测绘成果档案的整理与归档文献

1、测绘信息网 测绘成果档案的整理与归档熊美琴1徐春霞2(1.江西省测绘局江西南昌330046 2.江西省公路局京福高速公路温沙管理处江西南昌330002 )摘 要：本文就测绘成果档案整理与归档方法进行计论，阐述了在测绘成果档案整理与归档过程中必须掌握的基础知识和需要重视的问题，给测绘档案管理人员提出一些实用的、参考性的建议。关键词：测绘成果档案整理 归档0 弓丨 言测绘信息网 测绘成果档案整理工作的任务是建立测绘成果档案实体秩序，按照一定的原则和方法对测绘成果系统地、有条理地进行清理，使所保 存的测绘成果档案有序化，条理化。测绘档案整理是测绘成果管理工 作的基础环节，是归档前必不可少的准备工作。

2、整理工作的作用在于，使零乱的资料条理化、系统化，成为一个 线条清楚、内容分明，能清晰地反映本单位工作业绩的一个个案卷。 不整理，测绘成果就会杂乱无章；不系统，鉴定工作就不能顺利进行； 机密程度不同的测绘成果混在一起，不便于分开妥善保管。只有通过整理，统计工作才能准确无误，还能发现所收集到的测绘成果是否齐 全。整理测绘档案是一项细致且技术性较强的工作，要求做到“认真 鉴别、分类准确、编排有序、目录清晰、装卷整齐”，整理后的案卷 都力求达到“完整、真实、精练、实用”。在档案管理中，档案管理 员的个人熟练程度与否并不代表该单位的档案管理水平，只有当一个非管理员进入库房后是否能随时找到所需的档案资料时

3、，才能真实地 反映出该单位档案管理水平的高低。测绘信息网测绘资料与测绘档案的整理原则和方法是各有特点。为了参考、 利用为目的，通过编写、复制、交流、购买的方法取得的测绘资料多 数来源于外单位，因为彼此分散而不是一个整体，分类后进行登记， 按分类排架就行。而测绘档案则是本单位形成的，以本单位作为立档 单位构成一个全宗，必须遵循科技档案的自然形式规律和保持技术文 件之间的有机联系，符合科技档案的完整、准确、系统的要求，严格 地按规定进行全宗内档案的分类、 排序、编号、登记目录、技术加工、 书写卷名和组合成卷。 测绘信息网 中国档案分类法测绘业档案分类表中将测绘档案分为一级基本类目（共有15个）和二

4、级属项类目（共69个），给测绘系统的建 档提供了归档范围、档案分类、档号编制等标准的参考依据。一般来 说，在科技档案的分类和立卷中，各行业都有自己的标准，测绘成果 在某些行业应用中也许只能作为附件来保存（比如水利、电力和地矿等部门），所以，行业单位也可将测绘成果按本行业的标准来进行分 类归档保管。1测绘档案整理与归档的基础知识。1.1测绘档案的分类 测绘信息网 测绘成果档案属科技档案，科技档案分类是指根据科技档案的 内容性质、形成规律及相互联系，遵循统一的原则和要求，采用科学、 适用的方法对科技档案进行分门别类，从而使库藏的全部档案成为一个条理化的具有一定从属关系和平行关系的库藏系统。实体分类

5、一般是以对象和特征来进行的，所分类别应从全宗内档案的实际状况和方 便的现实需要出发，分类方法及其分类结果应反映全宗档案的客观状 况，维护历史的本来面貌，具有逻辑性，以便管理和实际操作。立档 单位全宗内档案的分类，就是按其来源、内容、时间或其它形式特征 划分为若干类别。 测绘信息网 常用的分类方法有：（1）职能分类 （2） 时间分类 （3）作者分类（4）专题分类项（5）项目分类（6）型号分类（7）区域分类（8） 外形分类职能分类法一般按部门职能管辖范围来分类；时间分类法是按文 件产生的时间界限对档案分类，大多以流水方法按自然时间来分，其 具体形式又有年度分类法和时期分类法两种；作者分类法一般以科

