民营企业档案管理的问题和对策

1、民营企业档案管理的问题和对策 【摘要】随着我国民营企业的快速发展,民营经济在国民经济发展中发挥着越来越大的作用。加强民营企业档案管理工作,是现代经济条件下对民营企业提出的新要求,它对于推动民营企业生产上规模、产品上档次、管理上水平,以及提高企业的整体管理素质和竞争能力,避免和抵御各种风险,推动企业持续、快速、稳定发展,都具有重要的现实意义和深远的历史意义。 【关键词】档案管理民营企业对策 民营企业在生产、经营、科研、管理等各项活动中形成的大量档案已成为经济发展的重要信息资源,这些档案真实地记录了民营企业诞生、发展的历史过程,记录了民营企业在国民经济和社会发展中所发挥的重要作用,但是,大多数民营

2、企业疏于档案管理工作,不同程度的存在档案材料收集不齐全、管理不规范、制度不健全、保管不安全、利用不方便等等问题。主要原因和导致的问题主要表现在以下方面: (1)认识存在误区。有的民营企业老板片面地认为,民营企业是自主经营,一切都是自己管理,特别是规模较小,又属于“家族式”管理模式的企业,将形成的材料,尤其是涉及到生产工艺流程、产品制作秘方等核心材料,往往是分散在家族“少数”人手中,实行“封闭”管理。而其他材料,财务方面的分散在财务部门,科技材料分散在技术部门,经营材料分散在经营部门,综合材料在办公室(或经理室),处于分散、无序状态,档案意识比较淡薄。 (2)宏观监督滞后。有的档案行政管理部门片

3、面地认为,民营企业档案属于老板的私人财产,不受行政干预,档案部门无权过问,也无精力过问,只要抓好国营企业的档案工作就可以了,故而忽视更放松了对民营企业档案工作的调查研究和监督指导工作。 (3)没有现成模式。民营企业与国有、集体企业相比,管理体制有着本质的不同,它无主管上级,享有充分的自主权,那种“条块结合、齐抓共管”的档案管理模式已不适应。加之民营企业发展迅猛,无论是档案部门还是企业本身都来不及过细地研究和考虑其档案工作的管理问题,只好顺其自然,放任自流,导致有的民营企业形成的材料“自生自灭”。 (4)企业档案管理无章可循,无约束机制,形成的材料处理分散、无序状态,不能完整地记述和反映企业发展

4、的历史面貌。 (5)企业档案材料的不安全。民营企业主与员工之间虽订有劳动合同关系,但员工流动的随意性较大,材料的分散管理,尤其是“秘方”等核心材料,因缺乏有效的监督管理机制,一旦出现人员“跳槽”,轻则使企业的管理发生断层,工作无法延续,增大管理成本。重则会导致企业的独有知识产权流失,造成无法弥补的损失,甚至危及企业的生存。 (6)不利于企业的做大做强与创新发展。企业档案材料的分散、无序保存,少数人占有企业重要的档案信息资源,一旦发生利益冲突,持有者可能会以占有核心材料的条件,要挟企业主,造成企业管理的被动。尤其是入世后,市场竞争的日趋白热化,没有资料、信息数据的科学化管理,就会在瞬息万变的市场

5、经济中失去商机,严重阻碍企业的持续发展。 综上所述,加强民营企业档案工作,既是企业发展的内在需要,也是档案部门面临的新课题。企业老板、档案管理机关及有关部门,应从战略的高度、长远的目光,重视、关心和研究加强民营企业的档案和档案工作,为企业的生存与发展,解除后顾之忧。笔者认为,应采取以下对策: (1)主动介入,不放任自流。档案法规定:“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。”实施办法规定:“机关团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导,保障档案工作的依法开展”。这些档案法律法规中,已经原则规定了民营企业在档案事务中的权利和义务,民营企业理

6、所当然地应该管好企业档案,档案行政管理部门也应按照属地管理的原则,依法监督和指导民营企业的档案 展的重要意义,热忱欢迎、积极主动抓好本企业的档案工作。 (2)要逐步提高、不要急于求成。对于处于“年纪轻、规模小、底子薄”,在起步、发展阶段到民营企业,其管理的各项基础工作,都需要摸索,档案管理更是如此,没有现成的模式可以照搬,方法上可先行选择有代表性的企业进行试点,摸索总结经验再全面铺开,以典型引路。步骤上可以分“两步走”,即先建档、后规范。初期,主要是建章立制,做好档案材料的收集、保存、积累。随着企业的扩大,经济的发展,素质的提高,认识的变化,把握时机,因势利导,再逐步整改,使民营企业档案工作走

7、上标准化、规范化的轨道。 (3)注重实效,不追求形式。民营企业建立档案,其目的一是保存历史,二是为企业的生产经营以及维护企业的合法权益服务。它既不是为了应付检查,更不是为了达标升级,而是自身的发展所需要。因此,民营企业建档,要从企业的实际出发,包括人员的安排、制度的建立、材料的形成、积累和整理归档,都不能按达标升级的标准,更不能搞形式主义、花架子,要便于保管和提供利用。 (4)要因厂制宜,不要千篇一律。民营企业的规模、经营、效益千差万别,建档工作一定要根据企业的规模和实力,制订符合各自特点要求的建档方案。如有的民营企业是一个县的骨干企业,员工成百上千,机械化程度高,又是当地的利税大户,而有的企

8、业只有几个人或几十人,手工式生产多,要区别对待。但共同的要求是必须将经济合同、产品开发、销售、债权债务、资金转让、成本核算、基本建设、市场信息、科技信息、往来客户等内容的材料收集、整理、保管好。 (5)与时俱进,不照搬机关事业单位和国有企业管理模式。民营企业的档案工作,在档案法律法规允许的范围内,应该是自主管理的,不能搞行政命令,不能再延用行政手段干预民营企业的档案工作。档案行政管理机关要多做调查研究,既要把民营企业的建档工作纳入整个档案管理体系,纳入议事日程,把建档工作与发展民营经济有机地结合起来,通过建档促使民营企业提高内在素质,又要认真做好民营企业建档的指导,推动建立符合民营企业特点的档案和档案工作。 总之,建好民营企业档案,加强民营企业的档案工作,不但是民营企业发展和经济建设的需要,也是当前各级档案部门亟待解决的重要问题。民营企业主要遵照档案法的规定,管好本企业再生的档案材料。档案行政管理部门要采取行之有效的监督和指导方法,将法律制约和启发企业自觉