《如何做好档案管理》ppt课件

1、如何做好档案管理？ -孙寒寒案场有哪些档案呢？案场有哪些档案呢？合同合同 测测绘报告绘报告表单表单 转转账退款明细账退款明细呈批件呈批件 物物资清单资清单价目表价目表 周周销销 与月销与月销补充协议补充协议 开开盘确认单盘确认单合同模板合同模板 销销控控分层分户平面图分层分户平面图 呈呈批件批件 来访来电表来访来电表 商品房认购协议商品房认购协议交款单交款单认购单与签约单认购单与签约单 档案要归放在哪里呢？档案管理的目的档案管理的目的 -实现案场任务的规范化、实现案场任务的规范化、规范化、现代化规范化、现代化 管理管理 ，更好的为案场任务提供更好的为案场任务提供全面、高效、优质的效全面、高效、

2、优质的效力。力。档案管理三要素档案管理三要素标识鲜明标识鲜明 分类明确分类明确及时记录及时记录标识鲜明标识鲜明 在案场中，日常我在案场中，日常我们办公的文件多而杂乱，们办公的文件多而杂乱，公司的文件，甲方的文公司的文件，甲方的文件，进入案场的后台随件，进入案场的后台随处可以见到文件桌桌都处可以见到文件桌桌都是满满的。所以文件乱，是满满的。所以文件乱，我们不能乱，我们可以我们不能乱，我们可以选择适宜的的文件夹，选择适宜的的文件夹，在文件夹的边角做贴上在文件夹的边角做贴上相应的标签，便于日后相应的标签，便于日后查找。查找。分类明确分类明确 案场中的文件多而案场中的文件多而杂，我们一定分类杂，我们一

3、定分类别。在案场中三种别。在案场中三种分类方式比较适用：分类方式比较适用：1 1时间分类时间分类 2 2销销售员分类售员分类 3 3文件文件种类分类种类分类 4 4楼栋楼栋分类分类及时记录及时记录A A、在我们进展文件存档的过程、在我们进展文件存档的过程中，最好的方法就是可以做一中，最好的方法就是可以做一个明细表，每添加一份新的文个明细表，每添加一份新的文件都要及时在明细表中更新，件都要及时在明细表中更新，这样便于日后查找，否那么会这样便于日后查找，否那么会无厘头，随意翻阅，甚至导致无厘头，随意翻阅，甚至导致文件混乱的景象。文件混乱的景象。B B、文件存档之后，业务员或是、文件存档之后，业务员

4、或是案场中的任务人员会进来进展案场中的任务人员会进来进展借阅，节约人员要填写借条并借阅，节约人员要填写借条并且签署归还时间和借阅人员姓且签署归还时间和借阅人员姓名，否那么不予以借阅，这样名，否那么不予以借阅，这样也可以保证文件不会丧失。也可以保证文件不会丧失。存档和借阅文件都要进展登记，存档和借阅文件都要进展登记，保证文件的平安性，也能更快保证文件的平安性，也能更快的检索档案。的检索档案。 电子档案管理电子档案管理 案场中我们不仅接触的是纸质的案场中我们不仅接触的是纸质的文件要存档，电子文件也是多之又文件要存档，电子文件也是多之又多。日常的任务离不开电脑，各类多。日常的任务离不开电脑，各类的报表也要一一归档，虽然说电脑的报表也要一一归档，虽然说电脑里面有搜所功能，但是更快更好的里面有搜所功能，但是更快更好的提高任务效率才是保证任务质量的提高任务效率才是保证任务质量的根本。根本。电子档案管理的三要素及时备份科学分类文件加密及时备份 电脑中病毒也是常有的景象，日常的任务报表一旦丧失都是很费事的事情，因此我们在数据更新过后，要及时找到适宜的渠道进展案场数据的备份，例如：U盘、挪动硬盘，发至邮箱等。科学分类文件加密 案场中，电脑是要求加