红头文件制作及标准

1、公文规范有关知识一、公文的种类1、决议； 2、决定； 3、命令； 4、公报； 5、公告； 6、 通告； 7、意见； 8、通知； 9、通报； 10、报告； 11、请示； 12、批复； 13、议案； 14、函； 15、纪要二、红头文件的制作及标准1、页面设置 选择“文件”“页面设置”选择“页边距”附签， 上： 3.7厘米 下： 3.5厘米 左： 2.8厘米 右： 2.6厘米。选择 “版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同” 在该选项前打“”。选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋” ；“字号”设置成“三号” ，单 击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格” ；将“每

2、 行”设置成“ 28”个字符；“每页”设置成“ 22”行，然后单 击“确定”按钮。2、插入页号 选择“插入”“页码” ，“位置”设置 为“页面底端（页脚） ”，“对齐方式”设置为“外侧” 。然后 单击“格式”按钮， “数字格式”设置为全角的显示格式， 单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。 双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页 码字号设置成“四号” ；奇数页的页码设置成右空一个汉字， 偶数页的页码设置成左空一个汉字。3、文号制作平行文文号：文号三号仿宋、居中显示。上行文文号： 文号三号仿宋字体、 左空一个字的距 离；签发人三号仿宋字体；签发人姓名三号楷体、 右空一

3、个字的距离。（注：文号一定要使用六角符号 。）4、版记制作 选择“表格”“插入”“表格” ，选中表格， 单击鼠标右键表格属性“表格”附签， “对齐方式” 设置为“居中” ；然后单击“边框和底纹”按钮，在“预览” 窗口中将每行的下线选中，其它线取消。5、保存成模板文件单击“文件”“另存为” ，“保存类型” ：选择“文 档模板（ *.dot ）”；“文件名”：给模板命名； “保存位置”：模 板所在路径（一般不做，默认即可） 。以后所有属于此种类 型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。要 对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：选择“文 件”“打开” ，找到相应的模板路径，若模板保存

4、时按 系统默认设置的，然后单击“打开”按钮调出模板即可进行 修改。三、公文排版1、标题：一般用 20 号方正小标宋简体，编排在红色分 隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做 到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应 当使用梯形或菱形。不采用上下长度一样的长方形和上下长 中间短的沙漏型。2、正文：公文首页必须显示正文。一般用3 号仿宋体字，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依 次可以用“一、 ”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑 体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。3、附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编 排“附件” 二

5、字， 后标全角冒号和附件名称。 如有多个附件， 使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件： 1. XXXXX ”）； 附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与 上一行附件名称的首字对齐。4、发文机关署名、成文日期和印章（ 1）加盖印章的公文成文日期一般右空四字编排， 印章用红色， 不得出现空 白印章。单一机关行文时， 一般在成文日期之上、 以成文日期为 准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署 名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下 位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时， 一般将各发文机关署名按照发文机关顺序 整齐排列在相应位置，并将

6、印章一一对应、端正、居中下压 发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名 和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印 章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。（2）不加盖印章的公文 单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空 二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日 期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发 文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发 文机关署名右空字数。联合行文时， 应当先编排主办机关署名， 其余发文机关 署名依次向下编排。（3）成文日期中的数字 用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、 日不编虚位（即 1 不编为 01）。5、附件：“附件”二字及附件顺序号用 3 号黑体字顶格 编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三 行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附 件格式要求同正文。6、版记：印发机关和印发日期，一般用 4 号仿宋体字， 编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空 一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、 日不编虚位（即 1 不编为 01），后加“印发”二字。四、公文装订公文一律左侧装订、 不掉页。 骑马订或平订的订位为两 钉钉锯外订眼距书芯上下