中国北方工业北京公司Oracle实施采购业务需求分析匹配

1、NORINCOAndersen中国北方工业北京公司Oracle实施采购业务需求分析匹配顾问：An derse n Con sulta nt生成日期：2002/01/07最后修改日期：2002/01/11控制号：BJ-PO-1版本：审批：北京公司项目经理安达信项目经理文档控制修改记录审查人DateAuthorVersionChange Reference2002/01/09Pamela WangNo previous documentNamePosition目录文档控制2修改记录2审查人21 采购组织管理42 采购产品管理63 供应商管理84 请购管理105 询价及报价管理126 订单管理147

2、 采购接收与退货178 审批管理189 采购与财务接口 2010 需求分析统计汇总211采购组织管理No.业务需求标准/差距系统功能差异分析备注采购部门设置：-购销分离，所有与销售有关的采购 统一由米购部对外进行米购，米购 部同时对办公用品、低值易耗品和 固定资产等进行采购。- 采购部要对产品质量进行控制- 采购部在完成产品采购的工作任务 的同时对采购成本进行控制STD.STD/GAP- 系统可以将采购部门设为一个 OU利用OU间米购信息的屏蔽 实现部门间供应商与订单信息 的屏蔽。- 系统在每一笔收货时都可以对 产品质量进行记录，并提供收 货质量情况报表。- 通过总账模块的针对会计科目 的预算

3、控制功能可以实现对采 购成本的控制。启用预算后， 就可以对运杂费等采购成本和 差旅费等采购费用进行分级别 的控制，包括：预警级、绝对 级和事后控制级。完成这项需 求的前提是：? 在总账模块启用预算控制， ? 在应付模块启用预算控制， ?会计科目中有合同段。- 系统中还可以直接制作费用采 购订单进行对采购成本的控 制。-不合格产品的处理方式需要人工 决定（退货，返修等），系统不 提供自动的控制功能。参见总账模块业务需求匹配采购人员情况及分组：- 采购部共15人，其中部门经理1 人；业务经理3人，分管军需、纺 织品，运输工具，机械、轻工、五 金；每名业务经理下各有咼级业务STD/GAP- 系统提供

4、的人员组织架构设置 功能可以满足搭建树型人员组 织架构的需求。首先设置职 务、职位信息和职务层次结No.:业务需求标准/差距系统功能差异分析备注员1人和业务员2人，业务员分别负 责不同产品或目标市场的销售产品 的采购业务；另设综合管理员2人负责固定资产、低值易耗品和办公 用品的米购。构，再录入人员信息，最后将 人员和各自的职务联系起来， 这样就搭建成完整的人员组织 架构。- 系统可以设置基于上述职务层 次结构的安全结构，屏蔽在不 同分支下发生的采购信息，实 现每名业务经理分管不同业务 的功能。- 系统应用人员组织架构设置功能 可以做到在不同业务经理之间信 息屏蔽，前提条件是北京公司的 职位要细

5、分。2采购产品管理No.业务需求标准/差距系统功能差异分析备注采购的产品：- 主要有总部军品附带的军需品；民 品销售业务产生的民用品如汽车及 零配件、食品、轻工产品、家电设 备、五金矿产品、纺织品、服装、 工农具、粮油产品、土产畜产、化 工产品、医药品、光电产品、丄艺 品等。另外还有采购固定资产、办 公用品及设备等日常经营用品的情 况。STD.- 采购产品在库存模块进行定 义。参见库存业务 需求匹配米购产品的编码- 使用物品的库存编码。STD.- 米购产品使用在库存模块中定 义的物品库存编码。产品的具体编 码，参见库存 业务需求匹配采购产品分类：- 采购产品可以按照进出口业务统一 商品目录分类

6、，分为以下几大类： 运输工具、家电设备、轻工产品、 机械及设备、五金矿产品、纺织 品、服装、工农具、粮油产品、土 产畜产、化工产品、医药品、光电 产品、丄艺品等。此外还有固定资 产和办公用品的米购。- 大类以下还分中类，如运输工具可 分为以下中类：汽车、摩托车零 件、汽车附配件等等。- 各中类可以分不同小类，如汽车可STD.STD.- 米购产品的分类在库存模块中 管理。系统提供产品类别管理 的功能，可以将产品进行详细 的分类。- 利用关键性弹性域来定义产品 分类，最多可启用 20个字段来 描述物品的大、中、小等各种 类型。产品的具体分 类，参见库存 业务需求匹配No.业务需求标准/差距系统功能

