无纸化办公的利弊

1、无纸化办公利弊谈 人们通常用“白纸黑字比喻有确凿的文字凭据，不容抵赖或悔 改。然而，这一 成语在“无纸化办公的潮流冲击下，是否会变成典故呢？或许？ 但愿，这只是 杞人忧天。新型的网络化办公开始向传统的“公文往返式办公方式提出挑战，方便、快捷 的 电子政务也逐步得以推广，并迅速地在全球范围内掀兴起一股“无纸化办公 的新 潮流。这主要得益于无纸化办公的优点：一有效地提高了工作效率 提高效率、信息共享、协同办公是大多数企业实行无纸 化办公的最主要的出发点。 通过无纸化办公，酒店的会议纪要、工作总结、质检报 告、通知通告等，都可以 通过 BQQ 或 OA 系统向特定对象予以发布，节省了大量 文件印发、

2、转送、通知等方 面的时间、人力和物力，同时，运用电脑进行操作后， 文件的存档、查找等更加 方便，快捷，从而大大地提高了工作效率。二更好地表达了绿色环保 无纸化办公除了让大家“省力 ，极大提高工作效率 之外， “绿色环保也是各酒 店采用网络互联办公系统的一个重要原因。利用互 联网络进行无纸化办公，在不 知不觉中酒店纸质文件大量减少。从本位方面说节约 了纸张也就是节约了钱，从 国家大局说，每年少砍伐大量的树木，可以更加有效提 高森林保护率。除此之外， 还大大减少其他如印刷、笔墨、订书钉、曲形针、大头 针等办公费用。 据此，有人对无纸化办公提出相当乐观的预测。认为不出多少年， 纸张将被彻底 “扫下办

3、公桌 ，代之以经济高效的数字化网络办公新模式；有人 进行了大胆的测 算，宣称这场史无前例的办公革命每年将从电锯下拯救出大量用于 造纸的树木， 从而为全球植被保护做出巨大的奉献 可是事到如今，“无纸化办公这个网络时代的新生儿却未像人们所预期的那样茁 壮成长，电子文件仍然难以战胜纸张这个神秘而古老的媒介。纸张是千百年来人 类纸张社会所公认、所证明的保存信息和知识效果最好、保存时间最长的媒介。倘假设真正被电子媒介，如硬盘、软盘、光盘，还有VCD 、DVD 等全盘取代时， 人们的疑虑也正是由此而生 , 电子媒介的弊端也被成倍放大。 任何事物有其利必有其弊， 无纸化办公不可防止的也存在以下缺乏之处：1、

4、到目前为止，所有的电子媒介都不可防止地会受物理和化学因素的影响产生质变，都存在有一天文件无法被翻开的危险。2、从电脑储存技术和形式极度快速更新的情况看， 任何现有的保险系数非常大的 新 的存储介质，都有可能被迅速地淘汰，往往无法被新的格式所支持，从而难以 读出 现有的文档。谁能想象几十年、几百年、几千年后又会发生怎样的变化。3、电子文档的平安性，更是倍受关注。一个人辛勤付出劳动成果，而别人只要用一个 U 盘，加一个命令就可以轻而易举斩获。在无纸化运作的过程，别有用心者只要一个电子邮件或者一个小小的 U 盘就可以将一个酒店的商业或者人事机密， 泄漏出去；甚至有的酒店出现个别管理人员离职时将办公电

5、脑中文档全部删除而 导 致客户资料、管理资料流失的情况。4、电子文稿无法完全取代纸质文件，许多上传下达的请示、批复、通知等公文都仍然需要以纸质形式打印出来，盖上公章、领导签字然后才能生效。用以证明其 文的 真实性，有效性。而电子文档极有可能变为一些别有用心者的造假梦提供美 妙的温 床。因此，无纸化办公不管是存储介质的材料、电脑的日益更新、以及电子文档的保 密 性都时时提吊着人们的十分敏感的神经。为更好地运用无纸化办公提高办公效率，又尽可能消除无纸化办公的弊端，笔者 人 为，酒店在推广无纸化办公时应走出以下误区：、推行无纸化办公不等于取消纸张使用从提高工作效率、节约资源的角度来看，无纸化办公的意

6、义重大，其必要性亦无 争议。但是，就像计算机、电视、播送的出现依然无法完全取代报刊杂志的作 用一 样，电子文件的盛行恐怕一时也难以完全取代纸质文件。可见，现在来说电 子文件 要完全取代纸质文件，还为时尚早。二、推行无纸化办公不等于不注重文档格式。 推行无纸化办公过程中，应更加注重公文管理思路和程序，掌握电子文档的制作 技 术，提高办公水平和管理能力，防止出现公文不统一的现象。因此，酒店可参 照国 家公文格式 GB/T9702-1999 标准，制作电子文档行文的统一格式，包括电子 印章 加盖、签收时限规定等，以表达公文的严肃性，树立酒店对内对外的良好形 象，达 到公文格式统一、档案管理标准统一。

7、三、推行无纸化办公不等于放松档案管理。推行无纸化办公过程中， 应更加注重电子文档的平安性， 加强档案管理。 如标准 ?办 公电脑定期备份制度? ，?涉密电子文档加密制度? ，?客户资料分级查阅制度? ?电子文档目录定期上报制度? 等，同时，将办公电子文档列入工作交接的范畴， 杜 绝档案的泄密或流失。四、推行无纸化办公不等于淡化人际交流。 与电子文档比拟，同样内容手写件比电子邮件或软盘存储所显示的信息量更多， 身 体语言流露其中，通过笔迹你可以感觉对方的情感、性格、文化修养等多方面 的信 息。传统文件的传递过程也是人际交流的过程。因此，在推行无纸化办公过程中，应更加注重人际交往气氛的营造，如通过办公 自 动化系统开设电子论坛等，搭建内部人员沟通、交流的平台，莫让电脑隔