《秘书入职培训胶》ppt课件

1、1.内 容 概 述一一 秘书任务概述秘书任务概述二二 秘书任务内容细那么秘书任务内容细那么三三 秘书常用模板秘书常用模板2.秘书任务概述秘书任务概述p 任务需具备的根本素质p 效力对象p 任务的必备知识与技艺p 日常任务规范3.任务需具备的根本素质任务需具备的根本素质任务效率任务效率任务态度任务态度 高效高效 规范规范 细致细致 准确准确 适用适用 浅笑效力浅笑效力 心态良好心态良好 亲和力强亲和力强 好学上进好学上进 勤劳务虚勤劳务虚4.效力效力精神精神任务需具备的根本素质任务需具备的根本素质 及时准确地处理主管及员工的问题，把主管及员工的困难当成是本人的困难，尽力为主管及员工着想，实行首问

2、担任制，待人接物大方、有礼貌 细节决议成败OA运用办公软件知识常用制度及流程必备必备知识知识效力效力心态心态敏锐敏锐察看察看事事在心，留意身边发生的点滴小事，多积累任务阅历任务自动积极，做好与其他助理或相关接口人的配合任务配合配合任务任务5.秘书的效力对象秘书的效力对象总裁总裁副总裁副总裁总监总监部门员工部门员工6ORORANDAND.秘书任务的必备知识与技艺秘书任务的必备知识与技艺熟练掌握常用制度及流程，掌握可以获取制度及流程的途径。1234熟习相关任务的接口人或直接责任人的任务地点及联络方式。了解效力主管及员工的分布情况，牢记常用联络及根本信息。加强软件技艺及IT、OA知识的学习，能熟练地

3、运用技艺提高任务效率。.秘书日常任务规范秘书日常任务规范1.对内、对外发送正式且重要的邮件时，并须运用OUTLOOK中的规范信笺，要求11号宋体。2.严禁发送无标题邮件。正式邮件主题中，按规范格式写明邮件目的，如：会议通知、统计、会签、请示、审批、请阅、知会等。3.跨部门会议及总监以上指点会议须将会议通知抄送相关秘书。4.回复邮件时须将原邮件中的附件及图片删除。邮件发送规范1.秘书在任务日周一至周四，鼓励穿着职业装夏季短袖衬衫/职业套装，春秋冬长袖衬衫/西服；周五可适当着休闲装，特别强调：相临天尽量不着同样服装。遇有重要会议或外事接待义务时必需着职业装，男性须系领带。2.女性夏季不得着吊带小衫

4、、短裤、超短裙、拖鞋上班；男士夏季不得着短裤、七八分裤、凉鞋上班。3.上班期间鼓励女性化淡妆，不得留怪异发型，染发颜色不得过于夸张。上班着装规范请假外出规范1.请假或者任务时间外出公干时，需求同时向运营主管、运营总监及效力指点恳求，在得到同意后方可离岗。2.请假或公干超越半小时的，需在OA系统中留言，请假或公干时间超越半天的，需发邮件知会本部门相关人员及运营办成员。3.对未在OA中留言或未发布任务委托书，又长时间不在工位又没有合理理由的，将视情况严肃处置。.秘书任务内容细那么秘书任务内容细那么p 根底任务p 专项任务p 答疑任务9.根底任务根底任务任务内容任务内容任务描画任务描画总裁/副总裁秘

5、书任务1.协助总裁/副总裁完成各项日常任务，做好总裁/副总裁日程安排2.协助总裁/副总裁进展关工程管理，制定工程方案，对工程实施情况进展监视3.做好各项公司有关部门的沟通和协调4.做好总裁/副总裁对外公共关系的协调，协助处置相关的商务接洽任务5.处置总裁/副总裁授权的其他事务6.担任对本部门年度、月度任务方案、费用预算方案编制及人员考核任务内容任务内容任务描画任务描画总监及部门管理任务1.督促本部门按任务方案进度执行日常任务2.部门总监日常行政任务辅助3.每月底例行搜集各类报销单据，进展单据准确性的初审话费补助、交通补助、差旅费、款待费等各类费用4.每月月底统计本部门主管及员工的考勤情况包括加

