高校考试管理档案信息化建设

1、    高校考试管理档案信息化建设    摘要：随着信息技术的广泛应用，档案管理也必须与时俱进，逐步走向信息化管理阶段。本文着重就高校学生作弊档案的信息化管理方式进行了探讨，从而为提高高校学生作弊档案信息化管理提供一些参考和借鉴。关键词：考试管理，作弊档案，信息化一、高校考试管理档案信息化建设的重要性随着信息技术的发展，高校考试管理工作也逐步走向信息化阶段，考试安排、成绩录入、学籍管理等工作已经逐步使用计算机系统进行管理，其中学生作弊档案的管理许多高校也已经开始启用数据库等计算机软件辅助管理，使高校的考试管理步入一个新的阶段。学生作弊档案是学校考试档案的

2、一部分，是记录学生考试纪律真实的、历史的记载，是奖励和处分学生的重要依据，也是学校学风、考风评估的真实依据。为了适应学校教育教学改革的步伐，为一年一度的学校评估工作快速、准确地提供必要的依据，使学生作弊档案达到有效、高效利用，从而更进一步地促进学校考风、考纪建设，建立作弊档案的信息化管理模式势在必行。二、学生作弊档案管理使用中存在的问题考试工作是教学管理的重要环节，是教学质量评价与管理的重要内容，坚持公平、公正、诚实、严谨的原则，有助于学校考风考纪的提高，有助于校风的建设。考试档案的管理是考试工作的重要内容，尤其是作弊档案关系到学籍管理规定的严格执行。但是，目前学生作弊档案的管理模式和管理手段

3、都比较落后，已远远不能满足学校教学管理与教学改革等现有工作的需要。(一)管理方式陈旧目前，大多数学校学生作弊档案在过去都是以纸质的作弊记录和纸质的处分文件单一形式保存的，在查证学生作弊记录、进行学生违纪处分、毕业审核、学风建设评估等工作需要查找依据的时候，就必须在历年的档案中手工翻阅查找，耗费大量的时间和精力，同时纸质档案经过多次查阅，会造成档案资料的损坏，影响档案资料的查阅和保存质量。(二)查阅工作繁琐高校教学档案包括学生作弊档案每学期都按程序送交学校档案管理部门存档，学校下设的各个学院各部门工作人员档案管理意识不强，拿到文件不一定会按档案管理规范去保管，等到学生毕业前进行学生毕业审核工作时

4、，都去学校档案部门要求调阅毕业生八个学期的作弊档案资料，数量大，年限长，查找工作繁琐，需要文件的学院每个高校都会有二十几个左右，查档工作耗时耗力，影响毕业审核工作的顺利进行。(三)处分结果滞后学生作弊处分需要及时性，才能有效严肃考风考纪，尤其是对多次违反考试纪律的学生，累计次数达到规定次数时，会依照学籍管理规定和考试管理条例受到警告、留校察看或开除学籍处分。例如，每学期考试结束后，记录和核查一名违反考试纪律的学生之前是否有违纪记录，达到几次，尤其是即将毕业的学生，考试档案包括四年的内容，想在短时间快速得到学生作弊历年累积次数的档案记载，是一项非常艰难的工作。(四)人员素质较低现有教务人员或档案

5、管理人员的信息化技术水平偏低，在信息化时代的教学管理工作中不能有效地使用现代化的管理工具和技术，尤其是对于种类繁多、保存年限长远的档案资料的管理工作而言，更需要一批具备高水平信息化程度的技术人才，使传统的管理模式能够逐步向信息化管理模式转变，才能使档案资源得到有效的保管和利用，才能与时俱进，推进档案管理工作的信息化进程。三、高校学生作弊档案的信息化管理思路为进一步提高学校教学质量和学风建设，及时、准确地反映教学水平和教学效果，严肃考纪，规范考试程序，树立良好的学风和考风，使学校学生考试管理逐步走向科学化、规范化、制度化，建立学生作弊档案的信息化管理系统不仅能提高工作效率，也能够积极推动高校整个

6、教学管理信息化步伐。(一)学生作弊档案的主要内容依据学校的考试管理规定和学籍管理规定，对于考试违纪和作弊的学生都要进行严肃的处分，轻则警告、取消学位，重则开除学籍。因此，考试违纪和作弊档案的内容一定要有原始的、确凿的第一手资料，要有说服力，才能作为处分学生的依据。一部分是考试现场收集管理的内容，主要包括：考场记录(监考教师签字、作弊学生签字)、考生试卷、作弊工具、载有考试信息的纸张(条)、考试复习资料(书籍)、讲义、笔记、手机信息(抄写信息后师生签字)、电子辞典、计算器等作弊信息载体。另一部分是处分以后需要收集管理的内容，主要是处分文件。传统的调阅方式只能靠档案管理部门建立的索引目录进行查找，

