无纸化办公研究与应用-项目说明书

1、关于无纸化办公研究与应用一、项目背景概述公司自成立以来，始终贯彻落实国家能源产业政策，积 极发展循环经济，实施清洁生产，使生产排污标准达到国家 环保标准，近年来，随着我公司的业务不断开展，在日常工 作中各种纸质单据、文件、档案的使用量和使用频率越来高， 公司的运营成本也在不断增高，而且大量使用纸质文件进行 文件记录、传达和管理，无形中也耗费了大量的时间降低了 办公效率。在当今计算机被广泛使用，计算机网络日益普及 的情况下，为适应现代化企业发展的需要，节约办公成本， 提高办公效率，倡导“低碳、环保、绿色”理念，我建议公 司着手推荐“无纸化办公”进程。无纸化办公，主要是在内部局域网的基础上建立起来

2、的， 通过采用网络互联后，实现信息共享和协同办公。公司在日常工作中不得不采用打印、复制、人力的方式 来进行和部分之间的信息、资料的传递和沟通，不仅浪费了 时间、金钱、还消耗了人力，无形中给工作带来了额外的的 负担。通过无纸化办公来提高工作效率、信息共享、协同办 公，可将领导在传统的纸质文件上的批示、签署信息转换为 电子文档借助软件打开，省去了传真打印的繁琐步骤，各部 门之间信息的传递，都能够及时通知。二、项目改造的必要性公司大量使用纸质文件进行文件记录、传达和管理，无 形中也耗费了大量的时间降低了办公效率。在当今计算机被 广泛使用，计算机网络日益普及的情况下，为适应现代化企 业发展的需要， 节

3、约办公成本， 提高办公效率， 倡导“低碳、 环保、绿色”理念，我建议公司着手推荐“电子档案库”进 程，电子档案库， 主要是在内部局域网的基础上建立起来的， 通过采用网络互联后，实现信息共享和协同办公，在日常工 作中不得不采用打印、复制、人力的方式来进行和部分之间 的信息、资料的传递和沟通，不仅浪费了时间、金钱、还消 耗了人力，无形中给工作带来了额外的的负担。通过电子档 案库来提高工作效率、信息共享、协同办公，可将领导在传 统的纸质文件上的批示、签署信息转换为电子文档借助软件 打开，省去了传真打印的繁琐步骤， 各部门之间信息的传递， 都能够及时通知。提高效率、信息共享、协同办公是企业实行无纸化办

4、公 的最主要的出发点。通过无纸化办公，公司的会议纪要、工 作总结、质检报告、通知通告等等，都可以通过内部网络或 OA 系统（办公自动化系统）向特定对象予以发布，节省了 大量文件印发、转送、通知等方面的时间、人力和物力，同 时，运用电脑进行操作后，文件的存档、查找等更加方便， 快捷，从而大大地提高了工作效率。实行网络化办公使得纸质文件大量减少，随之而来的印 刷、用纸等办公费用也相应缩减，办公经费而电子文件的使 用及网络互联的开通，则节约了发送纸质文件所需的邮资、 路费、通讯费和人力，不仅有效提高了办公效率，而且节省了大量相关办公开支三、技术改造方案（一）结合我公司实际，先从公司档案管理方面率先实

5、 行无纸化，具体措施：1、纸质档案进行统一化编码，实现中心一库的档案管 理 。我们可以根据业务分类， 由各部门制定统一的档案分类 编码，保证档案的统一性和惟一性，和电子档案一一对应， 为档案在各部门之间的调用和流通，为实现业务的异地办理 提供物质基础。2、建立公司内部服务器网络，连接局域网至公司各部 门，形成横向通道，为下一步衔接办公系统打好基础。针对 电子文件与纸质文件“双套制”保存问题，建议在纸质文件 和电子文件之间建立一个“通道”：即配置扫描仪、数码相 机等设备，将纸质文件通过扫描、拍照等科技手段使其影像 化、电子化，建立“准及时”的影像系统。3 、建立档案信息安全机制。一方面要保证信息

6、利用安 全，要建立层次分明、角色明确的信息利用机制，建立档案 数据的保存、迁移、及校验机制确保信息安全。另一方面要 加强硬件 （计算机、 服务器）的安全管理和软件的安全管理。 硬件方面严把信息存储介质载体质量关，做好二级备份、多 级备份，为电子文件的长期保存打下基础。软件方面就是使 用专门、规范的档案管理软件，通过规范管理系统、规范权 限密码管理，多层结构，加密通讯等安全控制方法，有效地 保证系统的保密性，使系统以及系统内的数据不被非法访问、 修改和破坏。4、进行业务培训，提高管理水平。我们应该加大档案 管理人员的培训，学习档案法、电子文件归档与电子 档案管理规范等相关法律法规，提高电子文件管

7、理意识， 尽快做好传统档案管理向数字化管理的转型工作，努力提高 档案管理水平。（二）软硬件功能进一步实现无纸化办公，具体措施：1 、OA 办公系统， 通过内部网络或 OA 系统（办公自动 化系统） 向特定对象予以发布， 节省了大量文件印发、 转送、 通知等方面的时间、人力和物力，同时，运用电脑进行操作 后，文件的存档、查找等更加方便，快捷，从而大大地提高 了工作效率。2、钉钉协助办公系统，通过钉钉软件功能实现内部用 章申请、签到、请假、会议提醒、钉一下催办工作等流程的 绿色办公，优化审批流程的灵活性、及时性，更有效的提高 了办公效果及相关文件的存档审查工作。3、会议室无纸化办公，对三楼会议室进行改造，加装 大屏幕、自动升降隐藏式电脑会议桌。通过各种通讯传输媒 体，将人物的静、动态图像、语音、文字、图片等多种资料 分别显示在各个计算机上，缩短时间消耗、加快了信息传送 速度、增加双方对内容的理解。四、技术改造效果通过实行无纸化办公减少了额外的办公费用，纸质档案 进行统一化编码，实现集中一库的档案管理 。根据业务分类, 由各部门制定统一的档案分类编码,保证档