6、班、请假等，反响给人力资源部接口人5.信息管理：常用信息及时快速查找；掌握效力对象的根本信息；部门文档管理6.组织气氛建立：部门活动组织、节日慰劳7.会议管理：部门例会的例行召集及纪要8.每周/每月更新 9.其他部门突发事务的处置.专项任务专项任务定定 义义 专项任务是秘书应承当的一项重要任务，专项任务的承当需求秘书有扎实的任务根底，只需对公司制度流程有了充分的了解及认知，才干做好专项任务。 专项任务是指秘书根据任务需求，进展相关制度流程的起草，对公司既有制度及流程进展执行、推行及宣讲。任务内容任务内容任务描画任务描画备注备注起草根据需求，起草公司或部门制度或流程执行及推行 执行公司既有的制度

7、、流程，并加以推行宣讲面向主管或员工进展制度及流程的宣讲优秀的培训讲师.答疑任务答疑任务 面对主管或员工提出的各种问题，秘书应及时给予解答，此项任务称之为答疑任务。答疑是部门管理任务中每天必需面对的一项重要而繁琐的任务，此项任务耗时多，虽然往往看不到明显的任务量，但在答疑过程中，公司的制度及流程在无形当中被推行和普及。答疑方法指引答疑方法指引除特别紧急重要的事情处，要求普通员工尽量以邮件方式求助除特别紧急重要的事情处，要求普通员工尽量以邮件方式求助集中时间一致解答问题集中时间一致解答问题对解答时留意更新制度流程中的变动部分对解答时留意更新制度流程中的变动部分解答终了的问题可以在公告牌或以邮件方

8、式知会其他员工解答终了的问题可以在公告牌或以邮件方式知会其他员工建立常用信息备查目录或文件建立常用信息备查目录或文件记住常用求助方式，分流问题记住常用求助方式，分流问题本人不清楚的问题不要随便说本人不清楚的问题不要随便说“不知道，秘书实行首问担任制，假设可以直接找到接不知道，秘书实行首问担任制，假设可以直接找到接口人的问题可指引员工咨询，普通最好本人求助相关人员后，再回答，以便下次本人能口人的问题可指引员工咨询，普通最好本人求助相关人员后，再回答，以便下次本人能处置好此类问题，也防止主管或员工找不到对应人而被推来推去。处置好此类问题，也防止主管或员工找不到对应人而被推来推去。 答疑时常借助的资

9、源答疑时常借助的资源运营总监及其授权人运营总监及其授权人OAOA中的单位知识文档中的单位知识文档可查询公司一切制度及流程可查询公司一切制度及流程效力器上的盛和发文归档效力器上的盛和发文归档可查询公司一切发文可查询公司一切发文.秘书常用模板秘书常用模板p 常用邮件模板p 常用公文模板13.常用邮件模板常用邮件模板发文称号发文称号发文部门发文部门密级密级发文时间发文时间签发人签发人发文概述发文概述发文文件发文文件此处以附件方式将发文的WORD文档附上本制度已归档至集团OA系统及FTP效力器，欢迎查阅。公文发布模板公文发布模板.常用邮件模板常用邮件模板会 议 通 知会议通知模板会议通知模板会议称号会议称号会议时间会议时间2021年X月X日明天10:00-12:00am会议地点会议地点集团会议室与会人员与会人员会议议题会议议题会议设备会议设备会议纪律会议纪律1、请您准时参与；2、请在会议期间将您的手机设为静音形状；3、接听请在会议室外接听。.常用邮件模板常用邮件模板XXX任务委托书任务委托书模板任务委托书模板委托人委托人部门部门联络方式联络方式被委托人被委托人1 1部门部门联络方式联络方式被委托人被委托人2 2部门部门联络方式联络方式委托时限委托