7、差异分析备注以分为载重汽车、小轿车、客车 等。采购产品计量单位：- 采购产品计量单位根据进出口业务 商品目录的单位进行定义。其中： 长度单位有：米、万米、公里等， 重量单位有：公吨等，数量单位有：打、条、个、件、箱、桶、张、双、辆、台等。STD.- 采购产品使用库存物品的计量 单位及换算关系。库存模块提 供专门的功能对物品的计量单 位及换算关系进行管理，可按 照客户要求定义各种计量单位 类，在计量单位类下定义各种 计量单位，在计量单位类内及 类间均可定义转换关系。产品计量单 位、计量单位 类的功能参见 库存业务需求 匹配米购产品库存控制- 需要库位控制STD.- 使用库存模块对采购产品提供 控

8、制。控制功能分为四个层 次：库位、批号、序列号和版 本控制。参见库存业务 需求匹配3供应商管理No.业务需求标准/差距系统功能差异分析备注供应商管理：- 供应商由经手的业务员输入并维STD.- 不同人员可以定制不同的系统护，供应商信息将统一管理，不能采单。这样就可以将输入和维随意删除或更改供应商信息。护供应商信息的操作菜单分配 相关业务人员，而其他人员只 有查询的操作菜单，不能随意 删除或更改供应商信息。- 米购部门经理可以查询到整个米购- 系统内的供应商信息在 0U（即- 建议供应商信息在部门内共享。部门的供应商信息，业务经理可以GAP采购部门）内部是完全共享查询到业务小组内部供应商的信 息

9、，业务员之间供应商信息不能共 享。的，不可以屏敝。- 供应商包括国内供应商、国外供应 商和中间商。STD.- 系统提供四种已有的供应商分 类：税务机关、供应商、公用 事业和企业员工。- 还可以在系统的查找代码中设 置不同供应商类型来匹配对供 应商分类的更复杂要求。- 供应商的编码是由系统生成的8位STD.- 系统提供两种供应商编号的方流水号组成，可以考虑米用供应商式：由系统产生流水号和手工名称前几位汉字拼音进行编号输入编号。如果要编号有意 义，则只可以使用手工输入编 号的方式。- 供应商信息的主要内容有：供应商- 系统可以记录供应商的档案信名称、供应商编号、税务登记号、STD.息。系统中的供应

10、商档案可以供应商类型、开户行名称、帐号、匹配以下信息：供应商名称、付款条件、国家、省、市、邮编、供应商编号、税务登记号、供联系人、电话、传真等。应商类型、开户行名称、开户No.业务需求标准/差距系统功能差异分析备注-BPF后将增加对供应商的评估信息 收集，如：质量评估、与本企业的 交易纪录等。STD.行帐号、付款条款、币种、国 家、省、市、街道、邮编、语 言、电话、传真、联系人等。- 系统在每一笔接收时都记录质 量检测信息，可以提供质量检 测报表。- 与供应商发生交易后，系统在 供应商产品目录中记录交易信 息。系统还提供一些报表，如“供应商采购汇总”分析一段 时间的采购信息，“供应商服 务性能

11、分析报表”跟踪供应商 对合同的执行情况，还有“供 应商价格性能分析报表”，“供应商过期发货报表”，“供 应商质量性能分析报表”等。-系统提供了方便的报价查询和 报价分析功能来帮助评估供应 商。4请购管理No.:业务需求标准/差距系统功能差异分析备注请购流程：- 公司内部固定资产和低值易耗品的 采购，由各部门填制请购单。-如没有超过预算，有采购部综合管 理员直接采购，如超过预算，需有 财务部经理审批请购单。STD.STD.- 系统通过灵活定制最终用户的 操作菜单，把填制请购单的子 菜单挂在各部门特定人员的菜 单下，实现由各部门填制请购 单。- 系统中的单据可以通过单据提 交的功能灵活的在不同人员

12、之 间流转，由各部门汇总到采购 部综合管理员处。- 系统可以定制请购单审批结构 和权限，实现超过预算时由财 务部经理审批请购单，如：各部门人员采购部综合管理员财务部经理（超预算时）请购单管理：-现在北京公司没有使用请购单，对 请购单的格式没有特殊要求。STD.- 可以参照Oracle系统的标准格 式。- 请购单主要内容及来源：?编号：系统自动生成， ?日期：手工输入或者默认为当天（由Profile 选项控No.业务需求标准/差距系统功能差异分析备注制），?制表人：默认为输入人员（注意：不能修改）,?用途说明：在说明字段输 入，? 产品名称、型号规格、单 位、请购数量、单价、预计 发货期、需求日

