采购部组织架构及工作职责

1、XXXCS1-02-001-2采购部组织架构及工作职责第 1 页 共 9 页XXX有限公司质量体系文件采购部组织架构XXXCS1-02-001-2批准：2008-3-26 发布2008-3-26 实施XXX有限公司发布XXX有限公司 2008-3-26 发布采购管理手册第 2 次修改XXXCS1-02-001-2采购部组织架构及工作职责第 2 页 共 9 页更改一览表序号更改时间更改章节号更改单号备注XXX有限公司 2008-3-26 发布采购管理手册第 2 次修改XXXCS1-02-001-2采购部组织架构及工作职责第 3 页 共 9 页采购部组织架构及工作 职责1 目的1.1采购部组织架构

2、图为明确规定公司采 购部和商品管理部的 组织架构，特制定本组织架构图。1.2采购部工作职责为明确规定公司采 购部和商品管理部工作 职责。1.3采购部员工的基本素质要求为明确规定公司的采 购部工作人 员的工作原则，特制定本管理规定。2 适用范围本管理手册适用于公司采 购部、人力资 源部及公司采 购部全体员工。3 相关文件3.1公司采购 部组织架构图3.2公司采购 部职责说明书3.3公司员 工奖惩实施条例4 名词解释（无）5 职责5.1采购部组织架构图5.1.1建立合理的 组织架构，使采购部、商品管理部等各岗 位各司其职，合理分工，提高工作效率。5.2采购部工作职责商品就是指做生意中 买卖的货物。

3、英文： “Merchandise。”商品采购部（Merchandisedepartmer）就是指对做生意中买卖的货物进行买卖管理的部门。5.2.1采购部工作职责5.2.1.1制定商品年度、月份采购计划5.2.1.1.1负责组织 制定年度工作 计划，经济指标及措施。5.2.1.1.2负责组织 制定月初工作 计划，结合公司实际情况确保其内容具体化，可操作性 强，XXX有限公司 2008-3-26 发布采购管理手册第 2 次修改XXXCS1-02-001-2 采购部组织架构及工作职责第4页共9页并组织实施。5.2.1.2审定商品进货渠道与供应商签订完美的供 销合同，引进物美价廉、适销对路的商品。5.

4、2.1.2.1负责新品的导入、供应 商的谈判、合同的签订。5.2.1.2.2开发有潜力供应商。5.2.1.3负责向供应商收取合理非 营业收入，确保各部门利润按要求完成。5.2.1.4研究和调整商品结构，确保商品结构的合理性。5.2.1.4.1负责组织商品结构的设计、分析、充实 及检查。5.2.1.5及时淘汰滞销商品、更换过季商品、填写删 除单品表、终 止供应商表。5.2.1.5.1负责及时处理滞销淘汰商品，确保电脑系统中的商品都是 畅销品。5.2.1.6负责制定促销计划、组织 和落实促销活动，促销活动前三周，必须将单品促销表填写并通知相关部 门，促销活动前一周通知 门店。5.2.1.6.1DM

5、 海报谈判与制定。5.2.1.6.2制定季节性商品的采 购计划。5.2.1.7开发自有品牌5.2.1.7.1负责开发质优价廉的民生民用品牌。5.2.1.7.2负责合作方有足 够的信誉保证。5.2.1.8每周做一次市 调并做好市 调报告，根据调研做好商品 结构调整和价格调整，准确无误填写调价表。5.2.1.9负责对新店的商品布局及商品 组织。5.2.1.10培训工作5.2.1.10.1负责定期对本部门员工业务技能和谈判能力进行培训。5.2.1.10.2负责定期对本部门员工进行法律知 识与商品知识的培训。5.2.1.11 考核本部 门各岗位的绩效。5.2.1.11.1负责制定本部门绩效考核方案，经

6、批准后组织实施。5.2.1.11.2考核本部门各岗位的绩效、执行奖惩工作。5.2.1.12 文档管理工作5.2.1.12.1负责建立供应商资料库与合同库、妥善保存并负责 保密责任。5.2.1.12.2负责本部门档案材料的收集、整理、归档等工作。5.2.1.13 商品质量监督工作（ORC）。5.2.1.13.1负责卖场 中商品质量检查与监督工作。5.2.1.13.2协调与相关政府部 门的工作。XXX有限公司 2008-3-26 发布采购管理手册第 2 次修改XXXCS1-02-001-2采购部组织架构及工作职责第 5 页 共 9 页5.2.2采购总监工作职责5.2.2.1负责监管所有的采 购决定

