对全宗内档案分类的认识

1、仅供个人参考Fhue賺对全宗内档案分类的认识膀目前，中央、国家机关单位正在分期分批向中央档案馆移交 1980年以前形成 的档案，这是建国以来，也是中央档案馆成立以来，规模最大的一次档案交接活 动。螈笔者在档案检查、指导、验收的工作实践中，对全宗内的档案分类有一个新 的认识，即：采用年度一一组织分类的方法，符合档案形成规律，也较之采用按 组织机构 年度分类的方法优越性大。芃采用年度一一组织机构分类在档案室体现出的优越性薂1、有利于保持档案形成的历史联系。采用年度一一组织机构分类能保证档案在形成时间方面的历史联系。 其一，一个机关的工作或业务的开展，一般 是按年度来计划安排、开展活动和进行总结的。

2、档案也是随着机关活动一年又一 年形成的，这是档案形成的重要特点。采用年度一一组织机构分类，正是体现了 这一重要特点和规律；其二，党和国家各机关都有自己的工作职能和业务范围， 它的行政管理过程和业务开展的一个特征是， 每年的中心工作和重大任务都依赖 于各个部门之间的共同协助完成，采用年度一一组织机构分类，能够集中、全面 地揭示本机关的中心任务和工作情况； 其三，档案是由远到近一年又一年自然形 成的，采用年度一一组织机构分类，最大限度地保持了档案形成时的次序， 并按 照档案产生的先后一年又一年分类排列。羂2、有利于档案实体的排列保管。采用年度一一组织机构分类，好懂易学，便于掌握，有利于对档案进行实

3、体分类。档案室把每年各部门交来的案卷按 照比较固定的顺序排放，然后按照档案排序从头到尾编写流水号并依次上架， 存 放档案的装具和库房一般不需留空，也不需要调整和变动，省去很多人力物力和 装具空间。特别是现行机关的档案时常有新的补充，补救办法也比较简便，只要 把这些档案排在本年度最后，并按编号续排就可以了。薇3、有利于档案的编目工作。采用年度 组织机构分类，有利于档案的编目工作。一般来说，各机关内部机构常有变动，采用该分类方法，大类不受 内部机构经常变动的影响，每年给一个目录号比较稳定，不会造成目录号空号， 编目更有序。莃4、有利于档案的移交。根据标准，档案室应定期将具有长远保存价值的档案分阶段

4、向档案馆移交。采用年度 一一组织机构分类的优越性：其一， 移交档案按年度（也就是目录号）划段，就可以移交了，每年一个流水号，有多少 案卷，很容易统计。对档案室来说，无论从哪年划段移交，留下来的档案总是以 目录为单位，案卷起止非常完整，只是目录号的一年一变，有利于档案室的保管、 利用；其二，档案分段移交后，档案的装具留下的是整块空间，甚至是整个库房, 有利于其后形成档案的合理排架、 科学保管， 并充分利用有限的档案装具乃至档 案库房。羃采用年度 组织机构分类在档案馆体现出的优越性荿1、有利于档案入库排架。采用年度 组织机构分类的优越性为：其一，此分类与档案按时间移交入库相一致。 一个时期的档案分

5、为一段， 然后按每 个全宗先后排列，入同一间库房 （或几间库房 ），这样有利于档案库房的整体布局 和档案科学管理；其二，无需顾及档案卷号前后牵连的困扰。莅 2、有利于档案长期保管。接收档案进馆，是丰富馆藏的主要途径，也是档案馆业务工作的开始。 档案接收频繁， 档案数量就越大， 档案分类的统一就 更为重要：其一，统一档案分类，有利于档案的科学保管；蒃其二，一般不会出现目录号空缺，而且有利于档案有规律排放保管。3、有利于档案信息资源开发。档案馆提供利用的实践证明， 采用年度 组织机构分类，是利用者最基本的使用方式。 比如机关具体工作的材料查找、 经验总结、编写机关大事记、领导人年谱、重要档案汇集等

6、，都是根据时间为主 要线索利用的。 当然我们也要看到， 确实也有按别的条件为线索查找档案的， 但 只要我们做好检索工具，采用现代科技手段，并不影响高速的查阅和利用。不得用于商业用途仅供个人用于学习、研究；不得用于商业用途For personal use only in study and research; not for commercial use.Nur f u r den pers?nlichen f u r Studien, Forschung, zu kommiellen Zwecken verwendet werden.Pour l e tude et la recherche

7、uniquementa des fins personnelles; pasa des fins commerciales.to员bko gA.nrogeHKO TOpMenob3ymoiflCH6yHeHuac egoB u HHuefigoHMucno 员 B30BaTbCEb KOMMepqeckuxqe 员 ex.以下无正文仅供个人用于学习、研究；不得用于商业用途For personal use only in study and research; not for commercial use.Nur f u r den pers?nlichen f u r Studien, Forschung, zu kommerziellen Zwecken verweidet werden.Pour l e tude et la recherche uniquementa des fins personnelles; pasa des fins c