13、期：在行中 输入，?金额：系统自动计算，?各级审批意见系统都会记 录。5询价及报价管理No.业务需求标准/差距系统功能差异分析备注询价单：- 在客户产生订货意向以后，市场销 售部业务员会先查询供应商数据库 的有关报价信息。STD.- 通过定制业务员操作菜单可以 实现销售部业务员查询供应商 数据库内存在的合法报价信 自-若缺乏相关的报价信息，市场销售 部向采购部进行内部询价，采购部 业务员会向供应商进行询价并制作 内部报价单。GAP丿 Qj、0-系统不提供内部寻价的功能- 可以用采购请购单结合二次开发具体选择的方 法参见解决方 案的方式来解决：销售人员在糸统 中输入请购单，包括需报价的产 品、条

14、款、目标价格等内容；米 购人员将这张请购单直接制作成 询价单并选择供应商对外询价。 得到供应商报价后在系统内生成 内部报价单。销售人员即可查 询。- 需要二次开发的冋题是：这张请 购单不是实际意义上的请购，在 系统中要将这两种请购单区分开 来。-内部询价单包含的主要内容：内部 询价单编号、交货期、交货地点、 包装、交货方式、品质要求、采购 员、产品名称、型号、单位、数 量、价格等。STD/GAP- 如果用请购单的方式解决上述 问题，则系统中提供的标准请 购单可以包含以下内容：内部 询价单编号、交货期、交货地 点、米购员、产品名称、型 号、单位、数量、价格等。不 包括包装、交货方式、品质要 求等

15、内容。- 包装、交货方式、品质要求等内 容可以开描述性弹性域。- 如果用二次开发的内部询价No.业务需求标准/差距系统功能差异分析备注- 采购部经理对内部询价单进行分配STD.单，则可以满足全部的内容要 求。-内部询价单上有采购员信息 的，系统可以辨认，直接将单 据分配给相应的采购员。-内部询价单上没有采购员信息 的，由采购经理在单据上填入 采购员信息，即实现将内部询 价单分配给不同采购人员。报价单：- 采购部业务员对外询价后，填写内 部报价单，经过业务经理审核通过 后，通知市场销售部相关业务员。-内部报价单的主要内容：报价单编 号、报价有效期、报价时间、交货 期、交货地点、包装、交货方式、

16、品质要求、国内运费、产品名称、 型号、单位、数量、价格、总价等STD.STD.-系统提供标准报价单。- 在询价单上选择“需要审核” 后，相应的报价单会要求提交 业务经理进行审核（如果相应 的报价单没有经过审核，系统 将警告用户）。- 系统提供的标准报价单可以包 括以下内容：报价单编号、报 价有效期、报价时间、交货 期、交货地点、交货方式、国 内运费、产品名称、型号、单位、数量、价格、总价等；包 装、品质要求等内容可以开描 述性弹性域。6订单管理No.业务需求标准/差距系统功能差异分析备注订单生成：- 公司办公用品和低值易耗品的采购 订单来源是请购单。STD.-系统提供直接由请购单自动生 成采购

17、订单的功能。-其它情况均是由销售合同生成采购 合同。GAP-系统没有提供标准的销售合同 和采购合同的连接关系，需二 次开发，也就是说不能在销售 合同生效后，直接就生成采购 合同。由销售合同生成采购合 同可以用由销售模块导入请购-系统提供与之类似的工作流程， 但需要修改销售合同的工作流程 使得在采购模块接收货物入库完 成后，相应的销售合同不能关 闭，而是可以看到库存中的货物 在手数量，继续完成挑货和发运参见销售合同 生成采购合同 的解决方案。需求的方式来解决。- 对于代理合同而言，货物不属 于北京公司资产。系统中提供的Drop-shipment标准操作流程 就可以完整记录其业务过程。的管理。GA

18、P- 系统中不能记录采购订单和销- 解决方案一：可以使用系统中标 准的合同采购协议来完成。每一 个销售合同在米购模块中生成一 个请购需求，米购员将该请购需 求自动生成一个合同采购协议， 由此合同采购协议与销售合同一 一对应。然后对不同供应商逐次 发放。一个销售合同对应多个采 购发放。方便查找和对应。问题 是：系统不支持由请购需求生成 一个合同米购协议。需要二次开-目前存在一个销售合同对应多个米 购合同的情况；采购订单和销售订 单要建立对应关系。售订单的对应关系。参见销售合同 生成采购合同发。- 解决方案二：可以利用分割请购行的方式来完成。将从销售模块No.业务需求标准/差距系统功能差异分析备注