7、。5.2.2.2负责制定销售计划和毛利 预算，对公司的销售额、毛利额、毛利率、非营业收入、库存周转天数等预算全面负责。5.2.2.3负责指导各采购部门经理开展工作，负责监督各部门工作计划并完成任 务指标。5.2.2.4负责年度、季度、月度促销计 划的制订、监督和落实。包括商品采购 及其资金安排计划；毛利计划；促销计划（含促销收费计划）；年度采购经费预算计划。5.2.2.5商品结构的宏观控制。5.2.2.6采购部管理层的考核及使用。5.2.2.7负责采购部队伍的建设。5.2.2.8负责自有品牌商品的最 终谈判及特殊供 应商谈判。5.2.2.9负责制定相关工作流程。5.2.2.10 负责签署采购部

8、文件。5.2.2.11 负责采购部与营运部的工作。5.2.3采购部门经理工作职责5.2.3.1负责采购部专业分部的销售额和毛利额、库存周转预算。5.2.3.2制订本部门的工作计划并组织落实。包括：提出并上报年、季、月采购计划；提出并上报年度促销计划；提出并上报本部门重点工作 计划。5.2.3.3制定采购岗位描述并相 应授权，督察采购工作并定期考 评，指导采购开展工作，并完成每月的 销售额、毛利额 和库存控制指标。5.2.3.4发展与供应商的业务关系。5.2.3.5督促落实每期促销计划，审核促销品项和价格。5.2.3.6制订新商品引 进计划和旧商品汰 换计划并监督落实。5.2.3.7组织商品结构

9、的设计、分析、充实 及检查。5.2.3.8负责本部门工作的审批。包括：新品引入及滞销 商品淘汰的 审批；DM 商品的审批；商品付款的复核；5.2.3.9掌握市场信息及商品 动态。包括组织 市场调研、收集商品信息；组织调整分析所辖范围的商品结构；检核采购的市调报告，提高采购分析、把握所管商品的能力。5.2.3.10 按周分解落 实月度工作计划，制定 DM 指令性计划，确保指令性促销商品及收费指标的完成。5.2.3.11 与供应商进行第二轮谈判或直接进行谈判。XXX有限公司 2008-3-26 发布采购管理手册第 2 次修改XXXCS1-02-001-2采购部组织架构及工作职责第 6 页 共 9

10、页5.2.3.12 对所属商品采 购与供应商所达成的商品价格 实施监督。5.2.3.13 及时准确传达上级的工作部署，并组织实施。5.2.3.14 协调本部门与其它部门之间的工作关系。5.2.3.15 负责对采购人员的评估、绩效考核。5.2.4采购经理助理的工作 职责5.2.4.1服从上级管理，接受上级下达的各项任务。5.2.4.2负责本部门供应商的谈判及对供应商的管理，包括新品引入、合约签订等。5.2.4.3负责本部门销售额指标、毛利指标、库 存周转指标的完成并将指 标细分到小类，确保完成。5.2.4.4负责本部门商品品项结构的优化与陈列优化管理的落 实和调整。5.2.4.5负责本部门商品的

11、促 销计划完成，及时跟踪、分析促销数据。5.2.4.6负责本部门新商品的引 进和滞销商品的汰 换，包括负责新品引入与供 应商谈判，确定合作方式及 进价，确定售价，并负责商品分类编码的编写；及时处理滞销商品，确保电脑系统的商品都是 畅销品。5.2.4.7负责市场调查，保证本部门商品的市场竞争力。5.2.4.8定期巡店，与店铺及时沟通，解决销售中出现的问题。5.2.4.9负责订单发 放和送货跟踪。5.2.4.10 供应商前期接待、合同和相关资料的整理。5.2.4.11 负责进行市调工作，确定商品售价。5.2.5商品管理部 经理工作职责5.2.5.1负责商品录入组、促销组、陈 列组的工作。5.2.5

12、.2负责录入组完全正确 录入供应商信息、合同信息、商品信息、价格信息、物价采集信息，做到零差错。5.2.5.3100遵守工作原 则，按章办事。5.2.5.4负责陈列组正确商品 陈列图的制作，定期检查卖场排面。5.2.5.5负责采购部样品保管工作及采 购部行政工作。5.2.5.6负责新商品分 类，保证不出现类别错误。5.2.5.7负责促销组品类优化管理、陈 列优化管理数据分析整理工作，并上 报上级领导。5.2.5.8负责合同资料及各类单据分类保管工作，并负保密责任。5.2.5.9负责完成领导交办的各项工作，做到按时、保质。5.2.5.10 负责培训新员工系统与流程工作。XXX有限公司 2008-

