确实分不开身接电话的 时候，电话响了超过了三次你在接起的时候，你应该要向对方表示歉意：说一句让您 久等了。一般的规范电话用语：首先应自我介绍，把自己的情况介绍一下，让对方确定所 打的电话是无误的，避免了一些因为打错电话浪费的时间。3、与客户通电话要坚持后挂电话当对方在与你说再见的时候，同时你也

15、要礼貌的回复对方一下，表示尊重对方， 等对方先把电话挂掉，确认通话结束后你再把电话挂掉。切忌挂电话时要小心不要发 出过大的声音。4、随时记录 在手边放有纸和铅笔，随时记下你所听到的信息。如果你没做好准备，而不得不 请求对方重复，这样会使对方感到你心不在焉、没有认真听他说话。5、自报家门 一拿起电话就应清晰说出自己的全名，有时也有必要说出自己所在单位的名称。同样，一旦对方说出其姓名，你可以在谈话中不时地称呼对方的姓名。6、转入正题当你接听电话时，不要 “哼哼哈哈 ”地拖延时间，而应立即做出反应。一个好的开 场白可能是： “您需要我做什么?”当你觉出对方有意拖延时间，你应立即说： “真不巧!我正要

16、参加一个会议，不得不在5分钟后赶到会场。 ”这样说会防止你们谈论不必要的 琐事，加速商务谈话的进展。关于接听电话的礼仪1、随时记录 在手边放有纸和铅笔，随时记下你所听到的信息。如果你没做好准备，而不得不 请求对方重复，这样会使对方感到你心不在焉、没有认真听他说话。2、自报家门 一拿起电话就应清晰说出自己的全名，有时也有必要说出自己所在单位的名称。同样，一旦对方说出其姓名，你可以在谈话中不时地称呼对方的姓名。3、转入正题当你接听电话时，不要 “哼哼哈哈 ”地拖延时间，而应立即做出反应。一个好的开 场白可能是： “您需要我做什么?”当你觉出对方有意拖延时间，你应立即说： “真不巧!我正要参加一个会

17、议，不得不在5分钟后赶到会场。 ”这样说会防止你们谈论不必要的 琐事，加速商务谈话的进展。4、避免将电话转给他人 自己接的电话尽量自己处理，只有在万不得已的情况下才能转给他人。这时，你 应该向对方解释一下原因，并请求对方原谅。例如，你可以说： “布朗先生会处理好这 件事的，请他和您通话好吗?”在你作出这种决定之前，应当确定地方愿意你将电话转 给他人。例如，你可以说： “对于这件事，我们很快会派人跟您联系的。 ”5、避免电话中止时间过长 如果你在接电话时不得不中止电话而查阅一些资料，应当动作迅速。你还可以有 礼貌地向对方说： “您是稍候片刻，还数一会儿我再给您打过去?”让对方等候时，你可以按下等

18、候键。如果你的电话没有等候键， 话筒轻轻地放在桌子上。如果查阅资料的时间超过你所预料的时间，你可以每隔一会 儿拿起电话向对方说明你的进展。如，你可以说： “约翰先生，我已经快替您找完了， 请您再稍候片刻。 ”当你查找完毕，重新拿起电话时，可以说： “对不起，让您久等了 以引起对方的注意。对于接电话的人来讲，当需要查阅资料而有礼貌地请对方稍等片刻，这是可以令 对方接受的。如果有人在你正在通话时打进电话，你可以选择合适的词语让你通话的 人稍候。然后拿起另一部电话说： “你能否稍等?我正在接听一个电话。 ”如果打来电话 的人只是有一些小事，便可以当即回绝，然后迅即转向第一个电话，而这个人也会意 识到你很忙而加速你们的讨论。什么是 “电话形象 ”?(1)指的是人们在使用电话时，所留给通话对象以及其他在场者的总体印象。一般 来说，它由使用电话时的态度、表情、语言、内容以及时间等各个方面组合而成;(2)