7、比较耗时费力，还容易遗漏信息，如果建立电子查询方式就简单多了。(二)建立作弊档案数据库查询系统作弊档案是逐年累积起来的、需要长期保存的档案资料，既要保证档案的完整性，又要保证档案信息累积添加的可操作性，还要保证资料的快速查询和可利用性。因此，设计作弊档案管理和查询系统需要建立作弊档案的数据库管理系统。建立学生作弊数据库的基本设计思路：第一步：选一个适合操作的应用软件，如microsoft visual foxpro数据库应用软件。第二步：设计必要的数据字段名称并考虑到具备扩展使用范围，如学号(xh)、姓名(xm)、学院(xy)、班级(bj)、身份证号(sfzh)、准考证号(zkzh)、作弊科目

8、(zbkm)、作弊情形(zbqx)、违纪(wj)、作弊(zb)、处分依据(cfyj)、处分结果(cfjg)、文件编号(wjbh)、备注(bz)等字段。字段类型、宽度根据实际需要规定。第三步：设计可查询键值名称，如“请输入学号”查询栏目、“查询作弊次数二次以上学生”栏目等，便于操作和实现快速查询。第四步：设计必要的命令按钮，如“重取数据”、“增加记录”、“删除记录”、“修改记录”、“导入名单”、“导出名单”、“退出系统”等。图1 数据表单样版(三)原始作弊档案与电子档案的建立学生作弊档案的保存应该以纸质作弊载体与数据库系统相结合的方式进行管理。数据库系统实现档案的快速查询，纸质作弊载体作为查证原

9、始作弊记录的依据。具体操作方法如下：第一步：每学期考试结束后收集每场考试的考场记录，收集作弊信息载体和作弊工具，并经过教务管理部门认定，院长办公会议研究决定后，形成公文上报学校打印处分文件，与作弊记录、作弊信息载体一并进行整理、保存。第二步：按照系统设置的表格，逐条添加作弊信息，添加时一定要认真、细致、准确，注明违纪或作弊情形，作弊学号、姓名、学期等有关信息。同时，经常维护数据库系统，保证系统的正常运行。(四)学生作弊电子档案的查询查询作弊电子档案时，登录数据库管理系统，输入学生学号，即可得到所要查询学生是否有作弊记录和作弊次数。也可以在录入完作弊信息后，直接进行“查询作弊次数两次以上学生”的

10、查询，系统会自动显示作弊次数超过两次学生的记录。使用数据库系统进行作弊档案的管理和查询，可以快速、准确地获取作弊信息，可取得事半功倍的效果。图2 多次作弊查询结果四、提高档案信息化管理途径(一)提高档案人员信息化素养随着信息时代的到来，档案管理也需要加快信息化管理进程，需要一大批具备一定计算机技术的人才充实到档案管理的队伍中来。因此，学校要注重档案业务人员的培养，有计划地组织教学管理人员或档案管理人员进行信息技术的培训和进修，逐步提高档案管理人员的信息技术，从而提高学校档案管理的信息化水平。另外，也要对各级各类管理人员进行档案管理规范的教育，尤其针对日常工作中形成的电子文件，要养成及时保管的意

11、识和责任心。(二)完善档案信息化管理手段高校学生作弊档案只是学校教学档案的一部分内容，开发数据库管理系统，对高校教学档案管理有着积极的现实意义。近几年来，高校发展速度很快，学生人数几倍增加，教学档案种类和数量也成倍扩大，使用传统的管理手段显然已经不能满足现实需要，因此，建立和开发信息化档案管理系统迫在眉睫，根据现实工作需要，高校可以自行开发或高校间联合开发统一的教学档案数据管理系统，随着业务的增减和变化，不断更新并优化信息化管理系统，使之发挥快捷、及时、准确的作用，为档案资料的收集、整理、保存、调阅等工作提供积极、便利的服务。(三)更新档案信息化管理制度加大宣传力度建立档案管理规范与电子档案的

12、管理办法，高校教学档案的形成多数是由教师、学校各部门的具体工作人员完成的，按照常规的档案管理办法，形成的红头文件送学校档案部门管理，其他的档案多数集中在各级部门或个人手中，尤其是电子文件资料，当需要的时候，就直接找具体部门或具体工作人员询问、索要，当人事关系发生变化、或具体部门及人员管理不善、电脑发生故障等情况时，原始的文件资料往往很难查证到。因此，高校要积极的完善档案的管理制度，将电子档案的管理范围和职责重新定义，制定出一套与时俱进的、科学的档案管理制度，对高校的建设和发展具有积极的理论意义和现实意义。(四)实现信息化档案网络共享一所高校是由很多机构组成，与教学和学生管理有直接关系的部门就有多个，如教务处、学生处、团委、图书馆、所在学院等，多个不同专业的学院下面又设有系部、教研室、教务办、学团办等机构，虽然各司其职，但教学档案包括学生作弊档案在使用上多个学院以及学院多个部门在学生管理上有许多交叉使用的时候，如果各级部门分头去档案管理部门查阅依据，显然浪费人力和时间，如果充分发挥校园网络的功能，相关职能机构将数据上传，档案管理部门将可以公开的档案数据向各级部门长期开放或定期开放，有需求的部门就可以利用校园网络共享档案部门的相关资源，就可以及时的查询到所要的文件资料，少了环节，节省了时间，会极大地提高