19、- 要求系统可以修改采购订单，包括 审批通过后以及部分付款后，但原 订单的历史信息要保留。STD.- 系统可以修改米购订单，包括 在审批通过和部分付款之后。 原始订单的信息和修改信息都导入的单一请购行分割成以供应 商为区别的多个请购行，然后再 把这些分割后的请购行逐个自动 生成米购订单。问题是：这样生 成的采购订单编号很难与销售合 同编号对应起来，查找困难。需 要二次开发。的解决方案。- 进口米购需要进行合同盈亏测算， 通过测算后制作采购单。GAP可以保留。- 系统不提供针对合同的盈亏测 算。- 需要二次开发合同盈亏测算程 序，审批人通过盈亏测算审核采 购单。订单内容：- 米购订单的类型：国内

20、米购、进口 采购、长期供货协议等。GAP- 系统内存在四种采购订单类 型：标准采购订单、长期供货 协议、合同采购订单和一揽子 米购协议。没有国内米购、进 口米购等订单类型。- 在描述性弹性域中记录信息可以 区分国内采购和进口采购，但这 种方式不便于查询和出报表。- 为了方便的在系统内查询，也可 以用采购订单编号前缀来区分。 这种方式需要采购订单编号使用 手工输入的方式。- 替兵总代理进口采购合同的编号共19位，1-2位是签约年份（数 字）；3-6位是机构代码（字 母）；7-8位是产品代码的前两位（数字）；9-10为是业务员姓名代 码（字母）；11-15位是合同的序 列号（数字）；16-17位是

21、供应商STD.-系统提供的编号方法有两种： 手工输入和系统产生。手工输 入编号的方式适用于编号有意 义的情况，系统产生的编号是 流水号。No.业务需求标准/差距系统功能差异分析备注所在国家代码（字母）；18-19位是国家地区编号。-自营与代理出口的国内采购合同编 号：采用与销售合同相同的编号。- 除了国家规定的合同编号之外，还 要保留手工自定义的合同编号。-国内采购的长期供货协议的文本内 容包括数量、金额、具体物资或物 资类别、有效期等。-一般采购合同的文本内容包括合同 号、签约日期、地点、买卖双方的 名称和编号、合同标的、价格条 款、支付条款、质量条款、包装条 款、发运条件、质量、数量、索

22、赔、不可抗力、生效条件等-需要系统能够打印出采购合同文本STD.GAPSTD.STD.STD/GAP- 同上。建议采用手工输入编号 的方式。-系统中只提供一个订单编号。-系统中提供长期供货协议类型 的采购订单。协议的内容包 括：数量、金额、具体物资或 物资类别、有效期、价格等。- 系统中提供的采购订单的内容 包括：合同号、签约日期、买 卖双方的名称和编号、合同标 的、价格条款、支付条款、发 运条件、数量等。- 系统可以打印采购合同。但与 客户原有合同格式不同。-另 个编号可以开扌田述性弹性域 记录。- 签约地点、质量条款、包装条 款、质量、索赔、不可抗力、生 效条件可以开描述性弹性域记录 或用

23、附件记录。-完全要按照客户原有合同的格式 打印出来需要进行报表开发。订单安全性：-BPR后米购部门经理可以查询到整 个采购部门的全部订单信息，业务 经理可以查询到业务小组内部订单 的信息，业务员之间订单信息屏 蔽。STD.- 系统可以设置基于文档的安全 级别和访问级别，实现订单信 息分层次的共享和屏蔽：? 文档的安全级别包括：公开 级、私有级、采购级和层次 级。用以在不同人员之间共 享和屏蔽文档信息。?文档类别的访问级别包括： 查询级、修改级和完全级。 用以控制该文档哪些人员可 以进行哪种程度的访问。7采购接收与退货No.业务需求标准/差距系统功能差异分析备注采购接收控制：- 采购部在接收货物之前必须经过质 量检验。质检通过后才能接收入港 口仓库。- 要求系统能记录有关质检信息。STD.STD.-系统提供三种接收路径：直接 入库、标准入库和入库前要求 质量检验。- 系统可以记录每一笔收货的质 检信息。并可以打印报表。采购退货- 在销售退货后才会发生采购退货， 退货的情况主要是换货。货物会从 客户地运回，再退回供应商。业务