13、3-26 发布采购管理手册第 2 次修改XXXCS1-02-001-2采购部组织架构及工作职责第 7 页 共 9 页5.2.5.11 负责对录 入组、陈列组、促销组员 工的评估、离职员工的工作交接安排。5.2.5.12 负责、辅助盘点工作。5.2.5.13 负责对物价及商品 质量、相关流程督促工作及分析工作。5.2.5.14 录入组工作职责5.2.5.14.1负责完全正确快速 录入供应商信息、合同信息、商品信息、物价采集信息，做到零差错。5.2.5.14.2严格按录入流程录入每张单据，按章办事，录入前后都要 审核签字。5.2.5.14.3严守权限管理，保证合同信息的保密性。5.2.5.14.4

14、对工作尽职尽责，精益求精，并努力做到自我完善，加强学习。5.2.5.14.5上级交办的工作按时完成，做到今日事，今日毕。5.2.5.14.6负责评估、培训录 入组人员的工作。5.2.5.15 促管组工作职责5.2.5.15.1负责采购部促销商品的销售分析，数据整理并上 报工作。5.2.5.15.2定期对采购部商品品类优化管理、陈 列优化管理数据 进行整理汇总。5.2.5.15.3每月对商品结构、库存、滞销商品、订单 达成率低等数据 进行汇总整理，并上报。5.2.5.15.4严守权限管理，保证系统信息数据保密性。5.2.5.15.5对工作尽职尽责，精益求精。5.2.5.15.6负责每期 DM 商

15、品到货情况并反馈，拍照样品的跟进、保管工作。5.2.5.15.7上级交办的工作按时完成，做到今日事，今日毕。5.2.5.15.8 负责促销组人员评估、培训工作。5.2.5.16 陈列组的工作职责5.2.5.16.1负责公司内商品 陈列图的录入、传递、检查工作。5.2.5.16.2 负责公司内堆（端）头的汇总、录入、检查工作。5.2.5.16.3负责每期 DM 商品陈列图的传递工作，检查工作。5.2.5.16.4 负责采购洽谈室管理工作。5.2.5.16.5负责采购样品室的管理工作，定期 盘点，保证样品无丢失。5.2.5.16.6 负责采购部档案保管、分类工作。5.2.5.16.7严格按流程 办

16、事，严守权限管理。5.2.5.16.8对工作尽职尽责，精益求精。5.2.5.16.9上级交办的工作按时完成。5.2.5.16.10负责陈列组人员的评估、培训工作。XXX有限公司 2008-3-26 发布采购管理手册第 2 次修改XXXCS1-02-001-2 采购部组织架构及工作职责第8页共9页5.3 采购部员工的基本素质要求5.3.1操守廉洁5.3.1.1正直高尚的个人品 质5.3.1.2良好的职业道德5.3.1.3不利用工作之便 谋取私利，拒绝接受供应商的任何个人 馈赠5.3.2市场知识5.3.2.1对零售行业有深入的了解5.3.2.2 对消费品市场有深入的了解5.3.2.3掌握对所负责部

17、门商品的专业知识5.3.2.4对供应商的熟悉5.3.3精打细算5.3.3.1把公司采 购看成是自己的生意5.3.3.2良好的成本控制意 识5.3.3.3尽最大努力 创造最高的利 润5.3.3.4时时处处维护 公司的整体利益5.3.4积极认真5.3.4.1敬业、爱业、热爱 零售业5.3.4.2良好的心 态，工作认真扎实5.3.4.3上进心强5.3.5创新求进5.3.5.1 不断寻求突破，提升业绩5.3.5.2善于学习，提高自我5.3.5.3不躺在原来的成就上沾沾自喜5.3.6适应性强5.3.6.1良好的身体素 质和心理素 质5.3.6.2能适应公司快速扩张的需要和重复繁 琐的工作5.3.6.3合理安排工作5.3.7团结合作5.3.7.1良好的谈判能力，不断提高谈判技巧，善于与供应商合作5.3.7.2良好的人 际关系处理能力，善于与各