7S办公室物品文件管理规范

1、7S办公室物品文件管理规范一、目的通过本规范，使员工在日常活动中，能够按常规规范自己的行为，养成良好 的工作习惯，提高自己的修养。二、基本原则1、物品管理的基本原则1. 1KISS 原则：整理的艺术就是分层管理。分层管理包括先判断物品的重要性，再减少不必 要的积压物品。1.2 ONE IS BEST （单一便是最好）原则：每个办公桌上只有1只黑色水笔、1只红色水笔、1只铅笔、1瓶涂改液等。L3公用原则：在每个办公室里的一个固定的公开的位置，放置 1只打孔机、1只订书机、 1瓶胶水、1把剪刀等，便利大家使用，减少不必要的办公开支。2、文件管理的基本原则2.1 文件的分类：从时间、性质、来源、层次

2、、控制、缓急等方面划分。2. 2文件的定位：制订编号规则。2. 3文件的归档：按文件的分类进行归档。柜、层、盒都应编号。2. 4文件的字体：一般文件都应采用宋体、黑体。3、物品管理的基本要求3. 1办公桌台面：一个显示屏、一个键盘、一个水杯、一个烟缸、一个笔 筒、一个文件小柜、一个文件夹盒、一个台历等。3. 2办公桌抽柜：3.2. 1二个抽屉的：上面是办公用品，下面是私人用品。3. 2. 2三个抽屉的：上面两个是办公用品，下面是私人用品。3. 3衣柜：3.3. 1横挂衣服：衣服前胸朝前。裤腰朝内。3.4. 2竖挂衣服：衣服前胸朝左。裤腰朝左。3. 3. 3鞋的放置：鞋头朝里，不能超过两双。3.

3、 3. 4衣柜中应按季节放置衣物，每人只能放置三件以下当季衣物。3. 4茶几：3.4. 1烟缸：长条茶几放置2个烟缸，短茶几放置1个烟缸，烟缸中超过10 个烟蒂或客人离开应及时处理。3.5. 2水杯：客人走后，水杯应及时撤掉。茶和咖啡迹要及时抹除。3. 5饮水机：3.6. 1饮水机柜两层：上层放置纸杯、下层放置茶叶筒。3. 5. 2饮水机柜一层：左边纸杯、右边茶叶筒。361茶水柜台面可放置折叠好的抹布一条。362茶水柜中间上层放置茶瓶。3. 6. 3茶水柜的左右上层放置茶杯或纸杯，下层放置茶叶。3.7复印机传真机柜：3. 7.1柜面：只放置复印机、传真机。3. 7. 2柜里：两、三层的上面一层

4、或两层按规格放置复印纸和传真纸，最 下 一层放置其它用品。只有一层的，复印纸和传真纸在放置时，应在下面有防潮垫 层。3. 8办公室各种电线、通讯线：走线合理，多条线要进行捆扎。3. 9墙挂:3.9. 1所有展板、看板、标语、标识都要摆正，不能用大钉、有颜色的胶带 固定。3. 9. 2墙面、柱面不能挂满，要留有合适的空间。在一个墙面，挂物的形 状、高低、大小、比例适当，色彩、风格要协调。3. 10绿化植物：3. 10. 1在办公室不能有枯败的植物。3. 10. 2在电器箱柜上、有电器设备的柜上和桌上，不能放需浇水或水养的植 物。3. 10. 3在水管、电线上不能吊挂绿色植物。3.10. 4在文件

5、柜上不能放需浇水或水养的植物。3. 10. 5在办公室内，不能种植对身体有害的植物，比如夹竹桃等。3. 10. 6在办公室内不能放置超过5个小巧型绿色植物和3个其它绿色植 物。3. 11窗帘：3. 11.1窗帘不使用时，要关闭到合适的位子上。3. 11. 2窗帘使用时，如室内有多幅，应注意统一放到合适的位子上，不能W） 局低低。3. 11. 3窗帘上不能有明显的污迹。3. 12沙发和办公椅：3.12.1办公室（夜间值班室除外）沙发上不能放置被子、大衣、毯子等。不 能有明显的污迹。3. 12. 2办公椅上不能放色彩过于鲜艳、形状过于怪异的座垫。椅背上不能搭 放衣服，扶手上不能搭放毛巾等。3. 1

6、2. 3办公椅在下班或办公人员离开（2小时以上）应归位（能推到办公桌 下的要推到办公桌下）。3. 13桌上文件小柜：3. 13. 1要对每个抽屉进行分类，贴上类别标签。3. 13. 2抽屉中要按所分类别存放文件或物品。3. 14. 2个人随身携带的提包，应保持在两个以下。雨具应保持在两个以下。3.14.3严禁放置私人现金、存折、局级相机、图档电器等。3. 15书柜：3. 15. 1书柜应分类摆放：管理类、技术类、生活类等。3. 15. 2书籍应按照规格以左高右低的方式摆放整齐。原则上应将精装本和平装本分别摆放。3.16办公桌侧柜：3.16.1 侧柜上方不摆放物品。3.16.2 16. 2侧柜左

7、侧摆放电脑主机。3.16.3 侧柜中间上层摆放报纸，日报应该是 1周以内的，周报应是2周之 内的，报头应在正面。过期的报纸要及时清理掉。3.16.4 侧柜中间下层摆放杂志，月刊杂志应是三个月之内的，季刊杂志应 是 半年之内的，杂志封面应在正面。需要保存的过期杂志应放在书柜内。3.16.5 4在茶几等处临时放置的报纸和杂志也应是最新的。317垃圾娄:杂物不能堆出、伸出、溢出。要及时清倒，保持清洁。4、文件管理的基本要求4. 1文件的分类：4.L2性质：按管理文件、技术文件进行排列。4.L3来源：按外来文件、内部文件进行排列。4. 1.5控制：按受控文件、非受控文件进行排列。4. 1. 6缓急：按

8、急办和缓办文件排列。4. 2文件的定位：4. 2. 1文件编号规则:4. 2. 1. 17S阶段推行手册4. 2. 1.2bS管理指导意见4. 2. 1. 3（T7S阶段考核标准4. 2. 1. 4 记录4. 3文件的归档4. 3. 1文件柜:4. 3. 1. 1柜内要有文件盒摆放清单。4. 3. 1. 1柜子编号：柜号：01;层号：014. 3. 2文件盒4. 3. 2. 1盒内要有文件目录。4.3. 2. 2文件盒编号：01 （如有分盒：01-01）01 - 01 01 01 档案盒数量序号 档案盒序号 文件柜内层数 文件柜序号4. 4文件的处理：441纸质、媒介物等有形文件，要按要求存废，及时清理。4. 4. 2计算机中的文件也要清理，及时将作废文件删除。5、记录5.1 文件柜内档案清单（附1