6、室 为单位分类；项目分类法中以大型项目为主，再对小项目进行分类； 而型号分类法则是以档案的载体大小来为标准来分类；区域分类法以行政区域范围分类；外形分类法是以档案外表形式来区分档案类别（如：图册、图集，单张图纸等） 。测绘信息网 测绘成果档案按照使用性质不同，一般分为基本测绘档案、专业测绘档案、特业测绘档案和现势参考档案；按内容、精确度和比例尺 的不同，测绘成果档案分为全国性测绘档案、地方性测绘档案和专业 性测绘档。1.2 测绘档案的立卷测绘信息网组织案卷是测绘成果资料整理的核心工作，这项工作由有关的科技部门承担，测绘行政主管部门履行检查、协助、指导的职责。所立 的案卷应是一组有有机联系、价值

7、相同、密级相同的测绘成果资料的最小集合。常用的立卷方法有：(1) 按结构组织案卷测绘信息网(2) 按子项或子课题组织案卷(3) 按工序或阶段组织案卷(4) 按专业组织案卷(5) 按问题组织案卷(6) 按名称或文件性质组织案卷(7) 按地区组织案卷(8) 按时间组织案卷(9) 按作者组织案卷 测绘信息网 按结构组织案卷主要是以测绘成果结构来分(如：图件、航片等)；按问题组织案卷是按测绘成果内容所涉及的主题来立卷(如： 工程测量、地籍测量等)；按专业组织案卷时，以一个实施单位一个 事由立卷比清晰较明了；按名称或文件性质组织案卷灵活多样，有些以外型方法进行区分(如：纸质、声像，电子)，也可以独立单件

8、为 一个案卷(如：地形图原底图)；按作者组织案卷中的作者大多是测 绘成果实施单位，一个实施单位形成一组案卷。档案一般按以下步骤进行组卷：测绘信息网(1) 分析文件之间的最小有机联系，确定卷内文件的数量。(2) 测绘成果资料的调整和整饰。已破损纸张予以托裱、修复， 裁剪不规则的图表，统一大小，传真件复制保存，铁钉去掉重新粘贴、 装订，对特殊载体的档案进行处理(比如：光盘、磁带、磁盘和软件 的备份)等。复制品附于原件后一并归档。(3) 将相关资料集中到案卷盒内，组成保管单元，编制保管单元编号。测绘信息网 (4) 根据要求填写卷内目录、封面和备考表。(5) 编制检索卡片。(6) 档案造册登记(入库与

9、借用登记)。2测绘科技文件材料的整理测绘活动过程中一些技术性的文件材料(技术设计书、技术总结、验收报告、展点图、点之标志、点位置说明、成果表，航摄 鉴定表及航片索引等)，其形成过程复杂，涉及专业相互交错，记 录介质种类多，特别是现代技术修改文件材料容易，如果管理不到位， 容易造成测绘科技文件材料“失真”和残缺不全、不规范，积累、整 理归档难度大。要保证测绘科技档案的完整、系统成套，就要加强对 测绘科技档案收集工作的控制。测绘信息网收集测绘科技、生产和管理活动过程的重要科技文件材料是测 绘科技档案归档的前期工作，做好这项基础工作，对测绘科技文件材 料的形成、积累、整理、归档都起着重要的作用。2.

10、1科技文件材料形成测绘档案归档首先要把好科技文件材料的形成关。科技文件材料 的形成应严格依照管理制度、文件编写细则、格式、标准、规范、图 式等规定进行编制、签署、审批、编号、更改、制作，以便形成完整测绘信息网 的、符合质量标准的测绘科技文件材料。2.2科技文件材料积累 测绘信息网 测绘档案归档还要把好科技文件材料的积累关。科技文件材料的积累贯穿在从科技文件材料形成到归档入库的全过程，档案人员应养 成日常随时积累科技文件材料的好习惯。测绘项目责任者在项目开始时，就要指定专人把已经形成的科技文件材料集中起来，并妥善管理，不仅要做好传递性的科技文件积累管理和对科技文件更改补充的管 理工作，也要做收发登记、传递、配套、保管等工作，以免因项目开 始阶段制度不健全、人员不到位等因素而造成科技文件材料的散失。2.3科技文件材料整理与归档测绘项目责任者应重视项目科技文件材料的整理工作，他是科技文件材料的积累工作的继续和发展，又是科技文件材料归档的必要条 件，由技术人员对积累起来的科技文件材料进行鉴别，把属于归档范围的科技文件材料组成保管单位。 科技档案部门应协助、指导科技人 员做好整理工作，并